Prekinitev računovodskega naročila (vzorec pisma)

En mejni datum na storitev, ker roki niso enotni

Servis je morda pripravil letno poročilo za pretekli poslovno leto, oddal davčni obračun za leto pred tem, poslal zadnji obračun DDV in je sredi obračuna plač. Stavek »naročilo preneha takoj« pusti vsako od teh niti odprto — najkrajši cikli pa so najbolj tvegani.

Obračun DDV zapade do zadnjega delovnega dne naslednjega meseca — ali celo do 20. dne za zavezance z rekapitulacijskim poročilom. En sam izostal obračun pomeni takojšnjo sankcijo. Letno poročilo, o katerem se govori največ, je tu najmanj časovno kritična točka.

Vzorec zato za vsako označeno storitev zahteva dva podatka: nazadnje obravnavano obdobje in datum oddaje ali izročitve. Vsaka storitev zapiše svoj mejni datum z izrecno pripombo, da poznejša obdobja niso zajeta, poseben odstavek pa navede roke, ki zapadejo po mejnem datumu.

Pooblastilo v e-Davkih je treba izrecno preklicati

Pooblastilo ne preneha samo od sebe, ker je naročilo prenehalo. Velja praviloma do preklica, sprememba obsega pa začne učinkovati šele naslednji dan po vnosu. Podelitev novega pooblastila drugemu servisu starega ne prekliče samodejno.

To pomeni, da lahko stari servis še naprej vidi ali celo vnaša podatke, dokler pooblastitelj izrecno ne prekliče njegovega pooblastila — ne glede na to, ali je novemu servisu že podelil novo. Priporočen vrstni red je zato najprej podelitev pooblastila novemu servisu in šele nato izrecen preklic starega, da ne nastane obdobje, v katerem nihče nima veljavnega pooblastila.

K temu spadajo tudi dostopi, na katere se zlahka pozabi: skrbniški dostop do sistema za vodenje knjig in obračun plač, dostop do spletne banke ter nastavljeni trajniki ali direktne obremenitve.

Trajna in 10-letna hramba — ter vprašanje dostopa

Obveznost hrambe je pri naročniku, zamenjava servisa pa tega ne spremeni. Bilanca stanja, izkaz poslovnega izida ter letno in poslovno poročilo se hranijo trajno. Poslovne knjige, knjigovodske listine in računovodski izkazi se hranijo najmanj deset let po koncu poslovnega leta, na katero se nanašajo; za nepremičninsko dokumentacijo velja poseben, dvajsetletni rok.

Ko je gradivo elektronsko, postane odločilno vprašanje dostopa. Če je naročnina na sistem vpisana na ime servisa, lahko njeno prenehanje odreže dostop do dokumentacije, ki jo je naročnik dolžan hraniti in ob nadzoru predložiti. To je najslabša mogoča kombinacija in se navadno pokaže šele mesece pozneje.

Pismo ima za to poseben odstavek: katere datoteke se izročijo in v kateri obliki, na čigar ime je vpisana naročnina, ter kaj se zgodi z dostopom do zgodovinskih podatkov.

Izročitev dokumentacije, ustavitev dela in zaupnost

Dokumentacija, ki jo je predložil naročnik, je njegova last in se izroči. Lastno delovno gradivo servisa, izračuni in interne beležke ostanejo last servisa. Izdelki, za katere je naročnik plačal, pripadajo naročniku. En sam stavek, s katerim si servis lasti celotno »mapo«, je napačen na vseh treh točkah.

Ob neplačilu je pravilno sredstvo ustavitev dela po opominu, ne zadržanje dokumentacije. Lastna dokumentacija naročnika ni zavarovanje za honorar, njeno zadržanje tik pred rokom za obračun DDV pa premakne spor na področje, na katerem servis ne more zmagati.

Zaupnost velja tudi po prenehanju. Izročitev podatkov novemu servisu zato zahteva privolitev naročnika, potrditev na koncu pisma pa jo pridobi. Podpisan izvod je mesece pozneje veliko bolj zanesljiv kot spomin na pogovor. Lastno spremljanje stranke novega servisa po predpisih o preprečevanju pranja denarja je njegova lastna obveznost in ne preide z naročilom.

Odstavki pisma — pojasnjeni

Smer pisma

Odpoved s strani naročnika ali prenehanje s strani servisa. Vsi odstavki, ki se razlikujejo — razlog, prošnje, privolitve, podpisi — se preklopijo samodejno.

Razlog in datum prenehanja

Navaja, katera pogodba se prekine, dogovorjen odpovedni rok in datum prenehanja, ki iz njega izhaja.

Način prenehanja

Prenehanje na datum ali prenehanje po dokončanju izrecno navedenih preostalih del. Druga možnost odpre polje za naštevanje — edini način zavezanosti k dokončanju brez nasprotja z datumom prenehanja.

Storitve in mejni datum za vsako od njih

Eno stikalo na storitev — letno poročilo, davek, DDV, plače, vodenje knjig, gospodarsko-pravna opravila — z nazadnje obravnavanim obdobjem in datumom oddaje.

Prihajajoči roki

Kaj zapade po mejnem datumu in pri kom ostane, s pripombo, da naj novi servis izvede lastni pregled rokov.

Dokumentacija, sistemi in hramba

Katere datoteke se izročijo in v kateri obliki, na čigar ime je naročnina, ter razlika med trajno in 10-letno hrambo.

Pooblastila v e-Davkih

Preklic pooblastila starega servisa in podelitev novega, z jasnim priporočenim vrstnim redom.

Izročitev dokumentacije

Vrnitev dokumentacije naročnika, delovno gradivo servisa kot njegova last, prevzemni rok in opozorilo pred uničenjem.

Neporavnan honorar (izbirno)

Znesek in plačilni rok, z ustavitvijo dela kot sredstvom, ne z zadržanjem dokumentacije naročnika.

Izročitev in razrešitev zaupnosti

Pisna privolitev za pogovor z novim servisom, s pripombo, da je njegovo lastno spremljanje stranke njegova lastna obveznost.

Zaupnost, odgovornost in pravo

Zaupnost velja naprej, dogovorjene omejitve odgovornosti veljajo za že opravljeno delo, slovensko pravo.

Potrditev prejemnika

Podpisno mesto, ki iz privolitve in mejnih datumov naredi dogovor, ne enostransko trditev.

Kaj ne velja spregledati

Pred pošiljanjem pisma preverite pogodbo in veljavno ureditev.

• Določite mejni datum za vsako storitev posebej

  Obračun DDV zapade do zadnjega delovnega dne naslednjega meseca — ali celo do 20. dne za zavezance z rekapitulacijskim poročilom. Pismo, ki naročilo prekine »takoj« brez razdelitve po storitvah, pusti odprte prav te niti, ki ne prenesejo čakanja.

  88. člen ZDDV-1 — predložitev obračuna DDV

• Izrecno prekličite pooblastilo, ne le podelite novega

  Pooblastilo velja praviloma do preklica, sprememba pa začne učinkovati šele naslednji dan po vnosu. Podelitev novega pooblastila drugemu servisu starega ne prekliče samodejno — potreben je izrecen preklic, sicer stari servis še naprej vidi ali celo vnaša podatke.

  AJPES — e-Pooblastila, priročnik za uporabnike

• Razlikujte trajno hrambo od 10-letne hrambe v izročitvi

  Bilanca stanja, izkaz poslovnega izida ter letno in poslovno poročilo se hranijo trajno. Poslovne knjige, knjigovodske listine in računovodski izkazi se hranijo najmanj deset let po koncu poslovnega leta. Obveznost je pri naročniku, zato kratek prevzemni rok ni razlog za uničenje česarkoli.

  Minimax — koliko časa je treba hraniti poslovno dokumentacijo

• Razjasnite, na čigar ime je vpisana naročnina na sistem

  Če je elektronska dokumentacija v sistemu, naročenem na ime starega servisa, lahko prenehanje naročnine odreže dostop do dokumentacije, ki jo mora naročnik hraniti in ob nadzoru predložiti. Pismo naj navede, katere datoteke se izročijo, v kateri obliki, in kaj se zgodi z dostopom do zgodovine.

• Ne zadržujte dokumentacije namesto ustavitve dela

  Ob neplačilu je pravilno sredstvo ustavitev dela po opominu. Dokumentacija, ki jo je predložil naročnik, je njegova last, njeno zadržanje tik pred rokom za DDV obračun pa premakne spor glede honorarja na področje, na katerem servis ne more zmagati. Lastno delovno gradivo servisa ostane last servisa.

• Pridobite privolitev za izročitev pisno

  Zaupnost velja tudi po prenehanju naročila, zato izročitev podatkov novemu servisu zahteva privolitev naročnika; potrditev na koncu pisma je namenjena prav temu.

Kako napisati pismo

1. Izberite smer. Odpoved s strani naročnika ali prenehanje s strani servisa. To določa razlog, prošnje in privolitve.
2. Najprej preberite pogodbo. Zabeležite datum in dogovorjen odpovedni rok, da bo datum prenehanja pravilen, ne le datum pisma.
3. Izpolnite stranki in način prenehanja. Pošiljatelj, prejemnik, datum, sklic ter prenehanje na datum ali po dokončanju navedenih preostalih del.
4. Določite mejni datum za vsako storitev. Nazadnje obravnavano obdobje in datum oddaje za vsako storitev. Nato naštejte poznejše roke.
5. Razjasnite dokumentacijo, sisteme in pooblastila. Katere datoteke se izročijo, na čigar ime je naročnina, in katera pooblastila je treba preklicati — v pravilnem vrstnem redu.
6. Pošljite in shranite podpisano potrditev. Prenesite Word ali PDF, pošljite s prošnjo za podpis, in shranite potrditev — to je privolitev, ki omogoča izročitev.

Pogosta vprašanja

Sorodne predloge

• Pogodba o Računovodskih Storitvah — Vzorec
• Potrdilo o Prejemu — Vzorec Dopisa
• Splošni pogoji opravljanja računovodskih storitev (vzorec)