Uppsägning av ett redovisningsuppdrag (brevmall)

Ett brytdatum per tjänst, eftersom tiderna inte sammanfaller

En byrå kan ha upprättat årsredovisningen för förra året, lämnat inkomstdeklarationen för året innan, skickat momsdeklarationen för senaste perioden och vara mitt i en lönekörning. Meningen "uppdraget upphör omgående" lämnar var och en av dessa trådar öppen — och de korta cyklerna är de farliga.

Momsdeklarationen lämnas månads- eller kvartalsvis, arbetsgivardeklarationen med uppgift per betalningsmottagare lämnas för varje redovisningsperiod, och skatteinbetalningarna har fasta förfallodagar. Ett hopp över en enda period ger kostnadsränta och förseningsavgift direkt. Årsredovisningen, som det talas mest om, är den minst kritiska punkten.

Mallen frågar därför för varje påslagen tjänst efter två uppgifter: senast behandlade period och datum för inlämning eller leverans. Varje tjänst skriver sitt eget brytdatum följt av en uttrycklig anmärkning om att senare perioder inte omfattas, och ett eget avsnitt listar de tider som förfaller efter brytdatumet.

Behörigheter hos Skatteverket upphör inte av sig själva

En behörighet upphör inte för att uppdraget upphör. I Sverige är det ombuds- och deklarationsbehörigheterna som oftast blir kvar: behörighet att lämna deklarationer, att se skattekontot, att ta emot handlingar, att lämna arbetsgivardeklaration per betalningsmottagare, och behörigheter i andra myndigheters e-tjänster.

Om byrån har behörighet att ta emot handlingar kan beslut och förelägganden fortsätta gå till en byrå som inte längre arbetar för uppdragsgivaren — och tider kan börja löpa utan att uppdragsgivaren vet det. Därför frågar brevet efter en uppräkning i stället för att antaga en enda behörighet.

Lägg till det som brukar glömmas: administratörsbehörighet i bokförings- och lönesystemet, behörighet i bankens företagstjänst, och autogiron eller betalningsuppdrag som lagts upp. Den övertagande byrån behöver egna behörigheter; de följer inte med uppdraget. Ordningen spelar roll — lägg upp den nya behörigheten innan den gamla tas bort, så att det inte uppstår en period där ingen kan deklarera.

Arkiv och original: sju år, men originalen får slängas

Räkenskapsinformation ska bevaras i sju år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och skyldigheten är uppdragsgivarens. En kort frist för att hämta material är därför inget skäl att slänga något.

Det som ändrades den 1 juli 2024 är formatet: det är tillåtet att slänga kvitton och fakturor i pappersform om de har överförts till elektronisk handling på ett korrekt sätt, och det tidigare kravet på att bevara ursprungligt räkenskapsmaterial under viss tid har tagits bort. Vid ett byte blir det därför viktigt att veta vem som gjort överföringen, var de elektroniska handlingarna finns och om de följer med.

Brevet har ett eget avsnitt om detta: vilka data som lämnas över och i vilket format, vem som äger abonnemanget på systemet, och vad som händer med åtkomsten till historiskt material. Att lämna frågan öppen är den mest sannolika källan till problem månader senare, när uppdragsgivaren ska visa upp underlag som ingen längre kan öppna.

Jämförelsen med Danmark är lärorik för den som arbetar i båda länderna: där har man i stället infört ett krav på digital bokföring och digital arkivering i fem år, alltså en rörelse i motsatt riktning.

Material, avbrytande och sekretess

Det material uppdragsgivaren lämnat tillhör uppdragsgivaren och lämnas ut. Byråns arbetspapper, uppställningar och interna noteringar tillhör byrån. De leveranser som arvodet betalats för tillhör uppdragsgivaren. En enda mening där byrån gör anspråk på "akten" är fel på alla tre punkter.

Vid utebliven betalning är att avbryta arbetet efter meddelande den rimliga vägen, inte att hålla inne material. Uppdragsgivarens eget underlag är inte säkerhet för ett arvode, och att hålla inne det just när en deklarationstid närmar sig flyttar diskussionen till ett fält där en byrå inte kan vinna.

Sekretessen består efter avslutet. Att lämna över uppgifter till den övertagande byrån kräver därför uppdragsgivarens befrielse, och bekräftelsen i slutet av brevet inhämtar den. Ett undertecknat blad är månader senare betydligt mer hållbart än minnet av ett samtal. Den övertagande byråns egen kundkännedom enligt penningtvättsregelverket är däremot dess egen skyldighet och följer inte med uppdraget.

Avsnitten, förklarade

Brevets riktning

Uppsägning från uppdragsgivaren eller avslut från byråns sida. Alla avsnitt som skiljer sig — anledning, önskemål, befrielser, underskrifter — växlar automatiskt.

Anledning och slutdatum

Anger vilket uppdragsavtal som avslutas, den avtalade uppsägningstiden och det slutdatum som följer av den.

Sätt för avslut

Avslut på datumet eller avslut efter att uttryckligen angivna restarbeten färdigställts. Det andra valet visar en lista — enda sättet att utfästa ett färdigställande utan att motsäga slutdatumet.

Tjänster och brytdatum per tjänst

En brytare per tjänst — årsredovisning, inkomstdeklaration, moms, lön och arbetsgivardeklaration, bokföring, bolagsformalia — var och en med senast behandlade period, inlämningsdatum och anmärkningen att senare perioder inte omfattas.

Kommande tider

Vad som förfaller efter brytdatumet och hos vem det ligger, med anmärkning om att den övertagande byrån bör göra sin egen genomgång.

Data, system och arkiv

Vilka data som lämnas över och i vilket format, vem som äger abonnemanget och vad som händer med åtkomsten till historiskt material — inklusive frågan om vem som gjort överföringen av papperunderlag till elektronisk handling.

Behörigheter

Borttagande av ombuds- och deklarationsbehörigheter, behörighet att ta emot handlingar, behörigheter i andra e-tjänster, administratörsbehörigheter i system och upplagda betalningsuppdrag — uppräknade var för sig.

Utlämnande av material

Uppdragsgivarens material tillbaka, byråns arbetspapper som dess egendom, frist för att hämta och varsel före gallring, jämte uppdragsgivarens sjuåriga bevarandeskyldighet.

Utestående arvode (valbart)

Utestående belopp och betalningstid, med avbrytande av arbetet som väg och inte innehållande av uppdragsgivarens material, i ett eget avsnitt.

Överlämning och befrielse från sekretess

Skriftlig befrielse för att tala med den övertagande byrån, med anmärkning om att dess egen kundkännedom är dess egen skyldighet.

Sekretess, ansvar och tillämplig lag

Sekretessen består, de avtalade ansvarsbegränsningarna gäller fortsatt för utfört arbete, och svensk rätt.

Mottagarens bekräftelse

Underskriftsblock som gör befrielsen och brytdatumen till en överenskommelse och inte till ett ensidigt påstående.

Det som inte bör missas

Kontrollera uppdragsavtalet och gällande rätt innan brevet skickas.

• Sätt ett brytdatum per tjänst

  Momsdeklaration, arbetsgivardeklaration per betalningsmottagare och skatteinbetalningar har fasta, korta tider där ett hopp över en period ger kostnadsränta och förseningsavgift direkt. Ett brev som avslutar uppdraget "omgående" utan att specificera per tjänst lämnar just de trådar öppna som inte kan vänta.

• Ta bort behörigheter aktivt

  Ombuds- och deklarationsbehörigheter, behörighet att se skattekontot eller att ta emot handlingar, behörigheter i andra myndigheters e-tjänster och administratörsbehörigheter i system består till dess de tas bort. Har byrån behörighet att ta emot handlingar kan beslut fortsätta gå dit och tider löpa utan uppdragsgivarens vetskap. Lägg upp den nya byråns behörighet innan den gamla tas bort.

  Skatteverket

• Klargör var de elektroniska handlingarna finns

  Räkenskapsinformation ska bevaras i sju år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och sedan den 1 juli 2024 får papperunderlag slängas efter korrekt överföring till elektronisk handling. Vid ett byte måste det därför klargöras vem som gjort överföringen, var handlingarna finns och om åtkomsten följer med — annars står uppdragsgivaren utan underlag som denne är skyldig att kunna visa.

  Regeringen — avskaffat krav på bevarande av räkenskapsinformation i original

• Använd inte innehållande av material som betalningsmedel

  Vid utebliven betalning är att avbryta arbetet efter meddelande den rimliga vägen. Uppdragsgivarens eget material tillhör uppdragsgivaren, och att hålla inne det när en deklarationstid närmar sig flyttar en arvodesfråga till ett annat plan. Byråns egna arbetspapper förblir däremot dess egendom.

• Inhämta befrielse från sekretessen för överlämningen

  Sekretessen består efter avslutet, så att lämna över uppgifter till den övertagande byrån kräver uppdragsgivarens befrielse. Den bör finnas skriftligen; bekräftelsen i slutet av brevet är avsedd för det.

• Den övertagande byråns kundkännedom är dess egen

  Verksamheten omfattas av regelverket mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Den övertagande byråns kundkännedom är dess egen skyldighet, ska vara genomförd innan den nya affärsförbindelsen inleds och kan inte övertas från föregående byrå.

Så skriver du brevet

1. Välj riktningen. Uppsägning från uppdragsgivaren eller avslut från byråns sida. Det avgör anledning, önskemål och befrielser.
2. Läs uppdragsavtalet först. Anteckna datum och avtalad uppsägningstid, så att slutdatumet blir rätt i stället för att bli datumet för brevet.
3. Fyll i parter och sätt för avslut. Avsändare, mottagare, datum, referens, samt avslut på datumet eller efter att angivna restarbeten färdigställts.
4. Sätt brytdatum per tjänst. Senast behandlade period och inlämningsdatum för varje tjänst. Lista därefter de kommande tiderna.
5. Klargör data, system och behörigheter. Vilka data lämnas över och i vilket format, vem äger abonnemanget, och vilka behörigheter ska tas bort — uppräknade var för sig.
6. Skicka och spara den undertecknade bekräftelsen. Ladda ner som Word eller PDF, skicka med begäran om underskrift och spara bekräftelsen — den är befrielsen som möjliggör överlämningen.

Vanliga frågor

Relaterade mallar

• Allmänna villkor för en redovisningsbyrå (mall)
• Mottagningsbekräftelse — Bekräftelsebrev
• Uppdragsbrev för Redovisningstjänster