Asset-Management-Richtlinie Vorlage (Schweiz)

Scope und Verantwortlichkeiten

Die Richtlinie definiert, welche Assets erfasst werden: Sachanlagen, IT, Maschinen, Fahrzeuge, Kunst, Software, Domains, Cloudkonten, Lizenzen, Datenträger und sensible Unterlagen.

Rollen werden zugewiesen: Geschäftsführung, Finance, IT, Datenschutz, HR, Einkauf, Operations und jeweilige Nutzer. Kleine Unternehmen können Rollen bündeln, müssen aber Zuständigkeit sichtbar machen.

Ausnahmen wie Sofortkauf, geliehene Geräte, Partnergeräte oder Projektassets brauchen Genehmigung und Nachtrag im Register.

Registerfelder und Änderungslog

Jedes Asset erhält Mindestdaten: Bezeichnung, Seriennummer, Anschaffungsdatum, Lieferant, Rechnung, Standort, Verantwortlicher, Wert, Nutzung, Datenklasse, Wartung, Versicherung und Abgang.

Änderungen an Standort, Benutzer, Status, Datenklasse oder Eigentum werden mit Datum dokumentiert.

Die Richtlinie bestimmt Inventurzyklus, Stichproben, Abweichungsbericht und Abgleich mit Buchhaltung oder Treuhand.

Buchhaltung und Aufbewahrung

OR Art. 958f macht die zehnjährige Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen zum zentralen Belegstandard. Die Richtlinie verknüpft Assetdaten mit Rechnungen, Verträgen, Wartung, Versicherungsfall und Verkaufsnachweis.

Digitale Belege müssen lesbar und zugänglich bleiben. Ein Link auf ein gekündigtes Cloudkonto genügt nicht.

Für Jahresabschluss, Steuer, Versicherung und Revision wird festgelegt, wer Anschaffungen, Abgänge und Wertänderungen meldet.

Datenschutz, Zugriff und DataBreach

Datenträger und Zugriffsträger bekommen strengere Regeln: Verschlüsselung, Adminrechte, Backup, Passwortverwaltung, Updates, Rückgabe, Sperre, Wipe und Vernichtungsnachweis.

Das revidierte DSG verlangt bei voraussichtlich hohem Risiko eine Meldung von Datensicherheitsverletzungen an den EDÖB. Die Richtlinie enthält daher einen DataBreach-Prozess.

Private Nutzung, BYOD, Homeoffice und externe Dienstleister werden nur zugelassen, wenn Eigentum, Support, Zugriff und Rückgabe geregelt sind.

Beschaffung, Nutzung und Lieferanten

Einkäufe brauchen Budget, Genehmigung, Lieferant, Vertrag, Rechnung, Garantie, Datenbearbeitung, Lizenzbedingungen und Verantwortliche.

Lieferantenverträge können Wartung, Zugriff, Cloudspeicher, Updates, Ersatzteile, Entsorgung und Datenlöschung regeln.

Bei Leasing, Miete, Leihe oder Eigentumsvorbehalt wird markiert, dass das Asset nicht frei verkauft werden darf.

Abgang, Verkauf und Audit

Asset-Abgang erfolgt nur mit Freigabe und Nachweis. Verkauf, Verschrottung, Spende, Verlust, Diebstahl, Rückgabe und Vernichtung haben unterschiedliche Belege.

Für Datenträger ist Wipe- oder Vernichtungsnachweis Teil der Kontrolle. Für wertvolle Sachanlagen braucht es Preis, Käufer, Rechnung und Versicherungs-/Buchungsfolge.

Auditberichte zeigen fehlende Assets, offene Wipes, abgelaufene Lizenzen, Versicherungslücken, Datenrisiken und Korrekturmassnahmen.

Schweizer Dossier- und Nachweiskontrolle

Die Schweizer Fassung arbeitet als Dossier, nicht als isolierte Datei. Jede finale Version sollte Datum, Status, Verantwortliche Person, Anlagenliste, Freigabe, Quelle und Nachweis enthalten. Ohne diese Angaben bleibt später unklar, welche Fassung Grundlage für Vertrag, Beschluss, Medienversand oder Übergabe war.

Vor Unterzeichnung oder Versand sind Firma, UID oder Handelsregisternummer, Sitz, Zeichnungsberechtigung, Beträge in CHF, Fristen, Anlagen, Quellen, Personendaten, Empfänger und Sprachfassung zu prüfen. Nicht gewählte Optionen werden entfernt, damit der finale Text nicht widersprüchlich bleibt.

Bei mehrsprachigen Schweizer Dossiers sollte markiert sein, ob Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch führend ist. Namen, Beträge, Termine, Rechteumfang und Anlagen müssen in allen Versionen zusammenpassen.

Bei Asset-Unterlagen muss die Kontrolle über den Haupttext hinausgehen: Rechnungen, Seriennummern, Versicherungen, Lizenzen, Zugänge, Daten, Pfandrechte, Wartung, Abgang und Buchung müssen zusammenpassen.

Bei Datenträgern sind Zugriff, Verschlüsselung, Sperre, Löschung, Empfänger, Aufbewahrung und EDÖB-Risikoanalyse als eigene Nachweise zu führen.

Schweizer Schlussprüfung vor Verwendung

Vor Freigabe der Richtlinie sollte die Geschäftsführung entscheiden, welche Rolle die Policy im Unternehmen hat: reiner Inventarprozess, IT-Sicherheitsregel, Buchhaltungsnachweis, Versicherungsgrundlage oder umfassende Governance. Die Schweizer Vorlage verbindet diese Ebenen, damit sie in kleinen und mittleren Unternehmen praktisch nutzbar bleibt.

Die Rollenmatrix muss zur tatsächlichen Organisation passen. Finance kann Werte und Belege pflegen, IT kann Geräte und Zugänge sichern, Datenschutz kann Datenträger und Incidents prüfen, HR kann Rückgaben beim Austritt auslösen, Einkauf kann Lieferantenbedingungen kontrollieren. Wenn eine Person mehrere Rollen trägt, sollte trotzdem klar sein, welche Entscheidung sie gerade trifft.

Die Richtlinie sollte Schwellenwerte definieren: ab welchem CHF-Wert ein Asset ins Register kommt, welche Sofortkäufe erlaubt sind, wann Leasing oder Lizenzbedingungen geprüft werden, wann Versicherungen angepasst werden und wann ein Abgang Geschäftsführungsfreigabe braucht.

Datenträger verdienen einen verschärften Prozess. Ausgabe, Verschlüsselung, Adminrechte, private Nutzung, Homeoffice, Verlust, Rückgabe, Wipe und Vernichtung werden nicht nur technisch, sondern auch nach DSG-Risiko dokumentiert. Bei voraussichtlich hohem Risiko führt der Weg zur EDÖB-Prüfung.

Der Audit-Teil sollte zu echten Arbeitszyklen passen: Quartalsstichprobe, Jahresinventur, Austrittskontrolle, Versicherungsabgleich, Lizenzreview und Bericht über offene Korrekturmassnahmen. So bleibt die Policy nicht ein Papier, sondern ein wiederholbarer Kontrollprozess.

Quellen, Annahmen und Grenzen

Die Richtlinie verbindet OR-Aufbewahrung, DSG-Risikokontrolle und praktische Governance. Sie trifft aber keine abschliessenden Steuer-, Revisions- oder Sicherheitsentscheidungen. Unternehmen sollten Schwellenwerte und Rollen an Buchhaltung, IT-Architektur, Versicherung und tatsächliche Arbeitsweise anpassen.

Bei externen Dienstleistern sollte die Policy mit Verträgen über Wartung, Hosting, Cloudzugriff, Datenbearbeitung, Support und Entsorgung abgestimmt werden. Ein interner Prozess hilft wenig, wenn Anbieterzugänge, Rückgabe und Löschung anders geregelt sind.

Für internationale Gruppen braucht es zusätzlich Konzernvorgaben, Exportkontrollen, Datenschutzübermittlungen und lokale Inventarregeln. Die Schweizer Fassung bildet den lokalen Mindestprozess ab und zeigt, wo globale Regeln ergänzt werden müssen.

Vor Veröffentlichung, Unterzeichnung oder interner Freigabe sollte die Schlussfassung mit Datum, Versionsnummer, verantwortlicher Person, Anlagenliste und Quellenstand gespeichert werden. Gerade in der Schweiz wechseln Arbeitsfassungen häufig zwischen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch; deshalb sollten Beträge, Namen, Fristen, Registerangaben, UID, Unterschriften, Anlagen und Links in jeder Sprachfassung gegengeprüft werden.

Wenn das Dokument für eine bestimmte Gemeinde, einen Kanton, ein Handelsregisteramt, eine Kulturinstitution, eine Bank, eine Versicherung oder einen Vertragspartner bestimmt ist, sollten deren aktuelle Formulare und Vorgaben als Anlage aufgenommen werden. Diese lokale Prüfschicht verhindert, dass ein formal gutes Schweizer Muster an einer konkreten Einreichungsanforderung scheitert. Zuständigkeit, Sprache, Frist und Nachweisweg bleiben dadurch sichtbar.

Klausel für Klausel erklärt

Scope

Definiert erfasste Assets und Ausnahmen.

Rollen

Weist Finance, IT, Datenschutz, HR und Management zu.

Register

Bestimmt Pflichtfelder und Pflegeprozess.

Beschaffung

Regelt Budget, Freigabe, Lieferant und Rechnung.

Sicherheit

Weist Auflagen, Vorfälle und Notfallkontakt zu.

Wartung

Plant Service, Prüfung, Updates und Belege.

Abgang

Regelt Verkauf, Entsorgung, Verlust und Wipe.

Audit

Macht Inventur, Abweichungen und Korrektur nachweisbar.

Schweizer Asset-Checkliste

• Scope definieren

  Physische Assets, Software, Konten, Lizenzen und Datenträger erfassen.

• OR-Aufbewahrung sichern

  Bücher und Belege grundsätzlich zehn Jahre aufbewahren.

  OR Art. 958f — Fedlex

• Datenträger besonders schützen

  DSG-konforme Sicherheit und Zugriffskontrolle festlegen.

  DSG — Fedlex

• EDÖB-Meldung prüfen

  Bei hohem Risiko einer Datensicherheitsverletzung kann eine Meldung nötig sein.

  EDÖB — neues Datenschutzgesetz

• Lieferanten- und Lizenzgrenzen beachten

  Leasing, Software und Cloudkonten sind nicht automatisch übertragbar.

• Audit und Ausnahmeprozess führen

  Abweichungen brauchen Begründung, Verantwortliche und Korrekturmassnahme.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Scope festlegen. Sachanlagen, IT, Software, Konten, Datenträger und Ausnahmen bestimmen.
2. Rollen zuweisen. Finance, IT, Datenschutz, HR, Einkauf, Operations und Geschäftsführung zuordnen.
3. Registerfelder definieren. Pflichtfelder, Pflegeprozess, Änderungslog und Inventurzyklus festlegen.
4. DataBreach-Prozess regeln. Verlust, Diebstahl, Fehlzugriff, EDÖB-Prüfung und Eskalation beschreiben.
5. Audit planen. Stichproben, Abweichungen, Bericht und Korrekturmassnahmen terminieren.

Häufige Fragen

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