Nominierungsformular Auszeichnung Vorlage
Aktualisiert am 9. August 2026
Ein Nominierungsformular für eine Auszeichnung wird von einer anderen Person eingereicht: eine Kollegin, ein Vorgesetzter oder ein Kunde schlägt jemanden vor. Das unterscheidet sich wesentlich von einer Selbstbewerbung, denn die Nominierung erhebt personenbezogene Daten über jemanden, der von der Einreichung möglicherweise nichts weiß – ein Fall, den Art. 14 DSGVO ausdrücklich regelt.
Die verbreitete kostenlose Version ist nur ein Freitextfeld. Diese Vorlage ergänzt, was das Verfahren tatsächlich braucht: wer nominiert, das Verhältnis zur nominierten Person, einen Interessenkonflikt und einen Datenschutzhinweis für Informationen, die über eine dritte Person erhoben werden.
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Nominierungsformular Auszeichnung
Diese Nominierung wird am bei für eingereicht.
Kriterien der Auszeichnung
- Bewertungskriterien:
- Einreichungsfrist:
Nominierende Person
- Name:
- Rolle / Abteilung:
- Verhältnis zur nominierten Person:
Offenlegung eines Interessenkonflikts:
Nominierte Person
- Name:
- Rolle / Abteilung:
Nominierungsbegründung
Datenschutzhinweis
Diese Nominierung enthält personenbezogene Daten über die nominierte Person, die von einer anderen Person eingereicht wurden. wird die nominierte Person spätestens bei Erreichen der engeren Auswahl gemäß Art. 14 DSGVO über diese Datenerhebung informieren. Die Daten werden zur Bewertung verwendet und für gespeichert.
Nominierende Person
Datum:
Erfassen, wer nominiert – nicht nur, wer nominiert wird
Eine Nominierung ist nur so glaubwürdig wie ihre Quelle. Name, Rolle und Verhältnis der nominierenden Person zur nominierten Person zu erfassen, ermöglicht der Jury eine angemessene Gewichtung.
Interessenkonflikte ausdrücklich abfragen
Nominiert eine Führungskraft eine direkt unterstellte Person, disqualifiziert das die Nominierung nicht automatisch – die Offenlegung erlaubt der Jury aber, dies zu berücksichtigen, und macht das Verfahren nachvollziehbar.
Der nominierten Person nach Art. 14 DSGVO Bescheid geben
Art. 14 DSGVO regelt genau den Fall, dass personenbezogene Daten nicht bei der betroffenen Person selbst, sondern über Dritte erhoben werden: Die verantwortliche Stelle muss die betroffene Person grundsätzlich innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, informieren – oder, falls die Daten zur Kommunikation mit ihr genutzt werden, spätestens bei der ersten Mitteilung.
In der Praxis bedeutet das meist, die nominierte Person zu informieren, sobald sie in die engere Auswahl kommt, statt sie erst bei der öffentlichen Bekanntgabe zu überraschen, und offen zu erklären, dass ein Nominierungsverfahren existiert und wie die Daten verwendet werden.
Selbstnominierung als ausdrückliche Wahl, nicht als Umgehung
Manche Verfahren erlauben es, sich über dasselbe Formular selbst zu nominieren; andere nicht. Diese Regel ausdrücklich zu nennen, vermeidet den unklaren Fall, dass jemand technisch eine „Nominierung" über sich selbst einreicht, obwohl das Verfahren dies nie vorgesehen hat.
Nach Substanz bewerten, nicht nach Anzahl
Eine Person in einem großen, sichtbaren Team erhält naturgemäß mehr Nominierungen als eine ebenso verdiente Person in einem kleinen oder ruhigen Team. Die Bewertung anhand der stärksten Nominierungsbegründung an den veröffentlichten Kriterien hält das Verfahren an seinem eigentlichen Zweck ausgerichtet.
Regeln, wie mehrfache Nominierungen behandelt werden
Beliebte Kandidat:innen erhalten in einer Runde häufig mehr als eine Nominierung. Im Voraus festzulegen, ob diese zusammengeführt, als unterstützendes Signal für die stärkste Begründung gewertet oder schlicht dedupliziert werden, verhindert eine uneinheitliche Ad-hoc-Entscheidung im Ernstfall.
Die nominierende Person nicht mit einer Bewerbung verwechseln
Eine Nominierung ist keine Zusage der nominierten Person, tatsächlich teilzunehmen. Das Formular sollte klarstellen, dass die nominierte Person die Nominierung ablehnen oder unkommentiert lassen kann, ohne dass daraus ein Nachteil entsteht – ein Unterschied, der bei einer reinen Übersetzung des Bewerbungsformulars leicht untergeht.
Eine Aufbewahrungsfrist für erfolglose Nominierungen festlegen
Da ein Nominierungsformular personenbezogene Daten über jemanden enthält, der es nicht selbst eingereicht hat, ist eine klare Aufbewahrungs- und Löschpraxis wichtig: wie lange erfolglose Nominierungen aufbewahrt werden, wer darauf zugreifen kann, und wann sie gelöscht werden. Eine festgelegte Frist entspricht dem Grundsatz der Speicherbegrenzung nach der DSGVO.
Abschnitt für Abschnitt
- Angaben zur nominierenden Person
- Erfasst Name, Rolle und Verhältnis zur nominierten Person.
- Interessenkonflikt
- Fragt eine persönliche oder dienstliche Beziehung ab, die die Unparteilichkeit beeinflussen könnte.
- Angaben zur nominierten Person
- Erfasst Name und Rolle der vorgeschlagenen Person.
- Nominierungsbegründung
- Die Begründung der Nominierung, ausgerichtet an den veröffentlichten Bewertungskriterien.
- Datenschutzhinweis nach Art. 14
- Regelt, wann und wie die nominierte Person über die Datenerhebung informiert wird.
Deutsche Compliance-Hinweise
Die nominierte Person nach Art. 14 DSGVO informieren
Werden personenbezogene Daten über eine dritte Person erhoben, muss die betroffene Person grundsätzlich innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats, informiert werden.
Art. 14 DSGVO - dejure.org
So füllen Sie die Nominierung aus
- Angaben zur nominierenden Person. Name, Rolle und Verhältnis zur nominierten Person eintragen.
- Interessenkonflikt offenlegen. Eine dienstliche oder persönliche Beziehung angeben, die die Unparteilichkeit beeinflussen könnte.
- Angaben zur nominierten Person. Name und Rolle der vorgeschlagenen Person eintragen.
- Begründung verfassen. Die Nominierung anhand der veröffentlichten Bewertungskriterien begründen.
Häufig gestellte Fragen
Kann sich jemand über dieses Formular selbst nominieren?
Nur, wenn das Verfahren dies ausdrücklich zulässt. Diese Vorlage enthält einen Schalter für Selbstnominierung, damit die Regel im Formular festgelegt ist.
Müssen wir der nominierten Person mitteilen, dass sie nominiert wurde?
Art. 14 DSGVO verlangt grundsätzlich, eine Person zu informieren, deren Daten über Dritte erhoben wurden, innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats. In der Praxis erfüllt eine Benachrichtigung, sobald die Person in die engere Auswahl kommt, diese Pflicht üblicherweise.
Muss die Identität der nominierenden Person offengelegt werden?
Nicht zwingend – Sie können der nominierten Person mitteilen, dass sie nominiert wurde und wie die Daten verwendet werden, ohne die nominierende Person zu nennen, insbesondere bei ausdrücklich gewünschter Vertraulichkeit.
Muss eine persönliche Beziehung zur nominierten Person offengelegt werden?
Ja. Das disqualifiziert die Nominierung nicht, ermöglicht der Jury aber eine angemessene Gewichtung.
Soll die Person mit den meisten Nominierungen automatisch gewinnen?
Nein. Bewerten Sie anhand der stärksten Nominierungsbegründung an den veröffentlichten Kriterien, nicht anhand der Anzahl eingereichter Nominierungen.
Wie lange sollten wir Nominierungsdaten für nicht gewinnende Kandidat:innen aufbewahren?
Legen Sie eine feste Frist fest, statt Nominierungen unbegrenzt zu speichern – das entspricht dem Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO.
Muss die nominierte Person der Teilnahme zustimmen?
Das Formular sollte klarstellen, dass eine Nominierung keine Zusage zur Teilnahme ist und die nominierte Person sie ablehnen oder unkommentiert lassen kann, ohne dass daraus ein Nachteil entsteht.
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Rechtlicher Hinweis
Diese Vorlage und der Leitfaden dienen nur der allgemeinen Information. Sie sind keine Rechts- oder Datenschutzberatung und wurden nicht anwaltlich geprüft. Prüfen Sie Ihre eigenen DSGVO-Pflichten für Informationen über eine dritte Person vor Verwendung dieses Formulars.
