Template Surat Bisnis (Indonesia)

Surat bisnis harus bisa dibaca sebagai rekam jejak

Versi Jotform terlalu umum untuk komunikasi resmi karena tidak memaksa penulis menyatakan fakta, permintaan, batas waktu, lampiran, akibat bila tidak ada jawaban, dan bukti pengiriman.

Cantumkan nama hukum, nama dagang, NIB atau nomor pendaftaran bila relevan, alamat, kontak, situs web, kanal resmi, dan pihak yang berwenang. Jangan menulis lisensi, sertifikasi, atau keanggotaan yang tidak dapat dibuktikan. Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi 2022 mengharuskan pengendali dan pemroses data memperhatikan dasar pemrosesan, tujuan, keamanan, hak subjek data, transfer, dan pembatasan penggunaan data prospek atau pelanggan. Untuk pemberitahuan, permintaan, konfirmasi, atau jawaban keluhan, simpan tanggal pembaruan, persetujuan, kanal, lampiran, dan jawaban agar isi komunikasi dapat dibuktikan bila diperlukan.

Tulis identitas pengirim dan kewenangannya

Cantumkan nama hukum, nama dagang, NIB atau nomor pendaftaran bila relevan, alamat, kontak, situs web, kanal resmi, dan pihak yang berwenang. Jangan menulis lisensi, sertifikasi, atau keanggotaan yang tidak dapat dibuktikan. Dokumen menampilkan nama hukum, nama dagang, nomor pendaftaran jika relevan, alamat, kontak, situs web, penanggung jawab, dan tanggal. Bedakan antara orang yang menulis surat, orang yang menyetujui isi, dan orang yang boleh mengubah komitmen bisnis.

Hindari klaim yang dapat menyesatkan

UU Perlindungan Konsumen melarang informasi yang tidak benar atau menyesatkan mengenai barang, jasa, harga, manfaat, kondisi, jaminan, atau promosi. Surat, pengumuman, dan halaman jam operasional harus mudah dipahami oleh konsumen. Harga, diskon, sertifikasi, penghargaan, jumlah pelanggan, waktu respons, garansi, stok, dan jam layanan harus sesuai bukti terbaru. klaim yang menyesatkan tetap berisiko walaupun muncul dalam surat pendek, poster, email, atau halaman profil bisnis.

Data pribadi dan bukti pengiriman

Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi 2022 mengharuskan pengendali dan pemroses data memperhatikan dasar pemrosesan, tujuan, keamanan, hak subjek data, transfer, dan pembatasan penggunaan data prospek atau pelanggan. Saat memakai nama penerima, jabatan, email, nomor telepon, alamat, isi keluhan, atau catatan percakapan, perhatikan tujuan penggunaan, akses internal, keamanan, dan masa simpan. Simpan bukti pengiriman, versi, lampiran, dan respons.

Aksesibilitas dan kemudahan membaca

UU Penyandang Disabilitas 2016 mendukung akses yang setara terhadap layanan publik, komunikasi, informasi, dan fasilitas. Untuk dokumen pelanggan, gunakan bahasa jelas, ukuran teks wajar, alternatif kontak, dan format yang dapat dibaca. Gunakan judul singkat, kontras yang cukup, tanggal jelas, nomor telepon dan email alternatif, serta teks yang dapat dibaca oleh pembaca layar. Hindari pengumuman yang hanya berupa gambar tanpa teks pendamping.

Panduan bagian dokumen

Tanggal dan penerima

Tanggal kirim, penerima, departemen, alamat, dan email.

Perihal

Menjelaskan tujuan seperti pemberitahuan, permintaan, konfirmasi, atau keluhan.

Fakta

Tanggal, kontrak, pesanan, invoice, percakapan, dan bukti.

Permintaan

Tindakan yang diminta dan batas waktu respons.

Lampiran

Bukti, quote, foto, rincian, kontrak, atau kebijakan.

Rekam jejak

Metode kirim, penanggung jawab, balasan, dan langkah berikutnya.

Daftar periksa Indonesia

Checklist ini membantu memastikan komunikasi bisnis ringkas tetap akurat, dapat diakses, dan dapat dibuktikan.

• Perbarui identitas usaha

  Cantumkan nama hukum, nama dagang, NIB atau nomor pendaftaran bila relevan, alamat, kontak, situs web, kanal resmi, dan pihak yang berwenang. Jangan menulis lisensi, sertifikasi, atau keanggotaan yang tidak dapat dibuktikan.

• Samakan klaim dengan bukti

  UU Perlindungan Konsumen melarang informasi yang tidak benar atau menyesatkan mengenai barang, jasa, harga, manfaat, kondisi, jaminan, atau promosi. Surat, pengumuman, dan halaman jam operasional harus mudah dipahami oleh konsumen.

  BPK - UU Perlindungan Konsumen

• Periksa aturan perdagangan elektronik dan pemasaran

  PP 80/2019 dan aturan perdagangan melalui sistem elektronik menekankan informasi yang benar, jelas, dan jujur dalam perdagangan elektronik. Klaim promosi, ketersediaan, harga, jam layanan, alamat, dan identitas pelaku usaha harus diperbarui bila berubah.

  Kemendag - PP 80/2019 PMSE

• Tetapkan tujuan dan penyimpanan data pribadi

  Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi 2022 mengharuskan pengendali dan pemroses data memperhatikan dasar pemrosesan, tujuan, keamanan, hak subjek data, transfer, dan pembatasan penggunaan data prospek atau pelanggan.

  BPK - UU Pelindungan Data Pribadi

• Sediakan cara kontak alternatif

  UU Penyandang Disabilitas 2016 mendukung akses yang setara terhadap layanan publik, komunikasi, informasi, dan fasilitas. Untuk dokumen pelanggan, gunakan bahasa jelas, ukuran teks wajar, alternatif kontak, dan format yang dapat dibaca.

  Peraturan.go.id - UU Penyandang Disabilitas

• Simpan persetujuan dan tanggal pembaruan

  Simpan siapa yang menyetujui, tanggal pembaruan, versi lama, penerima, lampiran, dan respons.

• Selaraskan semua kanal saat informasi berubah

  Perbarui pintu toko, situs web, halaman pemesanan, marketplace, media sosial, dan tanda tangan email agar tidak bertentangan.

• Pastikan lampiran konsisten

  Pastikan daftar harga, quote, FAQ, syarat, kebijakan, dan peta tidak bertentangan dengan isi surat atau pemberitahuan.

Cara menggunakan template ini

1. Pilih tujuan surat. Pilih apakah surat adalah pemberitahuan, permintaan, konfirmasi, jawaban keluhan, atau notis kontrak.
2. Susun fakta. Masukkan tanggal, kontrak, invoice, pesanan, percakapan, dan bukti secara kronologis.
3. Tulis tindakan yang diminta. Jelaskan siapa harus melakukan apa dan kapan batas waktunya.
4. Cocokkan lampiran. Pastikan angka, tanggal, nama, dan lampiran tidak bertentangan dengan isi surat.
5. Simpan rekam jejak. Simpan metode pengiriman, penerima, penanggung jawab, balasan, dan langkah berikutnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Templat terkait

• Template kontrak bisnis Indonesia
• Template Surat Perkenalan Bisnis (Indonesia)