Tilitoimiston toimeksiannon päättäminen (kirjemalli)

Yksi katkaisupäivä palvelua kohti, koska kellot eivät käy tahdissa

Toimisto on voinut laatia edellisen tilikauden tilinpäätöksen, antaa sitä koskevan veroilmoituksen, antaa viimeisen arvonlisäveroilmoituksen ja olla keskellä palkkajaksoa. Lause "toimeksianto päättyy heti" jättää kaikki nämä langat auki — ja lyhytkiertoiset ovat vaarallisia.

Suomessa kaikkein lyhyin rytmi on tulorekisterissä: palkkatietoilmoitus on annettava viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä ja työnantajan erillisilmoitus seuraavan kuukauden 5. päivään. Kolmenkymmenen päivän irtisanomisaikaan mahtuu useita ilmoituksia, joista jokainen tarvitsee jonkun antajan. Arvonlisävero kulkee kuukausi- tai neljännesvuosirytmissä ja tilinpäätös neljän kuukauden rytmissä tilikauden päättymisestä.

Siksi malli kysyy jokaisesta valitusta palvelusta kaksi tietoa: viimeksi käsitellyn kauden ja antamis- tai toimituspäivän. Kukin palvelu kirjoittaa oman katkaisupäivänsä ja sen jälkeen nimenomaisen maininnan siitä, ettei myöhempiä kausia hoideta, ja erillisessä kohdassa luetellaan katkaisupäivän jälkeen erääntyvät määräpäivät.

Suomi.fi-valtuudet eivät pääty sopimuksen mukana

Valtuus ei lakkaa siitä, että toimeksianto lakkaa. Suomi.fi-valtuudet annetaan asiointipalvelussa erikseen ja ne ovat asiakohtaisia: veroasioiden hoitaminen, tulorekisteri-ilmoittaminen ja kaupparekisteri-ilmoitukset ovat eri valtuuksia, ja ne on peruutettava yksitellen.

Jos valtuus jää voimaan, entinen toimisto näkee edelleen asiakkaan veroasiat ja voi teknisesti antaa ilmoituksia. Käytännössä yleisempi haitta on toinen: uusi toimisto ei voi antaa ilmoituksia, koska sille ei ole vielä annettu valtuutta — ja määräpäivä kuluu sillä välin. Järjestys ratkaisee: anna uusi valtuus ennen kuin vanha peruutetaan.

Kirje pyytää siksi luettelon eikä oleta yhtä valtakirjaa. Luetteloon kuuluvat myös ne asiat, jotka helposti jäävät: pääkäyttäjän oikeudet kirjanpito- ja palkkajärjestelmässä, pankin yrityspalvelun käyttöoikeudet ja valmiiksi asetetut maksut tai suoraveloitukset.

Aineisto: kuusi ja kymmenen vuotta, ja kysymys pääsystä

Säilytysvelvollisuus on kirjanpitovelvollisella eli asiakkaalla, eikä toimiston vaihtaminen muuta sitä. Ajat ovat kaksi: tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

Kun aineisto on sähköinen, ratkaiseva kysymys on pääsy. Jos järjestelmän tilaus on tilitoimiston nimissä, tilauksen päättyminen voi katkaista pääsyn aineistoon, jota asiakas on velvollinen säilyttämään ja tarvittaessa esittämään. Se on huonoin mahdollinen yhdistelmä, ja se selviää yleensä vasta kuukausia myöhemmin.

Kirjeessä on tästä oma kohta: mitkä tiedostot luovutetaan ja missä muodossa, kenen nimissä tilaus on ja mitä tapahtuu historiatiedon pääsylle. Tähän kannattaa käyttää muutama minuutti nyt eikä puoli päivää verotarkastuksen aikana.

Aineiston luovutus, keskeyttäminen ja salassapito

Asiakkaan toimittama aineisto on asiakkaan omaisuutta ja luovutetaan. Tilitoimiston työpaperit, laskelmapohjat ja sisäiset muistiinpanot ovat tilitoimiston omaisuutta. Asiakkaan maksamat lopputuotteet ovat asiakkaan. Yksi lause, jossa toimisto vaatii itselleen koko "kansion", on väärin kaikilla kolmella kohdalla.

Maksun laiminlyönnin johdosta oikea keino on työn keskeyttäminen ilmoituksen jälkeen, ei aineiston pidättäminen. Asiakkaan oma aineisto ei ole palkkion vakuus, ja sen pidättäminen juuri kun tulorekisterin viiden päivän aika kuluu, siirtää keskustelun kentälle, jolla toimisto ei voi voittaa.

Salassapito jatkuu päättymisen jälkeen. Tietojen luovuttaminen seuraavalle toimistolle edellyttää siksi asiakkaan lupaa, ja kirjeen lopun vahvistus hankkii sen. Allekirjoitettu kappale on kuukausia myöhemmin selvästi kestävämpi kuin muistikuva puhelusta. Uuden toimiston oma asiakkaan tunteminen rahanpesulain nojalla on sen sijaan sen oma velvoite eikä siirry toimeksiannon mukana.

Kohdat selitettynä

Kirjeen suunta

Irtisanominen asiakkaan puolelta tai päättäminen tilitoimiston puolelta. Kaikki eroavat kohdat — peruste, pyynnöt, luvat, allekirjoitukset — vaihtuvat automaattisesti.

Peruste ja päättymispäivä

Kertoo, mikä toimeksiantosopimus päätetään, mikä on sovittu irtisanomisaika ja mikä päättymispäivä siitä seuraa.

Päättämisen tapa

Päättyminen päivämäärään tai päättyminen nimenomaisesti lueteltujen keskeneräisten töiden valmistuttua. Toinen vaihtoehto avaa luettelokentän — ainoa tapa lupautua viimeistelyyn ilman että päättymispäivä sanoo toista.

Palvelut ja katkaisupäivä palvelua kohti

Yksi valitsin palvelua kohti — tilinpäätös, veroilmoitus, arvonlisävero, palkanlaskenta ja tulorekisteri, kirjanpito, yhtiöoikeudelliset ilmoitukset — kussakin viimeksi käsitelty kausi, antamispäivä ja maininta siitä, ettei myöhempiä kausia hoideta.

Tulevat määräpäivät

Mikä erääntyy katkaisupäivän jälkeen ja kenelle se jää, sekä maininta siitä, että uuden toimiston on tehtävä oma tarkistuksensa.

Aineisto, järjestelmät ja säilytys

Luovutettavat tiedostot ja muoto, kenen nimissä järjestelmän tilaus on ja mitä tapahtuu historiatiedon pääsylle, sekä kuuden ja kymmenen vuoden säilytysajat.

Valtuudet

Suomi.fi-valtuuksien peruuttaminen asiakohtaisesti sekä järjestelmien pääkäyttäjäoikeudet, pankkioikeudet ja valmiiksi asetetut maksut — jokainen erikseen luettelona.

Aineiston luovutus

Asiakkaan aineisto takaisin, tilitoimiston työpaperit sen omaisuutena, noutoaika ja ilmoitus ennen hävittämistä sekä asiakkaan oma säilytysvelvollisuus.

Avoin palkkio (valittava)

Avoin määrä ja maksuaika, keinona työn keskeyttäminen eikä asiakkaan aineiston pidättäminen, omana kohtana.

Luovutus ja salassapidosta vapauttaminen

Kirjallinen lupa keskustella seuraavan toimiston kanssa, sekä maininta siitä, että uuden toimiston oma asiakkaan tunteminen on sen oma velvoite.

Salassapito, vastuu ja sovellettava laki

Salassapito jatkuu, sovitut vastuunrajoitukset pätevät edelleen tehtyyn työhön, ja Suomen laki.

Vastaanottajan vahvistus

Allekirjoituskohta, joka tekee luvasta ja katkaisupäivistä yhteisesti todetun eikä yksipuolisen väitteen.

Mitä ei kannata ohittaa

Tarkista toimeksiantosopimus ja voimassa oleva sääntely ennen kirjeen lähettämistä.

• Aseta katkaisupäivä palvelua kohti

  Tulorekisterin palkkatietoilmoitus on annettava viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä ja työnantajan erillisilmoitus seuraavan kuukauden 5. päivään. Tavalliseen irtisanomisaikaan mahtuu useita ilmoituksia, joista jokainen tarvitsee antajan — yksi yhteinen päättymispäivä ei kerro, kumpi ne antaa.

  Tulorekisteri

• Peruuta valtuudet asiakohtaisesti

  Suomi.fi-valtuudet annetaan asiointipalvelussa erikseen ja ovat asiakohtaisia; toimeksiannon päättyminen ei poista niitä. Veroasioiden hoitaminen, tulorekisteri-ilmoittaminen ja kaupparekisteri-ilmoitukset ovat eri valtuuksia. Anna uusi valtuus ennen kuin vanha peruutetaan, jotta ei synny jaksoa, jolloin kukaan ei voi ilmoittaa.

  Suomi.fi-valtuudet

• Erottele kuuden ja kymmenen vuoden säilytysajat

  Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi; tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Velvollisuus on kirjanpitovelvollisen, joten lyhyt noutoaika ei ole peruste hävittää mitään.

  Kirjanpitolaki 1336/1997

• Selvitä, kenen nimissä järjestelmän tilaus on

  Jos sähköisen aineiston järjestelmä on tilattu tilitoimiston nimissä, tilauksen päättyminen voi katkaista pääsyn aineistoon, jota asiakas on velvollinen säilyttämään. Kirjaa kirjeeseen luovutettavat tiedostot, muoto ja se, mitä historiatiedon pääsylle tapahtuu.

• Älä käytä aineiston pidättämistä maksukeinona

  Maksun laiminlyönnin johdosta oikea keino on työn keskeyttäminen ilmoituksen jälkeen. Asiakkaan toimittama aineisto on asiakkaan omaisuutta, ja sen pidättäminen määräpäivän lähestyessä siirtää palkkioriidan kentälle, jolla sitä ei voi voittaa. Tilitoimiston omat työpaperit sen sijaan pysyvät sen omaisuutena.

• Hanki lupa luovutukseen kirjallisesti

  Salassapito jatkuu päättymisen jälkeen, joten tietojen luovuttaminen seuraavalle toimistolle edellyttää asiakkaan lupaa. Kirjeen lopun vahvistus on tarkoitettu juuri siihen.

• Uuden toimiston asiakkaan tunteminen on sen oma velvoite

  Kirjanpito- ja veroneuvontapalveluja liike- tai ammattitoimintana tarjoavat ovat rahanpesulain ilmoitusvelvollisia. Uuden toimiston asiakkaan tunteminen on sen oma velvoite, se on tehtävä ennen asiakassuhteen aloittamista eikä se siirry edelliseltä toimistolta.

  Aluehallintovirasto — rahanpesun valvonta

Näin laadit kirjeen

1. Valitse suunta. Irtisanominen asiakkaan puolelta vai päättäminen tilitoimiston puolelta. Se ratkaisee perusteen, pyynnöt ja luvat.
2. Lue toimeksiantosopimus ensin. Merkitse päivämäärä ja sovittu irtisanomisaika, jotta päättymispäivä on oikea eikä vain kirjeen päiväys.
3. Täytä osapuolet ja päättämisen tapa. Lähettäjä, vastaanottaja, päivämäärä, viite sekä päättyminen päivämäärään tai lueteltujen töiden valmistuttua.
4. Aseta katkaisupäivä palvelua kohti. Viimeksi käsitelty kausi ja antamispäivä jokaisesta palvelusta. Luettele sen jälkeen tulevat määräpäivät.
5. Selvitä aineisto, järjestelmät ja valtuudet. Mitkä tiedostot luovutetaan ja missä muodossa, kenen nimissä tilaus on, ja mitkä valtuudet peruutetaan — jokainen erikseen.
6. Lähetä ja säilytä allekirjoitettu vahvistus. Lataa Word- tai PDF-muodossa, pyydä allekirjoitus ja säilytä vahvistus — se on luvan, joka luovutuksen mahdollistaa.

Usein kysytyt kysymykset

Aiheeseen liittyvät mallit

• Tilitoimiston yleiset sopimusehdot (malli)