Încetarea mandatului de contabilitate (model de scrisoare)
Actualizat la 6 august 2026
Această scrisoare încheie în scris un mandat de contabilitate: ce servicii au fost cuprinse, până la ce dată limită firma răspunde de fiecare dintre ele, și ce trece la client sau la firma următoare. Este contrapartea contractului de servicii contabile, aplicată la încetare.
Modelul funcționează în ambele sensuri. Alegeți varianta clientului dacă firma își schimbă contabilul și trebuie să denunțe contractul, să își recupereze documentele și să revoce mandatele; alegeți varianta firmei dacă mandatul se încheie din partea acesteia. Completați câmpurile și descărcați un fișier Word sau PDF curat, fără înregistrare.
Atinge orice câmp evidențiat din documentul de mai jos și scrie direct în el.Gratuit — fără înregistrare și fără filigran
Alege versiunea
În atenția
Referință:
Încetarea mandatului de contabilitate
Stimată doamnă/Stimate domn,
prin prezenta reziliem contractul de servicii contabile din data de , cu efect de la . Rezilierea ține cont de termenul de preaviz convenit: .
După data încetării, lucrările nu mai continuă, iar cele începute nu se finalizează. Termenele care survin ulterior sunt enumerate mai jos, pentru a putea fi organizate din timp.
Servicii prestate și date limită
Mai jos sunt indicate serviciile pe care mandatul le-a cuprins și data limită până la care răspundem de ele. Serviciile care nu sunt menționate nu au făcut parte din mandat.
Situații financiare
- Ultimul exercițiu procesat:
- Data întocmirii:
Nu răspundem de situațiile financiare pentru exercițiile ulterioare, nici de aspecte apărute după data indicată. Aprobarea situațiilor financiare rămâne în sarcina organelor de conducere ale entității.
Impozit
- Ultima perioadă depusă:
- Data depunerii:
Nu răspundem de declarațiile de impozit pentru perioadele ulterioare, de corecții, nici de plăți scadente după data încetării.
TVA
- Ultima perioadă depusă:
- Data depunerii:
Nu răspundem de deconturile de TVA pentru perioadele ulterioare. Ciclul acestui serviciu este scurt și ar trebui predat neîntârziat.
e-Factura
- Starea transmiterii la data încetării:
Nu răspundem de transmiterea facturilor emise după data încetării. Termenul de 5 zile lucrătoare de la emitere este cel mai scurt din întreaga predare, iar în relațiile B2B, netransmiterea atrage și o penalizare de 15% din valoarea facturii — motiv pentru care acest serviciu trebuie preluat imediat, nu la finalul perioadei de preaviz.
SAF-T (D406)
- Ultima perioadă depusă:
- Data depunerii:
Nu răspundem de declarația D406 pentru perioadele ulterioare.
Termene ulterioare datei de încetare
După data încetării survin următoarele termene, pe care nu le mai monitorizăm: . Enumerarea se bazează pe informațiile pe care le avem și are drept scop facilitarea tranziției; firma următoare trebuie să efectueze propria verificare a termenelor.
Documente, sisteme și arhivare
Obligația de arhivare rămâne a entității: registrele contabile obligatorii și documentele justificative se arhivează 5 ani, inclusiv statele de plată, calculați de la 1 iulie al anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. La această schimbare se predau: . Alte extrageri se evaluează la cerere, în limitele tehnice posibile.
Privind abonamentul la sistem și accesul la datele istorice: . Acest lucru trebuie clarificat înainte ca vreun acces să fie închis, pentru ca documentele pe care entitatea este obligată să le prezinte să nu devină inaccesibile.
Mandate și acces
Mandatele și accesele nu se anulează automat prin încetarea mandatului și trebuie revocate. Acestea sunt: . Mandatul SPV nu se anulează automat prin acordarea unuia nou; revocarea se face prin formularul 151/153.
Fiecare parte se ocupă de revocare pe partea sa și informează cealaltă parte. Firma următoare are nevoie de propriile mandate; acestea nu se transmit odată cu mandatul.
Predarea documentelor
Rugăm restituirea documentelor și originalelor noastre în termen de zile de la această scrisoare, precum și o informare privind ce mai rămâne la dumneavoastră. Luăm act că documentele dumneavoastră de lucru rămân proprietatea dumneavoastră; cererea noastră privește documentele noastre și produsele pentru care am plătit.
Obligația de arhivare a entității nu este afectată de această predare. Documentele necesare pentru îndeplinirea ei nu se distrug pe motiv că termenul de ridicare a expirat.
Predare și dezlegare de confidențialitate
Am încredințat mandatul și vă dezlegăm de confidențialitate în limita necesară pentru a discuta cu această firmă și pentru a transmite informațiile și documentele necesare preluării. Dacă acest lucru implică costuri suplimentare, vă rugăm să ne informați înainte de a fi angajate.
Verificarea proprie a clientului de către firma următoare, conform reglementărilor privind prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului, este obligația acesteia: trebuie efectuată înainte de începerea colaborării și nu se transmite de la noi.
Confidențialitate, răspundere și legea aplicabilă
Confidențialitatea continuă și după încetare, cu excepția cazurilor în care legea sau o obligație profesională impune sau permite divulgarea, inclusiv în cadrul controlului de calitate.
Limitările de răspundere convenite în contract și în condițiile generale rămân valabile pentru lucrarea deja efectuată; această scrisoare nu le modifică. Lucrarea a fost întocmită pentru destinatar și nu creează obligații față de terții cărora le-a fost transmisă. Scrisoarea se supune legii române.
Confirmarea destinatarului
Rugăm restituirea unui exemplar semnat al acestei scrisori cu confirmarea datelor limită indicate, pentru ca nimic să nu rămână neclar între noi. Dacă vreun punct nu este corect, vă rugăm să ne informați înainte de semnare.
Cu considerație
,
Din partea expeditorului
Data:
Confirmarea destinatarului
Data:
O dată limită pe fiecare serviciu, pentru că termenele nu coincid
Firma poate să fi întocmit situațiile financiare pentru exercițiul precedent, să fi depus declarația de impozit pentru exercițiul anterior acestuia, să fi transmis ultimul decont de TVA și să fie chiar în mijlocul unui ciclu de salarizare. Formularea „mandatul încetează imediat” lasă deschise toate aceste fire — și cele cu ciclu scurt sunt cele periculoase.
Facturile trebuie transmise în e-Factura în 5 zile lucrătoare de la emitere, declarația D406 (SAF-T) se depune lunar sau trimestrial conform perioadei de TVA, iar salarizarea are termene lunare fixe. O singură perioadă omisă înseamnă penalizare imediată. Situațiile financiare, despre care se discută cel mai mult, sunt aici punctul cel mai puțin urgent.
Modelul cere de aceea, pentru fiecare serviciu bifat, două informații: ultima perioadă procesată și data depunerii sau predării. Fiecare serviciu își scrie propria dată limită, cu mențiunea explicită că perioadele ulterioare nu sunt incluse, iar un punct separat enumeră termenele care survin după data limită.
Mandatul SPV nu se anulează automat prin acordarea unuia nou
Acordarea unui mandat SPV nou firmei care preia contabilitatea nu anulează automat mandatul acordat firmei precedente. Revocarea se face prin formularul 151/153: online, dacă cererea vine de la titularul certificatului digital; pe suport de hârtie, semnat și cu ștampilă, depus la unitatea fiscală de domiciliu, dacă cererea vine de la altcineva.
Formularul 151 anulează doar dreptul de utilizare a serviciului de depunere a declarațiilor online, nu certificatul digital în sine — o distincție care poate crea confuzie dacă scrisoarea nu o precizează. Mandantul poate revoca oricând împuternicirea printr-o declarație de revocare, indiferent de forma inițială a acordării.
La aceasta se adaugă accesurile la care se renunță mai rar din prima: drepturile de administrator în sistemul contabil și de salarizare, accesul la internet banking, și plățile programate sau mandatele de debitare directă.
Arhivarea de 5 ani și întrebarea privind accesul
Obligația de arhivare rămâne a entității, adică a clientului, indiferent de schimbarea firmei de contabilitate. Registrele contabile obligatorii și documentele justificative se arhivează 5 ani, inclusiv statele de plată, calculați de la 1 iulie al anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite — termen redus prin Legea 36/2023 de la vechile 10 ani. Pentru exercițiile financiare anterioare anului 2022 se aplică încă vechiul termen de 10 ani.
Când documentele sunt electronice, întrebarea decisivă este accesul. Dacă abonamentul la sistem este pe numele firmei predecesoare, încetarea acestuia poate întrerupe accesul la documente pe care clientul este obligat să le păstreze și, la nevoie, să le prezinte. Documentele privind bunuri cu durată de utilizare mai mare de 5 ani și documentele de personal — 75 de ani — au reguli separate, pe care predarea trebuie să le rețină.
Scrisoarea are un punct dedicat acestui aspect: ce fișiere se predau și în ce format, pe numele cui este abonamentul, și ce se întâmplă cu accesul la datele istorice.
Predarea documentelor, suspendarea lucrărilor și confidențialitatea
Documentele predate de client sunt proprietatea acestuia și se restituie. Documentele de lucru ale firmei, fișele de calcul și notele interne rămân proprietatea firmei. Produsele pentru care clientul a plătit îi apartin. O singură propoziție în care firma își arogă întregul „dosar” este greșită pe toate cele trei puncte.
În caz de neplată, instrumentul corect este suspendarea lucrărilor după notificare, nu reținerea documentelor. Documentele clientului nu constituie garanție pentru onorariu, iar reținerea lor chiar înainte de un termen e-Factura sau D406 transferă disputa privind onorariul într-un teren pe care firma nu poate câștiga.
Confidențialitatea continuă și după încetarea mandatului. Transmiterea informațiilor către firma următoare necesită de aceea acordul clientului, iar confirmarea de la finalul scrisorii îl obține. Verificarea proprie a clientului de către noua firmă, conform reglementărilor privind prevenirea spălării banilor, este însă obligația noii firme și nu se transmite odată cu mandatul.
Clauzele scrisorii — explicate
- Direcția scrisorii
- Reziliere din partea clientului, sau încetare din partea firmei. Toate punctele diferite — motiv, cereri, acorduri, semnături — se schimbă automat.
- Motiv și data încetării
- Precizează care contract se încheie, termenul de preaviz convenit, și data de încetare care rezultă din acesta.
- Modul de încetare
- Încetare la o dată, sau încetare după finalizarea lucrărilor expres menționate. A doua opțiune deschide un câmp de enumerare — singurul mod de a te angaja la finalizare fără a contrazice data de încetare.
- Servicii și dată limită pe fiecare
- Un comutator pe fiecare serviciu — situații financiare, impozit, TVA, e-Factura, SAF-T, salarizare, contabilitate — cu ultima perioadă procesată și data depunerii.
- Termene după data limită
- Ce survine după data limită și pe cine rămâne, cu mențiunea că firma următoare trebuie să efectueze propria verificare a termenelor.
- Documente, sisteme și arhivare
- Ce fișiere se predau și în ce format, pe numele cui este abonamentul, ce se întâmplă cu accesul la date istorice, și termenul de arhivare de 5 ani.
- Mandate și acces
- Revocarea mandatului SPV prin formularul 151/153, accesul la sistemul contabil și de salarizare și la internet banking, plățile programate — enumerate separat.
- Predarea documentelor
- Restituirea documentelor clientului, documentele de lucru ale firmei ca proprietate a acesteia, termenul de ridicare și notificarea înainte de distrugere.
- Onorariu neîncasat (opțional)
- Suma și termenul de plată, cu suspendarea lucrărilor ca instrument, nu cu reținerea documentelor clientului.
- Predare și dezlegare de confidențialitate
- Acord scris pentru discuții cu firma următoare, cu mențiunea că verificarea proprie a acesteia este obligația ei.
- Confidențialitate, răspundere și legea aplicabilă
- Confidențialitatea continuă, limitările de răspundere convenite rămân valabile pentru lucrarea deja efectuată, legea română.
- Confirmarea destinatarului
- Loc pentru semnătură, care transformă acordul și datele limită într-un acord comun, nu într-o afirmație unilaterală.
Ce nu trebuie omis
Verificați contractul și reglementarea în vigoare înainte de a trimite scrisoarea.
Stabiliți o dată limită pe fiecare serviciu
Facturile trebuie transmise în e-Factura în 5 zile lucrătoare de la emitere, iar declarația D406 se depune lunar sau trimestrial conform perioadei de TVA. O scrisoare care încheie mandatul „imediat” fără a separa serviciile lasă deschise exact firele cu ciclul cel mai scurt.
e-Factura 2026 — termen 5 zile lucrătoareRevocați mandatul SPV explicit
Un mandat SPV nou acordat firmei următoare nu anulează automat mandatul firmei precedente. Revocarea se face prin formularul 151/153, online dacă o cere titularul certificatului, sau pe suport de hârtie la unitatea fiscală dacă o cere altcineva. Formularul 151 anulează doar dreptul de utilizare a serviciului, nu certificatul digital.
Procedura pentru revocarea accesului la SPVVerificați termenul de arhivare de 5 ani și punctul de start corect
Registrele contabile obligatorii și documentele justificative se arhivează 5 ani, inclusiv statele de plată, calculați de la 1 iulie al anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. Pentru documentele anterioare anului 2022 se aplică vechiul termen de 10 ani — o regulă tranzitorie pe care predarea trebuie să o rețină.
CECCAR — arhivarea documentelor la 5 aniClarificați pe numele cui este abonamentul sistemului
Dacă sistemul cu documentele electronice este abonat pe numele firmei predecesoare, încetarea abonamentului poate întrerupe accesul la documente pe care clientul este obligat să le păstreze și să le prezinte la control. Scrisoarea trebuie să includă fișierele predate, formatul și soarta accesului la date istorice.
Rețineți sancțiunea SAF-T pentru netransmitere
Nedepunerea sau depunerea cu întârziere a declarației D406 se sancționează cu amenzi între 1.000 și 5.000 lei, în funcție de categoria contribuabilului. Toate categoriile — inclusiv contribuabilii mici — raportează în 2026, fără perioadă de grație.
Termene SAF-T 2026, declarația 406Nu rețineți documentele clientului în locul suspendării lucrărilor
În caz de neplată, instrumentul corect este suspendarea lucrărilor după notificare. Documentele predate de client sunt proprietatea acestuia, iar reținerea lor chiar înainte de un termen legal transferă disputa privind onorariul într-un teren pe care firma nu poate câștiga. Documentele de lucru ale firmei rămân, în schimb, proprietatea acesteia.
Obțineți acordul de predare în scris
Confidențialitatea continuă și după încetarea mandatului, așa că transmiterea informațiilor către firma următoare necesită acordul clientului; confirmarea de la finalul scrisorii este destinată exact acestui scop.
Cum scrieți scrisoarea
- Alegeți direcția. Reziliere din partea clientului, sau încetare din partea firmei. Aceasta decide motivul, cererile și acordurile.
- Citiți contractul mai întâi. Notați data și termenul de preaviz convenit, astfel încât data de încetare să fie corectă, nu doar data scrisorii.
- Completați părțile și modul de încetare. Expeditor, destinatar, dată, referință, și încetare la o dată sau după finalizarea lucrărilor enumerate.
- Stabiliți o dată limită pe fiecare serviciu. Ultima perioadă procesată și data depunerii pentru fiecare serviciu. Apoi enumerați termenele care urmează.
- Rezolvați documentele, sistemele și mandatele. Ce fișiere se predau, pe numele cui este abonamentul, și ce mandate trebuie revocate — inclusiv mandatul SPV prin formularul 151/153.
- Trimiteți și păstrați confirmarea semnată. Descărcați în format Word sau PDF, trimiteți cu cerere de semnătură, și păstrați confirmarea — este acordul care permite predarea.
Întrebări frecvente
Cum reziliez contractul cu firma de contabilitate?
În scris, precizând care contract se reziliază și ce termen de preaviz ați convenit — citiți contractul mai întâi, ca data de încetare să fie corectă. Precizați apoi, serviciu cu serviciu, ce perioadă a procesat firma, cereți restituirea documentelor, cereți revocarea mandatului SPV și stabiliți ce se întâmplă cu accesul la documentele electronice. O reziliere generală lasă prea multe lucruri nerezolvate.
Se anulează automat mandatul SPV dacă dau unul nou altei firme?
Nu. Acordarea unui mandat SPV nou firmei următoare nu anulează automat mandatul firmei precedente. Revocarea se face prin formularul 151/153: online, dacă o cereți dumneavoastră, ca titular al certificatului; pe suport de hârtie, la unitatea fiscală, dacă o cere altcineva. Formularul 151 anulează doar dreptul de utilizare a serviciului, nu certificatul digital.
Care serviciu se pierde cel mai frecvent la schimbarea contabilului?
Cel cu ciclul cel mai scurt: transmiterea facturilor în e-Factura, în 5 zile lucrătoare de la emitere, urmată de decontul de TVA și de declarația D406, ambele cu termene legate de perioada fiscală. Situațiile financiare sunt punctul cel mai puțin urgent, deși despre ele se discută cel mai mult.
Cine va avea acces la documentele contabile după schimbarea firmei?
Depinde pe numele cui este abonamentul sistemului, și acest lucru ar trebui precizat în scrisoare. Obligația de arhivare este a dumneavoastră: 5 ani de la 1 iulie al anului următor exercițiului financiar, pentru documentele întocmite din 2023 încolo; 10 ani pentru cele anterioare anului 2022. Dacă abonamentul este pe numele firmei predecesoare, încetarea acestuia poate întrerupe accesul la documente pe care trebuie să le prezentați la control.
Poate firma de contabilitate să rețină documentele mele până plătesc?
Instrumentul corect este suspendarea lucrărilor după notificare, nu reținerea. Documentele pe care le-ați predat sunt proprietatea dumneavoastră, iar reținerea lor chiar înainte de un termen e-Factura sau D406 transferă disputa privind onorariul într-un teren nefavorabil firmei. Documentele de lucru ale firmei rămân, în schimb, proprietatea acesteia.
Trebuie firma veche să comunice cu cea nouă?
O predare ordonată necesită acordul dumneavoastră, pentru că confidențialitatea continuă și după încetarea mandatului — confirmarea de la finalul scrisorii include acest acord. Rețineți totuși că verificarea proprie a noii firme, conform reglementărilor privind prevenirea spălării banilor, este obligația acesteia și nu se transmite de la firma veche.
Ce fac dacă situațiile financiare sunt pe jumătate terminate?
Decideți explicit. Modelul are varianta „încetare după finalizarea lucrărilor enumerate”: enumerați exact ce se va finaliza, iar răspunderea pentru acestea se termină la predare. Ce nu trebuie făcut este să anunțați încetarea imediată și, în același timp, să sugerați că lucrarea rămasă se va finaliza totuși — este o contradicție care se citește în dezavantajul autorului scrisorii.
Modele similare
Precizări legale
Acest model și explicațiile aferente reprezintă informații generale și nu constituie consultanță juridică sau fiscală. Reglementările privind contabilitatea, e-Factura, SAF-T, mandatele SPV și prevenirea spălării banilor se modifică, iar situațiile sunt individuale. Verificați contractul și reglementarea în vigoare, și solicitați asistență de specialitate în caz de litigiu privind onorariul, documentele sau predarea.
