Modelo de inventário de ativos (Brasil)

Mais que lista de equipamentos

Um inventário útil tem código, descrição, marca, série, localização, responsável, data de aquisição, fornecedor, custo, nota fiscal, estado, propriedade, contrato, garantia, seguro, manutenção e baixa.

O modelo permite que administração, contabilidade, TI, operações e seguro falem sobre o mesmo bem.

Escrituração e documentos fiscais

O Código Civil exige contabilidade com documentação respectiva; o CTN exige preservar livros e comprovantes até a prescrição dos créditos tributários. A ECD substitui livros contábeis em papel por escrituração digital para entidades obrigadas.

Notas fiscais, contratos, laudos, fotos, números de série, relatórios e comprovantes de descarte devem estar ligados à linha do ativo.

Propriedade, leasing e bens de terceiros

Nem tudo que está no escritório pertence à empresa. Leasing, comodato, locação, consignação, bens de clientes, equipamentos pessoais e amostras precisam de status próprio.

O inventário evita venda, baixa, seguro, depreciação ou descarte de bem que a organização não possui.

Valor, depreciação e manutenção

O inventário não calcula tributos, mas guarda custo, data, uso, categoria, melhorias, reparos, perda, venda e baixa. Esses fatos apoiam contabilidade, auditoria e seguro.

Para software, marcas, domínios e obras, o registro deve apontar contrato de licença, prazo, titularidade e limites de uso.

Dispositivos, credenciais e dados pessoais

Computadores, celulares, discos, impressoras e servidores podem conter dados pessoais, credenciais ou segredos comerciais. Antes de vender, devolver ou descartar, o método de eliminação precisa ser registrado.

A LGPD exige medidas de segurança e prestação de contas; o modelo inclui sensibilidade, responsável, wipe, destruição ou devolução.

Conferência física e diferenças

O inventário deve ser comparado com contabilidade, seguro, estoque físico e acessos de TI. Bens faltantes, danificados, deslocados ou obsoletos devem gerar ação.

A minuta registra revisão, revisor, foto, diferença e follow-up.

Prova, anexos e versão final

No Brasil, um modelo útil deve virar dossiê: contrato social, ata, contrato, política, inventário ou release precisa indicar data, versão, partes, CPF/CNPJ, poderes de assinatura, anexos, responsável interno, estado do documento e prova de envio ou recebimento.

Antes de assinar ou publicar, confirme razão social, CNPJ, endereço, capital social, quotas, CNAE ou atividade, valores, prazos, dados bancários, poderes do administrador, anexos, fontes legais, categorias de dados pessoais e destinatários. Uma versão com alternativas incompatíveis ou anexos vazios cria discussão sobre o que foi efetivamente aprovado.

Se o documento prepara registro, arquivamento, publicação, alteração contratual, comunicação a credores, baixa, sucessão trabalhista, transferência de estabelecimento, tratamento de dados ou cessão de direitos autorais, registre quem conduz o ato, qual o canal, qual o prazo, que protocolo se espera e onde o comprovante será guardado.

O Código Civil obriga empresário e sociedade empresária a seguir sistema de contabilidade com escrituração uniforme e documentação respectiva. O Código Tributário Nacional também exige conservar livros obrigatórios e comprovantes dos lançamentos até a prescrição dos créditos tributários correspondentes.

Quando houver dados pessoais, a LGPD exige finalidade, adequação, necessidade, segurança, prevenção e prestação de contas. A ANPD também publica orientação de segurança para pequenos agentes de tratamento, útil para políticas, inventários e descarte de dispositivos.

Inclua uma matriz de responsabilidades. Uma coluna deve dizer quem prepara anexos, quem confere números, quem valida poderes, quem aprova direitos de imagem, quem revisa dados pessoais, quem guarda documentos fiscais e quem pode alterar o texto após a assinatura.

Quando houver efeito financeiro, não deixe preço, orçamento, cachê, sinal, reembolso, valor de ativos, créditos cedidos ou dívidas assumidas sem fonte. Indique moeda, data de vencimento, documento fiscal, condição de pagamento e prova que destrava a fatura, recibo ou nota.

Nos documentos criativos, preserve a cadeia de autorizações: autor, intérprete, fotógrafo, galeria, produtora, patrocinador, local, pessoa retratada e titular de marca. A autorização deve informar meios, território, prazo, créditos, arquivos aprovados e limites de edição.

Nos documentos societários e de ativos, revise também fora do texto: contrato social vigente, alterações arquivadas, certidão da Junta Comercial, poderes do administrador, livros, contabilidade, contratos, empregados, débitos, garantias, licenças, alvarás, senhas e contas digitais.

A versão final deve remover opções não escolhidas. Se o texto fala ao mesmo tempo em venda de bens isolados e trespasse de estabelecimento, proposta não vinculante e contratação aceita, ou cessão total de direitos e licença restrita, ele ainda não está pronto para assinatura.

Quando a contraparte for estrangeira, defina língua, moeda, foro, notificações e versão prevalente. A tradução pode ajudar, mas anexos, datas, nomes, valores, escopo e direitos precisam coincidir em todas as versões.

Registre por fim a atualização das fontes. Regras societárias, trabalhistas, fiscais, de direitos autorais e de proteção de dados mudam. O objetivo não é prometer conformidade genérica, mas mostrar claramente quais pontos foram verificados para aquela versão.

Guia cláusula por cláusula

Código

Identifica cada ativo de modo estável.

Localização

Mostra onde está e quem guarda.

Custo

Liga nota fiscal, fornecedor e valor.

Propriedade

Distingue próprio, leasing e terceiros.

Categoria

Ajuda contabilidade, seguro e manutenção.

Dados

Sinaliza dispositivos com informação pessoal.

Baixa

Registra venda, descarte, doação ou devolução.

Prova

Liga anexos, fotos, recibos e laudos.

Lista de controle do inventário de ativos

• Guardar documentação

  Escrituração deve corresponder à documentação respectiva.

  Código Civil, art. 1.179

• Preservar comprovantes fiscais

  Livros e comprovantes fiscais devem ser conservados até a prescrição dos créditos tributários.

  CTN, art. 195

• Separar bens de terceiros

  Leasing, comodato, locação e bens de clientes não são propriedade plena.

• Associar notas e provas

  Notas, contratos, números de série, fotos e garantias tornam o inventário auditável.

• Controlar dispositivos

  Suportes com dados pessoais exigem segurança e registro de tratamento.

  LGPD

• Usar boas práticas ANPD

  A ANPD orienta medidas administrativas e técnicas de segurança para pequenos agentes.

  ANPD guia de segurança

• Documentar baixa

  Venda, furto, destruição, doação ou devolução exigem data, decisão e prova.

Como preencher o modelo

1. Criar código. Atribua identificador, categoria e descrição.
2. Inserir prova. Associe nota, fornecedor, custo e número de série.
3. Definir custódia. Indique localização, responsável, estado e seguro.
4. Avaliar dados. Marque dados pessoais, credenciais ou segredo comercial.
5. Atualizar baixa. Registre venda, devolução, destruição, wipe ou transferência.

Perguntas frequentes

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