Indkøbsordre-Generator Danmark

Hvad er en indkøbsordre, og hvordan er den forskellig fra et tilbud og en faktura?

En indkøbsordre udstedes af køberen til leverandøren for at godkende et køb, før leveringen finder sted. Den fastlægger præcis, hvad der bestilles, til hvilken pris og på hvilke betingelser, og giver leverandøren en skriftlig instruks om at gå videre.

Et tilbud er noget andet: det udarbejdes af leverandøren, før nogen ordre eksisterer, alene for at foreslå en pris. Intet er bekræftet, før køberen accepterer tilbuddet – ofte ved at udstede en indkøbsordre som svar.

Fakturaen kommer endnu senere. Når leverandøren har leveret varerne eller udført ydelsen, udsteder leverandøren en faktura for at anmode om betaling, som normalt henviser til det oprindelige ordrenummer, så begge parter nemt kan matche dokumenterne ved bogføring.

Sådan opretter du en indkøbsordre med denne generator

1. Indtast køberoplysninger – virksomhedsnavn, adresse og CVR-nr.
2. Tilføj leverandørens oplysninger, herunder leverandørens CVR-nr.
3. Angiv leveringsadressen, eller markér “Samme som købers adresse”, hvis varerne skal til din egen adresse.
4. Udfyld ordrenummer, ordredato, ønsket leveringsdato og betalingsbetingelser (fx netto 30 dage).
5. Tilføj hver vare eller ydelse med beskrivelse, antal og enhedspris – generatoren beregner linjebeløbene automatisk.
6. Beregn moms med den korrekte sats (25%, Danmark har kun en enkelt momssats) på de relevante linjer, plus eventuel rabat eller forsendelsesgebyr.
7. Tilføj navn og titel på den godkendende person, hvis din interne proces kræver godkendelse, før ordren sendes.
8. Gennemgå beløbene, og download indkøbsordren som en PDF, der er klar til at sende til leverandøren.

Hvad skal en dansk indkøbsordre indeholde?

Der findes ingen enkelt lovpligtig skabelon for en indkøbsordre i Danmark, men en velformet indkøbsordre bør give begge parter alt, hvad de har brug for til at udføre og senere fakturere ordren korrekt:

• Et unikt, fortløbende ordrenummer til opfølgning og matchning med den kommende faktura
• Fulde navne og adresser på køber og leverandør
• CVR-nr. for begge parter, så virksomhederne kan identificeres korrekt
• En klar beskrivelse af hver vare eller ydelse med antal og enhedspris
• Den gældende momssats (25%) angivet enten per linje eller som samlet beløb, samt om beløbet vises inklusive eller eksklusive moms
• Leveringsadresse og ønsket leveringsdato
• Aftalte betalingsbetingelser, fx netto 30 dage eller betaling ved levering
• Godkendelsesoplysninger i henhold til din interne indkøbsproces

Fra indkøbsordre til faktura: arbejdsgangen i dansk indkøb

En indkøbsordre er begyndelsen på et papirspor, ikke slutningen på det. Når leverandøren har leveret varerne eller udført ydelsen, bør leverandøren udstede en faktura, der henviser til dit ordrenummer, så din bogholderi hurtigt kan matche fakturaen med det, der oprindeligt blev godkendt, til den oprindeligt aftalte pris.

Hvis du er leverandøren, der har modtaget en indkøbsordre fra en kunde, kan du bruge vores fakturagenerator til at udstede den tilhørende faktura, når ordren er udført – med det samme ordrenummer, de samme linjer og priser ført videre for et rent revisionsspor.

CVR-nr., moms og EAN-nummer: det danske indkøb konkurrenterne ikke dækker

raredesign.dk tilbyder en enkelt gratis statisk PDF med generiske felter – ingen Excel, ingen Word, ingen rigtig generator og ingen håndtering af CVR-nr. eller moms. invoice-generator.com (?locale=da) har heller ingen dansk lokalisering af CVR eller moms.

Denne generator har dedikerede CVR-nr.-felter for både køber og leverandør, beregner de 25% moms automatisk, og lader dig vise beløb enten inklusive eller eksklusive moms – alt sammen direkte i browseren uden download.

En detalje, ingen konkurrent nævner: offentlige (B2G) indkøbsordrer i Danmark kræver typisk et EAN-nummer på den efterfølgende faktura, så det er en god idé at have dit EAN-nummer klar, hvis din kunde er en offentlig institution.