Algemene voorwaarden voor een accountantskantoor (voorbeeld)

De rangorde is hier omgekeerd aan wat veel kantoren denken

Het eerste dat in Nederlandse voorwaarden goed moet staan, is welk document voorgaat. De praktijk volgt hier het NBA-model: afwijkingen van en aanvullingen op de opdracht en op de algemene voorwaarden zijn alleen geldig als ze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen, bijvoorbeeld in een schriftelijke overeenkomst of een nadere opdrachtbevestiging. En als een bepaling in de algemene voorwaarden en een bepaling in de opdrachtbevestiging met elkaar in strijd zijn, geldt voor die strijdigheid wat in de opdrachtbevestiging staat.

Dat lijkt een detail totdat er discussie is. Kantoren die hun voorwaarden als het laatste woord beschouwen, komen erachter dat juist de per cliënt gemaakte afspraak beslissend is — precies zoals het hoort, want dat is het document dat de cliënt daadwerkelijk heeft gelezen en ondertekend.

Het Model Algemene Voorwaarden NBA 2017 is bij de griffie van de rechtbank Amsterdam gedeponeerd op 26 juni 2017 onder nummer 41/2017. Veel kantoren gebruiken dat model of een daarop gebaseerde variant. Dit voorbeeld is géén kopie van dat model — het is zelfstandig opgesteld en verwijst ernaar, omdat het model auteursrechtelijk beschermd is en omdat een kantoor hoe dan ook moet kunnen uitleggen wat het zelf heeft afgesproken.

De opzegtermijn: gebruikelijk, maar niet onbeperkt

Anders dan in Duitsland, waar een opzegtermijn in algemene voorwaarden volgens de rechtspraak juist níet werkt, is een opzegtermijn in Nederlandse opdrachtvoorwaarden gebruikelijk. Wel is in de vakpers gesignaleerd dat een opzegtermijn in algemene opdrachtvoorwaarden ten hoogste drie maanden zou mogen bedragen; wij noemen dat hier als aandachtspunt op basis van die berichtgeving en niet als een door ons in de wet nagetrokken regel.

Praktisch betekent dat twee dingen. Zet een termijn die in verhouding staat tot de aard van de dienstverlening, en zet hem niet zo lang dat hij als onredelijk bezwarend kan worden aangemerkt — zeker niet tegenover een cliënt die als consument kwalificeert, want dan geldt de regeling voor algemene voorwaarden in het Burgerlijk Wetboek met de bijbehorende toetsing.

Dit voorbeeld maakt de opzegtermijn daarom een in te vullen veld met een korte toelichting, in plaats van een vast getal dat een kantoor jaren later nog in zijn voorwaarden aantreft zonder te weten waarom het er staat.

Bewaartermijnen: die van de cliënt en die van het kantoor zijn niet hetzelfde

De bewaarplicht van de cliënt volgt uit de belastingwetgeving: administratieplichtigen moeten boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal van belang kunnen zijn zeven jaar bewaren. Dat is de verplichting van de ondernemer, niet van het kantoor, en een voorwaardenset die de twee door elkaar haalt helpt niemand.

De bewaartermijn van het kantoor is een eigen keuze, ingegeven door de dossiervormingseisen die op de beroepsuitoefening rusten en door de verjaringstermijnen voor aansprakelijkheid. Dit voorbeeld maakt die termijn een veld, en laat vernietiging voorafgaan door een aankondiging, zodat een cliënt nog om zijn eigen stukken kan vragen.

Bij de teruggave zelf hoort een derde onderscheid dat vaak sneuvelt: de stukken die de cliënt heeft aangeleverd zijn van de cliënt, de werkpapieren en dossierstukken van het kantoor zijn van het kantoor, en de eindproducten waarvoor is betaald behoren aan de cliënt. Een enkele regel waarin het kantoor "het dossier" claimt, klopt op alle drie de punten niet.

Wwft en AVG zijn twee verschillende regimes, en één ervan verbiedt u iets te zeggen

Accountants zijn instelling in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Het cliëntenonderzoek moet zijn afgerond voordat de zakelijke relatie begint en gedurende de relatie actueel worden gehouden; zonder toereikend onderzoek kan de opdracht niet worden uitgevoerd. Een melding van een ongebruikelijke transactie gaat naar de Financiële inlichtingen eenheid, en de cliënt mag daarover niet worden geïnformeerd. Dat laatste verrast cliënten; het staat beter vooraf in de voorwaarden dan achteraf in een gesprek.

De AVG is het tweede regime. Het punt dat in veel voorwaarden ontbreekt is de rolverdeling: voor de eigen dossiervorming en beroepsuitoefening is het kantoor doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en niet verwerker van de cliënt, en daarvan hangt af wie waarvoor aanspreekbaar is. Dit voorbeeld benoemt de rol, geeft een contactpunt en beschrijft het gebruik van dienstverleners en clouddiensten, inclusief de vraag waar gegevens staan.

Daarnaast gelden voor accountants eigen beroepsregels over geheimhouding, objectiviteit en onafhankelijkheid. Geheimhouding is dus niet alleen een contractuele afspraak die partijen naar believen kunnen inrichten: de voorwaarden moeten de wettelijk of beroepsmatig voorgeschreven uitzonderingen voorbehouden in plaats van een ruime doorgeefclausule op te nemen.

Wat u wél moet opnemen en wat u beter weglaat

Neem de waarschuwing over betaalgegevens op. Een uitdrukkelijke toezegging dat het kantoor zijn bankgegevens nooit uitsluitend per e-mail wijzigt, en dat elke onbevestigde e-mail of telefonische wijziging als frauduleus moet worden behandeld, is de goedkoopste maatregel tegen factuurfraude die zich juist op administratieve dienstverleners richt.

Neem ook een bepaling op over interne geschillen bij de cliënt. Als de eigenaren van een onderneming ruzie krijgen, is de onderneming de cliënt en niet degene die als eerste belt. Vooraf vastleggen dat het kantoor niet op tegenstrijdige instructies handelt en de zaak terugverwijst naar het bestuur of de vennoten, voorkomt dat het kantoor het instrument van één partij wordt.

Laat de bepaling weg waarin het kantoor zich het recht voorbehoudt de bestuurder persoonlijk aan te spreken voor een onbetaalde factuur van de vennootschap. Een bestuurder wordt niet aansprakelijk voor een schuld van de vennootschap omdat algemene voorwaarden dat stellen. Wilt u die zekerheid, neem dan een borgstelling — een echte, ondertekende verplichting, die in dit voorbeeld als optioneel blok is opgenomen.

De bepalingen, toegelicht

Toepasselijkheid, rangorde en aanvaarding

Legt vast dat de voorwaarden bij elke opdracht horen, hoe ze worden aanvaard, en dat bij strijdigheid geldt wat in de opdrachtbevestiging staat — de rangorde die de Nederlandse praktijk aanhoudt.

Beroepsuitoefening en verzekering

Benoemt de beroepsorganisatie, de beroepsregels waaraan het kantoor is gebonden en de beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

Aard en omvang van de opdracht

Alleen de in de opdrachtbevestiging beschreven werkzaamheden zijn overeengekomen; bij samenstel- en overige opdrachten wordt geen zekerheid verstrekt, tenzij de opdrachtbevestiging anders bepaalt.

Medewerking van de cliënt

Tijdige en volledige aanlevering, juistheid van de verstrekte gegevens, en het melden van wijzigingen — het kantoor gaat uit van wat het ontvangt en controleert dat niet, tenzij afgesproken.

Honorarium, verschotten en betaling

Grondslag, verschotten, betalingstermijn, termijn om tegen een factuur te protesteren, en rente en kosten bij te late betaling — onderscheiden naar zakelijke cliënt en consument.

Opschorting en retentie

Opschorting van de werkzaamheden bij niet-betaling, en teruggave van de door de cliënt aangeleverde stukken — met de dossierstukken van het kantoor als eigendom van het kantoor.

Borgstelling (optioneel)

Een ondertekende borgstelling door een natuurlijke persoon in plaats van een bepaling die stelt dat het kantoor de opdrachtgever persoonlijk kan aanspreken.

Bewaartermijnen en teruggave

De bewaarplicht van de cliënt van zeven jaar op grond van de fiscale wetgeving, naast de eigen bewaartermijn van het kantoor en een aankondiging voordat stukken worden vernietigd.

Geheimhouding en kwaliteitstoetsing

Geheimhouding met voorbehoud van wettelijk of beroepsmatig voorgeschreven uitzonderingen, inclusief kwaliteitstoetsing door personen die aan dezelfde geheimhouding zijn gebonden.

Wwft-verplichtingen

Cliëntenonderzoek afgerond vóór aanvang van de zakelijke relatie, actueel houden gedurende de relatie, geen uitvoering zonder toereikend onderzoek, en het verbod de cliënt over een melding te informeren.

Verwerking van persoonsgegevens

Het kantoor als verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen dossiervorming, doeleinden, contactpunt, inzet van dienstverleners en clouddiensten en de locatie van gegevens.

Aansprakelijkheid

Een naar keuze in een bedrag, een veelvoud van het honorarium of het betaalde honorarium uitgedrukte beperking, met de uitzonderingen die niet kunnen worden beperkt.

Elektronische communicatie en betaalgegevens

Risicoverdeling bij e-mail plus de toezegging bankgegevens nooit uitsluitend per e-mail te wijzigen, met telefonische verificatie via een al bekend nummer.

Interne geschillen bij de cliënt

De onderneming is de cliënt als de eigenaren van mening verschillen; geen uitvoering van tegenstrijdige instructies, terugverwijzing naar bestuur of vennoten.

Duur, opzegging en beëindiging

Opzegtermijn als in te vullen veld met de kanttekening dat een te lange termijn onredelijk bezwarend kan zijn, gevallen van onmiddellijke beëindiging, en verwijzing naar een opzegbrief.

Toepasselijk recht en geschillen

Nederlands recht, bevoegde rechter, en de mogelijkheid een klacht bij de beroepsorganisatie of de tuchtrechter aan de orde te stellen.

Waar het in Nederland op aankomt

Controleer de actuele stand van de regelgeving en de modellen van uw beroepsorganisatie voordat u dit voorbeeld gebruikt.

• Leg de rangorde vast: de opdrachtbevestiging gaat voor

  Afwijkingen van en aanvullingen op de opdracht en op de algemene voorwaarden zijn alleen geldig als ze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen, bijvoorbeeld in een schriftelijke overeenkomst of nadere opdrachtbevestiging. Bij strijdigheid tussen een bepaling in de algemene voorwaarden en een bepaling in de opdrachtbevestiging geldt voor die strijdigheid wat in de opdrachtbevestiging is opgenomen.

  Model Algemene Voorwaarden NBA 2017 (gedeponeerd rechtbank Amsterdam, 26 juni 2017)

• Houd de opzegtermijn beperkt

  In de vakpers is gesignaleerd dat een opzegtermijn in algemene opdrachtvoorwaarden ten hoogste drie maanden zou mogen bedragen. Wij nemen dit op als aandachtspunt op basis van die berichtgeving; het is hier niet aan de hand van de wettekst nagetrokken. Tegenover een cliënt die als consument kwalificeert geldt bovendien de regeling voor algemene voorwaarden in het Burgerlijk Wetboek, waarin een te lange termijn onredelijk bezwarend kan zijn.

  Accountant.nl — hoogstens drie maanden opzegtermijn in algemene opdrachtvoorwaarden

• Scheid de bewaarplicht van de cliënt van uw eigen bewaartermijn

  Administratieplichtigen moeten boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal van belang kunnen zijn zeven jaar bewaren op grond van de fiscale wetgeving. Dat is de verplichting van de cliënt. De bewaartermijn van het kantoor voor zijn eigen dossier is een eigen keuze, ingegeven door dossiervormingseisen en verjaringstermijnen, en hoort als zodanig te worden benoemd.

  Ondernemersplein — administratie bijhouden en bewaren

• Rond het cliëntenonderzoek af vóór aanvang van de relatie

  Accountants zijn instelling in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Het cliëntenonderzoek moet zijn afgerond voordat de zakelijke relatie begint en gedurende de relatie actueel worden gehouden; zonder toereikend onderzoek kan de opdracht niet worden uitgevoerd. Een melding van een ongebruikelijke transactie gaat naar de Financiële inlichtingen eenheid en de cliënt mag daarover niet worden geïnformeerd.

  NBA — rol accountants bij cliëntonderzoek in het kader van de Wwft

• Bepaal uw rol onder de AVG

  Voor de eigen dossiervorming en beroepsuitoefening is het kantoor doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en niet verwerker van de cliënt. Van die rolverdeling hangen informatieplichten, de behandeling van rechten van betrokkenen en de verantwoordelijkheid tegenover de toezichthouder af; ze hoort in de voorwaarden te worden benoemd in plaats van open te blijven.

  Autoriteit Persoonsgegevens

• Reproduceer het model van de beroepsorganisatie niet

  Het Model Algemene Voorwaarden NBA 2017 en vergelijkbare modellen zijn auteursrechtelijk beschermd. Verwijs ernaar en stel uw eigen voorwaarden op in plaats van het model te kopiëren of licht te herschrijven; een kantoor moet in elk geval kunnen uitleggen wat het zelf is overeengekomen.

Zo gebruikt u dit voorbeeld

1. Vul de kantoorgegevens in. Naam, rechtsvorm, beroepsorganisatie, beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar, ingangsdatum en versieaanduiding.
2. Geef aan wat voor cliënt het is. Zakelijke cliënt of consument. Dat bepaalt de bepaling over rente en kosten bij te late betaling en de toetsing van de opzegtermijn.
3. Vul termijnen en bedragen in. Betalingstermijn, termijn om tegen een factuur te protesteren, rentepercentage, eigen bewaartermijn en aankondiging voor vernietiging.
4. Stel de opzegtermijn vast. Houd hem in verhouding tot de dienstverlening; een lange termijn in algemene voorwaarden kan onredelijk bezwarend zijn.
5. Zet alleen aan wat van toepassing is. Assurance-opdrachten, dienstverleners en clouddiensten, en de optionele borgstelling zijn afzonderlijk te schakelen.
6. Voeg ze bij uw opdrachtbevestiging. De voorwaarden worden aanvaard via de opdrachtbevestiging die ernaar verwijst — stuur beide documenten samen. Download als Word om verder te bewerken of als PDF om te versturen.

Veelgestelde vragen

Vergelijkbare sjablonen

• Opdrachtbevestiging voor een Accountant
• Opzegbrief accountant (voorbeeld)