Ontvangstbevestiging — Voorbeeldbrief

Bijgewerkt op 5 augustus 2026

Een ontvangstbevestiging laat weten dat iets bij u is aangekomen — een sollicitatie, een betaling, een zending of een ander schrijven — en zegt kort hoe het verder gaat. De vier situaties hebben inhoudelijk weinig met elkaar gemeen, waardoor één vast geformuleerde brief voor slechts één daarvan — meestal geschreven voor sollicitaties — merkwaardig aandoet wanneer eigenlijk een betalings- of zendingsbevestiging nodig is.

De brief hieronder is tegelijk de editor: kies boven de brief het gewenste type bevestiging, en de tekst van de brief past zich aan. Vul uw eigen briefhoofd in de gemarkeerde plekken in — dit voorbeeld bevat geen vooraf ingevulde bedrijfsnaam. Download de afgeronde brief als Word- of PDF-bestand, gratis, zonder registratie en zonder watermerk.

1 van 12 velden ingevuld

Tik in het document hieronder op een gemarkeerd veld en typ er meteen in.Gratis — zonder registratie, zonder watermerk

Kies je versie

Type bevestiging

Geachte heer/mevrouw ,

Hiermee bevestigen wij de ontvangst van .

Heeft u nog vragen, dan kunt u altijd contact met ons opnemen.

Met vriendelijke groet,

Vier verschillende brieven, geen formulier dat overal op past

Een ontvangstbevestiging voor een sollicitatie laat de kandidaat weten dat de sollicitatie is aangekomen en wanneer ongeveer een reactie volgt. Een betalingsbevestiging bevestigt een specifiek bedrag, een specifieke datum en een specifieke referentie. Een bevestiging voor goederen of documenten bevestigt een zending, in welke staat deze is aangekomen, en de bijbehorende bestel- of zendingsreferentie. Een algemene bevestiging stelt alleen vast dat een brief, e-mail of rapport is ontvangen en in behandeling is. Elke situatie is een andere opgave — wie de verkeerde brief gebruikt, merkt dat aan een tekst die niet op de situatie aansluit.

Waarom het moment van ontvangst telt, niet het moment van versturen

Artikel 3:37 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek (BW) bepaalt: "Een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring moet, om haar werking te hebben, die persoon hebben bereikt." Deze ontvangsttheorie betekent dat veel termijnen — voor een reactie, een bezwaar of een klacht — gaan lopen vanaf het moment dat een schrijven de ontvanger daadwerkelijk heeft bereikt, niet vanaf het moment van versturen. Een ontvangstbevestiging legt daarom niet alleen vriendelijk vast dat iets is aangekomen, maar documenteert voor beide partijen de datum die voor eventuele termijnen bepalend is.

De onderdelen, toegelicht

Briefhoofd: Uw eigen naam of bedrijf, adres en contactgegevens — zelf ingevuld, niet als vooraf ingevulde voorbeeldfirma.
Type bevestiging: Sollicitatie, betaling, goederen of documenten, of algemene correspondentie — boven de brief gekozen, bepaalt de hoofdtekst van de brief.
Wat wordt bevestigd: Een korte, concrete verwijzing naar wat is ontvangen — de functie waarop is gesolliciteerd, het betalingsbedrag en de referentie, de zending, of het schrijven waarop wordt gereageerd.
Hoe het verder gaat: Een korte mededeling over de volgende stap en, waar mogelijk, een tijdsindicatie — wanneer een beslissing volgt, dat een betaling is verwerkt, of dat een zending wordt gecontroleerd.
Afsluiting: Een eenvoudige, ondertekende afsluiting met naam en functie — dit is een brief, geen overeenkomst, dus zonder formeel handtekeningenblok.

Zo gebruikt u dit voorbeeld

Type bevestiging kiezen. Kies boven de brief sollicitatie, betaling, goederen of documenten, of algemene correspondentie — de hoofdtekst van de brief past zich aan.
Eigen briefhoofd invullen. Vul uw naam of bedrijf, adres, telefoonnummer en e-mailadres in de gemarkeerde plekken boven de brief in.
Omschrijven wat wordt bevestigd. Vul de concrete verwijzing in — de functie, de betalingsgegevens, de omschrijving van de zending, of het schrijven waarop u reageert.
De volgende stap benoemen. Voeg een korte, eerlijke volgende stap toe en, waar mogelijk, een tijdsindicatie.
Ondertekenen en downloaden. Vul naam en functie in bij de afsluiting, en download de brief als Word- of PDF-bestand.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen deze bevestiging en een kwitantie?

Een kwitantie is het bewijs van een specifieke transactie, meestal uitgesplitst voor de boekhouding of de belastingdienst. Een ontvangstbevestiging is een korte, persoonlijke bevestiging dat iets is aangekomen, met een korte aanwijzing over het vervolg — zij kan een kwitantie vergezellen, maar vervangt deze niet.

Heb ik voor een betalingsbevestiging een andere brief nodig dan voor een sollicitatiebevestiging?

Het doel — de ontvangst bevestigen — is hetzelfde, maar de inhoud verschilt genoeg dat een vast geformuleerde brief voor een van beide situaties merkwaardig aandoet. De keuze voor het type bevestiging in dit voorbeeld past de hoofdtekst daarop aan.

Is een ontvangstbevestiging wettelijk verplicht?

In de meeste alledaagse situaties niet. Zij is een vorm van hoffelijkheid en een teken van professionaliteit. Het moment van ontvangst wordt wel vaak indirect juridisch relevant, omdat op grond van artikel 3:37 lid 3 BW veel termijnen gaan lopen vanaf het moment dat een verklaring de ontvanger heeft bereikt, niet vanaf het moment van versturen.

Moet ik elke binnenkomende sollicitatie bevestigen?

Het is goede praktijk en oogt professioneel, ook al is het in de meeste gevallen niet verplicht. Een korte, eerlijke bevestiging met een realistische tijdsindicatie is beter dan een belofte die u niet kunt waarmaken.

Kan ik hiermee ook een klacht of een formele mededeling bevestigen?

Ja — kies algemene correspondentie en omschrijf wat u bevestigt. Let op dat het bevestigen van de ontvangst iets anders is dan het inhoudelijk beantwoorden; heeft het schrijven een termijn in gang gezet, dan moet u daar mogelijk nog afzonderlijk op reageren.

Moet ik in de brief vermelden hoe en wanneer ik het schrijven heb ontvangen?

Dat is niet verplicht, maar wel verstandig als de ontvangstdatum een termijn in gang zet — bijvoorbeeld bij een klacht, een ingebrekestelling of een offerte met een reactietermijn. Vermeld in dat geval de datum van ontvangst, niet alleen de datum van deze brief.

Vergelijkbare sjablonen

Opdrachtbevestiging voor een Accountant

Disclaimer

Dit voorbeeld en deze toelichting zijn uitsluitend bedoeld als algemene informatie en vormen geen juridisch advies. Schrijft een overeenkomst, een instantie of een branchevoorschrift een specifieke inhoud of verzendwijze voor de bevestiging voor, controleer dat vereiste dan voordat u op dit algemene voorbeeld vertrouwt.