Kfz-Werkstattauftrag Vorlage (Deutschland)

Aktualisiert am 9. August 2026

Ein Kfz-Werkstattauftrag wird vor und während der Reparatur erstellt: was der Kunde meldet, was der Mechaniker feststellt, ein aufgeschlüsselter Kostenvoranschlag und die Freigabe des Kunden – anders als die Rechnung, die erst nach Abschluss der Arbeiten gestellt wird.

Der deutsche Werkvertrag nach §§631 ff. BGB gibt diesem Schritt bereits eine klare rechtliche Struktur: Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel unverbindlich und – sofern nichts anderes vereinbart ist – nach §632 Abs. 3 BGB im Zweifel nicht gesondert zu vergüten. Zeichnet sich ab, dass die tatsächlichen Kosten den Kostenvoranschlag wesentlich übersteigen werden, muss die Werkstatt dies dem Kunden unverzüglich anzeigen; bei einer erheblichen Überschreitung – in der Rechtsprechung häufig ab etwa 20 % – kann der Kunde den Vertrag kündigen und schuldet nur die bereits erbrachte Leistung.

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Kfz-Werkstattauftrag

Auftragsnummer:
Datum:

1. Werkstatt und Kunde

Werkstatt:: , ,
Kunde:: , ,

2. Fahrzeugbeschreibung

Marke:
Modell:
Baujahr:
Fahrgestellnummer:
Kilometerstand:

3. Meldung und Diagnose

Kundenmeldung:
Technische Diagnose:

4. Kostenvoranschlag

Aufgeschlüsselte Teile und Arbeitszeit:

Geschätzter Gesamtbetrag:
Obergrenze ohne erneute Freigabe:

OptionalEs werden Nachbau- oder Gebrauchtteile verwendet

5. Freigabe

Kostenpflichtige Arbeiten beginnen erst nach Freigabe. Art der Freigabe: . Freigegeben durch am . Zeichnet sich ab, dass zusätzliche notwendige Arbeiten die Obergrenze übersteigen, holt die Werkstatt vor Fortsetzung eine erneute Freigabe ein.

6. Fertigstellung

Voraussichtlicher Fertigstellungstermin:

Kunde

Datum:

Werkstattvertreter

Datum:

Kostenvoranschlag als unverbindliche, aber folgenreiche Angabe behandeln

Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel nicht bindend, aber er ist auch nicht folgenlos: Stellt sich während der Arbeiten heraus, dass die tatsächlichen Kosten den Voranschlag wesentlich übersteigen werden, muss die Werkstatt dies dem Kunden unverzüglich mitteilen (Anzeigepflicht nach §650 Abs. 2 BGB). Diese Vorlage macht die Anzeige zu einem festen Bestandteil des Auftrags, statt sie dem Zufall zu überlassen.

Das Kündigungsrecht bei erheblicher Überschreitung ernst nehmen

Übersteigen die tatsächlichen Kosten den Kostenvoranschlag erheblich – als Richtwert wird in der Rechtsprechung häufig eine Grenze von etwa 20 % herangezogen –, kann der Kunde den Vertrag kündigen und schuldet der Werkstatt nur die bis dahin erbrachte Leistung. Dieses Recht gilt allerdings nur, wenn die Überschreitung im Verantwortungsbereich der Werkstatt liegt, nicht wenn sie auf unzutreffenden Angaben des Kunden zum Umfang der Arbeiten beruht.

Freigabe vor Beginn kostenpflichtiger Arbeiten einholen

Arbeiten, die der Kunde nie freigegeben hat, in Rechnung zu stellen, ist nicht nur ein Vertrauensproblem, sondern kann als unberechtigte Geschäftsführung ohne Auftrag rechtlich unwirksam sein. Diese Vorlage erfasst, wie, von wem und wann die Freigabe erteilt wurde, mit einer Obergrenze für zusätzliche Arbeiten.

Ersatzteile transparent angeben

Ob Original-, Nachbau- oder gebrauchte Teile verwendet werden, sollte offen angegeben werden. Das ist häufig eine legitime Wahl, aber ein Kunde, der es erst nachträglich erfährt, hat einen berechtigten Grund zur Beschwerde – unabhängig davon, ob die Teilewahl selbst sinnvoll war.

Entsorgung von Altöl und Gefahrstoffen transparent ausweisen

Altöl, Kühlmittel, Batterien und Reifen unterliegen besonderen Entsorgungspflichten nach dem Kreislaufwirtschaftsgesetz, und viele Werkstätten legen die dabei entstehenden Kosten als eigene Position offen um, statt sie in der Arbeitszeit zu verstecken. Ein eigenes Feld für diese Kosten im Kostenvoranschlag macht die Rechnung nachvollziehbar, statt den Kunden mit einer überraschenden Pauschale zu konfrontieren.

Diagnose getrennt von der Kundenmeldung dokumentieren

„Motorkontrollleuchte leuchtet" ist die Meldung des Kunden; der konkrete Fehlercode und die Diagnose sind das, was der Mechaniker tatsächlich feststellt. Beides getrennt festzuhalten schützt die Werkstatt, falls sich die Diagnose noch ändert, und gibt dem Kunden eine echte Dokumentation des Defekts.

Abschnitt für Abschnitt

Werkstatt und Kunde: Benennt die Werkstatt und den Kunden, der den Auftrag freigibt.
Fahrzeugbeschreibung: Erfasst Marke, Modell, Baujahr, Fahrgestellnummer und Kilometerstand.
Meldung und Diagnose: Trennt die Kundenmeldung von der tatsächlichen technischen Diagnose.
Kostenvoranschlag: Listet Teile und Arbeitszeit mit geschätztem Gesamtbetrag vor Arbeitsbeginn auf.
Freigabe: Erfasst, wie, von wem und wann die Freigabe erteilt wurde, mit Obergrenze.
Anzeigepflicht bei Überschreitung: Regelt die unverzügliche Mitteilung bei wesentlicher Kostenüberschreitung.
Ersatzteile: Gibt an, ob Original-, Nachbau- oder gebrauchte Teile verwendet werden.

Deutsche Compliance-Hinweise

Wesentliche Überschreitung unverzüglich anzeigen
Zeichnet sich eine erhebliche Überschreitung des Kostenvoranschlags ab, muss die Werkstatt dies dem Kunden nach §650 Abs. 2 BGB unverzüglich mitteilen.
Kündigungsrecht bei erheblicher Überschreitung respektieren
Bei einer erheblichen Überschreitung, die im Verantwortungsbereich der Werkstatt liegt, kann der Kunde kündigen und schuldet nur die bereits erbrachte Leistung.
Keine Vergütung für den Kostenvoranschlag ohne Vereinbarung
Nach §632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenvoranschlag im Zweifel nicht gesondert zu vergüten, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

So füllen Sie den Auftrag aus

Fahrzeug und Kunde erfassen. Fahrzeugbeschreibung und Kontaktdaten des Kunden eintragen.
Meldung und Diagnose dokumentieren. Kundenmeldung und technische Diagnose getrennt festhalten.
Kostenvoranschlag erstellen. Teile und Arbeitszeit mit geschätztem Gesamtbetrag auflisten.
Freigabe einholen. Art, Person und Zeitpunkt der Freigabe sowie eine Obergrenze festhalten.
Ersatzteile angeben. Angeben, ob Original-, Nachbau- oder gebrauchte Teile verwendet werden.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Kostenvoranschlag rechtlich bindend?

Im Zweifel nicht. Zeichnet sich aber eine wesentliche Überschreitung ab, muss die Werkstatt dies unverzüglich mitteilen, und bei einer erheblichen Überschreitung kann der Kunde kündigen.

Muss ich für den Kostenvoranschlag selbst bezahlen?

Im Zweifel nein – nach §632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenvoranschlag im Zweifel nicht gesondert zu vergüten, sofern nichts anderes ausdrücklich vereinbart wurde.

Ab welcher Überschreitung darf ich kündigen?

Eine feste gesetzliche Prozentzahl gibt es nicht, aber die Rechtsprechung orientiert sich häufig an einer Grenze von etwa 20 % gegenüber dem Kostenvoranschlag, sofern die Überschreitung im Verantwortungsbereich der Werkstatt liegt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Werkstattauftrag und einer Rechnung?

Der Werkstattauftrag wird vor und während der Reparatur erstellt und hält Kostenvoranschlag und Freigabe fest. Die Rechnung stellt die tatsächlich erbrachte Leistung nach Abschluss der Arbeiten in Rechnung.

Muss mir mitgeteilt werden, wenn Nachbauteile verwendet werden?

Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht besteht nicht in jedem Fall, aber es ist bewährte Praxis, da ein Kunde, der es erst nachträglich erfährt, einen berechtigten Beschwerdegrund hat.

Darf die Werkstatt eine gesonderte Entsorgungsgebühr berechnen?

Ja, sofern sie im Kostenvoranschlag offen ausgewiesen wird. Die Entsorgung von Altöl, Kühlmitteln und Batterien unterliegt eigenen gesetzlichen Pflichten, und eine transparente Position ist besser als eine versteckte Pauschale.

Rechtlicher Hinweis

Diese Vorlage und der Leitfaden dienen nur der allgemeinen Information. Sie sind keine Rechtsberatung und wurden nicht anwaltlich geprüft. Die genauen Voraussetzungen für Anzeigepflicht und Kündigungsrecht hängen vom Einzelfall ab; prüfen Sie diese vor Verwendung dieses Dokuments. Stellen Sie die abgeschlossene Reparatur über eine gesonderte Rechnung in Rechnung.