Model persbericht artiest (Nederland)

Nieuwswaarde en feitencontrole

Het persbericht moet duidelijk zeggen wat er gebeurt, wanneer, waar, waarom het relevant is en wie mag reageren.

Vermijd niet-onderbouwde superlatieven, verkeerde prijzen, onjuiste locatiegegevens of claims over publiek, verkoop of onderscheidingen zonder bron.

Credits en auteursrecht

Tekst, foto, artwork, video, ontwerp en afgebeelde kunst kunnen beschermd zijn. Overdracht of exclusieve licentie vereist een akte; een gewone persmail draagt geen rechten over.

Het model vraagt maker, fotograaf, designer, curator, locatie, sponsor, werk, verplichte credit en media-gebruik van beeldmateriaal.

Portret, citaat en context

Portretten, backstagebeelden, publiek, kinderen en medewerkers vragen aandacht voor toestemming, redelijk belang, context en AVG.

Citaten moeten worden goedgekeurd en niet zodanig worden aangepast dat toon of betekenis verandert.

Contactgegevens en privacy

Perscontact, manager, privételefoon, e-mail, mailinglijst, locatiegegevens en notities zijn persoonsgegevens. Deel alleen wat voor publicatie nodig is.

Leg vast welke gegevens openbaar zijn en welke alleen intern bij PR, management of locatie blijven.

Embargo en distributie

Een embargo werkt alleen als ontvangers het begrijpen en accepteren. Datum, tijd, tijdzone, kanalen en uitzonderingen moeten in het dossier staan.

De distributielijst, verzendmomenten, goedgekeurde bestanden en contactpersoon maken later duidelijk welke versie geldt.

Correcties en intrekking

Als datum, prijs, naam, credit of link verandert, moet de correctieroute duidelijk zijn. Wie mag media bellen, welke versie vervalt en welke bestanden worden verwijderd?

Zo voorkomt u dat oude bio’s, foutieve credits of ongeautoriseerde foto’s blijven rondgaan.

Dossier, bijlagen en definitieve versie

In Nederland moet een goed model als dossier werken. Statuten, besluit, overeenkomst, beleid, activaregister of persbericht moet datum, versie, partijen, KvK-nummer, tekenbevoegdheid, bijlagen, verantwoordelijke persoon, status en bewijs van verzending, ontvangst of goedkeuring vastleggen.

Controleer voor ondertekening of publicatie de statutaire naam, handelsnaam, KvK-nummer, vestigingsplaats, aandelen, bestuurders, gevolmachtigden, prijzen, termijnen, bankgegevens, btw, bijlagen, wettelijke bronnen, persoonsgegevens en ontvangers. Een versie met tegenstrijdige opties of lege bijlagen is nog geen bruikbaar bewijsstuk.

Als het document een notariële akte, KvK-inschrijving, ontbinding, vereffening, turboliquidatie, overgang van onderneming, gegevensoverdracht, auteursrechtelijke licentie of contractsoverneming voorbereidt, noteer wie de stap uitvoert, welk kanaal wordt gebruikt, welke termijn geldt, welk bewijsstuk nodig is en waar dat bewijs wordt bewaard.

De fiscale administratieplicht uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht administratieplichtigen hun boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zo te voeren en te bewaren dat rechten, verplichtingen en belastinggegevens duidelijk blijken. De hoofdtermijn voor fiscale basisadministratie is zeven jaar.

Bij persoonsgegevens gelden de AVG-beginselen: rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit, vertrouwelijkheid en verantwoordingsplicht. De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht bovendien overzicht, beperking van schade, meldbeoordeling, eventuele kennisgeving aan betrokkenen en registratie bij datalekken.

Leg een eenvoudige verantwoordelijkheidsmatrix vast. Een kolom moet zeggen wie bijlagen maakt, nummers controleert, tekenbevoegdheid verifieert, portret- of auteursrechten goedkeurt, privacy beoordeelt, fiscale documenten bewaart en na goedkeuring nog wijzigingen mag aanbrengen.

Laat financiële velden niet zonder bron. Prijs, voorschot, honorarium, koopsom, activawaarde, overgedragen vordering, overgenomen schuld, vergoeding, royalty en post-closing correctie moeten valuta, btw-behandeling, factuurmoment, betaaldatum en vrijgavevoorwaarde hebben.

Bij creatieve documenten moet de toestemmingsketen zichtbaar zijn: maker, uitvoerende kunstenaar, fotograaf, galerie, producent, sponsor, locatie, geportretteerde en merkhouder. De toestemming hoort medium, territorium, duur, credits, goedgekeurde bestanden en bewerkingsgrenzen te noemen.

Bij vennootschappelijke en activadocumenten moet de controle buiten de tekst doorgaan: actuele statuten, aandeelhoudersregister, bestuursbesluit, handelsregister, UBO-gegevens, contracten, werknemers, schulden, zekerheden, vergunningen, licenties, merken, domeinen, accounts en apparaten.

De definitieve versie moet niet-gekozen opties verwijderen. Als de tekst tegelijk spreekt over losse activa en overgang van onderneming, niet-bindend voorstel en geaccepteerde opdracht, of volledige overdracht van rechten en beperkte licentie, is hij niet gereed voor ondertekening.

Bij een buitenlandse wederpartij moeten taal, valuta, toepasselijk recht, forum, kennisgeving en leidende versie apart worden geregeld. Een vertaling kan helpen, maar bijlagen, datums, namen, bedragen, scope en rechten moeten in alle versies gelijk blijven.

Noteer ten slotte de broncontrole. Vennootschapsrecht, arbeidsrecht, btw, auteursrecht en privacyregels veranderen. Het doel is geen algemene compliance-belofte, maar zichtbaar maken welke punten voor deze Nederlandse versie zijn gecontroleerd.

Clausule-voor-clausule gids

Kop

Legt nieuws, datum, plaats en haakje vast.

Body

Ordenen feiten, context en citaat.

Credits

Noemt maker, fotograaf, locatie en sponsor.

Beeld

Beperkt bestanden, media en bewerking.

Contact

Scheidt openbare en interne gegevens.

Embargo

Regelt datum, tijd en kanalen.

Goedkeuring

Bepaalt verantwoordelijke voor eindversie.

Correctie

Bereidt rectificatie en intrekking voor.

Checklist persbericht artiest

• Controleer feiten

  Namen, data, prijzen, locaties, links en citaten moeten bron hebben.

• Regel beeldrechten

  Foto’s en artwork kunnen auteursrecht en portretrecht bevatten.

  Auteurswet

• Bewaak persoonlijkheidsrechten

  Naamsvermelding en integriteit blijven relevant bij publicatie.

  Auteurswet, artikel 25

• Beperk persoonsgegevens

  Perscontacten en mailinglijsten moeten AVG-doel en bewaartermijn hebben.

  AVG

• Leg embargo vast

  Datum, tijd, tijdzone en ontvangers moeten duidelijk zijn.

• Bewaar goedkeuring

  Bewaar finale tekst, beelden, credits en verzendbewijs.

• Plan correcties

  Zet vast wie rectificatie of intrekking mag vragen.

Hoe vult u het model in?

1. Formuleer nieuws. Vul kop, datum, plaats, gebeurtenis en kernboodschap in.
2. Controleer bronnen. Check namen, prijzen, locatie, links, credits en citaten.
3. Voeg beeld toe. Leg foto’s, rechten, credits en gebruiksgrenzen vast.
4. Scheid contact. Markeer openbare persgegevens en interne gegevens.
5. Plan verzending. Registreer embargo, distributielijst, versie en goedkeuring.

Veelgestelde vragen

Vergelijkbare sjablonen

• Model activa-koopovereenkomst (Nederland)
• Model overdracht en overname overeenkomst (Nederland)
• Overeenkomst voor Opdracht Kunstwerk (Nederland)