Umowa o Usługi Księgowe — Wzór

Prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych wymaga obowiązkowego ubezpieczenia OC — sama umowa o tym nie mówi, jeśli nie zapytasz

Zgodnie z art. 76a i art. 76h ustawy (Act) o rachunkowości, przedsiębiorca świadczący usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych — czyli pełną księgowość, a nie tylko podatkową księgę przychodów i rozchodów czy wypełnianie deklaracji podatkowych bez dodatkowych uprawnień — jest obowiązany zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością, z minimalną sumą gwarancyjną 10 000 euro określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów. Biura zajmujące się wyłącznie podatkową księgą przychodów i rozchodów nie podlegają temu konkretnemu obowiązkowi ustawowemu — ale wiele z nich i tak wykupuje polisę dobrowolnie. Ten wzór pyta wprost, czy usługa obejmuje pełne księgi rachunkowe, i jeśli tak, dodaje miejsce na numer polisy i sumę gwarancyjną — żeby klient miał to czarno na białym, a nie tylko domyślał się z nazwy usługi.

Biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe klienta — a to prawie zawsze wymaga odrębnej umowy powierzenia z RODO

Prowadząc księgowość albo płace klienta, biuro rachunkowe z reguły przetwarza dane osobowe pracowników, kontrahentów czy klientów tej firmy w jej imieniu i na jej polecenie — a to czyni biuro podmiotem przetwarzającym w rozumieniu Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO), a klienta administratorem tych danych. Art. 28 ust. 3 RODO wymaga, aby powierzenie przetwarzania było uregulowane pisemną (może być elektroniczna) umową, określającą co najmniej przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą — brak takiej umowy jest samodzielną podstawą do kary od Prezesa UODO, niezależnie od tego, czy doszło do jakiegokolwiek wycieku danych. Ta klauzula może stanowić odrębny dokument albo być częścią tej umowy — o ile zawiera wszystkie elementy wymagane przez art. 28 ust. 3.

Zaliczka nie może być jednocześnie zwrotna i bezzwrotna

Jeśli umowa przewiduje zaliczkę albo przedpłatę na przyszłe usługi, warto powiedzieć jedną jasną rzecz o tym, co się stanie z niewykorzystaną częścią: albo jest zaliczana na przyszłe faktury lub zwracana po zakończeniu współpracy, albo jest bezzwrotna. Klauzula, która w jednym miejscu obiecuje zwrot, a w innym mówi, że zaliczka nie podlega zwrotowi, nie jest kompromisem — jest sprzecznością, którą i tak rozstrzygnie sąd, na warunkach, których żadna ze stron nie kontrolowała. Ten wzór wymaga wyboru jednej reguły.

Klauzule, wyjaśnione

Zakres usług

Konkretne usługi objęte umową — księgowość, płace, deklaracje podatkowe, sprawozdania finansowe — opisane precyzyjnie na tyle, by obie strony wiedziały, co jest, a co nie jest objęte.

Pełne księgi rachunkowe i obowiązkowe OC (warunkowo)

Pojawia się automatycznie, jeśli zaznaczysz, że usługa obejmuje pełne księgi rachunkowe — wskazuje wymóg obowiązkowego ubezpieczenia OC z art. 76a i 76h ustawy o rachunkowości i miejsce na numer polisy.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych (warunkowo)

Pojawia się automatycznie, jeśli zaznaczysz, że usługa obejmuje przetwarzanie danych osobowych klienta — krótka klauzula zgodna z minimalnymi wymogami art. 28 ust. 3 RODO, którą można też zastąpić odrębną, bardziej szczegółową umową powierzenia.

Opłaty i rozliczenia

Podstawa wynagrodzenia (ryczałt, stawka godzinowa albo inna), częstotliwość wystawiania faktur i termin ich zapłaty.

Zaliczka (opcjonalnie)

Jeśli używana, jasno wskazuje, czy niewykorzystana część jest zaliczana na przyszłe faktury albo zwracana, czy jest bezzwrotna — jedna reguła, nie sprzeczność.

Obowiązki klienta

Obowiązek dostarczania dokładnych i terminowych dokumentów i informacji — jakość pracy biura rachunkowego zależy bezpośrednio od tego, co i kiedy dostanie od klienta.

Tajemnica zawodowa i poufność

Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji klienta, wykraczający poza samo RODO i obejmujący też informacje niebędące danymi osobowymi.

Wymogi ustawowe

• Usługowe prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych wymaga obowiązkowego ubezpieczenia OC

  Art. 76a i art. 76h ustawy o rachunkowości nakładają na przedsiębiorców świadczących usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC, z minimalną sumą gwarancyjną 10 000 euro określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów; biura zajmujące się wyłącznie podatkową księgą przychodów i rozchodów nie są objęte tym konkretnym obowiązkiem.

  lexlege.pl — art. 76h ustawy o rachunkowości

• Usługowe prowadzenie księgowości jest działalnością zderegulowaną

  Od 10 sierpnia 2014 r. świadczenie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie wymaga certyfikatu księgowego wydawanego przez Ministra Finansów — może je prowadzić każdy przedsiębiorca, o ile osoby wykonujące te czynności mają pełną zdolność do czynności prawnych i nie były skazane za określone przestępstwa (art. 76a ustawy o rachunkowości).

  lexlege.pl — art. 76a ustawy o rachunkowości

• Powierzenie przetwarzania danych osobowych klienta wymaga pisemnej umowy zgodnej z art. 28 RODO

  Art. 28 ust. 3 Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) wymaga, aby przetwarzanie danych osobowych przez podmiot przetwarzający (tu: biuro rachunkowe) w imieniu administratora (klienta) było uregulowane umową określającą co najmniej przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania oraz rodzaj danych i kategorie osób, których dane dotyczą.

  EUR-Lex — Rozporządzenie (UE) 2016/679, art. 28

Jak korzystać z tego wzoru

1. Uzupełnij dane biura rachunkowego i klienta. Wpisz nazwy i adresy biura rachunkowego (lub księgowego) oraz klienta w podświetlone miejsca.
2. Opisz zakres usług. Wymień konkretne usługi objęte umową — księgowość, płace, deklaracje podatkowe, sprawozdania finansowe.
3. Zaznacz, czy usługa obejmuje pełne księgi rachunkowe. Jeśli tak, pojawi się klauzula obowiązkowego ubezpieczenia OC — uzupełnij numer polisy i sumę gwarancyjną, która nie może być niższa niż minimum ustawowe.
4. Zaznacz, czy usługa obejmuje przetwarzanie danych osobowych klienta. Jeśli tak, pojawi się klauzula powierzenia przetwarzania danych zgodna z minimalnymi wymogami art. 28 RODO — dla bardziej złożonych przypadków rozważ odrębną, szczegółową umowę powierzenia.
5. Ustal opłaty i, jeśli używasz, zasady zaliczki. Wybierz podstawę wynagrodzenia, częstotliwość rozliczeń i — jeśli pobierana jest zaliczka — czy niewykorzystana część jest zaliczana na przyszłe faktury lub zwracana, czy jest bezzwrotna.
6. Podpisz i pobierz. Obie strony podpisują umowę, którą następnie pobierasz jako plik Word lub PDF przed rozpoczęciem współpracy.

Najczęściej zadawane pytania