Modulo di Approvazione Interna (Italia)

Aggiornato il 9 agosto 2026

Un modulo di approvazione documenta che una persona chiede l'autorizzazione a impegnare l'organizzazione, e che una persona designata decide. Serve per ordini e spese, ma anche per validazioni che non arrivano mai a un sistema contabile: il via libera a un documento prima della diffusione, la concessione di un accesso a un sistema, uno sconto commerciale, un permesso, o un'eccezione puntuale a una politica esistente. Il suo valore non sta nella firma in sé, ma nel fatto che la richiesta, la sua motivazione, il limite entro cui la decisione è stata presa e le eventuali condizioni si trovino riuniti in un unico luogo reperibile.

Questo modello sostituisce una pagina sorgente priva di qualsiasi documento — senza descrizione, senza esempio, senza domande frequenti, con un link al proprio PDF che restituisce un errore. È costruito attorno a ciò di cui un controllo interno ha realmente bisogno: un tipo di richiesta definito, un importo collegato a una voce di budget e a un regime IVA, una persona approvante designata con il proprio limite di delega, una decisione che può essere condizionata, e un termine di conservazione che sopravvive alla casella di posta dove la richiesta è stata creata.

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Modulo di Approvazione

Riferimento:
Data di presentazione:
Tipo di richiesta:
Richiedente:: ,
Dipartimento:
Data in cui è necessaria:

1. La Richiesta

Motivazione: Impatto in caso di rifiuto:

2. Elementi Finanziari

Importo richiesto:
Base:
Costo ricorrente o durata:
Voce di budget:
Budget disponibile:
Fornitore:

L'importo indicato è espresso con IVA inclusa. Il limite di delega dell'approvante si applica su questo importo.

Il budget è disponibile sulla voce di budget indicata e la richiesta rientra nel budget approvato per l'esercizio in corso.

Alternative considerate:

Questa richiesta riguarda un ordine o l'incarico di un fornitore. L'approvazione autorizza l'impegno descritto e non autorizza, senza nuova approvazione, un cambio di fornitore, un aumento di importo o una proroga di durata. In presenza di un nuovo fornitore, vengono effettuate le consuete verifiche di solvibilità, assicurazione e condizioni contrattuali prima di qualsiasi ordine.

3. Documentazione Presentata

La seguente documentazione è stata presentata all'approvante insieme a questa richiesta:

FacoltativaIncludere una verifica finanziaria o legale

4. Decisione

Approvante:: ,
Limite di delega per questa categoria:
Decisione:
Data della decisione:

La richiesta è approvata così come presentata, entro i limiti della delega indicata sopra. Il richiedente può procedere secondo i termini descritti nella richiesta, e solo a quelli.

FacoltativaRichiedere una seconda approvazione

FacoltativaIncludere la dichiarazione di separazione dei ruoli e conflitto di interesse

L'approvante conferma di non essere il richiedente, di non avere alcun interesse personale nell'esito della richiesta, e di approvare entro i limiti della delega corrispondente al proprio ruolo. In presenza di un conflitto di interesse, la richiesta viene elevata a un livello superiore invece di essere approvata.

5. Conservazione

Questa approvazione viene conservata per e archiviata in , insieme alla documentazione menzionata sopra, in modo che la decisione, il suo fondamento e le eventuali condizioni possano essere ricostruiti successivamente.

FacoltativaIncludere la menzione di minimizzazione dei dati

Su questo modulo vengono raccolti solo i dati personali necessari a questa decisione e alla sua tracciabilità, conformemente al principio di minimizzazione dell'articolo 5 del RGPD. La documentazione personale o sanitaria di supporto è conservata separatamente secondo le norme sulla protezione dei dati dell'organizzazione e non viene allegata a questo modulo.

Richiedente

Data:

Approvante

Data:

Secondo approvante (se richiesto)

Data:

Il limite di delega è la ragion d'essere del modulo

La maggior parte delle organizzazioni italiane — società, associazioni, enti pubblici — funziona con procure o deleghe di firma che fissano chi può impegnare quale importo, e per cosa. Un modulo di approvazione che non registra il limite di delega della persona approvante non può rispondere alla domanda che un revisore interno o un organo di controllo porrà più avanti: quella persona era autorizzata a firmare?

Questo modello richiede quindi espressamente il ruolo e il limite di delega della persona approvante, e fa sì che la richiesta venga elevata a una seconda approvazione quando l'importo supera quel limite. Nelle organizzazioni piccole, l'errore di controllo più frequente non è la disonestà, ma un responsabile competente che approva qualcosa due livelli sopra la propria delega, perché il modulo non lo obbliga a verificarlo.

Separazione dei ruoli e conflitti di interesse

Chi richiede non dovrebbe approvare la propria richiesta, e idealmente non dovrebbe nemmeno disporre il pagamento. Questo modello mantiene distinti il richiedente e l'approvante, richiede che l'approvante confermi di non essere egli stesso il richiedente, e prevede facoltativamente una verifica da parte dell'ufficio finanziario o legale prima della decisione.

Questa verifica è utile per tutto ciò che ha continuità: un abbonamento a rinnovo automatico, un contratto con penale di recesso, un nuovo fornitore, un impegno che supera l'esercizio contabile, o una condivisione di dati personali con un terzo. La domanda rilevante non è se l'idea sia buona, ma cosa continuerà a pagare l'organizzazione, o di cosa resterà responsabile, tra diciotto mesi.

La dichiarazione dell'approvante copre anche i conflitti di interesse: in presenza di un interesse personale, un legame familiare o una relazione di prossimità con la parte interessata, la richiesta viene elevata a un livello superiore invece di essere firmata.

Una decisione non è solo sì o no

Un modulo binario perde informazione. Buona parte delle approvazioni reali sono condizionate: sì, ma con un tetto di spesa; sì, dopo revisione del contratto da parte dell'ufficio legale; sì, con pagamento mensile invece che annuale; sì, con un periodo di prova di tre mesi e una data di revisione. Senza uno spazio per queste condizioni, finiscono per vivere in un thread di email e vengono dimenticate al rinnovo successivo.

Questo modello offre quattro esiti — approvato, approvato con condizioni, respinto, elevato a livello superiore — e redige una formula di chiusura distinta per ciascuno. Le condizioni e i motivi vengono registrati nel documento stesso, in modo che un rifiuto resti spiegabile la prossima volta che si presenta la stessa richiesta, e che le condizioni di un'approvazione viaggino con essa fino al rinnovo, alla revisione contabile o al passaggio di consegne.

Firma elettronica, minimizzazione dei dati e conservazione

L'articolo 20 del Codice dell'amministrazione digitale stabilisce che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile quando vi è apposta una firma digitale, un altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, o comunque è formato attraverso un processo conforme ai requisiti fissati dall'AgID, in modo da garantire sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e la sua riconducibilità all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneità del documento a soddisfare la forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio. Per un controllo interno, ciò che conta non è tanto la tecnologia impiegata quanto la tracciabilità: chi ha presentato cosa, quando, quale versione ha effettivamente visto l'approvante, e se il fascicolo può essere ricostruito fedelmente in seguito.

Questo modello registra quindi separatamente la data di presentazione e la data della decisione, elenca la documentazione effettivamente presentata, e fissa il termine di conservazione e il luogo di archiviazione direttamente sul documento — in base a ciò che l'approvazione sostiene, non alla presenza della persona approvante nell'organizzazione.

Mantenga il modulo essenziale. Le richieste di permesso, di rimborso spese o di accesso attirano rapidamente dati personali, e il Regolamento generale sulla protezione dei dati richiede, all'articolo 5, che i dati trattati siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite. Un modulo che chiede dati sanitari per un permesso, o l'indirizzo privato per un accesso a una banca dati, crea un problema di conformità senza alcuna contropartita. Raccolga solo ciò di cui la decisione ha bisogno, e conservi la documentazione di supporto separatamente.

Guida campo per campo

Riferimento e date: Un riferimento univoco rende l'approvazione reperibile da una fattura, un ticket o un fascicolo contrattuale; si distinguono la data di presentazione e quella della decisione.
Tipo di richiesta: Ordine o nuovo fornitore, rimborso spese, validazione di documento, permesso, accesso a un sistema, o sconto ed eccezione.
Descrizione e motivazione: Cosa viene richiesto, perché, e cosa succede in caso di rifiuto — la motivazione è ciò che un controllo successivo leggerà realmente.
Importo e regime IVA: L'importo e se è espresso con o senza IVA, rilevante quando il limite di delega si colloca tra i due valori.
Voce di budget e disponibilità: Il centro di costo interessato e se il budget è disponibile. Un importo senza voce di budget è una decisione presa senza l'elemento essenziale.
Fornitore e alternative: Chi verrà pagato e cosa è stato confrontato — il primo punto che una revisione interna esamina.
Documentazione presentata: Identifica il preventivo, il contratto, il capitolato o la politica effettivamente presentati all'approvante.
Approvante e limite di delega: La persona che decide, il suo ruolo e il suo limite di delega per quella categoria, con elevazione automatica in caso di superamento.
Separazione dei ruoli e conflitto di interesse: Conferma che l'approvante non è il richiedente né ha un interesse personale, elevando la richiesta in caso di conflitto invece di firmarla.
Decisione, condizioni e motivi: Approvato, approvato con condizioni, respinto o elevato, con condizioni e motivi registrati nel documento invece che in un'email.
Conservazione: Termine di conservazione e luogo di archiviazione, in base a ciò che l'approvazione sostiene.

Come costruire bene questo controllo

Un documento interno, non un adempimento legale in sé, ma diversi punti hanno conseguenze giuridiche o di revisione contabile.

Allineare il modulo alla delega di firma vigente
Registrare il ruolo e il limite di delega della persona approvante, e prevedere una seconda approvazione oltre quel limite. Un'approvazione data oltre la propria delega resta un errore di controllo anche se la decisione era fondata nel merito.
Separare richiesta, approvazione e pagamento
Il richiedente non dovrebbe approvare la propria richiesta, e idealmente non dovrebbe nemmeno disporre il pagamento. Dove un team molto ridotto lo impedisca, elevare la richiesta a un dirigente invece di rinunciare a questa separazione.
Fare affidamento correttamente sulla firma elettronica
L'articolo 20 del Codice dell'amministrazione digitale riconosce al documento informatico l'efficacia dell'articolo 2702 del codice civile quando è sottoscritto con firma digitale, firma elettronica qualificata o avanzata, o formato con un processo conforme ai requisiti dell'AgID. Ciò che conta per un controllo interno è un fascicolo conservato e riproducibile che mostri chi ha approvato cosa e quando.
Articolo 20 del Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82)
Limitare i dati personali raccolti
L'articolo 5 del Regolamento generale sulla protezione dei dati richiede che i dati personali trattati siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite. Non richieda dati sanitari o identificativi su un modulo di approvazione se la decisione non ne ha bisogno.
RGPD, articolo 5
Registrare le approvazioni condizionate come condizioni
Condizioni concordate verbalmente o via email non sono opponibili nella pratica. Le annoti sul modulo affinché sopravvivano al rinnovo, alla revisione contabile o al passaggio di consegne.
Fissare il termine di conservazione in base al fascicolo sottostante
Un'approvazione a sostegno di un contratto o di una spesa con rilevanza fiscale si conserva tipicamente per lo stesso periodo di quel fascicolo; una validazione interna corrente può essere conservata per meno tempo.

Come usare questo modulo di approvazione

Scegliere il tipo di richiesta. Selezionare ordine, rimborso spese, validazione di documento, permesso, accesso a un sistema, o sconto ed eccezione.
Descrivere la richiesta e motivarla. Indicare cosa viene richiesto, perché è necessario, e cosa succede in caso di rifiuto.
Indicare importo, IVA e voce di budget. Segnalare l'importo e il relativo regime IVA, il centro di costo interessato e la disponibilità di budget.
Indirizzare la richiesta all'approvante corretto. Designare l'approvante, il suo ruolo e il suo limite di delega, prevedendo una seconda approvazione o una verifica finanziaria se l'importo o il rischio lo giustificano.
Registrare la decisione e archiviare. Scegliere approvato, approvato con condizioni, respinto o elevato, indicare condizioni o motivi, fissare il termine di conservazione, e scaricare e archiviare il documento.

Domande frequenti

Cosa deve contenere come minimo un modulo di approvazione?

Un riferimento univoco, il richiedente e la data di presentazione, cosa viene richiesto e perché, l'importo con il relativo regime IVA e voce di budget, la documentazione vista dall'approvante, l'approvante con il suo ruolo e limite di delega, la decisione con le eventuali condizioni, e la data della decisione. Al di sotto di questo, la decisione non può essere ricostruita in seguito.

La stessa persona può richiedere e approvare?

Non dovrebbe. Separare richiesta, approvazione e pagamento è il controllo di base contro l'errore e l'abuso, ed è ciò che verifica una revisione interna. In una struttura molto ridotta, elevare la richiesta a un dirigente invece di rinunciare a questa separazione.

Una firma elettronica è sufficiente per un'approvazione interna?

In generale sì per uso interno. L'articolo 20 del Codice dell'amministrazione digitale riconosce al documento informatico l'efficacia dell'articolo 2702 del codice civile quando sottoscritto con firma digitale, qualificata o avanzata, e ciò che conta per un controllo interno è un fascicolo conservato che mostri chi ha approvato cosa e quando.

Cos'è un limite di delega e perché registrarlo?

È l'importo massimo o il tipo di impegno che un ruolo può approvare secondo la delega vigente nell'organizzazione. Registrarlo trasforma il modulo in un controllo reale: se la richiesta supera il limite, viene elevata a una seconda approvazione invece di essere firmata da chi non era autorizzato.

Come si tratta un'approvazione condizionata?

Scegliere l'opzione approvato con condizioni e annotare le condizioni sul modulo — un tetto di spesa, pagamento mensile invece che annuale, revisione legale prima della firma, o un periodo di prova con data di revisione. Condizioni lasciate solo in un'email non sopravvivono al rinnovo successivo.

Posso usare lo stesso modulo per un permesso e per un accesso a un sistema?

Sì, per questo il tipo di richiesta è un campo da selezionare. Limiti i dati personali per questi tipi: una richiesta di permesso ha bisogno delle date e dell'organizzazione della copertura, non di dati sanitari; una richiesta di accesso ha bisogno del sistema, del ruolo e del motivo professionale, con una data di revisione.

Per quanto tempo devo conservare queste approvazioni?

In base a ciò che l'approvazione sostiene — un'approvazione a sostegno di un contratto o di una spesa con rilevanza fiscale si conserva tipicamente per lo stesso periodo di quel fascicolo, mentre una validazione interna corrente può essere conservata per meno tempo. Questo modello chiede il termine affinché la risposta figuri sul documento stesso.

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Avvertenza

Questo modello e questa guida sono forniti esclusivamente a scopo informativo generale e non costituiscono consulenza legale, contabile o fiscale. La normativa sugli appalti pubblici, sui contributi e su determinati settori può imporre requisiti di approvazione e tracciabilità ulteriori rispetto a un modulo interno.