Allgemeine Auftragsbedingungen für Steuerberater (Muster)

Der wichtigste Satz zuerst: Vergütung und Kündigungsfrist gehören nicht in die AAB

Wer ein britisches oder amerikanisches Muster übersetzt, packt Honorarhöhe und Kündigungsfrist selbstverständlich in die allgemeinen Bedingungen. Im deutschen Steuerberatungsrecht ist genau das der Fehler, den beide Klauseln unwirksam machen kann — und zwar aus zwei voneinander unabhängigen Gründen.

Erstens die Vergütung. Die Steuerberatervergütungsverordnung ist eine gesetzliche Gebührenordnung. Eine höhere Vergütung als die gesetzliche darf verlangt werden, aber § 4 StBVV stellt dafür Formanforderungen auf: Die Vereinbarung bedarf der Textform, sie muss als Vergütungsvereinbarung oder in vergleichbarer Weise bezeichnet sein, sie muss von anderen Vereinbarungen — mit Ausnahme der Auftragserteilung — deutlich abgesetzt sein und darf nicht in der Vollmacht enthalten sein. Eine Honorarklausel, die zwischen Haftungs- und Datenschutzklauseln in den AAB steht, ist nicht "deutlich abgesetzt". Hinzu kommt eine Hinweispflicht: Der Steuerberater hat den Auftraggeber in Textform darauf hinzuweisen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung in Textform vereinbart werden kann. Und eine unangemessen hohe vereinbarte Vergütung kann im Rechtsstreit bis auf die Höhe der gesetzlichen Vergütung herabgesetzt werden.

Zweitens die Kündigungsfrist. Das Mandatsverhältnis kann grundsätzlich jederzeit und ohne Angabe von Gründen beendet werden; die Kündigungsbeschränkungen des § 627 BGB werden auf das Steuerberatungsmandat nicht angewandt. Weil eine Kanzlei aber Personal und Kapazitäten vorhalten muss, sind vereinbarte Kündigungsfristen in der Rechtsprechung anerkannt worden — allerdings nur, wenn sie individuell vereinbart wurden, und gerade nicht, wenn sie in Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen.

Beide Punkte zeigen in dieselbe Richtung, und dieses Muster ist danach gebaut: Die AAB regeln den Rahmen, während Vergütung und eine etwaige Kündigungsfrist als eigenständige, individuell zu treffende Vereinbarungen behandelt werden. Das Muster enthält deshalb eine ausdrückliche Verweisung statt einer Honorarklausel — und für die Vergütungsvereinbarung einen gesonderten, entsprechend bezeichneten Textblock, der bewusst getrennt gehalten ist.

Dienstvertrag oder Werkvertrag — und warum das den geschuldeten Erfolg verändert

Der Steuerberatungsvertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag. Ob er dienst- oder werkvertraglichen Charakter hat, richtet sich nach dem Inhalt des Auftrags: Bei einem allgemeinen, auf Dauer angelegten Mandat wird nach gefestigter Rechtsprechung Dienstvertragscharakter angenommen, bei einem einzelnen, abgrenzbaren Werk — etwa der Erstellung eines Jahresabschlusses als isolierte Leistung — Werkvertragscharakter.

Das ist keine akademische Unterscheidung. Beim Dienstvertrag wird das fachgerechte Bemühen geschuldet, beim Werkvertrag der Erfolg, und daran hängen Mängelrechte, Abnahme und Verjährung. Eine Kanzlei, die Dauermandate und Einzelaufträge nebeneinander betreut, sollte in den AAB nicht so schreiben, als gäbe es nur eine Vertragsart.

Dieses Muster stellt daher klar, dass sich die geschuldete Leistung nach dem jeweiligen Auftrag richtet, und formuliert die Leistungsbeschreibung entsprechend zurückhaltend. Eine pauschale Erfolgszusage ist das, was man in einem Muster am wenigsten haben möchte.

Handakten und Zurückbehaltungsrecht: gesetzlich geregelt, aber mit Angemessenheitsgrenze

Für Herausgabe und Aufbewahrung gilt § 66 StBerG, und die Regelung ist präziser als in den meisten anderen Ländern. Der Steuerberater muss durch das Führen von Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können und hat die Handakten zehn Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde.

Unterlagen, die der Steuerberater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit vom Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, muss er auf Verlangen herausgeben. Er kann die Herausgabe verweigern, bis er hinsichtlich der von diesem Auftraggeber geschuldeten Gebühren und Auslagen befriedigt ist — dies gilt jedoch nicht, soweit das Vorenthalten unangemessen wäre.

Diese Angemessenheitsgrenze ist der Punkt, an dem Kanzleien sich verschätzen. Die Rechtsprechung lässt eine Zurückbehaltung nur zu, soweit die Gebührenansprüche konkret aus derjenigen Tätigkeit hervorgehen, in deren Zusammenhang die Unterlagen zur Kanzlei gelangt sind. Unangemessen kann das Vorenthalten sein, wenn die Nichtherausgabe für den Mandanten erhebliche Nachteile mit sich bringt, wenn nur ein geringer Betrag offen ist oder wenn für die Honorarforderung ausreichende Sicherheiten bestehen.

Zum Vergleich, weil es die Bandbreite zeigt: In Großbritannien besteht ein allgemeines Zurückbehaltungsrecht an den in Besitz befindlichen Unterlagen, in den USA ist das Zurückhalten der vom Mandanten stammenden Unterlagen berufsrechtlich untersagt, in Frankreich muss der Berufsträger sogar den Präsidenten seiner Regionalkammer informieren, bevor er eine Zurückbehaltung erwägt. Vier Länder, vier verschiedene Regeln für dieselbe Klausel — deshalb lässt sich dieser Abschnitt nicht übersetzen.

Verschwiegenheit, Geldwäscherecht und Datenschutz sind drei getrennte Regelwerke

Die Verschwiegenheitspflicht ist berufsrechtlich verankert und geht über eine vertragliche Vertraulichkeitsklausel hinaus: Sie trifft den Berufsträger selbst und kann durch eine weit gefasste Weitergabeklausel nicht ausgehebelt werden. Die AAB müssen die gesetzlich vorgeschriebenen oder erlaubten Ausnahmen vorbehalten, statt eine allgemeine Freigabe zu formulieren.

Das Geldwäscherecht ist ein eigenes Regime. Steuerberater sind Verpflichtete im Sinne des Geldwäschegesetzes: Die Identifizierung des Mandanten und, soweit vorhanden, des wirtschaftlich Berechtigten muss vor Begründung der Geschäftsbeziehung abgeschlossen sein und während der Beziehung aktuell gehalten werden. Liegen keine ausreichenden Angaben vor, darf das Mandat nicht durchgeführt werden. Über eine Verdachtsmeldung darf der Mandant nicht informiert werden — ein Satz, der Mandanten überrascht und deshalb besser vorab in den AAB steht als im Konfliktfall.

Der Datenschutz ist das dritte Regelwerk. Der entscheidende, in vielen AAB fehlende Punkt ist die Rollenzuordnung: Für die eigene Mandatsbearbeitung ist die Kanzlei in der Regel Verantwortliche und nicht Auftragsverarbeiterin des Mandanten, und davon hängt ab, wer wofür einstehen muss. Dieses Muster nennt die Rolle, benennt eine Kontaktstelle und regelt den Einsatz von Dienstleistern und Cloud-Systemen einschließlich der Frage, wo Daten liegen.

Beendigung und Mandatswechsel: was in die AAB darf und was nicht

Weil eine Kündigungsfrist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach der Rechtsprechung gerade nicht wirksam vereinbart werden kann, regeln diese AAB die Beendigung ohne Fristklausel: Sie halten fest, dass das Mandat von beiden Seiten beendet werden kann, benennen die Fälle einer sofortigen Beendigung aus wichtigem Grund und verweisen für eine etwaige Frist auf eine individuelle Vereinbarung.

Für den Berufsträger gilt außerdem eine berufsrechtliche Rücksichtnahme: Eine Kündigung zur Unzeit — also so, dass der Mandant sich nicht rechtzeitig um eine andere Beratung kümmern kann — ist zu vermeiden, und bei einer Niederlegung sind die noch laufenden Fristen im Blick zu behalten. Das ist der Grund, warum eine Mandatsbeendigung praktisch immer mit einem Beendigungsschreiben einhergehen sollte, in dem die abgeschlossenen Arbeiten, die offenen Punkte und die anstehenden Fristen aufgeführt sind.

Beim Mandatswechsel kommt die Frage der elektronischen Datenbestände hinzu, zu der die Bundessteuerberaterkammer eigene Hinweise veröffentlicht hat. Buchführungsdaten liegen heute in Systemen, die weder "Handakte" im klassischen Sinn noch beliebig übertragbar sind, und die Herausgabefrage stellt sich in einem Format, das die AAB besser ausdrücklich ansprechen als offenlassen.

Die Klauseln im Einzelnen

Geltung, Rangfolge und Einbeziehung

Legt fest, dass die AAB für jedes Mandat gelten, wie sie einbezogen werden und dass die Auftragserteilung im Widerspruchsfall vorgeht — die für dieses Muster tragende Architektur.

Berufsrechtliche Stellung und Versicherung

Benennt die zuständige Steuerberaterkammer, die berufsrechtlichen Grundlagen und die Berufshaftpflichtversicherung der Kanzlei.

Gegenstand und Umfang des Auftrags

Stellt klar, dass sich die geschuldete Leistung nach dem jeweiligen Auftrag richtet — dienstvertraglich beim Dauermandat, werkvertraglich beim abgrenzbaren Einzelwerk — und dass nur die beauftragten Leistungen geschuldet sind.

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Vollständige und rechtzeitige Unterlagen, Richtigkeit der Angaben, Mitteilung von Änderungen, und der Hinweis, dass die Kanzlei die Angaben nicht prüft, soweit der Auftrag das nicht vorsieht.

Verweisung auf die Vergütungsvereinbarung

Statt einer Honorarklausel: der Verweis darauf, dass sich die Vergütung nach der gesetzlichen Gebührenordnung oder einer gesondert getroffenen Vergütungsvereinbarung richtet — weil § 4 StBVV verlangt, dass eine solche Vereinbarung deutlich abgesetzt ist und nicht in der Vollmacht steht.

Gesonderte Vergütungsvereinbarung (Zusatzblock)

Ein eigener, als Vergütungsvereinbarung bezeichneter und bewusst abgesetzter Block in Textform, mit dem Hinweis, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden kann.

Zahlung, Vorschuss und Verzug

Zahlungsfrist, Frist für Einwendungen gegen eine Rechnung, Vorschussanforderung und Verzugsfolgen — unterschieden nach Unternehmer und Verbraucher, weil die gesetzlichen Verzugszinssätze abweichen.

Herausgabe von Unterlagen und Zurückbehaltungsrecht

Herausgabe der vom Auftraggeber erhaltenen Unterlagen auf Verlangen, Zurückbehaltung nur wegen Gebühren und Auslagen aus derselben Tätigkeit, und die ausdrückliche Grenze, dass ein Vorenthalten nicht unangemessen sein darf.

Handakten und Aufbewahrung

Zehnjährige Aufbewahrung der Handakten ab Ablauf des Kalenderjahres der Auftragsbeendigung, getrennt von den Aufbewahrungspflichten, die den Auftraggeber selbst treffen.

Verschwiegenheit und Qualitätskontrolle

Berufsrechtliche Verschwiegenheit mit Vorbehalt der gesetzlich vorgeschriebenen oder erlaubten Offenlegung, einschließlich berufsrechtlicher Prüfungen durch ebenso zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen.

Geldwäscherechtliche Pflichten

Identifizierung vor Begründung der Geschäftsbeziehung, laufende Aktualisierung, Ablehnung des Mandats bei fehlenden Angaben und das Verbot, den Mandanten über eine Verdachtsmeldung zu informieren.

Datenschutz und Dienstleister

Rolle der Kanzlei als Verantwortliche für die eigene Mandatsbearbeitung, Zwecke, Kontaktstelle, Einsatz von Dienstleistern und Cloud-Systemen sowie die Frage des Speicherorts.

Haftung

Haftungsbegrenzung nach Wahl als fester Betrag, Vielfaches der Vergütung oder gezahlte Vergütung, mit den Ausnahmen für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und Personenschäden, die nicht beschränkbar sind.

Elektronische Kommunikation und Bankverbindung

Risikoverteilung bei E-Mail-Kommunikation sowie die Zusage, Bankverbindungsänderungen niemals allein per E-Mail mitzuteilen — mit telefonischer Rückversicherung über eine bereits bekannte Nummer.

Beendigung und Mandatswechsel

Beendigung durch beide Seiten ohne Fristklausel in den AAB, Fälle der sofortigen Beendigung, Rücksichtnahme auf laufende Fristen, Verweis auf ein Beendigungsschreiben und die Behandlung elektronischer Datenbestände.

Rechtswahl und Schlussbestimmungen

Deutsches Recht, Gerichtsstand, salvatorische Klausel und Textformerfordernis für Änderungen.

Was das Berufsrecht verlangt

Prüfen Sie den aktuellen Stand der Vorschriften und die Hinweise Ihrer Kammer, bevor Sie dieses Muster verwenden.

• Eine Vergütungsvereinbarung deutlich absetzen und richtig bezeichnen

  Nach § 4 StBVV bedarf die Vereinbarung über die Vergütung der Textform, muss als Vergütungsvereinbarung oder in vergleichbarer Weise bezeichnet werden, von anderen Vereinbarungen — mit Ausnahme der Auftragserteilung — deutlich abgesetzt sein und darf nicht in der Vollmacht enthalten sein. Zudem ist der Auftraggeber in Textform darauf hinzuweisen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung in Textform vereinbart werden kann. Eine unangemessen hohe vereinbarte Vergütung kann im Rechtsstreit bis auf die gesetzliche Höhe herabgesetzt werden.

  § 4 StBVV — gesetze-im-internet.de

• Keine Kündigungsfrist in den Allgemeinen Auftragsbedingungen

  Das Mandatsverhältnis kann grundsätzlich jederzeit ohne Angabe von Gründen beendet werden; die Kündigungsbeschränkungen des § 627 BGB werden auf das Steuerberatungsmandat nicht angewandt. Vereinbarte Kündigungsfristen sind in der Rechtsprechung anerkannt worden, jedoch nur bei individueller Vereinbarung und nicht, wenn sie in Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten sind.

  Haufe — Kündigung und Niederlegung von Mandaten

• Handakten zehn Jahre aufbewahren

  Nach § 66 StBerG muss der Steuerberater durch das Führen von Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können und die Handakten zehn Jahre aufbewahren; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde.

  § 66 StBerG — gesetze-im-internet.de

• Zurückbehaltung nur soweit sie nicht unangemessen ist

  Unterlagen, die der Steuerberater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit vom Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, sind auf Verlangen herauszugeben. Die Herausgabe kann verweigert werden, bis die vom Auftraggeber geschuldeten Gebühren und Auslagen befriedigt sind — nicht jedoch, soweit das Vorenthalten unangemessen wäre. Nach der Rechtsprechung dürfen Unterlagen nur zurückbehalten werden, soweit die Gebührenansprüche konkret aus derjenigen Tätigkeit hervorgehen, in deren Zusammenhang die Unterlagen zur Kanzlei gelangt sind; unangemessen kann das Vorenthalten bei erheblichen Nachteilen für den Mandanten, bei nur geringem offenen Betrag oder bei ausreichenden Sicherheiten sein.

  BStBK — Hinweise zum Zurückbehaltungsrecht

• Elektronische Datenbestände beim Mandatswechsel gesondert behandeln

  Die Bundessteuerberaterkammer hat eigene Hinweise zur Mandatsbeendigung und zum Mandatswechsel im Zusammenhang mit elektronischen Datenbeständen veröffentlicht. Buchführungsdaten liegen in Systemen, deren Herausgabe sich nicht ohne Weiteres wie die einer Papierakte behandeln lässt; die AAB sollten diese Frage ausdrücklich ansprechen.

  BStBK — Hinweise zur Mandatsbeendigung

• Identifizierung vor Begründung der Geschäftsbeziehung abschließen

  Steuerberater sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Die Identifizierung des Mandanten und, soweit vorhanden, des wirtschaftlich Berechtigten ist vor Begründung der Geschäftsbeziehung abzuschließen und während der Beziehung aktuell zu halten; bei fehlenden Angaben darf das Mandat nicht durchgeführt werden. Über eine Verdachtsmeldung darf der Mandant nicht informiert werden.

• Die Rolle im Datenschutz richtig bestimmen

  Für die eigene Mandatsbearbeitung ist die Kanzlei in der Regel Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und nicht Auftragsverarbeiterin des Mandanten. Von dieser Zuordnung hängen Informationspflichten, Betroffenenrechte und Verantwortlichkeiten ab; sie sollte in den AAB benannt und nicht offengelassen werden.

So verwenden Sie das Muster

1. Kanzleiangaben eintragen. Name, Rechtsform, zuständige Steuerberaterkammer, Berufshaftpflichtversicherer, Stand und Versionsbezeichnung der Bedingungen.
2. Art des Auftraggebers wählen. Unternehmer oder Verbraucher. Davon hängen die Verzugsfolgen ab, weil die gesetzlichen Verzugszinssätze abweichen.
3. Die Vergütung NICHT hier regeln. Das Muster verweist bewusst auf die gesetzliche Gebührenordnung oder eine gesondert getroffene Vergütungsvereinbarung. Nutzen Sie dafür den gesonderten, entsprechend bezeichneten Zusatzblock — nicht die AAB und nicht die Vollmacht.
4. Fristen und Aufbewahrung festlegen. Zahlungsfrist, Frist für Einwendungen gegen eine Rechnung, Vorlauf vor Vernichtung von Unterlagen und Haftungsbegrenzung.
5. Nur passende Abschnitte zuschalten. Vorbehaltsaufgaben, Dienstleister und Cloud-Nutzung sowie ein etwaiger Zusatzblock zur Vergütungsvereinbarung sind getrennt schaltbar.
6. Mit der Auftragserteilung übermitteln. Die AAB werden über die Auftragserteilung einbezogen, in der auf sie verwiesen wird — beide Dokumente gehören zusammen. Als Word-Datei weiterbearbeiten oder als PDF versenden.

Häufige Fragen

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