Model kunstprojectvoorstel (Nederland)
Bijgewerkt op 10 augustus 2026
Een Nederlands kunstprojectvoorstel beschrijft concept, begroting, planning, team, locatie, financiering, auteursrecht, portretrecht, AVG en acceptatie. Het past bij galeries, musea, festivals, gemeenten, onderwijsinstellingen, fondsen, merken en particuliere opdrachtgevers.
Deze Nederlandse versie scheidt een niet-bindend voorstel, budgetgoedkeuring en aanvaarde opdracht. Zij voegt Auteurswet, portretrecht, privacy, btw, leveranciers, locatieverantwoordelijkheid en bewijs van bijlagen toe.
Tik in het document hieronder op een gemarkeerd veld en typ er meteen in.Gratis — zonder registratie, zonder watermerk
Kunstprojectvoorstel
- Datum:
- Plaats:
- Hoofdpartij:
- KvK-nummer of identificatie:
- Wederpartij of ontvanger:
1. Onderwerp en doel
Dit document gaat over: . Partijen gebruiken het als Nederlands werkdossier, met bijlagen, tekenbevoegdheid en controles op vennootschapsrecht, belasting, arbeid, auteursrecht of privacy voordat de definitieve versie wordt gebruikt.
Ondertekening heeft alleen het in het onderwerp genoemde effect: ontvangstbevestiging, budgetgoedkeuring of opdracht op basis van de tekst.
2. Waarde, vergoeding en termijnen
Waarde, prijs, honorarium, royalty of begroting: . Belangrijkste termijnen, leveringen, goedkeuringen of stappen: .
3. Auteursrecht, portret en materialen
Auteursrecht, portretrecht, opnamen, teksten, merken, foto’s en licenties worden als volgt geregeld: . Overdracht of exclusieve licentie moet in een akte staan en de bevoegdheden noemen; persoonlijkheidsrechten blijven apart beoordeeld.
4. Persoonsgegevens en beveiliging
Persoonsgegevens, beelden, lijsten, accounts of apparaten worden alleen verwerkt voor genoemde doelen, met beperkte toegang, passende beveiliging en verwijdering, teruggave of anonimisering wanneer de gegevens niet langer nodig zijn. Relevante elementen: .
5. Bijlagen en goedkeuringen
Bijlagen: . Benodigde goedkeuringen, besluiten, toestemmingen, meldingen, ontvangstbewijzen, facturen of controles: .
6. Recht, bewijs en bewaring
Toepasselijk recht, forum of geschillenroute: . De verantwoordelijke partij bewaart ondertekende versie, bijlagen, KvK-bewijs, facturen, administratie, meldingen en ontvangstbewijzen gedurende de toepasselijke termijnen.
Hoofdpartij
Ondertekeningsdatum:
Wederpartij of ontvanger
Ondertekeningsdatum:
Effect van acceptatie
Een handtekening kan alleen ontvangst bevestigen, budget intern vrijgeven of een overeenkomst sluiten. Het model vraagt daarom expliciet welk effect acceptatie heeft.
Bij installaties, publieke ruimte, onderwijs, minderjarigen, verzekeringen, sponsoruitingen of overdracht van rechten is het voorstel meestal een dossier dat een aparte overeenkomst voorbereidt.
Begroting, btw en leveranciers
De begroting moet honorarium, productie, materiaal, transport, montage, verzekering, communicatie, techniek, btw, onkosten, onderaannemers en post onvoorzien scheiden.
De tekst koppelt bedragen aan factuurmoment, betalingsvoorwaarde, leverancier, bewijsstuk en goedkeuring, zodat wijzigingen niet als vrije meerkosten verdwijnen.
Auteursrecht, portretrecht en documentatie
De Auteurswet geeft de maker het exclusieve recht om werk openbaar te maken en te verveelvoudigen. Overdracht en exclusieve licentie vereisen een akte en omvatten alleen de daarin genoemde bevoegdheden.
Foto’s van personen, werkproces, publiek of kinderen vragen aparte aandacht voor portret, privacy, medium, duur, territorium, credits en bewerking.
Locatie, veiligheid en vergunningen
Een installatie of performance kan afhankelijk zijn van toegang, brandveiligheid, stroom, constructie, toezicht, gemeentelijke toestemming, erfgoedregels, verzekering of huisregels.
Het model legt vast wie locatie, sleutels, opbouwtijd, technische ondersteuning, schoonmaak, bewaking, demontage en incidentmelding draagt.
Deelnemers en persoonsgegevens
Workshops, inschrijvingen, mailinglijsten, foto’s, evaluaties en vrijwilligersgegevens vallen snel onder de AVG. Verzamel niet meer gegevens dan nodig en leg het doel vast.
De proposaltekst scheidt publiekscommunicatie van interne productiegegevens, zodat telefoonnummers, adressen, medische informatie of notities niet onbedoeld worden gedeeld.
Wijziging en annulering
Kunstprojecten veranderen tijdens productie. Zonder wijzigingsregel lopen inbegrepen correctierondes, nieuw werk, hogere materiaalkosten en extra locatie-eisen door elkaar.
De annuleringstekst behandelt uitstel, overmacht, kosten die al gemaakt zijn, terugbetaling en redelijke vergoeding voor gestart werk.
Dossier, bijlagen en definitieve versie
In Nederland moet een goed model als dossier werken. Statuten, besluit, overeenkomst, beleid, activaregister of persbericht moet datum, versie, partijen, KvK-nummer, tekenbevoegdheid, bijlagen, verantwoordelijke persoon, status en bewijs van verzending, ontvangst of goedkeuring vastleggen.
Controleer voor ondertekening of publicatie de statutaire naam, handelsnaam, KvK-nummer, vestigingsplaats, aandelen, bestuurders, gevolmachtigden, prijzen, termijnen, bankgegevens, btw, bijlagen, wettelijke bronnen, persoonsgegevens en ontvangers. Een versie met tegenstrijdige opties of lege bijlagen is nog geen bruikbaar bewijsstuk.
Als het document een notariële akte, KvK-inschrijving, ontbinding, vereffening, turboliquidatie, overgang van onderneming, gegevensoverdracht, auteursrechtelijke licentie of contractsoverneming voorbereidt, noteer wie de stap uitvoert, welk kanaal wordt gebruikt, welke termijn geldt, welk bewijsstuk nodig is en waar dat bewijs wordt bewaard.
De fiscale administratieplicht uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht administratieplichtigen hun boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zo te voeren en te bewaren dat rechten, verplichtingen en belastinggegevens duidelijk blijken. De hoofdtermijn voor fiscale basisadministratie is zeven jaar.
Bij persoonsgegevens gelden de AVG-beginselen: rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit, vertrouwelijkheid en verantwoordingsplicht. De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht bovendien overzicht, beperking van schade, meldbeoordeling, eventuele kennisgeving aan betrokkenen en registratie bij datalekken.
Leg een eenvoudige verantwoordelijkheidsmatrix vast. Een kolom moet zeggen wie bijlagen maakt, nummers controleert, tekenbevoegdheid verifieert, portret- of auteursrechten goedkeurt, privacy beoordeelt, fiscale documenten bewaart en na goedkeuring nog wijzigingen mag aanbrengen.
Laat financiële velden niet zonder bron. Prijs, voorschot, honorarium, koopsom, activawaarde, overgedragen vordering, overgenomen schuld, vergoeding, royalty en post-closing correctie moeten valuta, btw-behandeling, factuurmoment, betaaldatum en vrijgavevoorwaarde hebben.
Bij creatieve documenten moet de toestemmingsketen zichtbaar zijn: maker, uitvoerende kunstenaar, fotograaf, galerie, producent, sponsor, locatie, geportretteerde en merkhouder. De toestemming hoort medium, territorium, duur, credits, goedgekeurde bestanden en bewerkingsgrenzen te noemen.
Bij vennootschappelijke en activadocumenten moet de controle buiten de tekst doorgaan: actuele statuten, aandeelhoudersregister, bestuursbesluit, handelsregister, UBO-gegevens, contracten, werknemers, schulden, zekerheden, vergunningen, licenties, merken, domeinen, accounts en apparaten.
De definitieve versie moet niet-gekozen opties verwijderen. Als de tekst tegelijk spreekt over losse activa en overgang van onderneming, niet-bindend voorstel en geaccepteerde opdracht, of volledige overdracht van rechten en beperkte licentie, is hij niet gereed voor ondertekening.
Bij een buitenlandse wederpartij moeten taal, valuta, toepasselijk recht, forum, kennisgeving en leidende versie apart worden geregeld. Een vertaling kan helpen, maar bijlagen, datums, namen, bedragen, scope en rechten moeten in alle versies gelijk blijven.
Noteer ten slotte de broncontrole. Vennootschapsrecht, arbeidsrecht, btw, auteursrecht en privacyregels veranderen. Het doel is geen algemene compliance-belofte, maar zichtbaar maken welke punten voor deze Nederlandse versie zijn gecontroleerd.
Clausule-voor-clausule gids
- Acceptatie-effect
- Maakt onderscheid tussen ontvangst, budget en opdracht.
- Concept
- Omschrijft werk, vorm, locatie en resultaat.
- Begroting
- Scheidt honorarium, btw, kosten en leveranciers.
- Rechten
- Beperkt gebruik van beelden, tekst, werk en archief.
- Locatie
- Regelt toegang, veiligheid, montage en vergunningen.
- Deelnemers
- Legt beeld, minderjarigen, lijsten en AVG vast.
- Wijzigingen
- Regelt revisies, meerwerk en goedkeuring.
- Annulering
- Verdeelt uitstel, kosten en vergoeding.
Checklist kunstprojectvoorstel
Kies acceptatie-effect
Geef aan of acceptatie alleen ontvangst, budget of opdracht betekent.
Regel auteursrecht
Overdracht of exclusieve licentie vereist een akte en een duidelijke scope.
Auteurswet, artikel 2Controleer persoonlijkheidsrechten
Naamsvermelding en integriteit moeten apart worden behandeld.
Auteurswet, artikel 25Beperk persoonsgegevens
Inschrijvingen en beelden moeten passen binnen AVG-doel en beveiliging.
AVG, artikelen 5 en 32Leg btw en factuurmoment vast
Begroting en betaling moeten fiscaal uitvoerbaar zijn.
Documenteer locatie
Vergunning, toegang, techniek, veiligheid en verzekering moeten een eigenaar hebben.
Bewaar projectdossier
Bewaar versie, bijlagen, acuses, facturen en toestemmingen.
Hoe vult u het model in?
- Kies effect. Geef aan of de handtekening ontvangst, budget of opdracht betekent.
- Beschrijf project. Vul concept, locatie, resultaat, planning en uitsluitingen in.
- Werk begroting uit. Scheid honorarium, btw, leveranciers, materiaal en onvoorzien.
- Regel rechten. Beperk gebruik van werk, beeld, tekst, archief en sponsors.
- Voeg bewijs toe. Voeg planning, locatiebewijs, toestemmingen en privacy-notities toe.
Veelgestelde vragen
Wordt het voorstel automatisch een overeenkomst?
Alleen als de tekst zegt dat acceptatie een opdracht sluit. Het model laat u dat kiezen.
Krijgt de opdrachtgever het auteursrecht?
Niet automatisch. Overdracht of exclusieve licentie moet in een akte en met duidelijke scope.
Moet btw in de begroting staan?
Ja. Vermeld of bedragen inclusief of exclusief btw zijn en wanneer gefactureerd wordt.
Kan dit voor een fondsaanvraag?
Ja als werkdocument, maar pas het aan aan de regeling, formulieren en bijlagen van het fonds.
Hoe regel ik foto’s van deelnemers?
Leg doel, kanaal, bewaartermijn, toestemming of grondslag en beveiliging vast.
Wat zijn niet-terug te draaien kosten?
Kosten voor materiaal, leveranciers of productie die na annulering niet meer kunnen worden vermeden.
Wanneer is een aparte opdracht nodig?
Bij productie, onderhoud, installatie, verzekeringen, minderjarigen of brede exploitatierechten.
Waarom geen vertaling van de Amerikaanse versie?
Omdat Nederlandse Auteurswet, AVG, btw, locatiepraktijk en contractvorming eigen keuzes vragen.
Vergelijkbare sjablonen
Disclaimer
Dit model is bedoeld als informatieve basis en is geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig of professioneel advies. Laat het document beoordelen door gekwalificeerde professionals voordat u het gebruikt.
