Mandatskündigung Steuerberater (Muster)

Kündigen können Sie jederzeit — eine Frist gilt nur, wenn sie individuell vereinbart wurde

Das Steuerberatungsmandat kann grundsätzlich jederzeit und ohne Angabe von Gründen beendet werden; die Kündigungsbeschränkungen des § 627 BGB werden darauf nicht angewandt. Das ist die gute Nachricht für jeden, der wechseln möchte, und sie steht im Gegensatz zur französischen Praxis, in der die Frist an den Bilanzstichtag gekoppelt wird, oder zu den Niederlanden, wo Standardbedingungen üblicherweise eine Frist vorsehen.

Es gibt allerdings eine wichtige Einschränkung mit umgekehrter Wirkung. Weil eine Kanzlei Personal und Kapazitäten vorhalten muss, hat die Rechtsprechung vereinbarte Kündigungsfristen anerkannt — aber nur, wenn sie individuell vereinbart wurden, und gerade nicht, wenn sie in Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen. Bevor Sie also eine Frist beachten, die in den Auftragsbedingungen Ihrer Kanzlei steht, lohnt der Blick darauf, ob sie dort überhaupt wirksam vereinbart werden konnte.

Für die Kanzlei gilt zusätzlich eine berufsrechtliche Rücksichtnahme: Eine Niederlegung zur Unzeit — so, dass der Mandant sich nicht rechtzeitig um eine andere Beratung kümmern kann — ist zu vermeiden, und laufende Erklärungsfristen sind im Blick zu behalten. Genau deshalb sollte eine Beendigung praktisch immer mit einem Schreiben einhergehen, das die anstehenden Fristen benennt.

Ein Stichtag je Leistung, weil die Fristen nicht zusammenfallen

Eine Kanzlei kann den Jahresabschluss des Vorjahres erstellt, die Steuererklärungen dazu übermittelt, die Umsatzsteuer-Voranmeldung des Vormonats abgegeben haben und mitten in einem Lohnabrechnungsmonat stehen. Ein Satz wie "das Mandat endet mit sofortiger Wirkung" lässt jeden dieser Stränge offen — und die kurzen Zyklen sind die gefährlichen.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Lohnsteuer-Anmeldung laufen monatlich, die Beitragsnachweise zur Sozialversicherung und die Beitragszahlung haben feste Termine im Monat, und ein Versäumnis wirkt hier sofort. Wer im laufenden Monat wechselt, muss wissen, wer die nächste Anmeldung abgibt.

Das Muster fragt deshalb für jede aktivierte Leistung zwei Angaben ab: die letzte bearbeitete Periode und das Datum der Übermittlung. Jede Leistung druckt ihren eigenen Stichtag, gefolgt von der ausdrücklichen Feststellung, dass für spätere Perioden nicht eingestanden wird. Ein eigener Abschnitt listet die anstehenden Fristen auf — der praktisch wichtigste Absatz des Schreibens.

Herausgabe der Unterlagen: gesetzlich geregelt, mit Angemessenheitsgrenze

Für die Herausgabe gilt § 66 StBerG. Unterlagen, die der Steuerberater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit vom Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, muss er auf Verlangen herausgeben. Er kann die Herausgabe verweigern, bis er hinsichtlich der von diesem Auftraggeber geschuldeten Gebühren und Auslagen befriedigt ist — dies gilt jedoch nicht, soweit das Vorenthalten unangemessen wäre.

Diese Grenze ist der Punkt, den beide Seiten unterschätzen. Die Rechtsprechung lässt eine Zurückbehaltung nur zu, soweit die Gebührenansprüche konkret aus derjenigen Tätigkeit hervorgehen, in deren Zusammenhang die Unterlagen zur Kanzlei gelangt sind. Unangemessen kann das Vorenthalten sein, wenn die Nichtherausgabe für den Mandanten erhebliche Nachteile mit sich bringt, wenn nur ein geringer Betrag offen ist oder wenn für die Honorarforderung ausreichende Sicherheiten bestehen. Eine Zurückbehaltung, die den Mandanten daran hindert, eine Erklärungsfrist zu halten, ist damit angreifbar.

Die Handakten selbst sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Das Schreiben trennt deshalb drei Dinge: die vom Auftraggeber stammenden Unterlagen, die herauszugeben sind; die Arbeitsergebnisse und internen Arbeitspapiere der Kanzlei; und die offene Vergütung, die als Forderung behandelt wird und nicht als Pfand auf fremde Belege.

Elektronische Datenbestände — der Punkt, an dem Papierregeln nicht mehr passen

Buchführungsdaten liegen heute in Kanzleisystemen, und die Herausgabefrage stellt sich dort anders als bei einem Aktenordner. Die Bundessteuerberaterkammer hat dazu eigene Hinweise zur Mandatsbeendigung und zum Mandatswechsel im Zusammenhang mit elektronischen Datenbeständen veröffentlicht, weil sich weder Umfang noch Format von selbst ergeben.

Praktisch heißt das: Format und Umfang der zu überlassenden Daten gehören in das Beendigungsschreiben, nicht in ein späteres Telefonat. Das Muster enthält dafür ein Feld — Buchungsdaten, Bilanzdaten, Lohnkonten und Bewegungsdaten sind verschiedene Bestände, und wer sie einzeln benennt, vermeidet die Diskussion darüber, was "die Daten" umfasst.

Ebenso gehören die Zugänge dazu, die häufig übersehen werden: ein Zugang der Kanzlei zu einem Portal des Mandanten, ein Administratorzugang zur Lohn- oder Buchhaltungssoftware, ein Rechenzentrumsvertrag, über den Auswertungen laufen. Nichts davon endet, weil das Mandat endet.

Vollmachten und Bekanntgabe: was aktiv widerrufen werden muss

Eine Vollmacht gegenüber dem Finanzamt wirkt weiter, bis sie widerrufen wird, und der Widerruf muss die Finanzverwaltung erreichen. Wird das versäumt, erhält eine Kanzlei weiterhin Bescheide und Mitteilungen für einen Mandanten, den sie nicht mehr betreut — mit dem zusätzlichen Risiko, dass eine Bekanntgabe an den Bevollmächtigten wirksam ist und eine Frist läuft, ohne dass der Mandant davon erfährt.

Vollmachten bestehen zudem regelmäßig für mehrere Steuerarten und mehrere Personen: die Gesellschaft, die Geschäftsführer persönlich, eine Betriebsstätte, eine vermögensverwaltende Gesellschaft. Das Muster fragt deshalb eine Aufzählung ab, statt eine einzige Vollmacht anzunehmen — das Benennen ist es, was verhindert, dass eine übersehen wird.

Daneben stehen die Vollmachten und Zugänge außerhalb der Finanzverwaltung: Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft, Handelsregisteranmeldungen über einen Notar, SEPA-Mandate für Beitrags- oder Steuerzahlungen. Auch hier gilt: Die neue Kanzlei braucht ihre eigenen Vollmachten, sie gehen nicht mit dem Mandat über.

Die Abschnitte im Einzelnen

Richtung des Schreibens

Kündigung durch den Mandanten oder Niederlegung durch die Kanzlei. Alle Abschnitte, die sich unterscheiden — Anliegen, Bitten, Befreiungen, Unterschriften — wechseln automatisch.

Anliegen und Beendigungszeitpunkt

Benennt den beendeten Auftrag, den Beendigungszeitpunkt und — falls eine Frist individuell vereinbart wurde — deren Grundlage, mit dem Hinweis, dass eine Frist aus Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht ohne Weiteres wirksam ist.

Art der Beendigung

Sofortige Beendigung oder Beendigung nach Abschluss ausdrücklich benannter Restarbeiten. Die zweite Wahl blendet eine Liste ein — der einzige Weg, Restarbeiten zuzusagen, ohne dem Beendigungszeitpunkt zu widersprechen.

Leistungen und Stichtag je Leistung

Je Leistung ein Schalter — Jahresabschluss, Steuererklärungen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Lohnabrechnung und Meldungen, Finanzbuchhaltung, betriebswirtschaftliche Auswertungen — jeweils mit letzter Periode, Übermittlungsdatum und der Feststellung, dass für spätere Perioden nicht eingestanden wird.

Anstehende Fristen

Was nach dem Stichtag fällig wird und wer es künftig wahrnimmt, mit dem Hinweis, dass die übernehmende Kanzlei eine eigene Fristenprüfung vornehmen sollte.

Herausgabe der Unterlagen

Herausgabe der vom Auftraggeber stammenden Unterlagen, Eigentum an den Arbeitsergebnissen der Kanzlei, Abholfrist und Vorlauf vor Vernichtung — mit der gesetzlichen Angemessenheitsgrenze für eine Zurückbehaltung.

Elektronische Datenbestände

Welche Datenbestände in welchem Format überlassen werden, einzeln benannt statt pauschal als "die Daten" — die Frage, für die Papierregeln nicht mehr passen.

Vollmachten, Bekanntgabe und Zugänge

Widerruf der Vollmachten gegenüber der Finanzverwaltung, Aufzählung je Steuerart und Person, Vollmachten bei Sozialversicherungsträgern, Software- und Portalzugänge sowie SEPA-Mandate.

Offene Vergütung (optional)

Offener Betrag und Zahlungsfrist, in einem eigenen Abschnitt und getrennt von der Herausgabe — Vergütung ist eine Forderung, keine Sicherheit an fremden Belegen.

Übergabe an die übernehmende Kanzlei

Befreiung von der Verschwiegenheitspflicht für die Abstimmung mit der übernehmenden Kanzlei, weil die Verschwiegenheit die Beendigung überdauert und nicht vor einer Kollegenanfrage weicht.

Verschwiegenheit, Haftung und Recht

Fortbestand der Verschwiegenheit, unveränderte Fortgeltung der vereinbarten Haftungsbegrenzungen für bereits erbrachte Leistungen, deutsches Recht.

Empfängerbestätigung

Unterschriftsblock, der die Befreiung und die Stichtage zu einer Vereinbarung macht und nicht zu einer einseitigen Behauptung.

Worauf es rechtlich ankommt

Prüfen Sie Ihre Auftragsbedingungen und, bei Streit, die Hinweise Ihrer Kammer.

• Kündigung ist jederzeit möglich; eine Frist muss individuell vereinbart sein

  Das Mandatsverhältnis kann grundsätzlich jederzeit ohne Angabe von Gründen beendet werden, weil die Kündigungsbeschränkungen des § 627 BGB darauf nicht angewandt werden. Vereinbarte Kündigungsfristen sind in der Rechtsprechung anerkannt worden, jedoch nur bei individueller Vereinbarung und nicht, wenn sie in Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen.

  Haufe — Kündigung und Niederlegung von Mandaten

• Unterlagen auf Verlangen herausgeben

  Nach § 66 StBerG sind Unterlagen, die der Steuerberater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit vom Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, auf Verlangen herauszugeben. Die Handakten selbst sind zehn Jahre aufzubewahren, beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde.

  § 66 StBerG — gesetze-im-internet.de

• Zurückbehaltung nur, soweit sie nicht unangemessen ist

  Die Herausgabe kann verweigert werden, bis die vom Auftraggeber geschuldeten Gebühren und Auslagen befriedigt sind — nicht jedoch, soweit das Vorenthalten unangemessen wäre. Nach der Rechtsprechung ist eine Zurückbehaltung nur zulässig, soweit die Gebührenansprüche konkret aus derjenigen Tätigkeit hervorgehen, in deren Zusammenhang die Unterlagen zur Kanzlei gelangt sind; unangemessen kann sie bei erheblichen Nachteilen für den Mandanten, bei nur geringem offenen Betrag oder bei ausreichenden Sicherheiten sein.

  BStBK — Hinweise zum Zurückbehaltungsrecht

• Elektronische Datenbestände ausdrücklich regeln

  Die Bundessteuerberaterkammer hat Hinweise zur Mandatsbeendigung und zum Mandatswechsel im Zusammenhang mit elektronischen Datenbeständen veröffentlicht. Umfang und Format der zu überlassenden Daten ergeben sich nicht von selbst und gehören in das Beendigungsschreiben, weil sich Buchführungsdaten in Kanzleisystemen nicht wie ein Aktenordner behandeln lassen.

  BStBK — Hinweise zur Mandatsbeendigung

• Vollmachten aktiv widerrufen

  Eine Vollmacht gegenüber der Finanzverwaltung wirkt bis zu ihrem Widerruf. Wird sie nicht widerrufen, erhält die frühere Kanzlei weiter Bescheide und Mitteilungen; eine Bekanntgabe an den Bevollmächtigten kann wirksam sein und eine Frist in Gang setzen, ohne dass der Mandant davon erfährt. Vollmachten bestehen regelmäßig für mehrere Steuerarten und mehrere Personen und müssen einzeln widerrufen werden.

• Nicht zur Unzeit niederlegen

  Eine Mandatsniederlegung soll nicht zur Unzeit erfolgen, also nicht so, dass der Auftraggeber sich nicht rechtzeitig um eine andere Beratung kümmern kann. Laufende Erklärungs- und Anmeldefristen sind dabei zu berücksichtigen — was ein Beendigungsschreiben mit einer Fristenübersicht praktisch unentbehrlich macht.

• Verschwiegenheitsbefreiung für die Übergabe einholen

  Die Verschwiegenheitspflicht besteht nach Beendigung des Mandats fort. Für die Abstimmung mit der übernehmenden Kanzlei ist daher eine Befreiung durch den Auftraggeber erforderlich; sie sollte schriftlich vorliegen, weil eine mündliche Zustimmung Monate später schwer zu belegen ist.

So erstellen Sie das Schreiben

1. Richtung wählen. Kündigung durch den Mandanten oder Niederlegung durch die Kanzlei. Davon hängen Anliegen, Bitten und Befreiungen ab.
2. Auftragsbedingungen prüfen. Steht dort eine Kündigungsfrist? Falls ja, prüfen Sie, ob sie individuell vereinbart wurde — in Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist sie nach der Rechtsprechung nicht ohne Weiteres wirksam.
3. Beteiligte und Beendigungsart eintragen. Absender, Empfänger, Datum, Aktenzeichen, sowie sofortige Beendigung oder Beendigung nach Abschluss benannter Restarbeiten.
4. Je Leistung den Stichtag setzen. Letzte bearbeitete Periode und Übermittlungsdatum. Anschließend die anstehenden Fristen auflisten — das ist der schützende Teil des Schreibens.
5. Datenbestände und Vollmachten benennen. Welche Daten in welchem Format überlassen werden, und jede zu widerrufende Vollmacht je Steuerart und Person, dazu Software- und Portalzugänge.
6. Bestätigung unterschreiben lassen. Als Word- oder PDF-Datei herunterladen, mit Bitte um Unterschrift versenden und die unterschriebene Bestätigung aufbewahren — sie ist die Verschwiegenheitsbefreiung für die Übergabe.

Häufige Fragen

Ähnliche Vorlagen

• Allgemeine Auftragsbedingungen für Steuerberater (Muster)
• Eingangsbestätigung — Muster
• Steuerberatungsvertrag — Muster