Encerramento de serviços contábeis (modelo de carta)

Um último prazo por serviço, porque os calendários não coincidem

O escritório pode já ter transmitido a ECD do exercício anterior, apurado o DAS do mês passado, e estar no meio do fechamento da folha de pagamento do mês corrente. A frase "o contrato encerra imediatamente" deixa cada um desses fios soltos — e o serviço de ciclo mais curto é o mais arriscado.

O DAS do Simples Nacional vence todo dia 20 do mês seguinte, sem prorrogação automática. Um período esquecido gera multa de imediato. A ECF, da qual mais se fala, é aqui o ponto menos urgente no tempo, já que fecha apenas uma vez por ano, em julho, e depende dos dados da ECD entregue em junho.

Este modelo por isso pede, para cada serviço mencionado, dois dados: o último período processado e a data de transmissão ou entrega. Cada serviço registra seu próprio último prazo com o esclarecimento de que períodos posteriores não fazem mais parte da contratação, e uma seção separada lista os prazos que vencem depois do último dia.

A procuração eletrônica não se cancela sozinha

A procuração não se cancela automaticamente quando o contrato termina. Ela dá acesso real aos sistemas da Receita Federal em nome do cliente — eSocial, SPED, e-CAC — não é uma formalidade.

Se não for cancelada expressamente, o escritório anterior pode continuar com acesso aos dados fiscais do cliente mesmo depois de encerrada a parceria. E uma procuração criada com certificado digital no e-CAC só pode ser cancelada pelo próprio outorgante, com o mesmo certificado — nem o escritório anterior nem o novo têm esse poder.

A ordem recomendada é primeiro conceder acesso ao novo escritório e só depois cancelar a procuração do anterior, para que não haja um período em que ninguém tenha procuração válida para transmitir declarações.

A obrigação de guarda continua com o cliente, pelo prazo vinculado à fiscalização

A obrigação de guarda é do cliente, não do escritório, e a troca de escritório não muda isso. Os documentos contábeis e fiscais são guardados por cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão — o mesmo prazo que a Receita Federal tem para fiscalizar e cobrar.

Quando o material é digital, o acesso continuado é o que importa. Se a assinatura do sistema contábil estiver em nome do escritório anterior, seu encerramento pode cortar o acesso a documentos que o cliente é obrigado a guardar e apresentar em caso de fiscalização. Isso costuma aparecer só meses depois.

A carta reserva uma seção específica para isso: quais arquivos são entregues e em qual formato, em nome de quem está a assinatura do sistema, e o que acontece com o acesso aos dados históricos.

Entrega de documentos, suspensão dos trabalhos e sigilo

Documentos fornecidos pelo cliente são propriedade do cliente e são devolvidos. Os papéis de trabalho do próprio escritório, cálculos e anotações internas permanecem propriedade do escritório. Resultados pelos quais o cliente pagou pertencem ao cliente. Uma única frase em que o escritório reivindica todo o "arquivo" como seu está errada nos três pontos ao mesmo tempo.

Em caso de inadimplência, o instrumento correto é a suspensão dos trabalhos após notificação, não a retenção de documentos. Documentos do próprio cliente não são garantia de honorários, e retê-los pouco antes do vencimento do DAS desloca a disputa para um terreno em que o escritório não pode vencer.

O sigilo permanece depois do encerramento. A transmissão de informações ao novo escritório, por isso, exige o consentimento do cliente, e a confirmação ao final da carta o concede. A diligência do novo escritório sobre o próprio cliente, sob a legislação de prevenção à lavagem de dinheiro, é obrigação dele mesmo e não se transmite junto com o contrato.

Os itens da carta explicados

Sentido da carta

Rescisão por iniciativa do cliente ou encerramento por iniciativa do escritório. Todos os pontos variáveis — motivo, pedidos, consentimentos, assinaturas — se ajustam automaticamente.

Motivo e último dia

Define qual contrato é encerrado, o aviso prévio combinado e o último dia que resulta disso.

Forma de encerramento

Encerramento em data certa ou encerramento após a conclusão de trabalhos expressamente mencionados. A segunda opção abre uma lista — única forma de se comprometer a concluir um trabalho sem contradizer o último dia.

Serviços e último prazo de cada um

Uma chave por serviço — ECD/ECF, apuração de tributos, DAS, folha de pagamento, escrituração, alterações contratuais — com o último período processado e a data de transmissão.

Prazos futuros

O que vence depois do último dia e a quem isso cabe, com a observação de que o novo escritório deve fazer seu próprio levantamento de prazos.

Documentos, sistemas e guarda

Quais arquivos são entregues e em qual formato, em nome de quem está a assinatura do sistema, e os prazos de guarda.

Procuração eletrônica

Cancelamento do acesso do escritório anterior e concessão ao novo, com a ordem recomendada.

Entrega de documentos

Devolução dos documentos do cliente, papéis de trabalho do escritório como propriedade própria, prazo de entrega e aviso antes do descarte.

Honorários pendentes (opcional)

Valor e prazo de pagamento, suspensão dos trabalhos como instrumento, não a retenção de documentos do cliente.

Transmissão e liberação do sigilo

Consentimento por escrito para contato com o novo escritório, com a observação de que sua própria diligência sobre o cliente é obrigação dele.

Sigilo, responsabilidade e legislação aplicável

Sigilo permanece, limitações de responsabilidade acordadas continuam válidas para o trabalho já realizado, legislação brasileira.

Confirmação do destinatário

O espaço para uma assinatura que transforma o consentimento e os últimos prazos em acordo mútuo, não em declaração unilateral.

O que não pode faltar

Confira o contrato e a legislação vigente antes de enviar a carta.

• Informe o último prazo de cada serviço

  O DAS do Simples Nacional vence todo dia 20 do mês seguinte, sem prorrogação. Uma carta que encerra o contrato "imediatamente" sem distinguir os serviços deixa soltos justamente os fios que não toleram atraso.

  SPED — o que é a ECD, obrigatoriedade e prazo de entrega

• Cancele a procuração eletrônica expressamente

  A procuração só produz efeito depois de aceita na unidade da RFB e não se cancela sozinha quando o contrato termina — o outorgante deve cancelá-la ativamente com seu certificado digital.

  SPED / eSocial — orientações sobre procuração eletrônica

• Respeite o prazo de guarda de cinco anos na entrega

  Os documentos contábeis e fiscais são guardados por cinco anos, contados do exercício seguinte ao da emissão. A obrigação é do cliente, portanto um prazo de entrega curto não é motivo para descartar nada.

  CTN, art. 195

• Esclareça em nome de quem está a assinatura do sistema

  Se o sistema contábil que contém o material digital estiver em nome do escritório anterior, seu encerramento pode cortar o acesso a documentos que o cliente deve guardar e apresentar em caso de fiscalização.

• Não retenha documentos em vez de suspender os trabalhos

  Em caso de inadimplência, o instrumento correto é a suspensão dos trabalhos após notificação. Documentos do próprio cliente são propriedade dele, e retê-los pouco antes do vencimento do DAS desloca a disputa de honorários para um terreno em que o escritório não pode vencer.

• Obtenha o consentimento para transmissão por escrito

  O sigilo permanece depois do encerramento, portanto a transmissão de informações ao novo escritório exige o consentimento do cliente; a confirmação ao final da carta serve exatamente para isso.

Como preparar a carta

1. Escolha o sentido. Rescisão por iniciativa do cliente ou encerramento por iniciativa do escritório. Isso define o motivo, os pedidos e os consentimentos.
2. Releia o contrato antes de escrever. Anote a data do contrato e o aviso prévio combinado, para que o último dia esteja correto, não apenas a data da carta.
3. Preencha as partes e a forma de encerramento. Remetente, destinatário, data, referência e encerramento em data certa ou após a conclusão de trabalhos mencionados.
4. Defina o último prazo de cada serviço. Último período processado e data de transmissão para cada serviço. Em seguida, liste os prazos posteriores.
5. Organize documentos, sistemas e procurações. Quais arquivos são entregues, em nome de quem está a assinatura do sistema, e quais procurações precisam ser canceladas — na ordem correta.
6. Envie e guarde a confirmação assinada. Baixe em Word ou PDF, envie com pedido de assinatura e guarde a confirmação — é o consentimento que viabiliza a transmissão.

Perguntas frequentes

Modelos relacionados

• Carta de Confirmação de Recebimento
• Contrato de Prestação de Serviços Contábeis
• Termos gerais de serviços contábeis (modelo gratuito)