Mal for reiseregning
En gratis mal for reiseregning der du spesifiserer utgifter og summerer et refusjonskrav.
- Regnskapsstandard
- NGAAP (regnskapsloven)
- Regnskapsår
- Regnskapsår (som regel kalenderåret, jan–des)
- Valuta
- NOK (kr)
- Innsendt til
- Regnskapsregisteret (Brønnøysundregistrene)
| Beløp | |
|---|---|
| Reise | 3 200 kr |
| Overnatting | 4 500 kr |
| Kost og diett | 1 200 kr |
| Lokaltransport | 600 kr |
| Kontorrekvisita | 850 kr |
| Annet | 400 kr |
| Sum til refusjon | 10 750 kr |
Last ned denne malen
Hvordan fylle ut en reiseregning
En reiseregning spesifiserer utgifter en ansatt eller innehaver har lagt ut på egne midler på oppdrag for bedriften — som reise eller kost — slik at de kan refunderes og bokføres korrekt. Det er et av de enkleste, men mest brukte dokumentene i norsk bedriftsøkonomi.
Å føre en tydelig, spesifisert reiseregning er også viktig for skatteformål, siden enkelte utgiftskategorier har egne satser og krav til dokumentasjon etter norske skatteregler.
Hva er en reiseregning?
En reiseregning er et refusjonskrav som lister opp enkeltutgifter en ansatt eller innehaver har hatt på jobb, summert til beløpet som skal refunderes. Den grupperer normalt kostnader i kategorier som reise og kost, og sendes inn sammen med kvitteringer som dokumentasjon.
Hva bør være med
- Reise — kostnader til forretningsreise som billetter, fly eller kilometergodtgjørelse.
- Overnatting — hotell- eller andre losjikostnader ved reise i jobb.
- Kost og diett — mat- og drikkeutgifter, eller diettgodtgjørelse, ved arbeid utenfor vanlig arbeidssted.
- Lokaltransport — taxi, buss eller parkering under forretningsreisen.
- Kontorrekvisita — mindre innkjøp av kontormateriell eller utstyr betalt av egne midler.
- Annet — øvrige forretningsutgifter som ikke passer i kategoriene ovenfor.
- Sum til refusjon — summen av alle kategorier, som viser beløpet som skal betales tilbake til den ansatte.
Steg-for-steg-guide
- Registrer hver utgift etter hvert som den påløper, med dato, kategori og beløp.
- Før opp reisekostnader som billetter eller kilometergodtgjørelse under Reise.
- Før opp hotell- eller losjikostnader under Overnatting, og mat- og drikkeutgifter under Kost og diett.
- Legg til lokaltransport som taxi eller parkering, og eventuell kontorrekvisita betalt privat.
- Bruk kategorien Annet med måtehold, og forklar hva den dekker slik at det er tydelig ved godkjenning.
- La malen summere kravet automatisk når alle kategorier er fylt ut.
- Legg ved kvitteringer for hver post, siden både Skatteetaten og intern kontroll normalt forventer dokumentasjon.
- Send den utfylte reiseregningen til leder eller regnskapsavdelingen for godkjenning og refusjon.
Norske særregler
Skatteetaten har egne satser for skattefri kilometergodtgjørelse og kostgodtgjørelse ved tjenestereiser, og refusjon av faktiske, dokumenterte utgifter kan normalt utbetales skattefritt når det gjelder reelle forretningsutgifter. Arbeidsgiver bør oppbevare bilag som dokumentasjon, siden Skatteetaten kan etterspørre dette ved kontroll, og visse naturalytelser kan måtte innrapporteres separat hvis de ikke oppfyller kravene til skattefri utgiftsdekning.
Det er ingen innsendingsplikt for reiseregninger til Regnskapsregisteret, men å oppbevare dem sammen med kvitteringer støtter riktigheten av kostnadstallene som ender opp i resultatregnskapet.