Opdrachtbevestiging voor een Accountant

Verricht het kantoor ook een controle- of beoordelingsopdracht voor deze cliënt? Dan is de combinatie mogelijk niet toegestaan

De formele onafhankelijkheidsregels van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) gelden voor assurance-opdrachten — een controle- of beoordelingsopdracht — en niet voor een samenstellingsopdracht op zichzelf. Combineert het kantoor echter een samenstellingsopdracht of andere administratieve dienstverlening mét een assurance-opdracht voor dezelfde cliënt, dan geldt een strengere regel dan alleen een waarschuwing: het is verboden om de assurance-opdracht te verrichten als het kantoor een administratieve dienst heeft verleend of verleent die van invloed is op het object van de assurance-opdracht. Bij een organisatie van openbaar belang (OOB) is die combinatie zonder uitzondering verboden. Dit is strenger dan alleen een waarschuwing dat er "passende maatregelen" nodig zijn: bij een assurance-cliënt kan de combinatie eenvoudigweg niet. Deze opdrachtbevestiging wijst daarop zodra is aangegeven dat het kantoor ook een assurance-opdracht voor dezelfde cliënt verricht.

Een voorschot kan niet zowel verrekenbaar als niet-terugbetaalbaar zijn — kies één regel

Een voorschotbepaling moet één heldere afspraak bevatten over niet-gebruikte gelden: óf zij worden verrekend met toekomstige honoraria of terugbetaald bij beëindiging van de opdracht, óf het voorschot is bij voorbaat niet-terugbetaalbaar. Beide beloven in verschillende zinnen van dezelfde bepaling is geen compromis maar een tegenstrijdigheid die bij een geschil door een rechter moet worden opgelost. Deze opdrachtbevestiging dwingt tot één keuze.

Fee-concentratie bij één cliënt is ook een bedreiging voor de onafhankelijkheid

Naast de combinatie van diensten kent de ViO nog een bedreiging die in generieke sjablonen zelden terugkomt: als de totale honoraria die een accountantspraktijk over twee of meer achtereenvolgende boekjaren bij één cliënt in rekening brengt of verwacht te brengen, boven de vijftien procent van de totale omzet van die praktijk uitkomt, ontstaat een bedreiging die specifieke maatregelen vereist. Dit speelt vooral bij kleinere kantoren met één grote cliënt en is los van de vraag of er ook een samenstellingsopdracht wordt gecombineerd met assurance-werk.

De onderdelen, toegelicht

Omschrijving van de opdracht

De concreet overeengekomen werkzaamheden — administratie, loonadministratie, jaarrekening, belastingaangiften of assurance-werk — precies genoeg omschreven dat beide partijen weten wat wel en niet is opgenomen.

Onafhankelijkheidswaarschuwing (voorwaardelijk)

Verschijnt automatisch als het kantoor voor dezelfde cliënt ook een assurance-opdracht verricht, en wijst op het verbod van de ViO om administratieve diensten die van invloed zijn op het object van die opdracht te combineren met de assurance-opdracht zelf.

Honorarium

Een vast honorarium, een uurtarief of een andere grondslag, met de factureringsfrequentie en de betalingstermijn.

Voorschot (optioneel)

Legt bij gebruik eenduidig vast of niet-gebruikte gelden worden verrekend of terugbetaald, of dat het voorschot bij voorbaat niet-terugbetaalbaar is — één regel, geen tegenstrijdigheid.

Medewerkingsverplichtingen van de cliënt

De plicht van de cliënt om juiste en tijdige gegevens aan te leveren, omdat het werk van de accountant nooit beter kan zijn dan de administratie waarop het is gebaseerd.

Werkpapieren

Stelt vast dat de eigen werkpapieren en dossiers van de accountant zijn eigendom blijven, ook al betreffen zij de administratie van de cliënt — een gangbaar punt uit de beroepspraktijk dat consumentgerichte sjablonen vaak weglaten.

Vertrouwelijkheid

Verwijst naar de vertrouwelijkheidsplicht van artikel 16 van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), een van de fundamentele beginselen die voor iedere opdracht gelden.

Wettelijke en beroepsrechtelijke aandachtspunten

De onderstaande regels zijn deze sessie geraadpleegd en liggen ten grondslag aan dit voorbeeld.

• Een samenstellingsopdracht vereist sinds 2016 een schriftelijke opdrachtbevestiging

  De in 2016 herziene Standaard 4410 van de NV COS (paragraaf 25) verplicht accountants om de opdrachtvoorwaarden voor een samenstellingsopdracht schriftelijk vast te leggen; daarvoor kon dit ook mondeling worden overeengekomen.

  Nieuwe opdrachtbevestiging voor doorlopende samenstellingsopdrachten — Accountant.nl

• Administratieve dienstverlening aan een assurance-cliënt is verboden als zij het object van de opdracht raakt

  De Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) verbiedt het verrichten van een assurance-opdracht als de accountantspraktijk een administratieve dienst heeft verleend of verleent die van invloed is op het object van die opdracht; bij organisaties van openbaar belang (OOB) geldt dit verbod zonder uitzondering.

  Toelichting Verordening inzake onafhankelijkheid accountants bij assurance-opdrachten — NBA

• Fee-concentratie bij één cliënt kan een bedreiging voor de onafhankelijkheid vormen

  Overschrijden de honoraria die een accountantspraktijk over twee of meer achtereenvolgende boekjaren bij één cliënt in rekening brengt of verwacht te brengen de vijftien procent van de totale omzet van die praktijk, dan ontstaat een bedreiging die specifieke maatregelen vereist.

  Art. 25 ViO — Maxius.nl

• Vertrouwelijkheid is een fundamenteel beginsel voor iedere opdracht

  Artikel 16 van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) verplicht een accountant om vertrouwelijke gegevens of informatie geheim te houden, tenzij een wettelijke of beroepsmatige plicht tot bekendmaking bestaat.

  Toelichting bij de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants — NBA

Zo gebruikt u dit voorbeeld

1. Kantoor en cliënt invullen. Vul naam en adres van het accountantskantoor en van de cliënt in de gemarkeerde plekken in.
2. Werkzaamheden omschrijven. Beschrijf de concreet overeengekomen werkzaamheden — administratie, loonadministratie, jaarrekening, belastingaangiften of assurance-werk.
3. Aangeven of het kantoor ook een assurance-opdracht verricht. Verricht het kantoor voor deze cliënt ook een controle- of beoordelingsopdracht, kies dan "Ja", zodat de onafhankelijkheidswaarschuwing verschijnt — het belangrijkste punt in dit document.
4. Honorarium en voorschot vastleggen. Kies een vast honorarium, een uurtarief of een andere grondslag, en leg bij een voorschot eenduidig vast of dit wordt verrekend, terugbetaald, of niet-terugbetaalbaar is.
5. Ondertekenen en downloaden. Beide partijen ondertekenen de opdrachtbevestiging, waarna u het document als Word- of PDF-bestand downloadt vóór aanvang van de werkzaamheden.

Veelgestelde vragen

Vergelijkbare sjablonen

• Ontvangstbevestiging — Voorbeeldbrief