Bagaimana cara membuat tanda tangan email?

Pilih template di generator, isi data kontak Anda (nama, jabatan, perusahaan, telepon, situs web), unggah foto atau logo perusahaan jika perlu, dan sesuaikan warna aksen. Setelah tampilan pratinjau sesuai keinginan, klik "Salin tanda tangan" lalu tempel ke pengaturan tanda tangan di Gmail, Outlook, Apple Mail, atau Thunderbird. Seluruh proses hanya butuh beberapa menit dan tidak memerlukan akun.

Apakah pembuat tanda tangan email ini benar-benar gratis?

Ya. Tidak perlu membuat akun, tidak ada watermark, dan tidak ada batasan jumlah tanda tangan yang bisa Anda buat atau ekspor.

Seperti apa contoh signature email yang profesional?

Minimal mencantumkan nama lengkap, jabatan, dan nama perusahaan, ditambah 2-3 kontak (email, telepon atau ponsel, dan situs web). Banyak tanda tangan di Indonesia juga menyertakan logo perusahaan, tautan ke LinkedIn atau media sosial lain, dan pada korespondensi resmi atau perpajakan, NPWP perusahaan. Hindari tanda tangan yang terlalu penuh dengan warna, banner, atau ikon berlebihan.

Bagaimana cara membuat tanda tangan di Gmail?

Di Gmail, klik ikon roda gigi, pilih "Lihat semua setelan", lalu pada tab "Umum" cari bagian "Tanda tangan". Klik "Buat baru", tempel tanda tangan yang sudah disalin dari generator ini, lalu klik "Simpan Perubahan" di bagian bawah halaman. Panduan lengkapnya tersedia di bagian instalasi di bawah.

Apakah saya perlu mencantumkan NPWP di tanda tangan email perusahaan?

Bukan aturan wajib untuk setiap email, tetapi mencantumkan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) bersama nama perusahaan adalah praktik umum untuk korespondensi bisnis resmi di Indonesia, terutama untuk perusahaan PT yang berkomunikasi soal penawaran, kontrak, atau dokumen fiskal.

Apakah tanda tangan ini bisa dipakai di Outlook?

Bisa. Semua template dibuat dengan struktur tabel dan gaya inline, format yang tampil konsisten di Outlook (versi klasik maupun baru), Gmail, Apple Mail, dan Thunderbird. Gunakan "Salin tanda tangan" lalu tempel ke pengaturan tanda tangan di Outlook.

Bisakah saya menambahkan logo dan foto ke tanda tangan email?

Bisa, generator ini memungkinkan Anda mengunggah foto pribadi maupun logo perusahaan. Sebaiknya gunakan gambar yang sudah dikompres (di bawah 100 KB), dan untuk logo, gunakan file PNG dengan latar transparan agar tetap terlihat baik di mode terang maupun gelap.

Apakah tanda tangan email ini tampil baik di ponsel?

Ya, semua template dioptimalkan agar tampil dengan baik di komputer maupun ponsel. Gunakan tombol "Ponsel" pada pratinjau generator untuk memastikan tampilan tanda tangan Anda sebelum disimpan ke aplikasi email.

Pembuat Tanda Tangan Email

Buat tanda tangan email profesional dalam format HTML dan tempel langsung ke Gmail, Outlook, Apple Mail, atau Thunderbird — gratis, tanpa akun, tanpa watermark.

Data pribadi

Nama depan

Nama belakang

Jabatan

Nama perusahaan

Kontak

Alamat email

Telepon

Ponsel

Situs web

Alamat

Foto

Logo

Tautan media sosial

Banner

URL gambar banner

URL tautan banner

Disclaimer

Gaya

Warna aksen

Pilih template

Setiap template berbasis tabel dengan gaya inline sehingga tampil konsisten di Gmail, Outlook, Apple Mail, dan Thunderbird.

Minimal

Modern

Corporate

With photo

Creative

Pratinjau langsung

Accent Rail

Cara menambahkan tanda tangan ke aplikasi email Anda

Pilih aplikasi email Anda untuk melihat panduan langkah demi langkah.

Buka Gmail di komputer Anda.
Klik ikon roda gigi (⚙️) di pojok kanan atas.
Pilih "Lihat semua setelan".
Pada tab "Umum", gulir ke bagian "Tanda tangan".
Klik "Buat baru" (atau pilih tanda tangan yang sudah ada untuk diedit).
Tempel tanda tangan yang sudah disalin menggunakan tombol "Salin tanda tangan".
Gulir ke bawah halaman dan klik "Simpan Perubahan".

Cara membuat tanda tangan email profesional gratis

Tanda tangan email yang dirancang dengan baik adalah kartu nama digital bagi setiap profesional di Indonesia: muncul di setiap pesan yang Anda kirim, mulai dari penawaran harga ke klien hingga follow-up dengan pemasok, dan dalam hitungan detik menyampaikan siapa Anda, di perusahaan mana Anda bekerja, dan bagaimana cara menghubungi Anda. Berbeda dari kartu nama fisik, tanda tangan email HTML yang dibuat dengan baik akan tampil sama profesionalnya di komputer kantor maupun di ponsel, tempat sebagian besar email dibuka saat ini.

Membuat tanda tangan email tidak memerlukan keahlian coding atau jasa desainer. Dengan generator ini, Anda cukup memilih template, mengisi data kontak, mengunggah foto atau logo perusahaan, lalu menyalin hasilnya langsung ke Gmail, Outlook, Apple Mail, atau Thunderbird dalam waktu kurang dari lima menit. Semua template dibangun menggunakan struktur tabel dan gaya inline, format teknis yang benar-benar tampil dengan baik di sebagian besar aplikasi email, berbeda dengan CSS modern yang sering diabaikan atau justru merusak tampilan di banyak aplikasi email.

Jika tanda tangan ini digunakan untuk korespondensi bisnis resmi di Indonesia, seperti penawaran, faktur, atau kontrak, ada baiknya juga mempertimbangkan data perpajakan apa yang perlu dicantumkan, seperti NPWP perusahaan. Kami membahasnya lebih dalam di bawah dengan contoh konkret, sekaligus mencakup cara memasang tanda tangan langkah demi langkah di setiap aplikasi email.

Seperti apa tanda tangan email profesional di Indonesia (budaya bisnis)

Dalam lingkungan bisnis Indonesia, tanda tangan email profesional umumnya mencantumkan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan setidaknya satu nomor kontak, baik telepon kantor maupun ponsel, mengingat WhatsApp Business kini menjadi kanal komunikasi bisnis yang sama umumnya dengan email maupun telepon konvensional di Indonesia.

Perusahaan Indonesia, khususnya di sektor manufaktur, perdagangan, dan jasa profesional, cenderung mempertahankan tanda tangan yang lebih formal dengan logo perusahaan, dan untuk dokumen yang berpotensi menjadi bukti fiskal, turut mencantumkan nama badan usaha (PT atau CV) secara lengkap. Sebaliknya, freelancer dan konsultan independen umumnya memilih tanda tangan yang lebih sederhana dengan foto pribadi, yang membantu membangun kepercayaan di pasar yang sangat mengutamakan hubungan personal dalam berbisnis.

Warna aksen dan jenis huruf sebaiknya tetap sederhana: satu warna yang sesuai dengan identitas merek perusahaan memberi kesan lebih profesional dibanding tanda tangan dengan banyak warna atau huruf dekoratif.

Yang sebaiknya dilakukan dan dihindari untuk gambar, ukuran logo, dan tampilan di ponsel

Lakukan: kompres foto dan logo hingga di bawah 100 KB masing-masing sebelum diunggah; tanda tangan yang berat membuat email lebih lambat dimuat, terutama pada koneksi seluler yang lebih lambat.
Lakukan: gunakan logo dengan latar transparan (PNG) agar tetap terlihat baik di mode terang maupun mode gelap.
Hindari: jangan gunakan foto casual atau selfie; foto formal ala pas foto atau headshot profesional memberi kesan lebih serius.
Lakukan: batasi lebar logo antara 120–180 piksel; logo yang terlalu besar akan terlihat tidak proporsional, terutama pada pratinjau tampilan ponsel.
Hindari: jangan mencantumkan lebih dari dua ikon media sosial berukuran besar; ini membuat tanda tangan terlihat penuh dan mengalihkan perhatian dari informasi utama.
Lakukan: selalu cek pratinjau mode "Ponsel" pada generator sebelum menyimpan tanda tangan, karena sebagian besar email di Indonesia pertama kali dibuka lewat ponsel.
Hindari: jangan gunakan banner promosi yang terlalu lebar (lebih dari 600 px); gambar akan terpotong atau pecah pada pratinjau Gmail versi ponsel.
Lakukan: pastikan tautan pada banner dan logo berfungsi dengan baik sebelum menyimpan tanda tangan di aplikasi email; tautan yang rusak akan terlihat oleh semua orang yang menerima email Anda.

NPWP di tanda tangan email: kapan perlu dicantumkan dan contohnya

Seperti disebutkan sebelumnya, tidak ada aturan yang secara khusus mewajibkan setiap tanda tangan email mencantumkan NPWP perusahaan. Namun, ketika email menjadi bagian dari komunikasi yang berpotensi terkait dokumen fiskal, seperti penawaran resmi, kontrak, faktur, atau tindak lanjutnya, mencantumkan NPWP mempermudah verifikasi identitas perusahaan oleh mitra bisnis maupun saat penerbitan faktur pajak.

Dalam praktiknya, jika Anda bekerja di bagian penjualan, keuangan, akuntansi, atau layanan pelanggan pada sebuah PT di Indonesia, sebaiknya cantumkan NPWP perusahaan (bukan NPWP pribadi) di tanda tangan email bersama nama badan usaha lengkap. Contohnya: "PT Contoh Sejahtera — NPWP: 01.234.567.8-901.000". Ini mempercepat proses ketika klien atau mitra memerlukan data untuk penerbitan faktur, dan menghindari bolak-balik konfirmasi data perpajakan.

Jika email bersifat internal, informal, atau tidak berkaitan dengan proses perpajakan, misalnya komunikasi antar rekan kerja dalam satu divisi, mencantumkan NPWP tidak memberi nilai tambah dan bisa dilewatkan tanpa masalah.

Elemen umum lain dalam tanda tangan email Indonesia: konsistensi tim, out of office, dan WhatsApp Business

Ketika beberapa orang dalam satu perusahaan mengirim email ke klien yang sama, sebaiknya seluruh tim menggunakan template tanda tangan yang konsisten (logo yang sama, warna aksen yang sama, dan urutan data yang sama) untuk menjaga citra merek yang seragam. Generator ini memungkinkan Anda memilih template yang sama dan membagikan desainnya ke rekan kerja; masing-masing tinggal mengganti data pribadinya.

Di Indonesia, penggunaan balasan otomatis "out of office" saat cuti, izin, atau perjalanan dinas sudah umum digunakan. Sebaiknya pesan otomatis tersebut juga menyertakan tanda tangan dengan kontak pengganti, sehingga pengirim email tetap mendapat respons selama Anda tidak di tempat.

Semakin banyak perusahaan di Indonesia mencantumkan nomor WhatsApp Business langsung di tanda tangan email, baik berupa teks ("WhatsApp: +62 812 3456 7890") maupun tombol atau ikon yang tertaut ke "wa.me/6281234567890". Ini sangat membantu di sektor yang pelanggannya lebih suka melanjutkan komunikasi lewat pesan instan setelah kontak awal melalui email.

Informasi yang disarankan dalam email bisnis (Indonesia)

Belum ada aturan khusus yang mewajibkan pencantuman data tertentu di setiap tanda tangan email, namun mencantumkan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) bersama nama dan alamat perusahaan sudah menjadi praktik umum dalam korespondensi bisnis resmi di Indonesia, khususnya untuk badan usaha berbentuk PT.

Kebiasaan ini terutama berlaku untuk komunikasi yang berkaitan dengan penawaran resmi, kontrak, faktur, atau dokumen yang berpotensi menjadi bukti fiskal, karena mempermudah verifikasi identitas perusahaan oleh pihak lain maupun otoritas pajak.

Mencantumkan NPWP di tanda tangan email juga membantu proses administrasi ketika mitra bisnis perlu menerbitkan faktur pajak atau dokumen resmi lainnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana cara membuat tanda tangan email?: Pilih template di generator, isi data kontak Anda (nama, jabatan, perusahaan, telepon, situs web), unggah foto atau logo perusahaan jika perlu, dan sesuaikan warna aksen. Setelah tampilan pratinjau sesuai keinginan, klik "Salin tanda tangan" lalu tempel ke pengaturan tanda tangan di Gmail, Outlook, Apple Mail, atau Thunderbird. Seluruh proses hanya butuh beberapa menit dan tidak memerlukan akun.
Apakah pembuat tanda tangan email ini benar-benar gratis?: Ya. Tidak perlu membuat akun, tidak ada watermark, dan tidak ada batasan jumlah tanda tangan yang bisa Anda buat atau ekspor.
Seperti apa contoh signature email yang profesional?: Minimal mencantumkan nama lengkap, jabatan, dan nama perusahaan, ditambah 2-3 kontak (email, telepon atau ponsel, dan situs web). Banyak tanda tangan di Indonesia juga menyertakan logo perusahaan, tautan ke LinkedIn atau media sosial lain, dan pada korespondensi resmi atau perpajakan, NPWP perusahaan. Hindari tanda tangan yang terlalu penuh dengan warna, banner, atau ikon berlebihan.
Bagaimana cara membuat tanda tangan di Gmail?: Di Gmail, klik ikon roda gigi, pilih "Lihat semua setelan", lalu pada tab "Umum" cari bagian "Tanda tangan". Klik "Buat baru", tempel tanda tangan yang sudah disalin dari generator ini, lalu klik "Simpan Perubahan" di bagian bawah halaman. Panduan lengkapnya tersedia di bagian instalasi di bawah.
Apakah saya perlu mencantumkan NPWP di tanda tangan email perusahaan?: Bukan aturan wajib untuk setiap email, tetapi mencantumkan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) bersama nama perusahaan adalah praktik umum untuk korespondensi bisnis resmi di Indonesia, terutama untuk perusahaan PT yang berkomunikasi soal penawaran, kontrak, atau dokumen fiskal.
Apakah tanda tangan ini bisa dipakai di Outlook?: Bisa. Semua template dibuat dengan struktur tabel dan gaya inline, format yang tampil konsisten di Outlook (versi klasik maupun baru), Gmail, Apple Mail, dan Thunderbird. Gunakan "Salin tanda tangan" lalu tempel ke pengaturan tanda tangan di Outlook.
Bisakah saya menambahkan logo dan foto ke tanda tangan email?: Bisa, generator ini memungkinkan Anda mengunggah foto pribadi maupun logo perusahaan. Sebaiknya gunakan gambar yang sudah dikompres (di bawah 100 KB), dan untuk logo, gunakan file PNG dengan latar transparan agar tetap terlihat baik di mode terang maupun gelap.
Apakah tanda tangan email ini tampil baik di ponsel?: Ya, semua template dioptimalkan agar tampil dengan baik di komputer maupun ponsel. Gunakan tombol "Ponsel" pada pratinjau generator untuk memastikan tampilan tanda tangan Anda sebelum disimpan ke aplikasi email.