Template Surat Perkenalan Bisnis (Indonesia)

Surat perkenalan harus menjelaskan alasan kontak

Versi Jotform cocok sebagai surat pendek, tetapi kurang mengatur dasar kontak, klaim performa, persetujuan pemasaran, data penerima, bukti lampiran, dan langkah tindak lanjut yang realistis.

PP 80/2019 dan aturan perdagangan melalui sistem elektronik menekankan informasi yang benar, jelas, dan jujur dalam perdagangan elektronik. Klaim promosi, ketersediaan, harga, jam layanan, alamat, dan identitas pelaku usaha harus diperbarui bila berubah. Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi 2022 mengharuskan pengendali dan pemroses data memperhatikan dasar pemrosesan, tujuan, keamanan, hak subjek data, transfer, dan pembatasan penggunaan data prospek atau pelanggan. Kontak awal harus menjelaskan dasar yang benar untuk menghubungi penerima, identitas pengirim, tujuan bisnis, cara tindak lanjut, dan cara menolak komunikasi berikutnya.

Tulis identitas pengirim dan kewenangannya

Cantumkan nama hukum, nama dagang, NIB atau nomor pendaftaran bila relevan, alamat, kontak, situs web, kanal resmi, dan pihak yang berwenang. Jangan menulis lisensi, sertifikasi, atau keanggotaan yang tidak dapat dibuktikan. Dokumen menampilkan nama hukum, nama dagang, nomor pendaftaran jika relevan, alamat, kontak, situs web, penanggung jawab, dan tanggal. Bedakan antara orang yang menulis surat, orang yang menyetujui isi, dan orang yang boleh mengubah komitmen bisnis.

Hindari klaim yang dapat menyesatkan

UU Perlindungan Konsumen melarang informasi yang tidak benar atau menyesatkan mengenai barang, jasa, harga, manfaat, kondisi, jaminan, atau promosi. Surat, pengumuman, dan halaman jam operasional harus mudah dipahami oleh konsumen. Harga, diskon, sertifikasi, penghargaan, jumlah pelanggan, waktu respons, garansi, stok, dan jam layanan harus sesuai bukti terbaru. klaim yang menyesatkan tetap berisiko walaupun muncul dalam surat pendek, poster, email, atau halaman profil bisnis.

Data pribadi dan bukti pengiriman

Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi 2022 mengharuskan pengendali dan pemroses data memperhatikan dasar pemrosesan, tujuan, keamanan, hak subjek data, transfer, dan pembatasan penggunaan data prospek atau pelanggan. Saat memakai nama penerima, jabatan, email, nomor telepon, alamat, isi keluhan, atau catatan percakapan, perhatikan tujuan penggunaan, akses internal, keamanan, dan masa simpan. Simpan bukti pengiriman, versi, lampiran, dan respons.

Aksesibilitas dan kemudahan membaca

UU Penyandang Disabilitas 2016 mendukung akses yang setara terhadap layanan publik, komunikasi, informasi, dan fasilitas. Untuk dokumen pelanggan, gunakan bahasa jelas, ukuran teks wajar, alternatif kontak, dan format yang dapat dibaca. Gunakan judul singkat, kontras yang cukup, tanggal jelas, nomor telepon dan email alternatif, serta teks yang dapat dibaca oleh pembaca layar. Hindari pengumuman yang hanya berupa gambar tanpa teks pendamping.

Panduan bagian dokumen

Pengirim

Nama perusahaan, departemen, orang kontak, dan balasan.

Alasan kontak

Menjelaskan mengapa penerima dihubungi.

Pengenalan usaha

Menjelaskan kegiatan usaha, pelanggan target, dan bukti klaim.

Nilai yang ditawarkan

Menulis nilai yang relevan untuk penerima.

Tindak lanjut

Mengatur rapat, batas respons, dan cara berhenti dihubungi.

Lampiran dan bukti

Melampirkan profil, daftar harga, bukti pengalaman, atau sertifikasi.

Daftar periksa Indonesia

Checklist ini membantu memastikan komunikasi bisnis ringkas tetap akurat, dapat diakses, dan dapat dibuktikan.

• Perbarui identitas usaha

  Cantumkan nama hukum, nama dagang, NIB atau nomor pendaftaran bila relevan, alamat, kontak, situs web, kanal resmi, dan pihak yang berwenang. Jangan menulis lisensi, sertifikasi, atau keanggotaan yang tidak dapat dibuktikan.

• Samakan klaim dengan bukti

  UU Perlindungan Konsumen melarang informasi yang tidak benar atau menyesatkan mengenai barang, jasa, harga, manfaat, kondisi, jaminan, atau promosi. Surat, pengumuman, dan halaman jam operasional harus mudah dipahami oleh konsumen.

  BPK - UU Perlindungan Konsumen

• Periksa aturan perdagangan elektronik dan pemasaran

  PP 80/2019 dan aturan perdagangan melalui sistem elektronik menekankan informasi yang benar, jelas, dan jujur dalam perdagangan elektronik. Klaim promosi, ketersediaan, harga, jam layanan, alamat, dan identitas pelaku usaha harus diperbarui bila berubah.

  Kemendag - PP 80/2019 PMSE

• Tetapkan tujuan dan penyimpanan data pribadi

  Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi 2022 mengharuskan pengendali dan pemroses data memperhatikan dasar pemrosesan, tujuan, keamanan, hak subjek data, transfer, dan pembatasan penggunaan data prospek atau pelanggan.

  BPK - UU Pelindungan Data Pribadi

• Sediakan cara kontak alternatif

  UU Penyandang Disabilitas 2016 mendukung akses yang setara terhadap layanan publik, komunikasi, informasi, dan fasilitas. Untuk dokumen pelanggan, gunakan bahasa jelas, ukuran teks wajar, alternatif kontak, dan format yang dapat dibaca.

  Peraturan.go.id - UU Penyandang Disabilitas

• Simpan persetujuan dan tanggal pembaruan

  Simpan siapa yang menyetujui, tanggal pembaruan, versi lama, penerima, lampiran, dan respons.

• Tampilkan cara menolak kontak berikutnya

  Untuk komunikasi promosi atau prospecting, jelaskan cara penerima menolak komunikasi berikutnya dan hormati permintaan tersebut.

• Pastikan lampiran konsisten

  Pastikan daftar harga, quote, FAQ, syarat, kebijakan, dan peta tidak bertentangan dengan isi surat atau pemberitahuan.

Cara menggunakan template ini

1. Pilih penerima dan alasan kontak. Tulis nama penerima, organisasi, dan alasan bisnis mengapa mereka dihubungi.
2. Tulis pengenalan yang dapat dibuktikan. Batasi profil usaha, pengalaman, sertifikasi, dan nama pelanggan pada informasi yang dapat dibuktikan.
3. Usulkan langkah berikutnya. Cantumkan usulan rapat, batas respons, lampiran, dan cara menolak kontak lanjutan.
4. Periksa data penerima. Periksa sumber kontak, tujuan penggunaan, akses internal, dan masa penyimpanan.
5. Simpan bukti pengiriman. Simpan tanggal kirim, penerima, lampiran, respons, dan permintaan berhenti.

Pertanyaan yang sering diajukan

Templat terkait

• Template kontrak bisnis Indonesia
• Proposal Penawaran Tender (Indonesia)
• Template Surat Bisnis (Indonesia)