Anläggningsregister Mall (Sverige)

Svensk dokumenttyp och när den används

Den svenska dokumenttypen är ett anläggningsregister eller tillgångsregister: tillgångsnummer, beskrivning, leverantör, faktura, anskaffningsdatum, anskaffningsvärde, moms, plats, ansvarig, avskrivning, försäkring, service, personuppgifter, flytt, försäljning och utrangering.

I Sverige är ett användbart dokument sällan bara en snygg text. Det måste visa vem som har beslutsrätt, vilken rättshandling som faktiskt görs, vilka bilagor som hör till handlingen, vilken myndighetsanmälan som behövs och vilka bevis som ska sparas för skatt, redovisning, personuppgifter, rättigheter eller borgenärer.

Använd mallen för att ta fram ett arbetsutkast i webbläsaren, en DOCX för redigering och en ren PDF för signering eller intern arkivering. Om ett ärende ska skickas via verksamt.se, Bolagsverket, Skatteverket, IMY, Konstnärsnämnden eller Kronofogden måste den officiella anmälan göras separat.

Svensk rättslig och praktisk grund

Skatteverket anger att bokföringsskyldigheten omfattar löpande bokföring, verifikationer och arkivering av räkenskapsinformation i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst sju år.

Skatteverkets rättsliga vägledning säger att pappershandlingar och elektroniska handlingar som är räkenskapsinformation ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

IMY:s vägledning om personuppgiftsincidenter gör ett tillgångsregister relevant för enheter, arkiv, säkerhetskopior och behörigheter som kan innehålla personuppgifter eller ge åtkomst till personuppgifter.

Val innan du fyller i

Bestäm vilka tillgångar som ingår: maskiner, fordon, IT-utrustning, programvara, inventarier, konst, licenser, nycklar, passerkort, servrar, säkerhetskopior och utrustning hos anställda.

Välj obligatoriska fält: faktura, leverantör, kostnad, moms, serienummer, plats, ansvarig, avskrivningsmetod, försäkring, service och utrangering.

Markera tillgångar med personuppgifter, autentiseringsuppgifter, kunddata, skyddade uppgifter eller kritiska systembehörigheter.

Bilagor och beviskedja

Lägg bredvid det som gör dokumentet granskningsbart: fakturor, leveransbekräftelser, serienummer, bilder, garantier, serviceavtal, försäkring, avskrivningsplan, flyttloggar, raderingsintyg, utrangeringsbeslut och bokföringsspår. Filnamn, datum och versionsnummer bör stämma med det signerade dokumentet, e-post, verksamt.se-kvitto, bokföringsmapp, projektmapp eller dataskyddslogg.

Om en bilaga ändras efter signering ska den inte bara bytas ut tyst. Anteckna vem som godkände ändringen och om ny signatur, nytt bolagsstämmobeslut, registrering, borgenärsunderrättelse, facklig förhandling, rättighetsklarering eller incidentbedömning krävs.

Tvister uppstår ofta när ett avgörande bevis saknas: stiftelseurkund, bolagsordning, bankintyg, apportyttrande, likvidationsprotokoll, kallelse på okända borgenärer, slutredovisning, faktura, anläggningsregister, denuntiation, samtycke, bildcredit, inspelningstillstånd eller IMY-bedömning.

Bokföring, arkivering och personuppgifter

Flera av dokumenten innehåller personuppgifter: namn, personnummer eller organisationsnummer, kontaktuppgifter, signaturer, aktieägaruppgifter, bilder, artistbiografier, anställningslistor, kunduppgifter, gäldenärsdata, serienummer och systembehörigheter. Dela bara det som behövs för den aktuella processen.

Skatteverkets vägledning om räkenskapsinformation beskriver att räkenskapsinformation ska arkiveras i ordnat skick och på ett betryggande sätt i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Handlingar kan sparas elektroniskt, men de måste vara läsbara, varaktiga och kunna presenteras utan att innehållet ändras.

IMY:s vägledning om personuppgiftsincidenter säger att personuppgiftsansvariga ska bedöma risker, dokumentera incidenter och anmäla när det inte är osannolikt att incidenten innebär risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Utgångspunkten för anmälan är 72 timmar från vetskap, även om komplettering kan behövas senare.

Så fyller du i

Börja med dokumentets funktion: bestäm vilka tillgångar som ska registreras och vem som äger registret. Ange parter på samma sätt som i Bolagsverkets register, avtalet, ansökan, fakturan, anställningsunderlaget eller rättighetskedjan.

Använd samma begrepp genom hela paketet. Om du använder både ett svenskt juridiskt begrepp och ett internationellt kommersiellt begrepp, välj ett huvudbegrepp och definiera det andra. Datum, belopp, rättigheter, varsel, bilagor, samtycken och leveranser måste stämma med protokoll, fakturor, bokföring och kvittenser.

Innan dokumentet skickas bör du ladda ner PDF för signering eller kontrollerad delning och behålla DOCX som arbetskopia. Spara signerad version, kvitton, anmälningar, betalningsbevis, rättighetslicenser, fackliga underlag och registerutdrag tillsammans med dokumentet.

Kvalitetssäkring

Läs dokumentet som en extern mottagare. Går det att förstå vem som beslutar, säljer, köper, överlåter, betalar, uppträder, publicerar, underrättar, arkiverar eller anmäler utan att ringa en kompletterande förklaring? Om inte, lägg till definition, bilaga eller nästa steg.

Kontrollera motstrid mellan dokumentet och resten av ärendet: företagsnamn, organisationsnummer, säte, aktiekapital, firmateckning, pris, tillgångar, anställda, data, upphovsrätt, borgenärer, leveransdag, bankintyg, fakturor, kvitton och tidsfrister.

Om ärendet gäller högt värde, apportegendom, flera ägare, reglerad verksamhet, personal, kollektivavtal, immateriella rättigheter, persondata, säkerheter, insolvensrisk eller offentlig finansiering bör dokumentet bedömas professionellt innan signering.

Mallens gränser

Mallen ersätter inte verksamt.se-ärenden, Bolagsverkets registrering, kallelse på okända borgenärer, Skatteverkets bedömningar, IMY:s e-tjänst, domstolsprocess, kollektivavtalsförhandling, rättighetslicens, tillstånd eller rådgivning.

Den garanterar inte att Bolagsverket registrerar en handling, att stöd beviljas, att en köpare får borgenärsskydd, att en anställd inte omfattas av verksamhetsövergång, att en rättighet kan användas i alla kanaler eller att en gäldenär eller borgenär samtycker. Det beror på fakta, avtal, bevis, samtycken och svensk lag.

Klausul-för-klausul-guide

Identifiering

Ger varje tillgång ett stabilt nummer, beskrivning och plats.

Anskaffning

Kopplar tillgången till leverantör, faktura, kostnad och datum.

Bokföring

Dokumenterar avskrivning, moms, verifikation och räkenskapsspår.

Ansvar

Anger vem som disponerar, kontrollerar och återlämnar tillgången.

Data och behörighet

Flaggar enheter, arkiv och systemkonton med dataskyddsrisk.

Utrangering

Dokumenterar försäljning, kassation, radering, skrotning eller donation.

Svensk checklista

Kontrollera dessa svenska punkter innan dokumentet signeras, skickas eller arkiveras.

• Spara räkenskapsinformation i sju år

  Skatteverket anger sju år efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades.

  Skatteverket - räkenskapsinformation

• Bevara i rätt form

  Elektroniska handlingar ska vara läsbara och kunna presenteras; överföring får inte förvanska informationen.

  Skatteverket - former för bevarande

• Koppla alla poster till verifikation

  Skatteverket anger att verifikationer ska finnas för bokföringsposter.

  Skatteverket - bokföring

• Bedöm incident vid förlust

  IMY kräver riskbedömning, dokumentation och eventuell anmälan vid personuppgiftsincident.

  IMY - personuppgiftsincidenter

Så använder du mallen

1. Välj funktion. Sätt registeromfång och ansvarig roll innan enskilda tillgångar läggs in.
2. Samla bilagor. Förbered fakturor, leveransbekräftelser, serienummer, bilder, garantier, serviceavtal, försäkring, avskrivningsplan, flyttloggar, raderingsintyg, utrangeringsbeslut och bokföringsspår, ansvarig kontaktperson och plats för arkivering.
3. Fyll i fälten. Lägg in parter, datum, belopp, rättigheter, varsel, bilagor, samtycken, kontrollpunkter och dokumentägare.
4. Kontrollera svenska krav. Jämför utkastet med checklistan för Bolagsverket, skatt, bokföring, arbetsrätt, upphovsrätt och dataskydd.
5. Ladda ner och arkivera. Ladda ner DOCX för redigering och PDF för signering; spara kvittenser, betalningar, licenser, registerbevis och signerade versioner.

Vanliga frågor

Relaterade mallar

• Avtal om Köp av Tillgångar Mall (Sverige)
• Policy för Tillgångshantering Mall (Sverige)