Splošni pogoji opravljanja računovodskih storitev (vzorec)

Računovodska dejavnost je v Sloveniji prepuščena trgu

Za razliko od nekaterih sosednjih trgov v tej seriji predlog opravljanje računovodskih storitev v Sloveniji ni vezano na licenco, izobrazbeni pogoj ali obvezno zavarovanje poklicne odgovornosti — dejavnost lahko opravlja kdorkoli, tudi brez ustreznega kadra, strokovne podpore in znanja. Zbornica računovodskih servisov si sicer prizadeva za ureditev poklica in vodi register računovodske poklicne skupine ter izvaja izobraževanja, vendar gre za prostovoljni okvir, ne za zakonsko obveznost.

To pomeni, da splošni pogoji ne smejo ustvarjati vtisa regulativnega nadzora, ki ne obstaja. Namesto tega naj pogoji pošteno navedejo dejansko članstvo servisa v poklicnih združenjih, morebitne certifikate zaposlenih in obseg lastnega zavarovanja poklicne odgovornosti — če ga servis ima.

Ta razlika je pomembna tudi zato, ker naročnik pogosto predpostavlja regulativni nadzor, ki je značilen za revizorje ali davčne svetovalce, in ga samodejno prenese na računovodski servis. Pogoji, ki tega ne razjasnijo, pustijo naročnika v zmoti.

Trajna hramba za izkaze, deset let za knjige in listine — dve različni obveznosti

Zakon o gospodarskih družbah v 54. členu določa, da se poslovne knjige, bilance stanja, izkazi poslovnega izida, konsolidirano letno poročilo ter letno in poslovno poročilo hranijo trajno. Zakon o računovodstvu v 54. členu hkrati določa, da se poslovne knjige, knjigovodske listine in računovodski izkazi hranijo najmanj deset let po koncu poslovnega leta, na katero se nanašajo — enako določa zakon o davčnem postopku za poslovne knjige in dokumentacijo za davčne namene.

Na prvi pogled se zdi, da gre za nasprotujoči si določbi, ker isti izraz — »izkazi« — nastopa v obeh. Razlika je v tem, kaj natančno sodi v katero kategorijo: bilanca stanja in izkaz poslovnega izida kot zaključna dokumenta se hranita trajno, medtem ko se knjigovodske listine, ki so podlaga zanju, hranijo deset let. Pogoji, ki navajajo en sam skupen rok za »vso dokumentacijo«, ne zajamejo pravilno nobenega od obeh režimov.

Za dokumente v zvezi z nepremičninami velja poseben, daljši rok dvajset let. Splošni pogoji naj zato razčlenijo hrambo po kategoriji dokumenta, ne po enotnem roku.

DDV obračun in kratek rok brez podaljšanja

Davčni zavezanec mora obračun DDV predložiti davčnemu organu do zadnjega delovnega dne naslednjega meseca po poteku davčnega obdobja, ne glede na to, ali je za to obdobje dolžan plačati DDV. Zavezanec, ki opravlja transakcije znotraj Unije in mora predložiti rekapitulacijsko poročilo, mora obračun oddati že do 20. dne naslednjega meseca — krajši rok, ki ga splošna določba »do konca meseca« zgreši.

Ta razlika med splošnim rokom in rokom za zavezance z znotrajskupnostnimi transakcijami je dovolj pomembna, da mora biti v pogojih navedena izrecno, ne pa predpostavljena. Napačna predpostavka o roku je pogost vzrok zamud, ki se jim je mogoče v celoti izogniti.

Pooblastilo v e-Davkih velja do preklica

Pooblastilo za delo v portalu e-Davki — bodisi zunanje, ki omogoča le vnos podatkov brez pravice do oddaje, bodisi notranje, ki ga direktor podeli zaposlenim s kvalificiranim digitalnim potrdilom — velja praviloma do preklica, razen če je izrecno časovno omejeno. Sprememba obsega pooblastila, vključno s preklicem, začne učinkovati z naslednjim dnem po vnosu.

Tako pooblastitelj kot pooblaščenec lahko podata preklic pooblastila za vročanje, ki začne učinkovati z dnem, ki sledi vložitvi, razen če je preklic vezan na poznejši datum. Praktična posledica za zamenjavo servisa: staro pooblastilo ne preneha samo od sebe zgolj zato, ker je bilo podeljeno novo — nujen je izrecen preklic, sicer stari servis še naprej vidi in po potrebi vnaša podatke.

Splošni pogoji naj zato naročnika opozorijo na to razliko in priporočijo vrstni red: najprej podelitev pooblastila novemu servisu, šele nato preklic starega, da ne nastane obdobje, v katerem nihče nima veljavnega pooblastila.

Določila — pojasnjena

Status servisa

Pošteno navaja dejansko članstvo v poklicnih združenjih in obseg lastnega zavarovanja, ne da bi ustvarjal vtis licenčnega nadzora, ki v Sloveniji ne obstaja.

Obseg naročila

Naročilo je omejeno na označene opise storitev; neoznačene storitve niso del naročila in njihovi roki se ne spremljajo.

Opisi storitev

En izbirni opis na storitev: vodenje knjig, letno poročilo, davek od dohodkov pravnih oseb, DDV, obračun plač, gospodarsko-pravna opravila, svetovanje.

Sodelovanje naročnika in roki

Roki za predložitev listin po posamezni storitvi, odgovornost za pravilnost podatkov in posledice zamude za zakonske roke.

Honorar in obračunavanje

Urna postavka, mesečni pavšal ali fiksni honorar za sklop storitev, v vsakem primeru z navedbo izključenih del in plačilnim rokom.

Pooblastila v e-Davkih

Navaja potrebna pooblastila in opozarja, da ta veljajo do preklica ter da staro pooblastilo ne preneha samodejno z izdajo novega.

Hramba dokumentacije

Razlikuje trajno hrambo bilance stanja in izkaza poslovnega izida od 10-letne hrambe poslovnih knjig in knjigovodskih listin, s posebnim 20-letnim rokom za nepremičninsko dokumentacijo.

Preprečevanje pranja denarja

Identifikacija in spremljanje stranke, posodabljanje podatkov, ter da obveznost izhaja iz zakona in ne iz privolitve naročnika.

Omejitev odgovornosti

Zgornja meja v znesku, izjeme od omejitve, ter da je delo pripravljeno za naročnika in ne ustvarja obveznosti do tretjih oseb.

Zaupnost in osebni podatki

Zaupnost velja tudi po prenehanju sodelovanja, obdelavo osebnih podatkov pa ureja ločena pogodba.

Trajanje in prenehanje

Odpovedni rok za obe strani, ustavitev dela po opominu ob neplačilu, in določitev roka za posamezno storitev ob prenehanju.

Pravo in pristojnost

Slovensko pravo in kraj reševanja sporov.

Sprejem

Podpisno mesto, ki iz pogojev naredi dogovor, ne le poslan dokument.

Kaj ne velja spregledati

Pred uporabo preverite veljavno ureditev in obseg lastnega zavarovanja.

• Ne ustvarjajte vtisa licenčnega nadzora, ki ne obstaja

  Opravljanje računovodskih storitev v Sloveniji ni pogojeno z izobrazbo, licenco ali obveznim zavarovanjem poklicne odgovornosti — dejavnost je prepuščena trgu. Zbornica računovodskih servisov vodi prostovoljni register, ne zakonsko obvezne licence.

  GZS — izvajanje računovodskih storitev je prepuščeno trgu

• Razlikujte trajno hrambo od 10-letne hrambe

  Bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, konsolidirano letno poročilo ter letno in poslovno poročilo se po 54. členu Zakona o gospodarskih družbah hranijo trajno. Poslovne knjige, knjigovodske listine in računovodski izkazi se po 54. členu Zakona o računovodstvu ter po zakonu o davčnem postopku hranijo najmanj deset let po koncu poslovnega leta.

  Minimax — koliko časa je treba hraniti poslovno dokumentacijo

• Navedite krajši rok za zavezance z znotrajskupnostnimi transakcijami

  Splošni rok za oddajo obračuna DDV je zadnji delovni dan naslednjega meseca po poteku davčnega obdobja. Zavezanec, ki mora predložiti rekapitulacijsko poročilo za znotrajskupnostne transakcije, mora obračun oddati že do 20. dne naslednjega meseca.

  88. člen ZDDV-1 — predložitev obračuna DDV

• Ne predpostavljajte samodejnega prenehanja starega pooblastila

  Pooblastilo v e-Davkih velja praviloma do preklica. Sprememba, vključno s preklicem, začne učinkovati šele naslednji dan po vnosu. Podelitev novega pooblastila drugemu servisu staro pooblastilo ne prekliče samodejno — potreben je izrecen preklic.

  AJPES — e-Pooblastila, priročnik za uporabnike

• Ne zadržujte dokumentacije naročnika namesto ustavitve dela

  Ob neplačilu je pravilno sredstvo ustavitev dela po opominu. Dokumentacija, ki jo je predložil naročnik, je njegova last; lastno delovno gradivo servisa ostane last servisa. Zadržanje dokumentacije tik pred rokom za DDV obračun premakne spor glede honorarja na področje, na katerem servis ne more zmagati.

Kako pripraviti pogoje

1. Navedite dejanski status servisa. Poklicna članstva in obseg lastnega zavarovanja — brez namigovanja na licenčni nadzor, ki v Sloveniji ne obstaja.
2. Označite le storitve, ki so del naročila. Vsaka storitev ima svoj opis. Neoznačene storitve so izrecno izključene, njihovi roki se ne spremljajo.
3. Ločite splošni in skrajšani rok za DDV. Zadnji delovni dan naslednjega meseca za splošne zavezance, 20. dan za tiste z rekapitulacijskim poročilom.
4. Razčlenite hrambo po kategoriji dokumenta. Trajno za bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, deset let za poslovne knjige in listine, dvajset let za nepremičninsko dokumentacijo.
5. Navedite potrebna pooblastila in vrstni red. Najprej podelitev novemu servisu, nato preklic starega, da ne nastane vrzel.
6. Prenesite, podpišite in shranite. Prenesite datoteko Word ali PDF, pridobite podpis pred začetkom dela in shranite podpisan izvod skupaj z dokumentacijo naročnika.

Pogosta vprašanja

Sorodne predloge

• Prekinitev računovodskega naročila (vzorec pisma)
• Pogodba o Računovodskih Storitvah — Vzorec