Wniosek Projektu Artystycznego (Polska)

Status wniosku i akceptacji

Wniosek może być koncepcją, ofertą, załącznikiem do konkursu, podstawą dotacji albo początkiem umowy. Szablon wymaga zaznaczenia, czy podpis oznacza tylko przyjęcie do oceny, zgodę budżetową czy już zamówienie wykonania.

Bez tej granicy łatwo pomylić projekt artystyczny z umową o dzieło, zleceniem, licencją albo regulaminem naboru.

Budżet, VAT i wkład własny

Budżet rozdziela honorarium, materiały, technikę, podróż, noclegi, ubezpieczenie, promocję, dokumentację, prawa, rezerwę i wkład własny.

Kwoty powinny wskazywać brutto/netto, VAT, rachunek albo fakturę, termin płatności, koszty nierefakturowalne i dokumenty księgowe.

Prawo autorskie i pola eksploatacji

Art. 41 prawa autorskiego wymaga wyraźnego wymienienia pól eksploatacji w umowie przeniesienia praw lub licencji. Wniosek nie przenosi automatycznie wszystkich praw do koncepcji, szkiców, zdjęć i dokumentacji.

Szablon wymaga tabeli: co wolno publikować, w jakich mediach, przez jaki czas, na jakim terytorium i z jakim oznaczeniem autora.

Wizerunek, uczestnicy i dane

Warsztaty, dokumentacja fotograficzna, nagrania, listy uczestników i newsletter wymagają oddzielnej kontroli RODO.

UODO przypomina, że naruszenie ochrony danych może wymagać zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w ciągu 72 godzin.

Raport końcowy i archiwum

Wniosek wskazuje, jakie materiały zostają po projekcie: zdjęcia, faktury, zgody, raport, linki, kopie publikacji, lista uczestników i potwierdzenie usunięcia danych.

Dzięki temu instytucja i artysta nie odtwarzają obowiązków z maili po zakończeniu projektu.

Polska ścieżka wdrożenia

W praktyce najpierw trzeba nazwać materiał: projekt, scenariusz, grafika, muzyka, zdjęcie, film, choreografia, występ, cytat, biogram albo informacja prasowa. Potem dopiero określa się pola eksploatacji i zgodę na publikację.

Wynagrodzenie powinno mówić, czy obejmuje samo wykonanie, licencję, przeniesienie praw, próby, dokumentację, wizerunek, materiały promocyjne, podróż, VAT i poprawki. Bez tego rachunek po wydarzeniu zwykle nie zgadza się z zakresem praw.

Przy materiałach prasowych wersjonowanie jest częścią zgodności: data, embargo, lista odbiorców, korekta, usunięcie starego pliku i aktualna creditline muszą być widoczne bez przeszukiwania skrzynki mailowej.

Praktyczna kontrola dokumentu

Przed wysłaniem wniosku warto przygotować tabelę statusu załączników: budżet, harmonogram, portfolio, list intencyjny miejsca, kosztorys techniczny, zgody wizerunkowe, regulamin dotacji, opis dostępności, plan promocji i wzór raportu. Wtedy instytucja widzi, czy projekt jest koncepcją, gotową produkcją czy propozycją wymagającą dalszej koprodukcji.

Pola eksploatacji powinny być pisane językiem faktycznej promocji: strona internetowa, media społecznościowe, katalog PDF, plakat, newsletter, dokumentacja wideo, archiwum instytucji, materiały sponsora i komunikacja grantowa. Ogólne “wszystkie media” nie daje dobrej kontroli ani artyście, ani organizatorowi.

Jeżeli projekt ma część edukacyjną albo partycypacyjną, wzór wymaga oddzielenia uczestników od widowni. Lista obecności, zdjęcia z warsztatów, nagranie wypowiedzi i formularz zgłoszeniowy mają inne podstawy i okresy przechowywania niż informacja o publicznym wydarzeniu.

Kontrola prawna i dowodowa

W polskim prawie autorskim ważne jest nie tylko to, kto stworzył materiał, ale też czy umowa obejmuje przyszłe sposoby korzystania, opracowania, sublicencję, prawo do decydowania o pierwszym udostępnieniu, oznaczenie autorstwa i sprzeciw wobec zniekształcenia. Wzór prowadzi te elementy jako pytania, bo w kreatywnych projektach często powstają stopniowo.

Jeżeli materiał jest wykorzystywany przez sponsora albo instytucję publiczną, zakres promocji nie powinien być domyślnie nieograniczony. Warto ograniczyć kampanię do konkretnego wydarzenia, roku, kanałów i oznaczeń, a osobno zatwierdzić reklamy płatne, wykorzystanie logo i archiwum.

Udział publiczności zmienia dokumentację. Inaczej traktuje się ogólne ujęcia z wydarzenia, portret do kampanii, wypowiedź uczestnika, zdjęcie dziecka, nagranie warsztatowe i formularz konkursowy. Każda z tych kategorii powinna mieć własny opis celu oraz zakres publikacji.

Dowodowo najlepiej działa paczka końcowa: podpisany dokument, aktualny budżet, wersja materiałów, zgody, linki do publikacji, lista wysyłkowa albo odbiorców, raport i decyzja o usunięciu danych. To chroni obie strony, gdy po miesiącach wraca pytanie o prawo do zdjęcia albo nagrania.

Jeżeli projekt jest międzynarodowy, należy wskazać wersję językową i prawo właściwe dla umowy, ale nie wolno przez to ignorować polskich danych, wizerunku albo lokalnych obowiązków instytucji finansującej.

Źródła, założenia i granice

Polski dokument kreatywny musi rozdzielać utwór, artystyczne wykonanie, wizerunek, materiał prasowy, nośnik, licencję, przeniesienie praw i zgodę na przetwarzanie danych. Jedno zdanie o “pełnych prawach” nie wystarcza, bo prawo autorskie wymaga nazwanych pól eksploatacji.

Dossier powinno prowadzić oddzielną tabelę: autor, wykonawca, fotograf, producent, organizator, sponsor, miejsce, media, czas, terytorium, wynagrodzenie, credit, zgoda na modyfikację, embargo i usunięcie danych po zakończeniu kampanii.

Przy wydarzeniach i publikacjach z udziałem publiczności, dzieci, wolontariuszy albo newsletterów dochodzi RODO. Wzór wymaga celu, podstawy, odbiorców, retencji, kontaktu IOD albo osoby odpowiedzialnej oraz procedury naruszenia do UODO.

Szablon nie twierdzi, że został zatwierdzony przez sąd, notariusza, UODO, KRS, urząd skarbowy albo samorząd zawodowy. Jest roboczą strukturą dokumentu i listą kontrolną źródeł, które użytkownik powinien zweryfikować przed podpisaniem lub zgłoszeniem.

Źródła publiczne zmieniają się przez teksty jednolite, nowelizacje, formularze systemowe i praktykę elektronicznych rejestrów. Dlatego w aktach należy zapisać datę pobrania, numer aktu, wersję formularza, osobę sprawdzającą oraz pytania zostawione do doradcy.

Jeżeli dokument ma być użyty w sporze, transakcji o dużej wartości, wobec konsumenta, pracownika, urzędu albo inwestora, wymaga dodatkowej weryfikacji zawodowej.

Przed finalizacją trzeba porównać treść z załącznikami: nazwami stron, numerami KRS/NIP/REGON, datami, kwotami, zgodami, pełnomocnictwami, listą danych, adresem doręczeń, wersją językową i właściwym systemem elektronicznym. Brak jednego załącznika często zmienia skutek całego dokumentu.

Dobrą praktyką jest pozostawienie w aktach wersji roboczej, wersji podpisanej, potwierdzeń wysyłki, źródeł prawnych, decyzji o RODO, potwierdzenia płatności albo zgłoszenia oraz listy osób, które miały dostęp do dokumentu. Ułatwia to późniejszy audyt, likwidację, transakcję albo odpowiedź kontrahentowi.

Jeżeli strony korzystają z obcych wzorów grupowych, należy dopisać mapę różnic: które postanowienia wynikają z polskiego prawa, które są tylko standardem korporacyjnym, które wymagają zgody osoby trzeciej i które nie powinny znaleźć się w dokumencie składanym do rejestru lub urzędu.

Przewodnik po klauzulach

Status dokumentu

Określa, czy podpis oznacza przyjęcie do oceny, akceptację budżetu czy zawarcie umowy.

Opis projektu

Opisuje cel, miejsce, odbiorców, rezultat i wymagane załączniki.

Budżet

Rozdziela honorarium, koszty, VAT, wkład własny i rezerwę.

Pola eksploatacji

Nazwane media i sposoby korzystania z utworów lub wykonań.

Wizerunek i RODO

Zgody, informacja, retencja i bezpieczeństwo danych uczestników.

Raport końcowy

Dowody rozliczenia, materiały, linki, zgody i archiwum.

Polska lista kontrolna

• Nazwać pola eksploatacji

  Umowa licencji albo przeniesienia praw obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione.

  Prawo autorskie, art. 41

• Oddzielić prawa wykonawców

  Artystyczne wykonania są chronione niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia.

  Prawo autorskie, art. 85

• Zaplanować wizerunek i korespondencję

  Wizerunek i korespondencja wymagają osobnych zgód albo podstaw publikacji.

  Prawo autorskie, art. 83

• Ocenić naruszenia danych

  UODO wskazuje 72-godzinny standard zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO, gdy występuje ryzyko.

  UODO - zgłaszanie naruszeń

• Załączyć regulamin finansowania

  Warunki dotacji, konkursu lub sponsora mogą narzucać własne logo, raport i kwalifikowalność kosztów.

• Ustalić wersję językową

  Przy projekcie międzynarodowym trzeba wskazać wersję wiążącą dla praw i budżetu.

Jak wypełnić wzór

1. Ustalić status. Określić, czy dokument jest ofertą, wnioskiem, umową, informacją prasową czy załącznikiem.
2. Nazwać prawa. Wskazać utwory, wykonania, wizerunek, zdjęcia, pola eksploatacji i zgody.
3. Sprawdzić budżet. Rozdzielić honorarium, VAT, koszty, zaliczkę i rozliczenie.
4. Zabezpieczyć dane. Opisać cel, dostęp, odbiorców, retencję i ścieżkę UODO.
5. Zamknąć dossier. Dodać wersję, załączniki, zgody, raport i archiwum.

Najczęstsze pytania

Podobne wzory

• Informacja Prasowa Artysty (Polska)
• Umowa o Wykonanie Dzieła Sztuki (Polska)
• Umowa Występu Artystycznego (Polska)