Modelo de política de gestão de ativos (Brasil)

Governança acima do inventário

O inventário diz quais bens existem; a política diz quem pode comprar, receber, atribuir, movimentar, emprestar, vender, destruir ou apagar dados. Sem política, o inventário fica reativo.

A minuta atribui tarefas a direção, financeiro, contabilidade, TI, gestores de área, usuários e responsável por privacidade.

Compras e aprovações

Compras relevantes devem ter solicitação, orçamento, aprovação, fornecedor, contrato, nota fiscal, tratamento contábil, garantia, responsável e critério de inclusão no inventário.

A política prevê limites de autorização, urgências, comodato, leasing, doação, equipamentos de evento e compras reembolsadas a colaboradores.

Custódia, manutenção e acessos

Cada ativo precisa de custodiante. A política explica mudança de local, avaria, furto, empréstimo, manutenção, acesso físico, senhas e certificados.

Dispositivo perdido pode ser incidente de segurança; por isso a política conecta inventário e LGPD.

Contabilidade, SPED e retenção

A ECD é a entrega digital de livros contábeis para pessoas jurídicas obrigadas. A política não substitui escrituração, mas exige que documentos de suporte, notas, contratos, laudos e baixas estejam preservados.

Revisões periódicas devem alinhar inventário, contabilidade, seguro, estoque físico e acessos de TI.

Descarte, reuso e eliminação de dados

Venda, doação, destruição, devolução de leasing ou reuso interno exigem autorização e prova. Dispositivos com dados devem ser apagados, destruídos, devolvidos ou anonimizados de modo adequado.

A ANPD recomenda políticas, controles de acesso, backups e medidas técnicas proporcionais ao risco.

Exceções e auditoria

Eventos, obras, instalações temporárias, urgências e projetos criativos precisam de exceções documentadas, não atalhos invisíveis.

Auditorias devem gerar ações: atualizar responsáveis, seguros, acessos, baixas, dados não eliminados e diferenças contábeis.

Prova, anexos e versão final

No Brasil, um modelo útil deve virar dossiê: contrato social, ata, contrato, política, inventário ou release precisa indicar data, versão, partes, CPF/CNPJ, poderes de assinatura, anexos, responsável interno, estado do documento e prova de envio ou recebimento.

Antes de assinar ou publicar, confirme razão social, CNPJ, endereço, capital social, quotas, CNAE ou atividade, valores, prazos, dados bancários, poderes do administrador, anexos, fontes legais, categorias de dados pessoais e destinatários. Uma versão com alternativas incompatíveis ou anexos vazios cria discussão sobre o que foi efetivamente aprovado.

Se o documento prepara registro, arquivamento, publicação, alteração contratual, comunicação a credores, baixa, sucessão trabalhista, transferência de estabelecimento, tratamento de dados ou cessão de direitos autorais, registre quem conduz o ato, qual o canal, qual o prazo, que protocolo se espera e onde o comprovante será guardado.

O Código Civil obriga empresário e sociedade empresária a seguir sistema de contabilidade com escrituração uniforme e documentação respectiva. O Código Tributário Nacional também exige conservar livros obrigatórios e comprovantes dos lançamentos até a prescrição dos créditos tributários correspondentes.

Quando houver dados pessoais, a LGPD exige finalidade, adequação, necessidade, segurança, prevenção e prestação de contas. A ANPD também publica orientação de segurança para pequenos agentes de tratamento, útil para políticas, inventários e descarte de dispositivos.

Inclua uma matriz de responsabilidades. Uma coluna deve dizer quem prepara anexos, quem confere números, quem valida poderes, quem aprova direitos de imagem, quem revisa dados pessoais, quem guarda documentos fiscais e quem pode alterar o texto após a assinatura.

Quando houver efeito financeiro, não deixe preço, orçamento, cachê, sinal, reembolso, valor de ativos, créditos cedidos ou dívidas assumidas sem fonte. Indique moeda, data de vencimento, documento fiscal, condição de pagamento e prova que destrava a fatura, recibo ou nota.

Nos documentos criativos, preserve a cadeia de autorizações: autor, intérprete, fotógrafo, galeria, produtora, patrocinador, local, pessoa retratada e titular de marca. A autorização deve informar meios, território, prazo, créditos, arquivos aprovados e limites de edição.

Nos documentos societários e de ativos, revise também fora do texto: contrato social vigente, alterações arquivadas, certidão da Junta Comercial, poderes do administrador, livros, contabilidade, contratos, empregados, débitos, garantias, licenças, alvarás, senhas e contas digitais.

A versão final deve remover opções não escolhidas. Se o texto fala ao mesmo tempo em venda de bens isolados e trespasse de estabelecimento, proposta não vinculante e contratação aceita, ou cessão total de direitos e licença restrita, ele ainda não está pronto para assinatura.

Quando a contraparte for estrangeira, defina língua, moeda, foro, notificações e versão prevalente. A tradução pode ajudar, mas anexos, datas, nomes, valores, escopo e direitos precisam coincidir em todas as versões.

Registre por fim a atualização das fontes. Regras societárias, trabalhistas, fiscais, de direitos autorais e de proteção de dados mudam. O objetivo não é prometer conformidade genérica, mas mostrar claramente quais pontos foram verificados para aquela versão.

Guia cláusula por cláusula

Escopo

Define bens físicos, digitais, locados e de terceiros.

Papéis

Atribui direção, contabilidade, TI e custodiantes.

Compras

Regula limites, orçamento e notas fiscais.

Inventário

Impõe campos mínimos e anexos.

Custódia

Cobre uso, transferências, manutenção e furto.

LGPD

Trata dispositivos, dados, senhas e incidentes.

Baixa

Exige autorização e prova.

Auditoria

Define revisão e follow-up.

Lista de controle da política de ativos

• Definir responsáveis

  Compra, inventário, custódia, TI, LGPD e baixa precisam de dono.

• Conservar suporte contábil

  Documentação deve sustentar escrituração e lançamentos.

  Código Civil, art. 1.179

• Controlar arquivos fiscais

  Comprovantes fiscais devem ser preservados até a prescrição.

  CTN, art. 195

• Aplicar LGPD

  Dados pessoais exigem segurança, prevenção e prestação de contas.

  LGPD

• Considerar ANPD pequenos agentes

  Pequenos agentes podem ter política simplificada com medidas essenciais.

  Resolução CD/ANPD nº 2/2022

• Separar bens de terceiros

  Leasing, comodato, locação e bens de clientes exigem regra própria.

• Revisar periodicamente

  Inventário, contabilidade, seguro e TI devem ser conciliados.

Como preencher o modelo

1. Definir escopo. Liste ativos incluídos e excluídos.
2. Atribuir papéis. Nomeie responsáveis por compras, inventário, TI e baixa.
3. Fixar aprovações. Estabeleça limites, documentos e exceções.
4. Ligar LGPD. Inclua regras para dispositivos, dados, senhas e incidentes.
5. Agendar auditoria. Defina revisões, evidências e ações corretivas.

Perguntas frequentes

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