Model activaregister (Nederland)

Bijgewerkt op 10 augustus 2026

Een Nederlands activaregister legt apparatuur, inventaris, voertuigen, software, domeinen, merken, apparaten, contracten, garanties, verantwoordelijken, locaties, waarde en status vast.

Deze versie koppelt het register aan administratieplicht, fiscale bewaartermijn, AVG, datadragers, afvoer, verkoop en overdracht. Het is geen simpele lijst, maar bewijs van eigendom, gebruik, risico en beheer.

1 van 14 velden ingevuld

Tik in het document hieronder op een gemarkeerd veld en typ er meteen in.Gratis — zonder registratie, zonder watermerk

Activaregister

Datum:
Plaats:
Hoofdpartij:
KvK-nummer of identificatie:
Wederpartij of ontvanger:

1. Onderwerp en doel

Dit document gaat over: . Partijen gebruiken het als Nederlands werkdossier, met bijlagen, tekenbevoegdheid en controles op vennootschapsrecht, belasting, arbeid, auteursrecht of privacy voordat de definitieve versie wordt gebruikt.

2. Inbegrepen en uitgesloten activa

Inbegrepen activa, goederen, contracten, vorderingen, data, accounts, rechten of apparaten: . Uitgesloten activa, verplichtingen, bestanden, apparaten, licenties of schulden: .

3. Waarde, vergoeding en termijnen

Waarde, prijs, honorarium, royalty of begroting: . Belangrijkste termijnen, leveringen, goedkeuringen of stappen: .

OptioneelAuteursrechtclausule opnemenGebruik bij werken, beelden, persmateriaal, optredens en creatieve bestanden.

OptioneelPrivacyclausule opnemenGebruik bij persoonsgegevens, beelden, lijsten, accounts, toegang of apparaten.

4. Persoonsgegevens en beveiliging

Persoonsgegevens, beelden, lijsten, accounts of apparaten worden alleen verwerkt voor genoemde doelen, met beperkte toegang, passende beveiliging en verwijdering, teruggave of anonimisering wanneer de gegevens niet langer nodig zijn. Relevante elementen: .

5. Bijlagen en goedkeuringen

Bijlagen: . Benodigde goedkeuringen, besluiten, toestemmingen, meldingen, ontvangstbewijzen, facturen of controles: .

6. Recht, bewijs en bewaring

Toepasselijk recht, forum of geschillenroute: . De verantwoordelijke partij bewaart ondertekende versie, bijlagen, KvK-bewijs, facturen, administratie, meldingen en ontvangstbewijzen gedurende de toepasselijke termijnen.

Hoofdpartij

Ondertekeningsdatum:

Wederpartij of ontvanger

Ondertekeningsdatum:

Identificatie en eigenaar

Elk actief heeft een code, omschrijving, serienummer, merk, model, locatie, verantwoordelijke, datum van aanschaf, leverancier, factuur, waarde en status nodig.

Voor software, domeinen en accounts registreert u houder, gebruiker, licentiebeperking, verlengdatum, overdraagbaarheid en beveiligde toegang.

Administratie en bewaarplicht

De fiscale administratie moet rechten, verplichtingen en belastinggegevens duidelijk laten blijken. De hoofdtermijn voor bewaren van gegevensdragers is zeven jaar.

KVK noemt onder meer facturen, bankafschriften, kasadministratie, contracten, correspondentie en voorraadadministratie als relevante administratie.

Apparaten met persoonsgegevens

Laptops, telefoons, camera’s, schijven, servers, printers en accounts kunnen persoonsgegevens bevatten. Het register moet risico, encryptie, toegang, back-up en verwijderroute bijhouden.

Het register hoort geen onnodige persoonsgegevens te tonen; categorie, verantwoordelijke en beveiliging zijn vaak genoeg.

Eigendom, lease en beperkingen

Niet ieder actief is eigendom. Er kan huur, lease, bruikleen, pandrecht, voorbehoud, klantapparatuur, licentie of niet-overdraagbare software zijn.

De status bepaalt of verkoop, overdracht, donatie, vernietiging of gebruik bij een klant mag.

Afschrijving, onderhoud en verzekering

Het register kan onderhoud, garantie, polis, keuring, vervangingsdatum, afschrijving en restwaarde koppelen aan de financiële administratie.

Zonder actualisering ontstaan dubbele tellingen, onverzekerde apparatuur, verlopen licenties en vergeten data.

Afvoer, verlies en overdracht

Bij afvoer noteert u reden, goedkeuring, datum, bestemming, verkoop, donatie, vernietiging, dataverwijdering, bewijs en verantwoordelijke.

Bij verkoop van activa of overgang van onderneming vormt het activaregister de basis voor de bijlage inbegrepen en uitgesloten activa.

Dossier, bijlagen en definitieve versie

In Nederland moet een goed model als dossier werken. Statuten, besluit, overeenkomst, beleid, activaregister of persbericht moet datum, versie, partijen, KvK-nummer, tekenbevoegdheid, bijlagen, verantwoordelijke persoon, status en bewijs van verzending, ontvangst of goedkeuring vastleggen.

Controleer voor ondertekening of publicatie de statutaire naam, handelsnaam, KvK-nummer, vestigingsplaats, aandelen, bestuurders, gevolmachtigden, prijzen, termijnen, bankgegevens, btw, bijlagen, wettelijke bronnen, persoonsgegevens en ontvangers. Een versie met tegenstrijdige opties of lege bijlagen is nog geen bruikbaar bewijsstuk.

Als het document een notariële akte, KvK-inschrijving, ontbinding, vereffening, turboliquidatie, overgang van onderneming, gegevensoverdracht, auteursrechtelijke licentie of contractsoverneming voorbereidt, noteer wie de stap uitvoert, welk kanaal wordt gebruikt, welke termijn geldt, welk bewijsstuk nodig is en waar dat bewijs wordt bewaard.

De fiscale administratieplicht uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht administratieplichtigen hun boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zo te voeren en te bewaren dat rechten, verplichtingen en belastinggegevens duidelijk blijken. De hoofdtermijn voor fiscale basisadministratie is zeven jaar.

Bij persoonsgegevens gelden de AVG-beginselen: rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit, vertrouwelijkheid en verantwoordingsplicht. De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht bovendien overzicht, beperking van schade, meldbeoordeling, eventuele kennisgeving aan betrokkenen en registratie bij datalekken.

Leg een eenvoudige verantwoordelijkheidsmatrix vast. Een kolom moet zeggen wie bijlagen maakt, nummers controleert, tekenbevoegdheid verifieert, portret- of auteursrechten goedkeurt, privacy beoordeelt, fiscale documenten bewaart en na goedkeuring nog wijzigingen mag aanbrengen.

Laat financiële velden niet zonder bron. Prijs, voorschot, honorarium, koopsom, activawaarde, overgedragen vordering, overgenomen schuld, vergoeding, royalty en post-closing correctie moeten valuta, btw-behandeling, factuurmoment, betaaldatum en vrijgavevoorwaarde hebben.

Bij creatieve documenten moet de toestemmingsketen zichtbaar zijn: maker, uitvoerende kunstenaar, fotograaf, galerie, producent, sponsor, locatie, geportretteerde en merkhouder. De toestemming hoort medium, territorium, duur, credits, goedgekeurde bestanden en bewerkingsgrenzen te noemen.

Bij vennootschappelijke en activadocumenten moet de controle buiten de tekst doorgaan: actuele statuten, aandeelhoudersregister, bestuursbesluit, handelsregister, UBO-gegevens, contracten, werknemers, schulden, zekerheden, vergunningen, licenties, merken, domeinen, accounts en apparaten.

De definitieve versie moet niet-gekozen opties verwijderen. Als de tekst tegelijk spreekt over losse activa en overgang van onderneming, niet-bindend voorstel en geaccepteerde opdracht, of volledige overdracht van rechten en beperkte licentie, is hij niet gereed voor ondertekening.

Bij een buitenlandse wederpartij moeten taal, valuta, toepasselijk recht, forum, kennisgeving en leidende versie apart worden geregeld. Een vertaling kan helpen, maar bijlagen, datums, namen, bedragen, scope en rechten moeten in alle versies gelijk blijven.

Noteer ten slotte de broncontrole. Vennootschapsrecht, arbeidsrecht, btw, auteursrecht en privacyregels veranderen. Het doel is geen algemene compliance-belofte, maar zichtbaar maken welke punten voor deze Nederlandse versie zijn gecontroleerd.

Clausule-voor-clausule gids

Code: Identificeert actief, type en serienummer.
Locatie: Legt vestiging, gebruiker en beheerder vast.
Waarde: Koppelt factuur, boekwaarde en administratie.
Status: Markeert in gebruik, onderhoud, kwijt of afgevoerd.
Data: Signaleert apparaten met persoonsgegevens.
Beperking: Noemt lease, licentie, pand of klantbezit.
Afvoer: Documenteert bestemming, wissen en bewijs.
Archief: Bewaart facturen, contracten en acuses.

Checklist activaregister

Koppel administratie
Rechten, verplichtingen en belastinggegevens moeten uit administratie blijken.
AWR, artikel 52
Bewaar basisgegevens
De fiscale basisadministratie heeft in beginsel een zevenjarige bewaartermijn.
KVK administratie
Markeer datadragers
Apparaten en accounts met persoonsgegevens vragen AVG-beveiliging.
AVG, artikel 32
Scheid eigendom
Eigen, geleasede, gehuurde, gelicentieerde en klantactiva moeten apart staan.
Documenteer afvoer
Verkoop, donatie, vernietiging, verlies en dataverwijdering moeten bewijs hebben.
Controleer licenties
Software, domeinen en merken zijn niet altijd overdraagbaar.
Wijs verantwoordelijke aan
Elk actief moet eigenaar, beheerder of custodian hebben.

Hoe vult u het model in?

Registreer activa. Vul code, omschrijving, serie, locatie en verantwoordelijke in.
Voeg bewijs toe. Koppel factuur, contract, garantie, polis of foto.
Markeer data. Geef aan welke apparaten of accounts persoonsgegevens bevatten.
Controleer beperkingen. Noteer eigendom, lease, licentie, pand of klantbezit.
Onderteken peildatum. Leg datum, verantwoordelijke, bijlagen en goedkeuring vast.

Veelgestelde vragen

Is dit hetzelfde als een inventarislijst?

Nee. Het activaregister koppelt eigendom, waarde, verantwoordelijke, beperkingen en bewijs.

Moet software erin?

Ja, als licentie, waarde, toegang, verlenging of overdracht relevant is.

Wat doe ik met oude laptops?

Registreer datarisico, back-up, verwijdering, bestemming en goedkeuring van afvoer.

Hoe lang bewaar ik bewijs?

Fiscale basisadministratie wordt in beginsel zeven jaar bewaard; sommige gegevens langer.

Kan een geleased actief verkocht worden?

Niet zonder de lease- of eigendomspositie te controleren.

Neem ik klantapparatuur op?

Ja, maar als beheer of bruikleen, niet als eigen actief.

Wie tekent het register?

Financiën, IT, operations of de custodian die feitelijk verantwoordelijk is.

Helpt dit bij een activakoop?

Ja. Het register vormt de basis van de koopbijlagen.

Vergelijkbare sjablonen

Disclaimer

Dit model is bedoeld als informatieve basis en is geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig of professioneel advies. Laat het document beoordelen door gekwalificeerde professionals voordat u het gebruikt.