Beendigung eines Treuhandmandats in Liechtenstein (Muster)

Der Punkt, den kein fremdes Muster kennt: Organfunktionen enden nicht mit dem Brief

In Liechtenstein übernehmen Treuhänder für ihre Auftraggeber häufig Funktionen in Rechtsträgern — als Mitglied des Verwaltungsrats, als Verwaltungsrat einer Anstalt, als Repräsentant oder als Zeichnungsberechtigter. Diese Funktionen sind kein Bestandteil des Dienstleistungsvertrags, sondern eigene Rechtsstellungen mit eigenen Pflichten gegenüber dem Rechtsträger und Dritten.

Die praktische Folge ist zentral für dieses Schreiben: Eine Beendigung des Mandats lässt die Organstellung unberührt. Wer ausscheiden will, muss zurücktreten, und der Rücktritt wird erst mit der Bestellung einer Nachfolge und der entsprechenden Eintragung wirksam nachvollzogen — bis dahin bleiben die Pflichten und die Verantwortung bestehen. Ein Büro, das nur einen Brief schreibt und den Rest offen lässt, haftet weiter für eine Gesellschaft, die es nicht mehr betreut.

Deshalb enthält dieses Muster einen eigenen Abschnitt für Organfunktionen, mit einem Feld für die betroffenen Rechtsträger und Funktionen und einer ausdrücklichen Aussage dazu, ob und wann zurückgetreten wird und was für die Nachfolge veranlasst werden muss. Kein deutsches, österreichisches oder schweizerisches Muster hat diesen Abschnitt, weil dort die Konstellation deutlich seltener ist.

Ein Stichtag je Leistung, und die kurzen Zyklen zuerst

Ein Büro kann den Abschluss des Vorjahres erstellt, die Steuererklärung dazu eingereicht, die Mehrwertsteuerabrechnung des letzten Quartals abgegeben haben und mitten in einem Lohnlauf stehen. Der Satz «das Mandat endet per sofort» lässt jeden dieser Stränge offen — und die kurzen Zyklen sind die gefährlichen.

Die Mehrwertsteuerabrechnung, die Lohnzahlungen und die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge folgen festen Terminen; ein Versäumnis wirkt sofort. Der Jahresabschluss, über den am meisten gesprochen wird, ist der unkritischste Punkt.

Das Muster fragt deshalb für jede aktivierte Leistung zwei Angaben ab: die letzte bearbeitete Periode und das Datum der Einreichung oder Übergabe. Jede Leistung druckt ihren eigenen Stichtag, gefolgt von der ausdrücklichen Feststellung, dass für spätere Perioden nicht eingestanden wird, und ein eigener Abschnitt listet die anstehenden Fristen auf.

Sorgfaltspflichtunterlagen: was beim Büro bleiben muss

Bei der Übergabe gilt eine Besonderheit, die in Standardmustern fehlt. Neben den Unterlagen des Auftraggebers und den Arbeitspapieren des Büros gibt es eine dritte Kategorie: die Dokumentation, die das Büro zur Erfüllung seiner beruflichen Sorgfaltspflichten angelegt hat — Identifizierungsunterlagen, Feststellungen zur wirtschaftlich berechtigten Person, Risikoprofil, Abklärungen.

Diese Dokumentation dient dem Nachweis gegenüber der Finanzmarktaufsicht Liechtenstein und der beauftragten Prüfstelle. Sie ist deshalb nicht einfach «Teil des Dossiers», das man aushändigt und dann nicht mehr hat: Das Büro muss sie für die Zwecke der Aufsicht weiterhin vorhalten können. Kopien an den Auftraggeber oder an die übernehmende Stelle sind eine andere Frage als die Herausgabe des Originals.

Das Schreiben trennt daher vier Dinge: die Unterlagen des Auftraggebers, die zurückgehen; die Arbeitsergebnisse, für die bezahlt wurde und die dem Auftraggeber zustehen; die Arbeitspapiere des Büros, die dessen Eigentum bleiben; und die Sorgfaltspflichtdokumentation, die beim Büro verbleibt, weil die Aufsicht darauf zugreifen können muss. Unsere Darstellung folgt hier veröffentlichten Hinweisen der Aufsicht und nicht einer eigenen Lektüre jeder Gesetzesbestimmung — prüfen Sie den geltenden Wortlaut.

Vollmachten, Zugänge und die Bankbeziehung

Eine Vollmacht endet nicht, weil das Mandat endet. In Liechtenstein ist die Bankbeziehung dabei häufig der wichtigste Punkt: Zeichnungsberechtigungen, Einsichtsrechte und E-Banking-Zugänge des Büros bei den Banken des Rechtsträgers bestehen weiter, bis sie bei der Bank selbst geändert werden — und keine Erklärung im Mandatsverhältnis bewirkt das.

Dazu kommen die Vertretungen und Zugänge gegenüber der Steuerverwaltung, gegenüber den Sozialversicherungsträgern, gegenüber dem Handelsregister und in den Systemen des Büros, sowie eingerichtete Zahlungsaufträge. Das Muster fragt eine Aufzählung ab, weil das Benennen die einzige verlässliche Methode ist, keine davon zu vergessen.

Für die übernehmende Stelle gilt: Sie benötigt eigene Vollmachten und eigene Bankberechtigungen. Und sie hat, wenn sie selbst Sorgfaltspflichtige ist, eine eigene Identifizierung des Auftraggebers und eine eigene Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person durchzuführen. Beides lässt sich nicht vom Vorgänger übernehmen und geht nicht mit dem Dossier über.

Verschwiegenheit, Entbindung und die Grenze der Entbindung

Die Verschwiegenheit besteht nach Beendigung des Mandats fort. Für die Abstimmung mit der übernehmenden Stelle braucht es daher die Entbindung des Auftraggebers, und die Bestätigung am Ende dieses Schreibens holt sie ein. Ein unterschriebenes Blatt ist Monate später deutlich belastbarer als die Erinnerung an ein Gespräch.

Es gibt aber eine Grenze, die im Schreiben stehen sollte: Die Offenlegung gegenüber der Aufsicht und der beauftragten Prüfstelle im Rahmen von Sorgfaltspflichtkontrollen beruht auf gesetzlichen Pflichten und nicht auf der Entbindung durch den Auftraggeber. Sie kann deshalb auch nicht durch einen Widerruf der Entbindung ausgeschlossen werden. Wer das nicht sagt, weckt eine Erwartung, die er nicht halten kann.

Ebenso gehört ein Satz zu Meldepflichten hinein: Über eine Meldung an die zuständige Stelle darf der Auftraggeber nicht informiert werden — auch nicht im Rahmen einer Beendigung, und auch nicht auf Nachfrage. Das ist der unangenehmste Satz im Dokument und genau deshalb einer, der nicht fehlen sollte.

Die Abschnitte im Einzelnen

Richtung des Schreibens

Beendigung durch den Auftraggeber oder durch das Büro. Alle Abschnitte, die sich unterscheiden — Anliegen, Bitten, Entbindungen, Unterschriften — wechseln automatisch.

Anliegen und Beendigungszeitpunkt

Benennt das beendete Mandat, die einbezogenen Auftragsbedingungen und die daraus folgende Frist sowie den Beendigungszeitpunkt.

Art der Beendigung

Sofortige Beendigung oder Beendigung nach Abschluss ausdrücklich benannter Arbeiten. Die zweite Wahl blendet eine Liste ein — der einzige Weg, einen Abschluss zuzusagen, ohne dem Beendigungszeitpunkt zu widersprechen.

Organfunktionen und Rücktritt

Der Abschnitt, den kein fremdes Muster hat: betroffene Rechtsträger und Funktionen, Aussage zum Rücktritt, und die Feststellung, dass Pflichten und Verantwortung bis zur Bestellung einer Nachfolge und deren Eintragung fortbestehen.

Leistungen und Stichtag je Leistung

Je Leistung ein Schalter — Jahresabschluss, Steuererklärung, Mehrwertsteuer, Lohn und Sozialversicherung, Buchhaltung, Domizil- und Verwaltungsdienstleistungen — jeweils mit letzter Periode, Datum und der Feststellung, dass für spätere Perioden nicht eingestanden wird.

Anstehende Fristen

Was nach dem Stichtag fällig wird und wer es künftig wahrnimmt, mit dem Hinweis, dass die übernehmende Stelle eine eigene Fristenprüfung vornehmen sollte.

Vollmachten, Bankberechtigungen und Zugänge

Aufhebung der Vollmachten und Vertretungen, ausdrücklich einschliesslich der Zeichnungsberechtigungen und E-Banking-Zugänge bei den Banken, sowie Software- und Portalzugänge und eingerichtete Zahlungsaufträge.

Unterlagen in vier Kategorien

Unterlagen des Auftraggebers zurück, Arbeitsergebnisse an den Auftraggeber, Arbeitspapiere beim Büro — und die Sorgfaltspflichtdokumentation, die beim Büro verbleibt, weil die Aufsicht darauf zugreifen können muss.

Offenes Honorar (optional)

Offener Betrag und Zahlungsfrist, mit der Einstellung der Arbeiten als Weg und nicht dem Zurückbehalten von Unterlagen des Auftraggebers.

Übergabe, Entbindung und deren Grenze

Schriftliche Entbindung für die Abstimmung mit der übernehmenden Stelle — mit der ausdrücklichen Klarstellung, dass die Offenlegung gegenüber Aufsicht und Prüfstelle auf gesetzlichen Pflichten beruht und von der Entbindung unabhängig ist.

Verschwiegenheit, Meldepflichten, Haftung und Recht

Fortbestand der Verschwiegenheit, das Verbot der Information über eine Meldung, unveränderte Fortgeltung der vereinbarten Haftungsbegrenzungen und liechtensteinisches Recht.

Empfängerbestätigung

Unterschriftsblock, der die Entbindung und die Stichtage zu einer Vereinbarung macht und nicht zu einer einseitigen Behauptung.

Worauf es ankommt

Unsere Angaben zum Sorgfaltspflichtrecht und zu den Kontrollen folgen veröffentlichten Hinweisen der Finanzmarktaufsicht Liechtenstein und nicht einer eigenen Lektüre jeder Gesetzesbestimmung. Prüfen Sie den geltenden Wortlaut, bevor Sie sich darauf verlassen.

• Organfunktionen gesondert beenden

  Wo das Büro Funktionen in Rechtsträgern wahrnimmt — etwa im Verwaltungsrat, als Repräsentant oder als Zeichnungsberechtigter — sind das eigene Rechtsstellungen mit eigenen Pflichten. Die Beendigung des Dienstleistungsmandats lässt sie unberührt: Es braucht einen Rücktritt, und Pflichten und Verantwortung bestehen bis zur Bestellung einer Nachfolge und deren Eintragung fort. Ein Schreiben ohne diesen Abschnitt lässt die Haftung offen.

• Sorgfaltspflichtunterlagen bleiben für die Aufsicht verfügbar

  Die Dokumentation, die zur Erfüllung der beruflichen Sorgfaltspflichten angelegt wurde — Identifizierung, Feststellungen zur wirtschaftlich berechtigten Person, Risikoprofil, Abklärungen — dient dem Nachweis gegenüber der Finanzmarktaufsicht Liechtenstein und der beauftragten Prüfstelle und muss dafür weiterhin vorgehalten werden können. Kopien für die übernehmende Stelle sind eine andere Frage als die Herausgabe des Originals.

  FMA Liechtenstein — Sorgfaltspflichtkontrollen

• Über eine Meldung darf nicht informiert werden

  Treuhänder und Mitarbeitende von Treuhandgesellschaften gehören zu den Adressaten des liechtensteinischen Sorgfaltspflichtrechts. Über eine Meldung an die zuständige Stelle darf der Auftraggeber nicht informiert werden — auch nicht im Rahmen einer Beendigung und auch nicht auf ausdrückliche Nachfrage.

  FMA Liechtenstein — Meldepflichten

• Bankberechtigungen bei der Bank selbst ändern

  Zeichnungsberechtigungen, Einsichtsrechte und E-Banking-Zugänge des Büros bei den Banken des Rechtsträgers bestehen weiter, bis sie bei der Bank geändert werden. Keine Erklärung im Mandatsverhältnis bewirkt das. In der Praxis ist dies der am häufigsten übersehene Punkt einer Übergabe.

• Die Entbindung hat eine Grenze

  Die Verschwiegenheit besteht nach Beendigung fort, und für die Abstimmung mit der übernehmenden Stelle ist die Entbindung durch den Auftraggeber nötig. Die Offenlegung gegenüber der Aufsicht und der beauftragten Prüfstelle im Rahmen von Sorgfaltspflichtkontrollen beruht dagegen auf gesetzlichen Pflichten und ist von der Entbindung unabhängig; sie kann durch deren Widerruf nicht ausgeschlossen werden.

• Die Identifizierung der übernehmenden Stelle ist ihre eigene

  Ist die übernehmende Stelle selbst Sorgfaltspflichtige, hat sie eine eigene Identifizierung des Auftraggebers und eine eigene Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person vorzunehmen. Beides lässt sich nicht vom Vorgänger übernehmen und muss vor Aufnahme der neuen Geschäftsbeziehung abgeschlossen sein.

  FMA Liechtenstein — Geldwäschereibekämpfung

So erstellen Sie das Schreiben

1. Richtung wählen. Beendigung durch den Auftraggeber oder durch das Büro. Davon hängen Anliegen, Bitten und Entbindungen ab.
2. Organfunktionen zuerst klären. Halten Sie fest, welche Funktionen betroffen sind, ob zurückgetreten wird und was für die Nachfolge veranlasst werden muss. Ohne diesen Schritt endet nur das Dienstleistungsverhältnis, nicht die Verantwortung.
3. Beteiligte und Beendigungsart eintragen. Absender, Empfänger, Datum, Referenz, sowie sofortige Beendigung oder Abschluss benannter Arbeiten.
4. Je Leistung den Stichtag setzen. Letzte bearbeitete Periode und Datum der Einreichung. Anschliessend die anstehenden Fristen auflisten.
5. Vollmachten, Bankberechtigungen und Zugänge benennen. Vertretungen bei Behörden und Sozialversicherung, Zeichnungsberechtigungen und E-Banking-Zugänge bei den Banken, Software- und Portalzugänge, eingerichtete Zahlungsaufträge.
6. Bestätigung unterschreiben lassen. Als Word- oder PDF-Datei herunterladen, mit Bitte um Unterschrift versenden und die unterschriebene Bestätigung aufbewahren — sie ist die Entbindung für die Übergabe.

Häufige Fragen

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