Termos gerais de serviços contábeis (modelo gratuito)

Registro no CRC é exigência legal, não diferencial de marketing

O exercício da profissão contábil é permitido apenas a quem possui registro regular no Conselho Regional de Contabilidade (CRC), conforme o Decreto-Lei nº 9.295/46 e as resoluções do CFC. Isso vale para a elaboração de demonstrações contábeis, escrituração, apuração de tributos e emissão de pareceres técnicos — atuar nessas funções sem registro caracteriza exercício ilegal da profissão.

O CFC não regula os honorários cobrados pelo profissional: cada contador tem liberdade para definir o valor de acordo com o que julgar adequado, formalizado em contrato de prestação de serviços entre as partes.

Estes termos, por isso, citam o número de registro no CRC do escritório e do responsável técnico, em vez de apenas afirmar que o serviço é prestado por "profissionais qualificados" — o cliente pode conferir a situação do registro diretamente no CRC do seu estado.

Cinco anos, o mesmo prazo que a Receita tem para fiscalizar

O art. 195 do Código Tributário Nacional determina a guarda de livros e documentos contábeis e fiscais por cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão. Esse prazo não é arbitrário: coincide com o prazo decadencial de cinco anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário (art. 173 do CTN) e com o prazo prescricional de cinco anos para cobrá-lo judicialmente (art. 174 do CTN).

Em outras palavras, o documento precisa sobreviver enquanto a Receita Federal ainda pode questionar o período a que ele se refere — não um prazo genérico e independente da fiscalização.

Um calendário com três velocidades diferentes, e a procuração eletrônica não se revoga sozinha

O escritório pode estar terminando a apuração do DAS do Simples Nacional — que vence todo dia 20 do mês seguinte, via PGDAS-D — ao mesmo tempo em que prepara a ECD (Escrituração Contábil Digital), que fecha no último dia útil de junho, e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), que depende dos dados da ECD e fecha no último dia útil de julho. Três velocidades diferentes sob o mesmo guarda-chuva "obrigações contábeis".

O acesso do contador aos sistemas da Receita Federal — eSocial, SPED, e-CAC — depende de uma procuração eletrônica que só produz efeito depois de aceita pela unidade da RFB, e que o próprio outorgante deve cancelar caso troque de contador; ela não se revoga sozinha quando o contrato termina. Uma procuração criada com certificado digital no e-CAC só pode ser cancelada pelo próprio outorgante, com o mesmo certificado digital — nem o contador anterior nem o novo têm esse poder.

As cláusulas explicadas

Partes e situação

Nome do escritório, número de registro no CRC, responsável técnico, versão e data, além dos dados do cliente.

Serviços contratados

Cada serviço com sua própria chave — escrituração contábil, ECD/ECF, apuração de tributos, folha de pagamento e eSocial, DAS do Simples Nacional, alterações contratuais, consultoria.

Registro profissional

Número de registro no CRC do escritório e do responsável técnico — exigência legal desde 1946, não apenas uma boa prática.

Obrigações do cliente

Prazos de envio de documentos e o dever de fornecer informações completas e verdadeiras, base das declarações entregues.

Honorários e pagamento

Valor por hora, mensalidade fixa ou pacote — só os campos do modelo escolhido aparecem.

Procuração eletrônica

Alcance da procuração e o alerta de que o próprio cliente deve cancelá-la caso a parceria termine.

Guarda de documentos

O prazo de cinco anos, contado do exercício seguinte ao da emissão, alinhado ao prazo que a Receita tem para fiscalizar.

Prevenção à lavagem de dinheiro (opcional)

Diligência sobre o cliente, quando o escritório está sujeito à legislação aplicável.

Limitação de responsabilidade (opcional)

Um teto de valor, se houver acordo nesse sentido.

Confidencialidade

Não repasse de informações a terceiros sem autorização do cliente ou obrigação legal.

Tratamento de dados pessoais (opcional)

Finalidade e base legal, quando o serviço envolve dados pessoais de terceiros.

Vigência e encerramento

Prazo de aviso prévio e forma de encerramento do contrato.

Legislação aplicável e foro

Legislação brasileira e o foro para dirimir eventuais controvérsias.

Aceite

O espaço para assinaturas que transforma estes termos em acordo vinculante.

O que não pode faltar

Confira o registro no CRC do escritório e a legislação vigente antes de usar estes termos.

• Cite o número de registro no CRC, não apenas o título

  O exercício da profissão contábil exige registro regular no CRC, conforme o Decreto-Lei nº 9.295/46. O cliente pode conferir a situação do registro diretamente no conselho do seu estado.

  CRC — dúvidas sobre registro e profissão contábil

• Explique por que o prazo de guarda é de cinco anos

  O art. 195 do CTN fixa cinco anos de guarda de documentos contábeis e fiscais — o mesmo prazo decadencial e prescricional que a Receita Federal tem para fiscalizar e cobrar, conforme os arts. 173 e 174 do CTN.

  CTN, art. 195

• Distinga os três calendários — DAS, ECD e ECF

  O DAS do Simples Nacional vence todo dia 20 do mês seguinte; a ECD fecha no último dia útil de junho; a ECF, que depende da ECD, fecha no último dia útil de julho. Um único prazo genérico para "as obrigações contábeis" não reflete esse calendário.

  SPED — o que é a ECD, obrigatoriedade e prazo de entrega

• Explique como funciona (e como não funciona) a procuração eletrônica

  O acesso aos sistemas da RFB só é concedido depois que a procuração é aceita na unidade da RFB, e o outorgante deve cancelá-la assim que troca de contador — ela não expira sozinha.

  SPED / eSocial — orientações sobre procuração eletrônica

• Não prometa responsabilidade além da cobertura contratada

  Se os termos incluem limitação de responsabilidade, ela deve corresponder à cobertura de seguro de responsabilidade civil profissional efetivamente contratada pelo escritório, quando houver.

• Atualize os termos quando o responsável técnico ou o registro mudarem

  A data de versão deve refletir a última informação verificada, especialmente quanto ao número de registro no CRC e ao responsável técnico indicado.

Como preencher os termos

1. Preencha os dados do escritório e o registro no CRC. Nome, endereço, responsável técnico, número de registro no CRC e data de versão.
2. Marque os serviços contratados. Cada serviço tem sua própria chave — ative apenas os que foram combinados.
3. Escolha o modelo de honorários. Valor por hora, mensalidade fixa ou pacote — só os campos correspondentes aparecem.
4. Defina o alcance da procuração eletrônica. Quem é autorizado e para quais atos, com o alerta de que o cliente deve cancelá-la caso a parceria termine.
5. Confira os prazos de guarda. Garanta que o prazo de cinco anos esteja corretamente vinculado ao exercício seguinte ao da emissão, não à data do documento isoladamente.
6. Baixe e assine. Baixe em Word ou PDF, confira e colha a assinatura das duas partes.

Perguntas frequentes

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• Contrato de Prestação de Serviços Contábeis
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