A könyvelési megbízás megszüntetése (levélminta)

Szolgáltatásonkénti határnap, mert a határidők nem egyszerre járnak

Az iroda elkészíthette az előző üzleti év beszámolóját, beadhatta az azt megelőző év bevallását, elküldhette a legutóbbi áfabevallást, és éppen egy bérszámfejtési ciklus közepén lehet. A „megbízás azonnali hatállyal megszűnik” fordulat mindegyik szálat nyitva hagyja — és a rövid ciklusúak a veszélyesek.

Magyarországon a legrövidebb ciklus a számlaadat-szolgáltatás: kézzel, számlatömbből kiállított számla adatszolgáltatása a kiállítástól számított egy naptári nap, ha az áthárított áfa eléri vagy meghaladja az 500 000 forintot, egyébként négy naptári nap. Ehhez képest az áfabevallás és a bérhez kapcsolódó bejelentések havi ritmusa már kényelmesnek tűnik, a beszámoló pedig a legkevésbé sürgős pont.

A minta ezért minden bejelölt szolgáltatásnál két adatot kér: a legutóbb feldolgozott időszakot és a beadás vagy átadás dátumát. Minden szolgáltatás megírja a saját határnapját, utána pedig kifejezett kitételt arról, hogy a későbbi időszakok nem tartoznak bele, és külön pont sorolja fel a határnap után esedékes határidőket.

A képviseletet három helyen kell megszüntetni

A jogosultság nem szűnik meg azzal, hogy a megbízás megszűnik. A NAV-hoz bejelentett állandó meghatalmazást az egységes képviseleti adatlapon kell rendezni, a bejelentések ma az online nyomtatványkitöltő alkalmazásban készülnek, és a visszavonás a bejelentés napjától hatályos a NAV felé — nem a szerződés megszűnésének napjától.

Ettől külön áll a Cégkapu. A NAV-nál nyilvántartott meghatalmazás nem érinti a Cégkapu-hozzáférést, a NAV pedig 2019. január 1-jétől maga is a Cégkapun tart hivatalos kapcsolatot a cégekkel. Vagyis a Cégkapu ügykezelői jogosultságot külön kell törölni, és külön kérdés a könyvelő- vagy bérszámfejtő rendszer adminisztrátori joga is.

Ezért kér a levél felsorolást, nem pedig egyetlen „meghatalmazást”. A listába tartozik még, amiről a végén szokás megfeledkezni: a banki jogosultságok és a beállított átutalási vagy csoportos beszedési megbízások. A sorrend fordított az intuícióhoz képest: először az új jogosultságot kell megadni, és csak azután visszavonni a régit — különben lesz egy időszak, amikor senki nem tud beadni.

Nyolc év megőrzés és a hozzáférés kérdése

A megőrzési kötelezettség a gazdálkodót, azaz a megbízót terheli, és a könyvelőváltás ezen nem változtat. Az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést és az ezeket alátámasztó dokumentumokat, valamint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot — a főkönyvi számlákat és az analitikus, részletező nyilvántartásokat is — legalább nyolc évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

Elektronikus anyag esetén a döntő kérdés a hozzáférés. Ha a rendszer előfizetése az iroda nevén van, annak megszűnése elvághatja a hozzáférést olyan dokumentumokhoz, amelyeket a megbízónak nyolc évig meg kell őriznie és ellenőrzéskor be kell mutatnia. Ez a legrosszabb lehetséges kombináció, és általában hónapokkal később derül ki.

A levélnek ezért van erre külön pontja: mely fájlok kerülnek átadásra és milyen formátumban, kinek a nevén van az előfizetés, és mi történik a történeti adatokhoz való hozzáféréssel. Néhány perc most, nem pedig félnap egy ellenőrzés közepén.

Iratkiadás, felfüggesztés és titoktartás

A megbízó által átadott irat a megbízó tulajdona, és kiadandó. Az iroda munkapapírjai, számítási munkalapjai és belső jegyzetei az iroda tulajdonában maradnak. Az elkészült és kifizetett kimutatások a megbízóé. Egyetlen mondat, amelyben az iroda a teljes „dossziéra” tart igényt, mindhárom ponton téves.

Fizetési késedelem esetén a helyes eszköz a munka felfüggesztése előzetes értesítés után, nem az iratok visszatartása. A megbízó saját anyaga nem a díj biztosítéka, és a visszatartás éppen akkor, amikor egy egynapos adatszolgáltatási határidő fut, olyan térbe viszi a beszélgetést, ahol az iroda nem járhat jól.

A titoktartás a megszűnés után is fennáll. Az információk átadása az új könyvelőnek ezért a megbízó hozzájárulását igényli, és a levél végi visszaigazolás ezt szerzi meg. Egy aláírt példány hónapokkal később lényegesen tartósabb, mint egy telefonbeszélgetés emléke. Az új iroda saját ügyfél-átvilágítása a pénzmosás megelőzésére vonatkozó szabályok szerint viszont az ő kötelezettsége, és nem száll át a megbízással.

A levél pontjai

A levél iránya

Felmondás a megbízó részéről, vagy megszüntetés az iroda részéről. Minden eltérő pont — indok, kérések, hozzájárulások, aláírások — automatikusan átáll.

Indok és a megszűnés napja

Megjelöli, melyik szerződés szűnik meg, mennyi a kikötött felmondási idő, és milyen megszűnési nap következik belőle.

A megszüntetés módja

Megszűnés a megjelölt napon, vagy megszűnés a kifejezetten felsorolt munkák befejezése után. A második választás listamezőt nyit — ez az egyetlen mód elkötelezni magad a befejezésre a megszűnési nap megcáfolása nélkül.

Szolgáltatások és szolgáltatásonkénti határnap

Egy kapcsoló szolgáltatásonként — beszámoló, bevallások, áfa, bérszámfejtés, könyvvezetés, számlaadat-szolgáltatás, cégjogi bejelentések — a legutóbb feldolgozott időszakkal és a beadás dátumával.

A határnap utáni határidők

Mi esedékes a határnap után és kinél marad, azzal a megjegyzéssel, hogy az új könyvelőnek saját határidő-ellenőrzést kell végeznie.

Iratok, rendszerek és megőrzés

Mely fájlok kerülnek átadásra és milyen formátumban, kinek a nevén van az előfizetés, mi történik a történeti adatokhoz való hozzáféréssel, és a nyolcéves megőrzés.

Képviselet és jogosultságok

A NAV-nál bejelentett állandó meghatalmazás visszavonása, a Cégkapu ügykezelői jogosultság törlése, a rendszerek adminisztrátori joga, a banki jogosultságok és a beállított megbízások — külön-külön.

Iratkiadás

A megbízó iratainak visszaadása, az iroda munkapapírjai mint saját tulajdon, az átvételi határidő és a selejtezés előtti értesítés.

Kiegyenlítetlen díj (választható)

Összeg és fizetési határidő, a munka felfüggesztésével mint eszközzel, nem a megbízó iratainak visszatartásával.

Átadás és a titoktartás alóli feloldás

Írásbeli hozzájárulás az új könyvelővel való egyeztetéshez, azzal a megjegyzéssel, hogy az új iroda ügyfél-átvilágítása az ő kötelezettsége.

Titoktartás, felelősség és alkalmazandó jog

A titoktartás fennmarad, a kikötött felelősségkorlátozások az elvégzett munkára továbbra is érvényesek, magyar jog.

A címzett visszaigazolása

Aláírási hely, amely a hozzájárulást és a határnapokat megállapodássá teszi, nem egyoldalú állítássá.

Amit nem érdemes kihagyni

A levél elküldése előtt ellenőrizd a szerződést és a hatályos szabályokat.

• Adj meg szolgáltatásonkénti határnapot

  A számlaadat-szolgáltatás határideje kézi számla esetén a kiállítástól számított egy naptári nap 500 000 forintot elérő vagy azt meghaladó áthárított áfánál, egyébként négy naptári nap; az áfabevallás és a bérhez kapcsolódó bejelentések fix havi határidőkkel járnak. Egyetlen kihagyott időszak azonnal késedelmi pótlékot és bírságot jelent.

  NAV — a számlakibocsátók adatszolgáltatása

• Vond vissza a képviseletet mindhárom helyen

  A NAV-hoz bejelentett állandó meghatalmazás visszavonása a bejelentés napjától hatályos, és a bejelentések az online nyomtatványkitöltő alkalmazásban készülnek. Ettől külön kell törölni a Cégkapu ügykezelői jogosultságot, amelyet a NAV-nyilvántartás nem érint, és külön kérdés a könyvelő- vagy bérszámfejtő rendszer adminisztrátori joga.

  NAV — képviselet és meghatalmazás

• Tartsd be a sorrendet a jogosultságoknál

  Először az új könyvelő jogosultságát kell megadni, és csak azután visszavonni a régit. A fordított sorrend olyan időszakot hoz létre, amelyben senki nem tud beadni, miközben a határidők futnak. Ez a NAV-képviseletre, a Cégkapura és a rendszerjogosultságokra egyaránt igaz.

• Számolj nyolc éves megőrzéssel

  A beszámolót, az üzleti jelentést és az ezeket alátámasztó dokumentumokat, valamint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot legalább nyolc évig kell olvasható formában, visszakereshetően megőrizni. A kötelezettség a gazdálkodót terheli, ezért egy rövid iratátvételi határidő nem indok bármi selejtezésére.

  A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §

• Tisztázd, kinek a nevén van a rendszer előfizetése

  Ha az elektronikus anyagot tartalmazó rendszer az iroda nevén van, annak megszűnése elvághatja a hozzáférést olyan dokumentumokhoz, amelyeket a megbízónak meg kell őriznie és ellenőrzéskor be kell mutatnia. A levélbe ezért tartozik a kiadott fájlok köre, a formátum és a történeti adatokhoz való hozzáférés sorsa.

• Ne használd az iratok visszatartását fizetési eszközként

  Fizetési késedelem esetén a helyes eszköz a munka felfüggesztése előzetes értesítés után. A megbízó által átadott irat a megbízó tulajdona, és a visszatartás egy futó adatszolgáltatási vagy bevallási határidő előtt más térbe viszi a díjvitát. Az iroda munkapapírjai ugyanakkor az iroda tulajdonában maradnak.

• Szerezd meg írásban az átadáshoz szükséges hozzájárulást

  A titoktartás a megszűnés után is fennáll, ezért az információk átadása az új könyvelőnek a megbízó hozzájárulását igényli; a levél végi visszaigazolás pontosan ezt szolgálja.

• Az új iroda ügyfél-átvilágítása az ő kötelezettsége

  A könyvviteli és adószakértői szolgáltatást nyújtók a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről szóló szabályok szerint szolgáltatók. Az új iroda ügyfél-átvilágítása az ő saját, jogszabályi kötelezettsége, azt az együttműködés megkezdése előtt kell elvégezni, és nem száll át a megbízással.

Így írd meg a levelet

1. Válaszd ki az irányt. Felmondás a megbízó részéről, vagy megszüntetés az iroda részéről. Ez határozza meg az indokot, a kéréseket és a hozzájárulásokat.
2. Először olvasd el a szerződést. Jegyezd fel a dátumot és a kikötött felmondási időt, hogy a megszűnés napja helyes legyen, ne pedig a levél dátuma.
3. Töltsd ki a feleket és a megszüntetés módját. Feladó, címzett, dátum, hivatkozás, valamint megszűnés a megjelölt napon vagy a felsorolt munkák befejezése után.
4. Adj meg szolgáltatásonkénti határnapot. A legutóbb feldolgozott időszak és a beadás dátuma minden szolgáltatásnál. Utána sorold fel a később esedékes határidőket.
5. Rendezd az iratokat, rendszereket és jogosultságokat. Mely fájlok kerülnek átadásra, kinek a nevén van az előfizetés, és mely jogosultságokat kell visszavonni — a NAV-képviseletet, a Cégkaput és a rendszerjogokat külön.
6. Küldd el, és tedd el az aláírt visszaigazolást. Töltsd le Word vagy PDF formátumban, küldd el aláírás kérésével, és tedd el a visszaigazolást — ez a hozzájárulás, amely az átadást lehetővé teszi.

Gyakori kérdések

Kapcsolódó minták

• Átvételt Visszaigazoló Levél Minta
• Könyvelési Szerződés Minta
• Könyvelőiroda általános szerződési feltételei (minta)