Formularz Nominacji do Nagrody (Polska)

Poinformować osobę nominowaną, nie tylko nominującego

RODO nakłada obowiązek poinformowania osoby, której dane zostały zebrane od osoby trzeciej, o celu przetwarzania i pochodzeniu danych, w rozsądnym terminie. Ten wzór zawiera pole rejestrujące, kiedy dokonano tego powiadomienia osoby nominowanej, zamiast zakładać, że wystarczy zgoda osoby, która ją zgłosiła.

Rozdzielić dane nominującego od danych osoby nominowanej

Połączenie obu zbiorów danych w jeden blok "informacji kontaktowych" utrudnia ustalenie, do kogo należą poszczególne dane i do kogo powinna być skierowana odpowiednia klauzula informacyjna. Ten wzór zachowuje oba bloki danych wyraźnie rozdzielone.

Nie ograniczać uzasadnienia do jednego zdania

Krótkie, ogólnikowe uzasadnienie w rodzaju "zasługuje na uznanie" utrudnia komisji ocenę i porównanie nominacji między sobą. Poproszenie nominującego o konkretne przykłady i mierzalne osiągnięcia, zamiast jednego zdania pochwały, daje komisji rzeczywisty materiał do oceny.

Zdecydować, jak traktować wielokrotne nominacje

Gdy kilka osób nominuje tego samego kandydata, warto z góry ustalić, czy te nominacje są łączone w jedną teczkę, czy oceniane osobno. Ta decyzja wpływa na sposób liczenia i oceny nominacji, dlatego warto ją podjąć przed otrzymaniem pierwszych zgłoszeń, a nie w trakcie oceny.

Ustalić okres przechowywania danych dla niewybranych nominacji

Typowy darmowy wzór nie precyzuje, co dzieje się z danymi osób nominowanych, które nie zostały nagrodzone. Ustalenie konkretnego okresu przechowywania, zamiast przechowywania danych bezterminowo, lepiej odzwierciedla zasadę ograniczenia przechowywania wynikającą z RODO.

Nie wymagać zgody osoby nominowanej na złożenie nominacji

W przeciwieństwie do samodzielnego zgłoszenia, nominacja nie wymaga uprzedniej zgody proponowanej osoby na jej złożenie — to dokładnie przypadek danych zebranych od osoby trzeciej uregulowany w RODO. Obowiązkowe jest poinformowanie osoby nominowanej po zebraniu jej danych, a nie uzyskanie jej wcześniejszej zgody na samo bycie nominowanym.

Przewidzieć rezygnację osoby nominowanej

Po otrzymaniu informacji o nominacji, osoba nominowana może wolieć nie brać udziału w dalszym postępowaniu. Formularz powinien przewidywać taką sytuację — wskazując, komu należy zgłosić taką decyzję i co dzieje się z już zebranymi danymi — zamiast zakładać, że każda nominacja automatycznie dociera do końca procesu oceny.

Jasno wskazać, kto jest administratorem danych osoby nominowanej

Organizacja zbierająca nominacje jest administratorem danych zarówno nominującego, jak i osoby nominowanej, mimo że ta ostatnia nie ma z organizacją żadnej bezpośredniej relacji. Ten wzór czyni to wyraźnym, zamiast sugerować, że tylko osoba składająca nominację ma znaczenie z punktu widzenia ochrony danych.

Sekcja po sekcji

Dane nominującego

Identyfikuje osobę składającą nominację.

Dane osoby nominowanej

Identyfikuje proponowaną osobę, oddzielnie od danych nominującego.

Uzasadnienie nominacji

Zbiera uzasadnienie, dlaczego dana osoba jest proponowana do nagrody.

Powiadomienie osoby nominowanej

Rejestruje, kiedy poinformowano osobę nominowaną.

Przechowywanie danych

Ustala, jak długo będą przechowywane dane niewybranych nominacji.

Jak wypełnić formularz

1. Zidentyfikować nominującego. Dodać imię, nazwisko i dane kontaktowe osoby składającej nominację.
2. Zidentyfikować osobę nominowaną. Dodać imię, nazwisko i dane kontaktowe proponowanej osoby.
3. Opisać uzasadnienie. Wyjaśnić, dlaczego ta osoba jest proponowana do nagrody.
4. Zarejestrować klauzulę informacyjną. Odnotować, kiedy poinformowano osobę nominowaną o zebraniu jej danych.

Najczęściej zadawane pytania

Podobne wzory

• Formularz Zgłoszeniowy do Nagrody (Polska)