Condiții generale pentru servicii contabile (model)

Termenul e-Factura s-a schimbat din zile calendaristice în zile lucrătoare

De la 1 ianuarie 2026, facturile trebuie transmise în sistemul RO e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, nu de 5 zile calendaristice cum era anterior. Ziua emiterii nu se ia în calcul; termenul începe din prima oră a zilei următoare, și se socotesc toate zilele, cu excepția weekendurilor și sărbătorilor legale. Regula unificată se aplică deopotrivă în relațiile B2B și B2C.

Consecința practică este că un termen exprimat în „zile” fără precizare devine ambiguu chiar și pentru contabili avizați — cinci zile calendaristice și cinci zile lucrătoare pot diferi cu până la patru zile într-o săptămână cu sărbători legale. Fișa de serviciu pentru facturare trebuie să precizeze explicit regimul, nu doar cifra.

Sancțiunile diferențiază pe categorii de contribuabili: între 5.000 și 10.000 lei pentru contribuabilii mari, între 2.500 și 5.000 lei pentru cei mijlocii, și între 1.000 și 2.500 lei pentru restul. În relațiile B2B se aplică, în plus, o amendă de 15% din valoarea facturii, atât pentru emitentul care nu transmite factura prin RO e-Factura, cât și pentru destinatarul care înregistrează o factură B2B primită prin alte mijloace — o penalizare pe ambele părți ale tranzacției, ceea ce face din verificarea recepției o obligație a clientului, nu doar a firmei de contabilitate.

SAF-T (D406): toate categoriile de contribuabili raportează în 2026

Obligația de depunere a declarației informative D406 (SAF-T) s-a aplicat progresiv — mai întâi contribuabililor mari, apoi celor mijlocii, iar de la 1 ianuarie 2025 și contribuabililor mici. În 2026 nu mai există perioadă de grație pentru contribuabilii mici care au început raportarea în 2025: toate categoriile raportează, lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală aplicabilă pentru TVA.

Termenul de depunere este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare. Contribuabilii cu perioadă fiscală semestrială sau anuală, precum și cei neînregistrați în scopuri de TVA, depun D406 trimestrial. Amenzile pentru nedepunere sau depunere cu întârziere sunt între 1.000 și 5.000 lei, în funcție de categoria contribuabilului.

Fișa de serviciu pentru SAF-T trebuie să lege depunerea D406 de calendarul contabil general, nu să o trateze ca pe o obligație izolată — pentru că exercitiul financiar, TVA-ul și SAF-T-ul folosesc calendare de raportare diferite, iar clientul trebuie să știe exact ce termen se aplică fiecăruia.

Arhivarea s-a redus la 5 ani, dar cu un punct de start neobișnuit

Legea nr. 36/2023 a redus termenul de arhivare a registrelor contabile obligatorii și a documentelor justificative de la 10 la 5 ani, inclusiv statele de plată a salariilor. Ceea ce face acest termen diferit de majoritatea celorlalte țări din această serie este punctul de start: cei 5 ani se calculează de la 1 iulie al anului următor încheierii exercițiului financiar în care documentele au fost întocmite, nu de la data documentului și nici de la finalul anului calendaristic.

Pentru documentele întocmite în exerciții financiare anterioare anului 2022 se aplică vechiul termen de 10 ani. Este o regulă tranzitorie pe care fișa de arhivare trebuie să o menționeze explicit, pentru că un client cu documente din mai mulți ani se poate afla sub două regimuri simultan.

Există și excepții: documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de utilizare mai mare de 5 ani se păstrează pe durata corespunzătoare acelei utilizări, iar documentele de personal se arhivează 75 de ani — o cifră care nu are legătură cu regimul contabil general și care se stabilește separat în condiții.

Mandatul SPV, onorariul și răspunderea

Reprezentarea în Spațiul Privat Virtual se face prin formularul 700 pentru acordare și prin formularul 151/153 pentru revocare, iar procedura diferă după cine cere revocarea: dacă o face titularul certificatului, procedura este online; dacă o face altă persoană, formularul se depune pe suport de hârtie, semnat și cu ștampilă, la unitatea fiscală de domiciliu. Mandantul poate revoca oricând împuternicirea printr-o declarație de revocare, iar formularul 151 nu anulează certificatul digital, doar dreptul de utilizare a serviciului.

Pentru onorariu, modelul oferă trei variante — tarif orar, abonament lunar și onorariu fix pe pachet de servicii — și la fiecare precizează ce nu este inclus. Un abonament lunar fără enumerarea lucrărilor excluse este cauza cea mai frecventă a muncii prestate fără facturare separată.

Limita răspunderii este exprimată printr-o sumă, nu printr-o trimitere la poliță, și nu acoperă intenția, nici răspunderea pe care legea nu permite să fie limitată. Cerințele privind asigurarea profesională variază după activitate, deci verificați propriile obligații înainte de a stabili cifra.

Clauzele explicate

Domeniul de activitate al firmei

Servicii contabile fără expert contabil autorizat, expert contabil autorizat, sau colaborare cu un expert contabil — alegerea modifică formularea privind confidențialitatea și reprezentarea.

Obiectul mandatului

Mandatul se limitează la fișele de servicii bifate; serviciile nebifate nu fac parte din mandat, iar termenele lor nu sunt monitorizate.

Fișe de servicii

O fișă opțională pentru fiecare serviciu: contabilitate, situații financiare, impozit pe profit sau pe venit, TVA, e-Factura, SAF-T, salarizare, formalități la registrul comerțului, consultanță.

e-Factura

Termenul de 5 zile lucrătoare de la emitere, aplicabil B2B și B2C, cu precizarea cine transmite factura și consecințele penalizării de 15% în B2B.

SAF-T (D406)

Periodicitate lunară sau trimestrială conform perioadei fiscale de TVA, cu termenul de depunere legat de calendarul contabil general.

Colaborarea clientului și termenele de predare

Termene de predare a documentelor pentru fiecare serviciu, responsabilitatea pentru corectitudinea datelor și consecințele întârzierii asupra termenelor legale.

Onorariu și facturare

Tarif orar, abonament lunar sau onorariu fix pe pachet, în fiecare caz cu enumerarea lucrărilor excluse și termenul de plată.

Mandate și acces

Mandatul SPV prin formularul 700, accesul la sistemul contabil și de salarizare și la internet banking — enumerate separat, cu procedura de revocare.

Arhivarea documentelor

Termenul de 5 ani de la 1 iulie al anului următor exercițiului financiar, regula tranzitorie pentru documentele anterioare anului 2022, și excepțiile pentru bunuri cu durată de utilizare mai lungă și pentru documentele de personal.

Măsuri privind prevenirea spălării banilor

Identificarea și cunoașterea clientului, actualizarea datelor și precizarea că obligația decurge din lege, nu din acordul clientului.

Limitarea răspunderii

Plafonul exprimat ca sumă, excepțiile de la limitare și precizarea că lucrarea a fost întocmită pentru client și nu creează obligații față de terți.

Confidențialitate și date cu caracter personal

Confidențialitatea continuă și după încetare, excepțiile decurg din lege, iar prelucrarea datelor cu caracter personal se reglementează separat.

Durata și încetarea

Termenul de preaviz pentru ambele părți, suspendarea lucrărilor după notificare în caz de neplată, și stabilirea termenelor pe fiecare serviciu.

Legea aplicabilă și litigiile

Legea română și modalitatea de soluționare a litigiilor.

Acceptare

Semnăturile care transformă condițiile într-un acord, nu doar într-un document transmis.

Ce nu trebuie omis

Verificați reglementarea în vigoare și propria acoperire de asigurare înainte de utilizare.

• Precizați regimul de zile pentru e-Factura

  De la 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la emitere, nu 5 zile calendaristice; regula se aplică deopotrivă B2B și B2C. Termenul începe din prima oră a zilei următoare emiterii, fără a se lua în calcul weekendurile și sărbătorile legale.

  e-Factura 2026 — termen 5 zile lucrătoare

• Legați D406 de calendarul de TVA al clientului

  Toate categoriile de contribuabili — inclusiv contribuabilii mici, pentru care perioada de grație s-a încheiat — depun D406 lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală de TVA, până în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare.

  Termene SAF-T 2026, declarația 406

• Arhivați documentele conform noului termen de 5 ani, cu punctul de start corect

  Legea 36/2023 a redus arhivarea registrelor contabile și a documentelor justificative de la 10 la 5 ani, inclusiv statele de plată. Cei 5 ani se calculează de la 1 iulie al anului următor exercițiului financiar în care documentele au fost întocmite. Pentru exercițiile financiare anterioare anului 2022 se aplică vechiul termen de 10 ani — o regulă tranzitorie pe care condițiile trebuie să o menționeze.

  CECCAR — arhivarea documentelor la 5 ani

• Nu presupuneți că un mandat SPV nou anulează automat pe cel vechi

  Revocarea drepturilor în SPV se face prin formularul 151/153; procedura online este disponibilă doar când revocarea este cerută de titularul certificatului. Când o cere altă persoană, formularul se depune pe suport de hârtie, semnat și cu ștampilă, la unitatea fiscală de domiciliu. Formularul 151 anulează doar dreptul de utilizare a serviciului, nu certificatul digital.

  Procedura pentru revocarea accesului la SPV

• Rețineți penalizarea dublă B2B pentru e-Factura

  În relațiile B2B se aplică o amendă de 15% din valoarea facturii atât emitentului care nu transmite factura prin RO e-Factura, cât și destinatarului care înregistrează o factură primită prin alte mijloace. Ambele părți ale tranzacției riscă sancțiuni, nu doar cea care emite factura.

• Nu rețineți documentele clientului în locul suspendării lucrărilor

  În caz de neplată, instrumentul corect este suspendarea lucrărilor după notificare. Documentele predate de client sunt proprietatea acestuia; documentele de lucru ale firmei rămân proprietatea firmei. Reținerea documentelor chiar înainte de termenul D406 sau e-Factura transferă disputa privind onorariul într-un teren pe care firma nu poate câștiga.

Cum pregătiți condițiile

1. Stabiliți domeniul de activitate al firmei. Servicii contabile, expert contabil autorizat, sau colaborare cu un expert contabil. Aceasta decide formularea privind confidențialitatea și reprezentarea.
2. Bifați doar serviciile care fac parte din mandat. Fiecare serviciu are propria fișă. Serviciile nebifate sunt excluse explicit, iar termenele lor nu sunt monitorizate.
3. Precizați termenele e-Factura și SAF-T. 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturii și termenul lunar sau trimestrial pentru D406, legat de calendarul de TVA al clientului.
4. Completați termenele de predare a documentelor. Pe fiecare serviciu, mai ales la TVA și salarizare, unde întârzierea afectează direct termenul legal.
5. Stabiliți onorariul și limita de răspundere. Alegeți modelul de onorariu, precizați ce nu este inclus, și exprimați limita de răspundere ca sumă.
6. Descărcați, semnați și păstrați. Descărcați în format Word sau PDF, obțineți semnătura înainte de începerea lucrărilor și păstrați exemplarul semnat la dosarul clientului.

Întrebări frecvente

Modele similare

• Contract de Prestări Servicii de Contabilitate
• Încetarea mandatului de contabilitate (model de scrisoare)