Hyväksyntäpyyntölomake (Suomi)
Päivitetty 11. elokuuta 2026
Hyväksyntälomake dokumentoi, että joku on pyytänyt lupaa sitoa organisaatio, ja että määrätty henkilö on tehnyt päätöksen tästä pyynnöstä. Se koskee tilauksia ja menoja, mutta myös hyväksyntöjä, jotka eivät ikinä päädy kirjanpitojärjestelmään: dokumentin julkaisun hyväksyminen, järjestelmäkäyttöoikeuden myöntäminen, kaupallinen alennus, loma, tai kertaluonteinen poikkeus voimassa olevasta käytännöstä. Arvo ei ole itse allekirjoituksessa, vaan siinä, että pyyntö, sen perustelut, päätöksen tehneen henkilön toimivalta ja mahdolliset ehdot pysyvät koottuna yhteen, löydettävään paikkaan.
Tämä malli korvaa lähdesivun, jolla ei ole muuta sisältöä kuin otsikko. Se on rakennettu sen ympärille, mitä sisäinen valvonta todella tarvitsee: määritelty pyyntötyyppi, budjettikoodiin sidottu summa, omalla toimivallalla toimiva hyväksyjä, päätös, joka voi olla ehdollinen, ja säilytysaika, joka elää pidempään kuin sähköposti, jossa pyyntö syntyi.
Napauta alla olevan asiakirjan korostettua kenttää ja kirjoita suoraan siihen.Ilmainen — ei rekisteröitymistä, ei vesileimaa
Hyväksyntäpyyntö
- Viitenumero:
- Jättöpäivä:
- Pyynnön tyyppi:
- Pyytäjä:
- ,
1. Pyyntö
Perustelu:
2. Taloudelliset Tiedot
- Summa:
- Budjettikoodi:
Hyväksyjä vahvistaa, ettei hän ole itse pyynnön esittäjä ja ettei hänellä ole henkilökohtaista intressiä tämän pyynnön lopputulokseen.
3. Päätös
- Hyväksyjä:
- ,
- Päätös:
- Päätöspäivä:
Pyyntö hyväksytään sisältönsä mukaisesti, hyväksyjän toimivallan rajoissa.
4. Säilytys
Tämä hyväksyntä säilytetään , yhdessä edellä mainitun dokumentaation kanssa, jotta päätös, sen perustelu ja mahdolliset ehdot voidaan myöhemmin selvittää.
Pyytäjä
Päivämäärä:
Hyväksyjä
Päivämäärä:
Vahva sähköinen tunnistaminen tekee luotettavasta allekirjoittamisesta arkipäiväistä
Suomessa sähköisiä allekirjoituksia ja tunnistamista säätelee laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista (617/2009), joka noudattaa EU:n eIDAS-asetuksen kolmiportaista mallia: tavallinen sähköinen allekirjoitus, kehittynyt sähköinen allekirjoitus ja hyväksytty sähköinen allekirjoitus. Hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella on eIDAS-asetuksen mukaan samat oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella.
Suomen erityispiirre ei ole näissä tasoissa itsessään, vaan siinä, mikä tekee vahvasta tunnistamisesta käytännössä arkipäiväistä: Liikenne- ja viestintävirasto Traficom valvoo rekisteröityjä tunnistuspalvelun tarjoajia, ja suomalaiset pankit toimivat tässä kehyksessä kilpailevina vahvan tunnistamisen tarjoajina. Tämän ansiosta tavallinen kuluttaja voi tunnistautua vahvasti pankkitunnuksillaan lähes missä tahansa asiointitilanteessa — vahva tunnistaminen ei ole harvinainen, erikoistunut menettely, vaan osa jokapäiväistä asiointia.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä sisäiselle lomakkeelle
Useimmissa sisäisissä hyväksynnöissä — menossa, lomassa, järjestelmäkäyttöoikeudessa — kysymys ei ole siitä, täytyykö hyväksyntä koskaan todistaa tuomioistuimessa, vaan siitä, voiko organisaatio myöhemmin varmasti selvittää, kuka hyväksyi mitä, milloin ja millä ehdoilla. Tavallinen sähköinen allekirjoitus tai jopa sähköpostivastaus riittää useimpiin tällaisiin tilanteisiin, kunhan organisaatiolla on omat sisäiset periaatteet siitä, että tällaiset hyväksynnät hyväksytään vastaavalla painoarvolla.
Merkittävien oikeudellisten tai taloudellisten seurausten hyväksynnöissä — sopimus kolmannen osapuolen kanssa, tilikauden ylittävä sitoumus, työehtojen muutos — kannattaa käyttää vahvaa tunnistamista tai hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta, joka saa automaattisesti käsin kirjoitetun allekirjoituksen kanssa samat oikeusvaikutukset.
Kenttien Yhteenveto
- Viitenumero ja päivämäärä
- Yksilöllinen viitenumero, jonka avulla hyväksyntä löytyy laskusta, kansiosta tai sopimusasiakirjasta.
- Pyynnön tyyppi
- Tilaus tai uusi toimittaja, meno, dokumentin hyväksyminen, loma, järjestelmäkäyttöoikeus, tai alennus ja poikkeus.
- Kuvaus ja perustelu
- Mitä pyydetään, miksi, ja mitä tapahtuu, jos pyyntö hylätään — perustelu on se, jonka myöhempi tarkastus todella lukee.
- Summa ja budjettikoodi
- Summa ja siihen liittyvä budjettikoodi, tärkeä kun hyväksyjän toimivalta riippuu summan suuruudesta.
- Hyväksyjä ja toimivalta
- Päätöksen tekevä henkilö, hänen asemansa ja toimivaltansa tälle kategorialle, automaattisella siirrolla korkeammalle tasolle, jos summa ylittää tämän.
- Tehtävien eriyttäminen
- Vahvistus siitä, ettei hyväksyjä ole itse pyynnön esittäjä ja ettei hänellä ole henkilökohtaista intressiä lopputulokseen.
- Päätös, ehdot ja perustelu
- Hyväksytty, ehdollisesti hyväksytty, hylätty tai siirretty, ehtoineen ja perusteluineen kirjattuna itse asiakirjaan.
- Vahva tunnistaminen
- Vaaditaan, kun hyväksynnällä on merkittäviä seurauksia, jotta asiakirja saa hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen mukaisen todistusvoiman.
Miten tämä valvontamenettely tulee laatia
Sisäinen asiakirja, jolla ei ole omaa muotovaatimusta, mutta useilla sen osilla on suoria oikeudellisia tai tarkastuksellisia seurauksia.
Käytä vahvaa tunnistamista, kun sillä on merkitystä
Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista (617/2009) ja eIDAS-asetus antavat hyväksytylle sähköiselle allekirjoitukselle samat oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulle allekirjoitukselle.
Laki 617/2009Eriytä pyyntö, hyväksyntä ja maksu
Pyynnön esittäjä ei saa hyväksyä omaa pyyntöään eikä määrätä maksua. Jos hyvin pieni organisaatio tekee tämän mahdottomaksi, siirrä pyyntö vastuulliselle henkilölle sen sijaan, että luovutaan tästä eriyttämisestä.
Sovita hyväksyjän toimivalta summaan
Kirjaa hyväksyjän asema ja toimivalta, ja siirrä automaattisesti toiselle hyväksyjälle, jos summa ylittää sen.
Dokumentoi ehdollisen hyväksynnän ehdot
Suullisesti tai sähköpostitse sovitut ehdot ovat myöhemmin vaikeasti todistettavissa. Kirjaa ne itse lomakkeeseen.
Näin käytät tätä hyväksyntälomaketta
- Valitse pyynnön tyyppi. Tilaus, meno, dokumentin hyväksyminen, loma, järjestelmäkäyttöoikeus, tai alennus ja poikkeus.
- Kuvaa ja perustele pyyntö. Kirjaa, mitä pyydetään, miksi se on tarpeen, ja mitä tapahtuu, jos pyyntö hylätään.
- Kirjaa summa ja budjettikoodi. Merkitse summa ja siihen liittyvä budjettikoodi.
- Siirrä pyyntö oikealle hyväksyjälle. Määritä hyväksyjä ja hänen toimivaltansa, tarvittaessa toinen hyväksyjä, jos summa ylittää sen.
- Kirjaa päätös ja säilytä lomake. Valitse hyväksytty, ehdollisesti hyväksytty, hylätty tai siirretty, määritä säilytysaika, ja tallenna asiakirja.
Usein Kysytyt Kysymykset
Mitä hyväksyntälomakkeen tulee vähintään sisältää?
Yksilöllinen viitenumero, pyynnön esittäjä ja jättöpäivä, mitä pyydetään ja miksi, summa ja budjettikoodi, hyväksyjän näkemä dokumentaatio, hyväksyjä asemineen ja toimivaltoineen, päätös ehtoineen, ja päätöspäivä.
Riittääkö tavallinen sähköinen allekirjoitus tällaisessa lomakkeessa?
Useimmissa sisäisissä hyväksynnöissä kyllä. Vain merkittävien seurausten hyväksynnöissä kannattaa käyttää vahvaa tunnistamista tai hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta, joka saa automaattisesti käsin kirjoitetun allekirjoituksen mukaiset oikeusvaikutukset.
Miksi suomalainen vahva tunnistaminen on erityisen kätevää?
Koska Traficomin valvomat, keskenään kilpailevat pankit tarjoavat vahvan sähköisen tunnistamisen palveluita, jotka ovat laajasti käytössä jokapäiväisessä asioinnissa — vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla on tavallista, ei poikkeuksellista.
Voiko pyynnön esittäjä hyväksyä oman pyyntönsä?
Sitä tulee välttää. Pyynnön, hyväksynnän ja maksun eriyttäminen on perusvalvonta virheitä ja väärinkäytöksiä vastaan. Hyvin pienessä organisaatiossa siirrä pyyntö vastuulliselle henkilölle sen sijaan, että luovutaan tästä eriyttämisestä.
Miten käsittelen ehdollisen hyväksynnän?
Valitse vaihtoehto ehdollisesti hyväksytty ja kirjaa ehdot lomakkeeseen — menorajoitus, oikeudellinen tarkistus ennen allekirjoitusta, tai koeaika tarkistuspäivämäärällä. Ehdot, jotka ovat olemassa vain sähköpostissa, eivät tavallisesti säily seuraavaan uudistamiseen.
Aiheeseen liittyvät mallit
Vastuuvapauslauseke
Tämä malli ja tämä opas ovat yleisluonteista tietoa, eivät oikeudellista neuvontaa. Julkisia hankintoja, avustuksia tai erityisalojen sääntelyä koskevat säännöt voivat asettaa lisävaatimuksia hyväksynnälle ja dokumentaatiolle tämän sisäisen lomakkeen lisäksi.
