Pengakhiran jasa akuntansi (contoh surat)

Satu batas waktu terakhir untuk setiap jasa, karena kalender tidak sama

Kantor mungkin sudah menyampaikan SPT Tahunan tahun pajak sebelumnya, sudah mengunggah faktur pajak bulan lalu, dan sedang di tengah proses penggajian bulan berjalan. Kalimat "perikatan berakhir seketika" membiarkan setiap benang ini tergantung — dan jasa dengan siklus terpendek yang paling berisiko.

Faktur pajak elektronik harus diunggah dan disetujui DJP paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya, tanpa perpanjangan. Periode yang terlewat berarti sanksi seketika. SPT Tahunan, yang paling sering dibicarakan, justru merupakan titik yang paling tidak mendesak dari segi waktu di sini, karena hanya berlaku sekali per tahun.

Templat ini karena itu meminta, untuk setiap jasa yang disebutkan, dua informasi: periode terakhir yang diproses dan tanggal penyampaian atau penyerahan. Setiap jasa mencantumkan batas waktu terakhirnya sendiri dengan penegasan bahwa periode setelahnya tidak lagi termasuk dalam perikatan, dan bagian terpisah mencantumkan batas waktu yang jatuh tempo setelah hari terakhir.

Kuasa wajib pajak tidak berakhir dengan sendirinya

Kuasa tidak berakhir secara otomatis ketika perikatan berakhir. Kuasa ini memberikan akses nyata terhadap data perpajakan klien, bukan sekadar formalitas.

Jika tidak dicabut secara tegas, kantor sebelumnya dapat tetap memiliki akses terhadap data perpajakan klien setelah kerja sama berakhir. Berdasarkan PMK 44/2026, pencabutan oleh klien berlaku sejak diterima DJP dan tidak berlaku surut.

Urutan yang disarankan adalah memberikan kuasa kepada kantor baru terlebih dahulu, baru kemudian mencabut kuasa kantor sebelumnya, agar tidak ada periode di mana tidak ada pihak yang memiliki kuasa yang sah untuk menyampaikan laporan.

Kewajiban penyimpanan tetap ada pada klien, selama sepuluh tahun

Kewajiban penyimpanan berada pada klien, bukan kantor, dan pergantian kantor tidak mengubah hal ini. Dokumen pembukuan dan perpajakan disimpan selama sepuluh tahun di wilayah Indonesia, sesuai Pasal 28 ayat (11) UU KUP — salah satu jangka waktu terpanjang di antara pasar mana pun yang dibahas dalam batch ini.

Ketika materi berbentuk digital, yang menentukan adalah kelangsungan akses. Jika langganan sistem akuntansi terdaftar atas nama kantor sebelumnya, penghentiannya dapat memutus akses terhadap dokumen yang wajib disimpan dan ditunjukkan klien saat pemeriksaan. Hal ini biasanya baru terlihat beberapa bulan kemudian.

Surat ini memiliki bagian tersendiri untuk hal tersebut: berkas apa saja yang diserahkan dan dalam format apa, atas nama siapa sistem tersebut terdaftar, dan bagaimana nasib akses terhadap data historis.

Penyerahan dokumen, penghentian pekerjaan, dan kerahasiaan

Dokumen yang diserahkan klien adalah milik klien dan dikembalikan. Kertas kerja milik kantor sendiri, perhitungan, dan catatan internal tetap menjadi milik kantor. Hasil kerja yang telah dibayar klien menjadi hak klien. Satu kalimat yang mengklaim seluruh "arsip" sebagai milik kantor keliru pada ketiga poin sekaligus.

Dalam hal keterlambatan pembayaran, cara yang tepat adalah menghentikan pekerjaan setelah peringatan, bukan menahan dokumen. Dokumen milik klien sendiri bukan jaminan imbalan jasa, dan menahannya tepat sebelum batas waktu pajak memindahkan sengketa ke wilayah yang tidak dapat dimenangkan kantor.

Kerahasiaan tetap berlaku setelah pengakhiran. Penyerahan informasi kepada kantor baru karena itu memerlukan persetujuan klien, dan konfirmasi di akhir surat ini memberikannya. Uji tuntas kantor baru terhadap klien berdasarkan peraturan pencegahan pencucian uang adalah kewajiban kantor baru sendiri dan tidak ikut berpindah bersama perikatan.

Penjelasan bagian surat

Arah surat

Pengakhiran atas inisiatif klien atau atas inisiatif kantor. Semua bagian yang berbeda — alasan, permintaan, persetujuan, tanda tangan — menyesuaikan secara otomatis.

Alasan dan hari terakhir

Menentukan perikatan mana yang diakhiri, jangka waktu pemberitahuan yang disepakati, dan hari terakhir yang dihasilkan darinya.

Cara pengakhiran

Pengakhiran pada tanggal tertentu atau pengakhiran setelah pekerjaan yang disebutkan secara tegas selesai. Pilihan kedua membuka daftar — satu-satunya cara berkomitmen menyelesaikan pekerjaan tanpa bertentangan dengan hari terakhir.

Jasa dan batas waktu terakhir untuk masing-masing

Satu sakelar untuk setiap jasa — SPT Tahunan, jasa Akuntan Publik, PPN, penggajian, pembukuan, perubahan legalitas — dengan periode terakhir yang diproses dan tanggal penyampaian.

Batas waktu mendatang

Apa yang jatuh tempo setelah hari terakhir dan menjadi tanggung jawab siapa, dengan catatan bahwa kantor baru sebaiknya membuat kalender batas waktunya sendiri.

Dokumen, sistem, dan penyimpanan

Berkas apa saja yang diserahkan dan dalam format apa, atas nama siapa sistem terdaftar, dan jangka waktu penyimpanan.

Kuasa wajib pajak

Pencabutan akses kantor sebelumnya dan pemberian kepada kantor baru, dengan urutan yang disarankan.

Penyerahan dokumen

Pengembalian dokumen klien, kertas kerja kantor sebagai miliknya sendiri, batas waktu penyerahan, dan peringatan sebelum pemusnahan.

Imbalan jasa yang belum dibayar (opsional)

Jumlah dan batas waktu pembayaran, penghentian pekerjaan sebagai cara, bukan menahan dokumen klien.

Penyerahan dan pembebasan kerahasiaan

Persetujuan tertulis untuk berkomunikasi dengan kantor baru, dengan catatan bahwa uji tuntasnya sendiri adalah kewajiban kantor baru.

Kerahasiaan, tanggung jawab, dan hukum yang berlaku

Kerahasiaan tetap berlaku, pembatasan tanggung jawab yang disepakati tetap berlaku untuk pekerjaan yang sudah dilakukan, hukum Indonesia.

Konfirmasi penerima

Tempat tanda tangan yang menjadikan persetujuan dan batas waktu terakhir sebagai kesepakatan bersama, bukan pernyataan sepihak.

Yang tidak boleh terlewat

Periksa perikatan dan peraturan yang berlaku sebelum mengirim surat.

• Cantumkan batas waktu terakhir untuk setiap jasa

  Faktur pajak elektronik harus diunggah paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya. Surat yang mengakhiri perikatan "seketika" tanpa membedakan jasa membiarkan justru benang yang tidak menoleransi keterlambatan.

  Ortax — batas waktu upload faktur pajak dan setor-lapor SPT Masa PPN

• Cabut kuasa wajib pajak secara tegas

  Berdasarkan PMK 44/2026, pencabutan berlaku sejak diterima DJP dan tidak berlaku surut — kuasa tidak berakhir dengan sendirinya hanya karena perikatan berakhir.

  Mitra Konsultindo — cabut kuasa perpajakan harus ajukan surat pencabutan

• Patuhi jangka waktu penyimpanan sepuluh tahun saat penyerahan

  Dokumen pembukuan dan perpajakan disimpan sepuluh tahun di wilayah Indonesia. Kewajiban ini berada pada klien, sehingga batas waktu penyerahan yang singkat bukan alasan untuk memusnahkan apa pun.

  DJP — imbauan simpan pembukuan minimal 10 tahun

• Jelaskan atas nama siapa sistem terdaftar

  Jika sistem akuntansi yang berisi materi digital terdaftar atas nama kantor sebelumnya, penghentiannya dapat memutus akses terhadap dokumen yang wajib disimpan dan ditunjukkan klien saat pemeriksaan.

• Jangan menahan dokumen sebagai ganti menghentikan pekerjaan

  Dalam hal keterlambatan pembayaran, cara yang tepat adalah menghentikan pekerjaan setelah peringatan. Dokumen milik klien sendiri, dan menahannya tepat sebelum batas waktu pajak memindahkan sengketa imbalan jasa ke wilayah yang tidak dapat dimenangkan kantor.

• Dapatkan persetujuan penyerahan secara tertulis

  Kerahasiaan tetap berlaku setelah pengakhiran, sehingga penyerahan informasi kepada kantor baru memerlukan persetujuan klien; konfirmasi di akhir surat disediakan untuk itu.

Cara menyusun surat

1. Pilih arah surat. Pengakhiran atas inisiatif klien atau kantor. Hal ini menentukan alasan, permintaan, dan persetujuan.
2. Baca kembali perikatan sebelum menulis. Catat tanggal perikatan dan jangka waktu pemberitahuan yang disepakati, agar hari terakhir tepat, bukan sekadar tanggal surat.
3. Isi para pihak dan cara pengakhiran. Pengirim, penerima, tanggal, referensi, dan pengakhiran pada tanggal tertentu atau setelah pekerjaan yang disebutkan selesai.
4. Tentukan batas waktu terakhir untuk setiap jasa. Periode terakhir yang diproses dan tanggal penyampaian untuk setiap jasa. Kemudian cantumkan batas waktu mendatang.
5. Susun dokumen, sistem, dan kuasa. Berkas apa saja yang diserahkan, atas nama siapa sistem terdaftar, dan kuasa mana yang harus dicabut — dengan urutan yang tepat.
6. Kirim dan simpan konfirmasi bertanda tangan. Unduh dalam format Word atau PDF, kirim dengan permintaan tanda tangan, dan simpan konfirmasinya — inilah persetujuan yang memungkinkan penyerahan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Templat terkait

• Syarat dan ketentuan jasa akuntansi (templat gratis)