Modèle de note de frais
Un modèle gratuit de note de frais pour détailler les frais professionnels et totaliser une demande de remboursement.
- Référentiel comptable
- Lux GAAP (PCN 2020)
- Exercice comptable
- Exercice de 12 mois (souvent année civile, du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre)
- Devise
- EUR (€)
- Dépôt auprès de
- Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) via eCDF
| Montant | |
|---|---|
| Transport | 320 € |
| Hébergement | 450 € |
| Repas | 120 € |
| Déplacements locaux | 60 € |
| Fournitures de bureau | 85 € |
| Autres frais | 40 € |
| Total à rembourser | 1.075 € |
Télécharger ce modèle
Comment remplir un modèle de note de frais au Luxembourg
La note de frais permet à un salarié ou à un dirigeant de détailler les frais professionnels avancés personnellement, afin d’en obtenir le remboursement par l’entreprise. C’est un document courant dans toute entreprise luxembourgeoise employant du personnel amené à se déplacer ou à engager des frais pour son activité.
Une note de frais bien structurée facilite aussi le contrôle interne et la justification comptable de ces charges auprès du service comptable ou de la fiduciaire.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document qui liste les dépenses professionnelles engagées par un salarié ou un dirigeant pour le compte de l’entreprise, avec les justificatifs correspondants, en vue de leur remboursement.
Ce qu’il faut inclure
- Transport — les frais de déplacement tels que train, avion ou kilométrage professionnel.
- Hébergement — les frais d’hôtel engagés lors de déplacements professionnels.
- Repas — les frais de restauration liés à l’activité professionnelle.
- Déplacements locaux — les frais de taxi, parking ou transports en commun sur le lieu de mission.
- Fournitures de bureau — les petits achats de matériel nécessaires à l’activité.
- Autres frais — toute autre dépense professionnelle ne relevant pas des catégories précédentes.
- Total à rembourser — la somme de toutes les catégories de frais engagées.
Guide étape par étape
- Indiquez le montant de chaque catégorie de frais, avec la date et l’objet de la dépense.
- Conservez et joignez les factures et reçus correspondant à chaque ligne.
- Laissez le modèle calculer automatiquement le total à rembourser à partir de toutes les catégories saisies.
- Vérifiez que chaque dépense correspond bien à un usage professionnel et non personnel.
- Faites signer la note de frais par la personne concernée avant transmission.
- Soumettez la note et les justificatifs à votre responsable ou au service comptable pour validation.
- Une fois validée, la note est traitée pour remboursement selon les modalités internes de l’entreprise.
- Conservez une copie de la note et de ses justificatifs pour vos archives comptables.
Règles propres au Luxembourg
La note de frais n’est pas un document statutaire déposé auprès d’une administration, mais les montants remboursés doivent être correctement justifiés et enregistrés en comptabilité, car ils s’intègrent dans les charges d’exploitation présentées dans le compte de profits et pertes établi selon le Lux GAAP.
Les remboursements de frais professionnels réels et justifiés, à l’euro près, ne constituent en principe pas un avantage imposable pour le salarié, à condition de rester strictement liés à l’activité professionnelle et appuyés de justificatifs.