Umowa Występu Artystycznego (Polska)

Zakres występu i produkcja

Umowa opisuje dokładny występ, czas, miejsce, soundcheck, kontakt techniczny, zaplecze, bezpieczeństwo i decyzje w razie zmiany programu.

Rider staje się załącznikiem z datą i wersją, a nie luźnym plikiem z maila.

Honorarium, VAT i koszty

Honorarium powinno wskazywać kwotę brutto/netto, VAT, zaliczkę, termin płatności, koszty podróży, noclegi i settlement.

Dla wykonawców zagranicznych potrzebny jest osobny przegląd podatkowy i ubezpieczeniowy.

Prawa wykonawcy

Art. 85 prawa autorskiego chroni artystyczne wykonania, a art. 86 daje wykonawcy prawa osobiste i majątkowe do korzystania z wykonania.

Dlatego nagranie, stream, telebim, archiwum, sponsor video i social media wymagają oddzielnych pól.

Repertuar i organizacje zbiorowego zarządzania

Jeżeli wydarzenie obejmuje muzykę, organizator powinien sprawdzić zgłoszenia repertuaru, licencje publicznego odtwarzania i ewentualne obowiązki wobec organizacji zbiorowego zarządzania.

Szablon nie przesądza stawek, ale wymaga wskazania osoby odpowiedzialnej.

Odwołanie, siła wyższa i dokumentacja

Choroba, pogoda, decyzja obiektu, brak techniki, zagrożenie bezpieczeństwa i siła wyższa mają inne skutki kosztowe.

Po wydarzeniu zostaje protokół: rzeczywisty czas, wykorzystane nagrania, szkody, otwarte płatności i dane do usunięcia.

Polska ścieżka wdrożenia

W praktyce najpierw trzeba nazwać materiał: projekt, scenariusz, grafika, muzyka, zdjęcie, film, choreografia, występ, cytat, biogram albo informacja prasowa. Potem dopiero określa się pola eksploatacji i zgodę na publikację.

Wynagrodzenie powinno mówić, czy obejmuje samo wykonanie, licencję, przeniesienie praw, próby, dokumentację, wizerunek, materiały promocyjne, podróż, VAT i poprawki. Bez tego rachunek po wydarzeniu zwykle nie zgadza się z zakresem praw.

Przy materiałach prasowych wersjonowanie jest częścią zgodności: data, embargo, lista odbiorców, korekta, usunięcie starego pliku i aktualna creditline muszą być widoczne bez przeszukiwania skrzynki mailowej.

Praktyczna kontrola dokumentu

Produkcja wydarzenia powinna mieć macierz decyzji: kto może zmienić godzinę wejścia, skrócić set, zaakceptować zamiennik techniczny, przerwać występ ze względów bezpieczeństwa, opublikować nagranie i zatwierdzić settlement. Takie osoby warto wpisać wprost do umowy.

Jeżeli wynagrodzenie obejmuje więcej niż sam występ, trzeba to nazwać: próba, spotkanie z publicznością, warsztat, nagranie live, zdjęcia promocyjne, post sponsora, autografy, dojazd, nocleg i przeniesienie sprzętu. Każdy element może mieć inną cenę i inną zgodę praw.

Po wydarzeniu organizator powinien sporządzić krótką notatkę końcową: faktyczny czas występu, odstępstwa od ridera, użyte utwory, szkody, wykorzystane zdjęcia i klipy, nierozliczone koszty oraz termin usunięcia list gości. To ogranicza spory po publikacji materiałów.

Kontrola prawna i dowodowa

W polskim prawie autorskim ważne jest nie tylko to, kto stworzył materiał, ale też czy umowa obejmuje przyszłe sposoby korzystania, opracowania, sublicencję, prawo do decydowania o pierwszym udostępnieniu, oznaczenie autorstwa i sprzeciw wobec zniekształcenia. Wzór prowadzi te elementy jako pytania, bo w kreatywnych projektach często powstają stopniowo.

Jeżeli materiał jest wykorzystywany przez sponsora albo instytucję publiczną, zakres promocji nie powinien być domyślnie nieograniczony. Warto ograniczyć kampanię do konkretnego wydarzenia, roku, kanałów i oznaczeń, a osobno zatwierdzić reklamy płatne, wykorzystanie logo i archiwum.

Udział publiczności zmienia dokumentację. Inaczej traktuje się ogólne ujęcia z wydarzenia, portret do kampanii, wypowiedź uczestnika, zdjęcie dziecka, nagranie warsztatowe i formularz konkursowy. Każda z tych kategorii powinna mieć własny opis celu oraz zakres publikacji.

Dowodowo najlepiej działa paczka końcowa: podpisany dokument, aktualny budżet, wersja materiałów, zgody, linki do publikacji, lista wysyłkowa albo odbiorców, raport i decyzja o usunięciu danych. To chroni obie strony, gdy po miesiącach wraca pytanie o prawo do zdjęcia albo nagrania.

Jeżeli projekt jest międzynarodowy, należy wskazać wersję językową i prawo właściwe dla umowy, ale nie wolno przez to ignorować polskich danych, wizerunku albo lokalnych obowiązków instytucji finansującej.

Źródła, założenia i granice

Polski dokument kreatywny musi rozdzielać utwór, artystyczne wykonanie, wizerunek, materiał prasowy, nośnik, licencję, przeniesienie praw i zgodę na przetwarzanie danych. Jedno zdanie o “pełnych prawach” nie wystarcza, bo prawo autorskie wymaga nazwanych pól eksploatacji.

Dossier powinno prowadzić oddzielną tabelę: autor, wykonawca, fotograf, producent, organizator, sponsor, miejsce, media, czas, terytorium, wynagrodzenie, credit, zgoda na modyfikację, embargo i usunięcie danych po zakończeniu kampanii.

Przy wydarzeniach i publikacjach z udziałem publiczności, dzieci, wolontariuszy albo newsletterów dochodzi RODO. Wzór wymaga celu, podstawy, odbiorców, retencji, kontaktu IOD albo osoby odpowiedzialnej oraz procedury naruszenia do UODO.

Szablon nie twierdzi, że został zatwierdzony przez sąd, notariusza, UODO, KRS, urząd skarbowy albo samorząd zawodowy. Jest roboczą strukturą dokumentu i listą kontrolną źródeł, które użytkownik powinien zweryfikować przed podpisaniem lub zgłoszeniem.

Źródła publiczne zmieniają się przez teksty jednolite, nowelizacje, formularze systemowe i praktykę elektronicznych rejestrów. Dlatego w aktach należy zapisać datę pobrania, numer aktu, wersję formularza, osobę sprawdzającą oraz pytania zostawione do doradcy.

Jeżeli dokument ma być użyty w sporze, transakcji o dużej wartości, wobec konsumenta, pracownika, urzędu albo inwestora, wymaga dodatkowej weryfikacji zawodowej.

Przed finalizacją trzeba porównać treść z załącznikami: nazwami stron, numerami KRS/NIP/REGON, datami, kwotami, zgodami, pełnomocnictwami, listą danych, adresem doręczeń, wersją językową i właściwym systemem elektronicznym. Brak jednego załącznika często zmienia skutek całego dokumentu.

Dobrą praktyką jest pozostawienie w aktach wersji roboczej, wersji podpisanej, potwierdzeń wysyłki, źródeł prawnych, decyzji o RODO, potwierdzenia płatności albo zgłoszenia oraz listy osób, które miały dostęp do dokumentu. Ułatwia to późniejszy audyt, likwidację, transakcję albo odpowiedź kontrahentowi.

Jeżeli strony korzystają z obcych wzorów grupowych, należy dopisać mapę różnic: które postanowienia wynikają z polskiego prawa, które są tylko standardem korporacyjnym, które wymagają zgody osoby trzeciej i które nie powinny znaleźć się w dokumencie składanym do rejestru lub urzędu.

Przewodnik po klauzulach

Występ

Data, miejsce, program i czas sceniczny.

Rider

Technika, próba, kontakt, bezpieczeństwo i wersja załącznika.

Honorarium

Kwota, VAT, zaliczka, koszty i termin płatności.

Nagrania

Zapis, streaming, publikacja, sponsor clip i archiwum.

Repertuar

Lista utworów i odpowiedzialność za licencje repertuarowe.

Odwołanie

Skutki choroby, pogody, bezpieczeństwa i siły wyższej.

Polska lista kontrolna

• Chronić artystyczne wykonanie

  Art. 85 prawa autorskiego obejmuje działania wykonawców, w tym wokalistów, tancerzy i instrumentalistów.

  Prawo autorskie, art. 85

• Oddzielić nagranie i streaming

  Art. 86 obejmuje korzystanie i rozporządzanie prawami do artystycznego wykonania na polach eksploatacji.

  Prawo autorskie, art. 86

• Stosować reguły pól eksploatacji

  Przepisy o polach eksploatacji stosuje się odpowiednio do artystycznych wykonań.

  Prawo autorskie, art. 92

• Sprawdzić repertuar

  Muzyka publiczna może wymagać osobnych licencji lub zgłoszeń repertuarowych.

• Chronić listy gości i crew

  Gästelisty, przepustki i kontakty są danymi osobowymi i wymagają celu, dostępu i retencji.

• Ustalić skutki odwołania

  Koszty nierefundowane, zaliczka, zastępstwo i komunikat do publiczności powinny być zapisane.

Jak wypełnić wzór

1. Ustalić status. Określić, czy dokument jest ofertą, wnioskiem, umową, informacją prasową czy załącznikiem.
2. Nazwać prawa. Wskazać utwory, wykonania, wizerunek, zdjęcia, pola eksploatacji i zgody.
3. Sprawdzić budżet. Rozdzielić honorarium, VAT, koszty, zaliczkę i rozliczenie.
4. Zabezpieczyć dane. Opisać cel, dostęp, odbiorców, retencję i ścieżkę UODO.
5. Zamknąć dossier. Dodać wersję, załączniki, zgody, raport i archiwum.

Najczęstsze pytania

Podobne wzory

• Informacja Prasowa Artysty (Polska)
• Wniosek Projektu Artystycznego (Polska)