Conditions générales expert-comptable Luxembourg (modèle gratuit)

Deux professions réglementées distinctes, et un cabinet qui ne peut pas se prévaloir de l'une pour l'autre

L'expertise comptable au sens large — tenue de comptabilité, établissement des comptes annuels, déclarations fiscales, conseil comptable et fiscal — est réservée aux membres de l'OEC, sous conditions de diplôme, de stage professionnel et d'examen d'accès. La révision légale des comptes est une mission distincte, réservée par la loi du 23 juillet 2016 aux réviseurs d'entreprises agréés inscrits auprès de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises (IRE) : un membre de l'OEC ne peut pas effectuer de révision légale sans être également inscrit à l'IRE.

Ces conditions nomment donc précisément le titre détenu par le cabinet plutôt que de laisser entendre une compétence en révision légale que le cabinet ne détient pas nécessairement — la même prudence déjà observée pour Gibraltar, Malte et la Slovénie plus tôt dans ce lot, transposée ici à une distinction propre au Luxembourg.

Une seule règle de conservation, dix ans, mais un point de départ précis

L'article 16 du Code de commerce impose de conserver les livres et documents comptables — journal, grand livre, livre d'inventaire, comptes annuels et toutes les pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison, factures) — pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice auquel ils se rapportent. Contrairement à la Belgique voisine, il n'existe pas ici de règle distincte plus longue pour les factures : un seul délai, dix ans, s'applique à l'ensemble des pièces.

Concrètement, un exercice clôturé le 31 décembre 2026 doit rester accessible jusqu'à la fin de l'année 2036.

eTVA : délai de dépôt fixe, mais fréquence variable selon le chiffre d'affaires

La déclaration de TVA se dépose en ligne via le portail eTVA de l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA (AED), au plus tard le 15 du mois suivant la période de référence. La fréquence dépend du chiffre d'affaires annuel : mensuelle au-delà de 620 000 €, trimestrielle entre 112 000 € et 620 000 €, annuelle en dessous de 112 000 € — un cabinet qui reprend un dossier doit donc vérifier la fréquence applicable avant de fixer un calendrier de collecte des pièces.

Un retard de dépôt entraîne une pénalité de 0,6 % par mois.

Le mandat eTVA ne s'éteint pas de lui-même, et il n'est pas toujours illimité dans le temps

Un mandat électronique de TVA prend fin par révocation ou par renonciation du fiduciaire, et cette fin prend effet dès que l'information a été soumise, traitée, validée et enregistrée — la gestion active du mandat étant réservée au gérant principal et aux gérants. Ni la fin de la mission ni le simple écoulement du temps ne suffisent : le mandat doit être expressément révoqué.

À distinguer d'un mandat général de démarches administratives créé sur MyGuichet.lu, qui est lui-même limité dans le temps — d'un mois à douze mois avec possibilité de renouvellement — et non permanent par défaut. Ces conditions rappellent donc les deux mécanismes séparément plutôt que de parler d'un "mandat" générique.

Les clauses expliquées

Parties et statut

Nom du cabinet, titre détenu (expert-comptable OEC, le cas échéant réviseur d'entreprises agréé IRE), responsable, version et date, ainsi que les coordonnées du client.

Prestations commandées

Chaque prestation avec son propre interrupteur — tenue de comptabilité, comptes annuels, impôt sur le revenu des collectivités, TVA, paie, formalités RCS, conseil.

Statut réglementaire et assurance

Titre détenu et assurance responsabilité civile professionnelle, distincte selon qu'il s'agit d'expertise comptable ou de révision légale.

Obligations du client

Délais de transmission des pièces et obligation de fournir des informations complètes et exactes sur lesquelles reposent les déclarations.

Honoraires et règlement

Taux horaire, forfait mensuel ou forfait global — seul le modèle choisi s'affiche.

Mandat eTVA

Étendue du mandat et rappel que le client doit le révoquer lui-même si la collaboration prend fin.

Conservation des documents

Le délai unique de dix ans à compter de la clôture de l'exercice, et son point de départ précis.

Lutte contre le blanchiment (optionnel)

Devoir de vigilance à l'égard du client si le cabinet est soumis à la législation applicable.

Limitation de responsabilité (optionnel)

Un plafond, si convenu.

Confidentialité

Absence de transmission d'informations à des tiers sans l'accord du client ou obligation légale.

Traitement des données personnelles (optionnel)

Finalité et base légale, si la prestation implique un traitement de données personnelles.

Durée et résiliation

Préavis et modalités de résiliation.

Droit applicable et litiges

Droit luxembourgeois et lieu de règlement des litiges.

Acceptation

L'emplacement des signatures qui transforme ces conditions en accord contraignant.

Ce qu'il ne faut pas négliger

Vérifiez le statut réglementaire du cabinet et la réglementation en vigueur avant d'utiliser ces conditions.

• Ne confondez pas expertise comptable et révision légale

  L'expertise comptable relève de l'OEC ; la révision légale des comptes est réservée par la loi du 23 juillet 2016 aux réviseurs d'entreprises agréés inscrits à l'IRE. Un membre de l'OEC ne peut effectuer de révision légale sans être également inscrit à l'IRE.

  Tradulux — réviseur d'entreprises, une profession réglementée

• Ne dupliquez pas le délai belge à dix ans plus long pour les factures

  Au Luxembourg, un seul délai de dix ans à compter de la clôture de l'exercice s'applique à l'ensemble des pièces comptables, sans règle distincte pour les factures.

  Code de commerce, art. 16

• Vérifiez la fréquence de dépôt applicable avant de fixer un calendrier

  La déclaration de TVA est due le 15 du mois suivant la période, mais la fréquence — mensuelle, trimestrielle ou annuelle — dépend du chiffre d'affaires annuel du client.

  Guichet.lu — déclaration de TVA

• Distinguez le mandat eTVA du mandat général MyGuichet

  Le mandat eTVA prend fin par révocation ou renonciation active, sans limite de durée fixée à l'avance ; le mandat général MyGuichet, lui, est limité de un à douze mois avec renouvellement possible.

  Guichet.lu — mandataire MyGuichet.lu

• N'engagez pas une responsabilité au-delà de la couverture d'assurance

  Une clause de limitation de responsabilité ne doit pas dépasser la couverture d'assurance responsabilité civile professionnelle réellement souscrite par le cabinet.

• Mettez à jour les conditions si le titre détenu ou le responsable change

  La date de version doit refléter la dernière information vérifiée, en particulier si le cabinet obtient ou perd l'inscription à l'IRE en sus de l'OEC.

Comment compléter les conditions

1. Renseignez les données du cabinet et le titre détenu. Nom, adresse, responsable, titre (OEC et, le cas échéant, IRE) et date de version.
2. Cochez les prestations commandées. Chaque prestation a son propre interrupteur — n'activez que celles convenues.
3. Choisissez le modèle d'honoraires. Taux horaire, forfait mensuel ou forfait global — seuls les champs correspondants s'affichent.
4. Précisez l'étendue du mandat eTVA. Qui est mandaté et pour quels actes, avec le rappel que le client doit le révoquer lui-même.
5. Vérifiez le délai de conservation. Assurez-vous que le délai unique de dix ans est correctement mentionné, sans confusion avec une règle distincte pour les factures.
6. Téléchargez et signez. Téléchargez au format Word ou PDF, vérifiez et faites signer les deux parties.

Questions fréquentes

Modèles similaires

• Résiliation mission expert-comptable Luxembourg (modèle de lettre)