Έντυπο Αίτησης Έγκρισης (Ελλάδα)

Η ηλεκτρονική υπογραφή δεν έχει την ίδια αποδεικτική ισχύ σε κάθε περίπτωση

Ο Κώδικας Πολιτικής Δικονομίας κάνει μια διάκριση που πρέπει να αντανακλάται σε κάθε εσωτερικό έντυπο έγκρισης. Κατά το άρθρο 443 ΚΠολΔ, ένα ηλεκτρονικό έγγραφο αποκτά την αποδεικτική ισχύ ιδιωτικού εγγράφου — δηλαδή τεκμήριο γνησιότητας ισχυρότερο από απλή απόδειξη — μόνο αν φέρει εγκεκριμένη (qualified) ηλεκτρονική υπογραφή ή ηλεκτρονική σφραγίδα, κατά την έννοια του Κανονισμού eIDAS και του Ν. 4727/2020 για την Ψηφιακή Διακυβέρνηση. Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που φέρει απλή ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, χωρίς να φτάνει στο επίπεδο της εγκεκριμένης, δεν χάνει κάθε αξία — αλλά κατατάσσεται στο άρθρο 444 ΚΠολΔ ως «μηχανική απεικόνιση», μια κατηγορία που περιλαμβάνει και φωτογραφίες ή φωτοτυπίες, χωρίς το τεκμήριο γνησιότητας του ιδιωτικού εγγράφου, αφημένη στην ελεύθερη εκτίμηση του δικαστή.

Αυτό είναι ένα έκτο, διακριτό μοντέλο σε σχέση με όσα έχουν ήδη καταγραφεί σε αυτή τη σειρά: δεν πρόκειται για λειτουργικό κριτήριο ισοδυναμίας ενσωματωμένο στον γενικό Αστικό Κώδικα, ούτε για κριτήριο αξιοπιστίας, ούτε για διαβαθμισμένη υποχρέωση ανάλογα με τον αντισυμβαλλόμενο, ούτε για υπό όρους κλίμακα εγκυρότητας — αλλά για απευθείας ένταξη της ηλεκτρονικής υπογραφής στο ήδη υπάρχον σύστημα αποδεικτικών μέσων του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, με μόνο την εγκεκριμένη υπογραφή να φτάνει στο ανώτερο επίπεδο.

Τι σημαίνει αυτό στην πράξη για ένα εσωτερικό έντυπο

Για τις περισσότερες εσωτερικές εγκρίσεις — μια δαπάνη, μια άδεια, μια πρόσβαση σε σύστημα — το ερώτημα δεν είναι αν η έγκριση θα χρειαστεί ποτέ να αποδειχθεί ενώπιον δικαστηρίου, αλλά αν η οργάνωση μπορεί αργότερα να ανασυστήσει με βεβαιότητα ποιος ενέκρινε τι, πότε, και υπό ποιους όρους. Μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή ή ακόμη και μια απάντηση σε ηλεκτρονικό μήνυμα λειτουργεί επαρκώς για αυτόν τον σκοπό στις περισσότερες περιπτώσεις, καθώς κατατάσσεται ως μηχανική απεικόνιση και εκτιμάται ελεύθερα από όποιον την εξετάζει αργότερα, μαζί με το υπόλοιπο πλαίσιο.

Για εγκρίσεις με σημαντικές νομικές ή οικονομικές συνέπειες — μια σύμβαση με τρίτο, μια δέσμευση που ξεπερνά την οικονομική χρήση, μια τροποποίηση όρων εργασίας — αξίζει να εξεταστεί αν χρειάζεται εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή, ώστε το έγγραφο να αποκτήσει το πλήρες τεκμήριο του άρθρου 443 ΚΠολΔ αντί να παραμείνει απλή μηχανική απεικόνιση του άρθρου 444.

Οδηγός Πεδίων

Αριθμός αναφοράς και ημερομηνία

Μοναδικός αριθμός αναφοράς που καθιστά την έγκριση αναζητήσιμη από τιμολόγιο, φάκελο ή συμβατικό έγγραφο.

Τύπος αιτήματος

Παραγγελία ή νέος προμηθευτής, δαπάνη, έγκριση εγγράφου, άδεια, πρόσβαση σε σύστημα, ή έκπτωση και εξαίρεση.

Περιγραφή και αιτιολόγηση

Τι ζητείται, γιατί, και τι συμβαίνει σε περίπτωση απόρριψης — η αιτιολόγηση είναι αυτό που πραγματικά θα διαβάσει ένας μεταγενέστερος έλεγχος.

Ποσό και κωδικός προϋπολογισμού

Το ποσό και ο κωδικός προϋπολογισμού που επηρεάζεται, κρίσιμο όταν η αρμοδιότητα του εγκρίνοντα εξαρτάται από το ύψος του ποσού.

Εγκρίνων και αρμοδιότητα

Το πρόσωπο που αποφασίζει, η θέση του και η αρμοδιότητά του για αυτή την κατηγορία, με αυτόματη παραπομπή σε ανώτερο επίπεδο αν το ποσό την υπερβαίνει.

Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων

Επιβεβαίωση ότι ο εγκρίνων δεν είναι ο ίδιος ο αιτών και δεν έχει προσωπικό συμφέρον στο αποτέλεσμα.

Απόφαση, όροι και αιτιολόγηση

Εγκρίθηκε, εγκρίθηκε υπό όρους, απορρίφθηκε ή παραπέμφθηκε, με τους όρους και τους λόγους καταγεγραμμένους στο ίδιο το έγγραφο.

Τήρηση αρχείου

Η περίοδο και ο τόπος τήρησης αρχείου της έγκρισης, ανάλογα με τι ακριβώς τεκμηριώνει.

Πώς πρέπει να σχεδιαστεί αυτή η διαδικασία ελέγχου

Πρόκειται για εσωτερικό έγγραφο, χωρίς δική του τυπική υποχρέωση, αλλά αρκετά σημεία έχουν άμεσες νομικές ή ελεγκτικές συνέπειες.

• Χρησιμοποιήστε εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή για σημαντικές εγκρίσεις

  Μόνο η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή προσδίδει στο έγγραφο το τεκμήριο γνησιότητας του ιδιωτικού εγγράφου κατά το άρθρο 443 ΚΠολΔ· η απλή ή προηγμένη υπογραφή κατατάσσεται ως μηχανική απεικόνιση κατά το άρθρο 444 ΚΠολΔ, χωρίς αυτό το τεκμήριο.

  Ν. 4727/2020, Ψηφιακή Διακυβέρνηση

• Διαχωρίστε αίτημα, έγκριση και πληρωμή

  Ο αιτών δεν θα πρέπει να εγκρίνει το δικό του αίτημα, ούτε να διατάσσει την πληρωμή. Σε πολύ μικρές ομάδες όπου αυτό είναι δύσκολο, παραπέμψτε το αίτημα σε υπεύθυνο αντί να παραιτηθείτε από τον διαχωρισμό.

• Αντιστοιχίστε την αρμοδιότητα του εγκρίνοντα με το ποσό

  Καταγράψτε τη θέση και την αρμοδιότητα του εγκρίνοντα, και παραπέμψτε αυτόματα σε δεύτερο εγκρίνοντα αν το ποσό την υπερβαίνει.

• Τεκμηριώστε τους όρους μιας υπό όρους έγκρισης

  Όροι που συμφωνούνται προφορικά ή μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος είναι δύσκολο να επικαλεστεί κανείς αργότερα. Καταγράψτε τους στο ίδιο το έντυπο.

• Περιορίστε τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται

  Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων απαιτεί τα δεδομένα να είναι κατάλληλα, συναφή και περιορισμένα σε ό,τι είναι απαραίτητο για τον σκοπό. Μην ζητάτε ιατρικά δεδομένα για άδεια ή προσωπική διεύθυνση για πρόσβαση σε σύστημα αν η απόφαση δεν τα χρειάζεται.

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτό το έντυπο έγκρισης

1. Επιλέξτε τον τύπο αιτήματος. Παραγγελία, δαπάνη, έγκριση εγγράφου, άδεια, πρόσβαση σε σύστημα, ή έκπτωση και εξαίρεση.
2. Περιγράψτε και αιτιολογήστε το αίτημα. Καταγράψτε τι ζητείται, γιατί είναι απαραίτητο, και τι συμβαίνει σε περίπτωση απόρριψης.
3. Καταγράψτε ποσό και κωδικό προϋπολογισμού. Σημειώστε το ποσό και τον κωδικό προϋπολογισμού που επηρεάζεται.
4. Παραπέμψτε στον κατάλληλο εγκρίνοντα. Ορίστε τον εγκρίνοντα και την αρμοδιότητά του, με δεύτερο εγκρίνοντα αν το ποσό την υπερβαίνει.
5. Καταγράψτε την απόφαση και τηρήστε αρχείο. Επιλέξτε εγκρίθηκε, εγκρίθηκε υπό όρους, απορρίφθηκε ή παραπέμφθηκε, καθορίστε την περίοδο τήρησης αρχείου, και αποθηκεύστε το έγγραφο.

Συχνές Ερωτήσεις

Σχετικά υποδείγματα

• Προσφορά Αμοιβής Αρχιτέκτονα (Ελλάδα)
• Συμφωνία Διαιτησίας (Ελλάδα)
• Σύμβαση Παραγγελίας Έργου Τέχνης (Ελλάδα)
• Σύμβαση Παροχής Αρχιτεκτονικών Υπηρεσιών (Ελλάδα)