Opzegbrief accountant (voorbeeld)

Kijk eerst in de opdrachtbevestiging, niet in de algemene voorwaarden

In Nederland geldt de rangorde die het gangbare model aanhoudt: bij strijdigheid tussen een bepaling in de algemene voorwaarden en een bepaling in de opdrachtbevestiging geldt voor dat punt wat in de opdrachtbevestiging staat. Wie wil opzeggen, moet dus beginnen bij de opdrachtbevestiging — daar staat de afspraak die is gemaakt voor deze specifieke relatie.

Voor de opzegtermijn is dat extra relevant. In de vakpers is gesignaleerd dat een opzegtermijn in algemene opdrachtvoorwaarden ten hoogste drie maanden zou mogen bedragen; wij noemen dat hier als aandachtspunt op basis van die berichtgeving en niet als een door ons in de wet nagetrokken regel. Wie een langere termijn in algemene voorwaarden aantreft, doet er goed aan te toetsen of die daar wel kan staan — zeker als de cliënt als consument kwalificeert, want dan geldt de regeling voor algemene voorwaarden in het Burgerlijk Wetboek.

De vergelijking met andere landen is leerzaam. In Duitsland werkt een opzegtermijn in algemene voorwaarden volgens de rechtspraak juist níet: daar kan het mandaat in beginsel altijd worden beëindigd en is een termijn alleen geldig als hij individueel is afgesproken. In Frankrijk wordt de termijn aan de balansdatum gekoppeld, doorgaans drie maanden vóór het einde van het boekjaar. Drie buurlanden, drie verschillende systemen voor dezelfde clausule.

Een einddatum per dienst, want de termijnen lopen niet gelijk

Een kantoor kan de jaarrekening over het vorige boekjaar hebben samengesteld, de aangifte vennootschapsbelasting daarover hebben ingediend, de btw-aangifte over het vorige kwartaal hebben verzorgd en midden in een loonperiode zitten. Een brief die de opdracht "met onmiddellijke ingang" beëindigt, laat al die draden open — en de kortste zijn de gevaarlijkste.

De loonaangifte en de afdracht daarvan lopen per aangiftetijdvak, de btw-aangifte per maand of kwartaal, en pensioenaangiften bij een bedrijfstakpensioenfonds hebben hun eigen termijnen. Wie halverwege een tijdvak wisselt, moet weten wie de volgende aangifte doet — dat is geen administratief detail maar een boete- en rentekwestie.

Dit voorbeeld vraagt daarom per aangezette dienst twee gegevens: de laatst behandelde periode en de datum van indiening of oplevering. Elke dienst drukt zijn eigen einddatum af, gevolgd door de uitdrukkelijke mededeling dat voor latere perioden geen verantwoordelijkheid wordt genomen. Een aparte rubriek somt op wat er daarna aan komt.

Teruggave: de stukken van de cliënt, de werkpapieren van het kantoor

Bij de overdracht lopen drie dingen makkelijk door elkaar. De stukken die de cliënt heeft aangeleverd zijn van de cliënt en worden teruggegeven. De werkpapieren, schema's en interne dossierstukken van het kantoor blijven eigendom van het kantoor. En de eindproducten waarvoor is betaald — de samengestelde jaarrekening, de ingediende aangiften — komen de cliënt toe.

Bij onbetaalde facturen is opschorting van de werkzaamheden de gebruikelijke route, en die staat in deze brief. Het achterhouden van de door de cliënt aangeleverde stukken is dat niet: die blijven van de cliënt, en een kantoor dat ze vasthoudt op een moment waarop de cliënt een aangiftetermijn moet halen, verplaatst een factuurdiscussie naar het terrein van de beroepsregels.

De verschillen tussen landen zijn hier het grootst van alle clausules in dit document. In het Verenigd Koninkrijk bestaat een algemeen retentierecht op de stukken die het kantoor onder zich heeft. In de Verenigde Staten is het achterhouden van door de cliënt aangeleverde stukken beroepsmatig uitdrukkelijk verboden, met een termijn van 45 dagen voor teruggave. In Duitsland geldt een wettelijk retentierecht met een uitdrukkelijke redelijkheidsgrens. In Frankrijk moet de beroepsbeoefenaar zelfs de voorzitter van zijn regionale orde informeren voordat hij retentie overweegt. Deze clausule laat zich dus niet vertalen.

Machtigingen en toegangen eindigen niet vanzelf

Een machtiging waarmee het kantoor aangiften indient, toegang tot het ondernemersportaal van de Belastingdienst, een intermediairaansluiting, een machtiging bij een pensioenuitvoerder, beheerderstoegang tot de boekhoud- of salarissoftware: niets daarvan verdwijnt omdat de opdracht eindigt. Zo blijft een voormalig kantoor post ontvangen voor een cliënt die het niet meer bijstaat.

Machtigingen bestaan bovendien vaak per belastingmiddel en per entiteit: de bv, de holding, de bestuurders privé, een pensioen-bv. Dit voorbeeld vraagt daarom een opsomming in plaats van uit te gaan van één machtiging — juist het opnoemen voorkomt dat er één over het hoofd wordt gezien.

Vergeet de betaalkant niet. Automatische incasso's voor belasting- of pensioenafdrachten die via het kantoor liepen, moeten expliciet worden beëindigd of overgezet. Het nieuwe kantoor heeft eigen machtigingen nodig; die gaan niet met het dossier mee over.

Overdracht aan het nieuwe kantoor: geheimhouding blijft, dus vraag ontheffing

De geheimhoudingsplicht blijft na het einde van de opdracht bestaan. Een kantoor kan het dossier dus niet overdragen omdat het nieuwe kantoor daarom vraagt; het heeft de ontheffing van de cliënt nodig. Dat is precies wat de bevestiging aan het slot van deze brief regelt: schriftelijke toestemming om met het genoemde kantoor te overleggen en de voor de overname benodigde informatie te verstrekken.

Een ondertekend blad is maanden later aanzienlijk sterker dan de herinnering aan een telefoongesprek — en het voorkomt dat een overdracht stilvalt op het moment dat de cliënt al vertrokken is en niet meer reageert.

Voor het overnemende kantoor geldt dat het zijn eigen cliëntenonderzoek moet doen. De Wwft-verplichtingen zijn van het nieuwe kantoor zelf en kunnen niet worden overgenomen van de voorganger; het onderzoek moet zijn afgerond voordat de nieuwe zakelijke relatie begint. Dat is nuttig om in de brief te vermelden, omdat cliënten aannemen dat een overdracht dit onderdeel meeneemt.

De onderdelen, toegelicht

Richting van de brief

Opzegging door de cliënt of beëindiging door het kantoor. Alle onderdelen die verschillen — aanleiding, verzoeken, ontheffingen, ondertekening — wisselen automatisch.

Aanleiding en einddatum

Benoemt de opdrachtbevestiging die wordt beëindigd, de daarin opgenomen opzegtermijn en de einddatum die daaruit volgt.

Wijze van beëindiging

Beëindiging per einddatum, of beëindiging na afronding van uitdrukkelijk benoemde restwerkzaamheden. De tweede keuze laat een lijst zien — de enige manier om restwerk toe te zeggen zonder de einddatum tegen te spreken.

Diensten en einddatum per dienst

Per dienst een schakelaar — jaarrekening, vennootschapsbelasting, inkomstenbelasting, btw, loonadministratie, pensioenaangiften, boekhouding, publicatiestukken — met de laatst behandelde periode, de datum van indiening en de mededeling dat voor latere perioden geen verantwoordelijkheid wordt genomen.

Aankomende termijnen

Wat na de einddatum vervalt en wie het voortaan doet, met de kanttekening dat het overnemende kantoor een eigen termijncontrole moet uitvoeren.

Teruggave van stukken

Teruggave van de door de cliënt aangeleverde stukken, eigendom van de werkpapieren bij het kantoor, ophaaltermijn en aankondiging voordat stukken worden vernietigd.

Openstaande facturen (optioneel)

Openstaand bedrag en betalingstermijn, met opschorting als middel in plaats van het achterhouden van de stukken van de cliënt — in een eigen rubriek.

Machtigingen en toegangen

Intrekken van machtigingen per belastingmiddel en per entiteit, portaal- en softwaretoegangen, en automatische incasso's die via het kantoor liepen.

Overdracht en ontheffing van geheimhouding

Schriftelijke ontheffing om met het overnemende kantoor te overleggen, plus de vermelding dat het nieuwe kantoor zijn eigen cliëntenonderzoek moet doen.

Geheimhouding, aansprakelijkheid en recht

Geheimhouding blijft bestaan; de in de opdrachtbevestiging afgesproken beperkingen blijven gelden voor reeds verrichte werkzaamheden; Nederlands recht.

Bevestiging door de ontvanger

Ondertekeningsblok dat de ontheffing en de einddata tot een afspraak maakt in plaats van een eenzijdige mededeling.

Waar het bij een Nederlandse beëindiging op aankomt

Controleer uw opdrachtbevestiging en, bij een geschil, de richtlijnen van uw beroepsorganisatie.

• Ga uit van de opdrachtbevestiging, niet van de algemene voorwaarden

  Bij strijdigheid tussen een bepaling in de algemene voorwaarden en een bepaling in de opdrachtbevestiging geldt voor die strijdigheid wat in de opdrachtbevestiging staat, en afwijkingen zijn alleen geldig als ze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen. Wie wil opzeggen, begint dus bij de opdrachtbevestiging.

  Model Algemene Voorwaarden NBA 2017 (gedeponeerd rechtbank Amsterdam, 26 juni 2017)

• Toets een lange opzegtermijn

  In de vakpers is gesignaleerd dat een opzegtermijn in algemene opdrachtvoorwaarden ten hoogste drie maanden zou mogen bedragen; dit is hier opgenomen als aandachtspunt op basis van die berichtgeving en niet aan de hand van de wettekst nagetrokken. Tegenover een cliënt die als consument kwalificeert geldt bovendien de regeling voor algemene voorwaarden in het Burgerlijk Wetboek, waarin een te lange termijn onredelijk bezwarend kan zijn.

  Accountant.nl — hoogstens drie maanden opzegtermijn in algemene opdrachtvoorwaarden

• Trek machtigingen actief in

  Een machtiging waarmee een kantoor aangiften indient, portaal- of intermediairtoegang en machtigingen bij pensioenuitvoerders blijven bestaan totdat ze worden ingetrokken. Machtigingen bestaan vaak per belastingmiddel en per entiteit, dus zij moeten afzonderlijk worden nagelopen; ook automatische incasso's die via het kantoor liepen, moeten worden beëindigd of overgezet.

  Belastingdienst — machtigingen voor intermediairs

• Vraag ontheffing van de geheimhouding voor de overdracht

  De geheimhoudingsplicht blijft na het einde van de opdracht bestaan, dus overdracht van informatie aan het overnemende kantoor vereist ontheffing door de cliënt. Leg die schriftelijk vast — de bevestiging aan het slot van de brief is daarvoor bedoeld.

• Het nieuwe kantoor doet zijn eigen cliëntenonderzoek

  Accountants zijn instelling in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Het cliëntenonderzoek van het overnemende kantoor is zijn eigen verplichting, moet zijn afgerond voordat de nieuwe zakelijke relatie begint en kan niet worden overgenomen van de voorganger.

  NBA — rol accountants bij cliëntonderzoek in het kader van de Wwft

• Houd rekening met de bewaarplicht van zeven jaar

  De cliënt moet als administratieplichtige boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal van belang kunnen zijn zeven jaar bewaren. Een korte ophaaltermijn gevolgd door vernietiging kan stukken doen verdwijnen die de cliënt wettelijk moet bewaren, dus laat vernietiging voorafgaan door een aankondiging.

  Ondernemersplein — administratie bijhouden en bewaren

Zo stelt u de brief op

1. Kies de richting. Opzegging door de cliënt of beëindiging door het kantoor. Dat bepaalt de aanleiding, de verzoeken en de ontheffingen.
2. Lees eerst de opdrachtbevestiging. Noteer de datum en de opzegtermijn. Bij strijdigheid met de algemene voorwaarden gaat de opdrachtbevestiging voor.
3. Vul partijen en wijze van beëindiging in. Afzender, ontvanger, kenmerk, datum, en beëindiging per einddatum of na afronding van benoemde restwerkzaamheden.
4. Zet elke dienst aan met zijn einddatum. Per dienst de laatst behandelde periode en de datum van indiening. Som daarna op welke termijnen er aankomen.
5. Noem alle machtigingen en toegangen. Per belastingmiddel en per entiteit, plus portaaltoegang, softwarebeheer en automatische incasso's.
6. Verstuur en bewaar de ondertekende bevestiging. Download als Word of PDF, stuur mee met het verzoek om ondertekening, en bewaar de ondertekende bevestiging — dat is de ontheffing voor de overdracht.

Veelgestelde vragen

Vergelijkbare sjablonen

• Algemene voorwaarden voor een accountantskantoor (voorbeeld)
• Ontvangstbevestiging — Voorbeeldbrief
• Opdrachtbevestiging voor een Accountant