Créez instantanément une note de frais professionnelle. Gratuite, confidentielle et conservée uniquement dans votre navigateur—sans inscription, envoi, publicité ni filigrane.
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Type de note
Entreprise
Demandeur
Détails de la note
Validation
Dépenses
Totaux
Aperçu en direct
Luxembourg
Note de frais
Raison sociale
Non renseigné
Adresse de l’entreprise
Non renseigné
N° de TVA / SIREN
Non renseigné
Nom du demandeur
Non renseigné
Matricule salarié ou prestataire
Non renseigné
Numéro de note
Non renseigné
Date de la note
Non renseigné
Début de période
Non renseigné
Fin de période
Non renseigné
Centre de coûts / projet
Non renseigné
Validateur
Non renseigné
Dépenses
Date
Catégorie
Description
Montant
Non renseigné
Déplacement
Non renseigné
0,00 €
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Les barèmes de référence sont indicatifs. Vérifiez les conditions, plafonds et la politique de votre employeur.
Note de frais Luxembourg en Excel, PDF ou Word
Format
Idéal pour
Limites
Générateur en ligne
Totaux, TVA, devises, kilomètres et exports immédiats.
L’export doit rester associé aux justificatifs.
Excel
Traitement comptable et grand nombre de dépenses.
Formules modifiables et doublons de versions.
PDF
Validation et piste d’audit stable.
Une correction nécessite une nouvelle version.
Word
Explication détaillée d’une dépense atypique.
Calculs et contrôle de TVA fragiles.
Comment établir une note de frais au Luxembourg
La note de frais relie une dépense avancée par le salarié ou dirigeant à l’intérêt de l’entreprise, au projet, au justificatif et à la validation. Elle distingue aussi les sommes à rembourser de celles déjà réglées avec une carte de société.
Le générateur gratuit fonctionne entièrement dans le navigateur. Aucun compte, aucune publicité, aucun envoi de justificatif et aucun filigrane : PDF, Excel et CSV sont créés directement sur votre appareil.
Informations et pièces justificatives
Indiquez la société et son numéro de TVA, le bénéficiaire, le numéro et la période de la note, le centre de coûts ou projet et le valideur. Chaque ligne comporte la date, le fournisseur, la nature de l’achat, le motif professionnel, la référence de facture ou ticket, le montant, la devise, le mode de paiement et la TVA.
Un relevé bancaire prouve le paiement, mais pas toujours la nature de l’opération. Conservez une facture régulière et lisible et reliez-la à la ligne, à l’écriture comptable et à l’approbation.
Séparez la part privée d’une dépense mixte.
Ne remboursez pas au salarié une dépense déjà payée par la société.
Gardez le montant en devise et le taux de conversion.
Documentez date, trajet, motif, kilomètres et véhicule.
TVA déductible
Les taux luxembourgeois sont 17%, 14%, 8%, 3% et 0% selon l’opération. Reprenez le taux de la facture. Pour déduire la TVA en amont, l’assujetti doit pouvoir fournir les pièces demandées, notamment factures, documents de transport et preuves de paiement.
L’usage privé, les dépenses de représentation et certaines catégories de véhicules peuvent être limités. Le montant calculé dans la note est destiné à la revue comptable et ne crée pas automatiquement un droit à déduction.
Kilométrage et indemnités de voyage
Il n’existe pas un taux kilométrique unique à appliquer sans distinction à tout employeur privé. Utilisez le taux prévu par le contrat, la politique de frais ou le régime spécifiquement applicable et conservez son fondement.
Pour une indemnité journalière, saisissez destination, heures de départ et retour, nuitées et repas fournis. Ne cumulez pas une indemnité forfaitaire avec le remboursement du même coût réel.
Finaliser la note
Choisissez le modèle détaillé, kilométrique ou journalier.
Complétez l’en-tête puis une ligne par justificatif.
Contrôlez TVA, devise, payeur et motif professionnel.
Calculez les indemnités et soustrayez avances et paiements société.
Archivez le PDF validé et transmettez Excel/CSV à la comptabilité.
Conserver les documents pendant dix ans
Les obligations comptables luxembourgeoises prévoient généralement une conservation de dix ans, réduite à cinq ans en cas de liquidation. Les assujettis à la TVA conservent également les factures émises et reçues pendant dix ans à compter de leur émission. Les documents peuvent être conservés sur papier ou sous forme électronique dans les conditions applicables.
