Skabelon til udgiftsrapport
En gratis skabelon til udgiftsrapport til at specificere erhvervsmæssige udgifter og summere et refusionsbeløb.
- Regnskabsstandard
- Årsregnskabsloven
- Regnskabsår
- Regnskabsår på 12 måneder (ofte kalenderåret, 1. januar – 31. december)
- Valuta
- DKK (kr)
- Indberettet til
- Erhvervsstyrelsen
| Beløb | |
|---|---|
| Rejseudgifter | 320 kr |
| Hotel og overnatning | 450 kr |
| Måltider og fortæring | 120 kr |
| Lokal transport | 60 kr |
| Kontorartikler | 85 kr |
| Øvrige udgifter | 40 kr |
| Beløb til refusion i alt | 1.075 kr |
Download denne skabelon
Sådan udfylder du en skabelon til udgiftsrapport
En udgiftsrapport (udlægsbilag) bruges til at specificere og dokumentere erhvervsmæssige udgifter, som en medarbejder eller ejer har lagt ud for, med henblik på refusion fra virksomheden. Den er særlig almindelig i forbindelse med rejser, kundemøder og indkøb af mindre kontorartikler.
En veldokumenteret udgiftsrapport gør det nemt for virksomheden at bogføre udlægget korrekt og for medarbejderen at få refunderet beløbet uden forsinkelse, samtidig med at den fungerer som dokumentation, hvis Skattestyrelsen efterspørger belæg for en fradragsberettiget omkostning.
Hvad er en udgiftsrapport?
En udgiftsrapport er en opstilling, hvor en medarbejder eller ejer specificerer de erhvervsmæssige udgifter, vedkommende har lagt ud for af egen lomme, kategoriseret efter type (rejse, hotel, måltider mv.), med henblik på at få beløbet refunderet af virksomheden.
Hvad skal med
- Rejseudgifter — transport til og fra destinationen, fx fly, tog eller kørselsgodtgørelse.
- Hotel og overnatning — udgifter til logi under en erhvervsmæssig rejse.
- Måltider og fortæring — forplejning under rejsen eller i forbindelse med kundemøder.
- Lokal transport — transport på destinationen, fx taxa eller offentlig transport.
- Kontorartikler — mindre indkøb af kontormaterialer eller udstyr.
- Øvrige udgifter — andre erhvervsmæssige udgifter, der ikke passer i de øvrige kategorier.
- Beløb til refusion i alt — summen af alle kategorier, som virksomheden skal refundere.
Trin-for-trin-vejledning
- Indtast beløbet for hver udgiftskategori, og notér dato og formål for hver post.
- Gem alle originale kvitteringer og bilag som dokumentation for hvert udlæg.
- Lad skabelonen lægge de enkelte kategorier sammen til det samlede beløb til refusion.
- Angiv, om nogen af udgifterne allerede er delvist betalt af virksomheden, fx via firmakort, for at undgå dobbeltrefusion.
- Vedhæft bilagene til udgiftsrapporten, enten som fysiske kvitteringer eller scannede filer.
- Send udgiftsrapporten til din leder eller økonomiafdelingen for godkendelse.
- Bogfør refusionen korrekt i virksomhedens regnskab, når beløbet er udbetalt.
Danske særregler
En udgiftsrapport er ikke en opstilling, der kræves efter årsregnskabsloven eller indberettes til Erhvervsstyrelsen, men de underliggende udlæg og bilag skal opbevares som dokumentation for virksomhedens bogføring og eventuelle skattemæssige fradrag, i overensstemmelse med bogføringslovens krav om opbevaring af regnskabsmateriale.
For at et udlæg kan anerkendes som en erhvervsmæssig og fradragsberettiget omkostning over for Skattestyrelsen, skal det som udgangspunkt være dokumenteret med en kvittering eller faktura, der viser beløb, dato og hvad udgiften vedrører. Kørselsgodtgørelse og visse rejseudgifter kan i stedet følge Skattestyrelsens fastsatte satser.