Lettre de résiliation ou de fin de mission d'expert-comptable

Le préavis se compte avant la clôture de l'exercice, pas à partir de la date du courrier

C'est l'erreur la plus fréquente, et elle coûte cher. La pratique française rattache le préavis de résiliation au calendrier comptable : les lettres de mission prévoient couramment un préavis de trois mois avant la clôture de l'exercice, notifié par lettre recommandée avec avis de réception. Un client qui écrit en septembre pour un exercice clos au 31 décembre en pensant partir sous trois mois découvre souvent qu'il reste engagé pour l'exercice en cours.

La conséquence pratique est qu'il faut lire sa lettre de mission avant d'écrire, et non l'inverse. Ce modèle demande donc la date de la lettre de mission, le préavis qu'elle prévoit et la date de clôture, puis exprime la date d'effet en fonction de ces éléments plutôt qu'en fonction du jour où le courrier part.

La lettre recommandée avec avis de réception n'est pas un formalisme superflu : c'est ce qui permet de prouver la date de notification, donc le point de départ du préavis. Un courriel peut être contesté sur ce point précis.

Une échéance par prestation, parce que les cycles déclaratifs ne coïncident pas

Un cabinet peut avoir établi les comptes de l'exercice précédent, déposé la liasse fiscale correspondante, télétransmis la TVA du mois dernier et être au milieu d'un trimestre de paie. Une lettre qui annonce la fin de la mission « à compter de ce jour » laisse chacun de ces fils en suspens, et les plus courts sont les plus dangereux : la TVA et les déclarations sociales ne patientent pas le temps d'une passation.

Ce modèle demande donc, pour chaque prestation activée, deux informations : la dernière période traitée et la date de dépôt ou de remise. Chaque prestation imprime ensuite sa propre échéance, suivie d'une mention indiquant expressément que le cabinet ne répond pas des périodes ultérieures.

Une rubrique distincte recense les échéances à venir. C'est le paragraphe le plus protecteur de la lettre, pour les deux parties : il dit ce qui tombe après la coupure et à qui cela revient désormais.

Restitution des pièces : la règle française n'est pas celle des pays anglo-saxons

Les documents remis par le client lui appartiennent et doivent lui être restitués, y compris en présence d'honoraires impayés — les conserver constitue une faute. Cela vise les factures, contrats, relevés, justificatifs et fichiers sources. La comparaison est éclairante : au Royaume-Uni le cabinet dispose d'un privilège général sur les pièces qu'il détient, aux États-Unis la rétention des documents remis par le client est purement interdite, et en France la ligne de partage passe entre les pièces du client et les travaux du cabinet.

Le droit de rétention repose sur l'article 168 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012 relatif à l'exercice de l'activité d'expertise comptable et ne porte que sur les travaux réalisés par le cabinet, et seulement pour obtenir le paiement des travaux ayant servi à les établir. Il ne doit pas causer au client un préjudice disproportionné : s'il empêche l'entreprise de satisfaire à ses obligations fiscales ou de fonctionner, le juge peut ordonner la restitution.

S'y ajoute une obligation propre à la France, absente de tous les autres marchés étudiés : le professionnel doit informer le président du conseil régional de l'ordre dont il relève de tout différend contractuel le conduisant à envisager de retenir les travaux effectués faute de paiement. Autrement dit, la rétention n'est pas une décision purement bilatérale.

La lettre traite donc les honoraires impayés dans une rubrique distincte de la restitution des pièces. Une créance se recouvre ; les documents du client ne sont pas un gage.

La transmission au confrère : relations entre professionnels et autorisation du client

Lorsqu'un client change de cabinet, le successeur prend contact avec le prédécesseur avant d'accepter la mission, afin de connaître les circonstances du changement. Le prédécesseur répond, dans le respect du secret professionnel — ce qui suppose l'autorisation du client, puisque le secret s'impose au professionnel et ne cède pas devant la simple demande d'un confrère.

C'est exactement ce que la réponse du destinataire, en fin de lettre, permet de recueillir : l'autorisation écrite de communiquer avec le confrère désigné et de lui remettre les éléments nécessaires à la reprise du dossier. Un accord signé est bien plus solide, six mois plus tard, que le souvenir d'un échange téléphonique.

Il vaut la peine de préciser dans la lettre que la demande du successeur porte sur les circonstances du changement et sur la reprise du dossier. Elle ne transfère ni l'obligation de vigilance propre au nouveau cabinet, ni une quelconque garantie du prédécesseur sur la situation du client.

Les accès et mandats qui ne s'éteignent pas tout seuls

Un mandat donné au cabinet pour télétransmettre les déclarations, un accès à l'espace professionnel du client sur le portail fiscal, une procuration auprd'organismes sociaux, un accès administrateur au logiciel comptable ou de paie : rien de tout cela ne disparaît parce que la mission s'achève. C'est ainsi qu'un ancien cabinet continue de figurer comme interlocuteur et de recevoir des courriers qui ne le concernent plus.

La lettre comporte donc une rubrique dédiée, avec un champ pour énumérer les mandats et accès concernés — le fait de les nommer un par un est ce qui évite d'en oublier un. Elle rappelle également que le nouveau cabinet doit obtenir ses propres mandats : ils ne se transmettent pas avec le dossier.

Le cas des mandats de prélèvement mérite une mention particulière : si le cabinet gérait des prélèvements pour le compte du client, il faut décider explicitement ce qu'ils deviennent, plutôt que de les laisser courir.

Les rubriques, expliquées

Sens de la lettre

Résiliation par le client, ou fin de mission notifiée par le cabinet. Toutes les rubriques qui diffèrent — objet, demandes, autorisations, signatures — basculent automatiquement.

Objet et date d'effet

Identifie la lettre de mission à laquelle il est mis fin, le préavis qu'elle prévoit, la date de clôture de l'exercice et la date d'effet qui en résulte.

Modalités de la cessation

Cessation immédiate, ou cessation après achèvement de travaux expressément désignés. Le second choix fait apparaître une liste : c'est la seule façon de promettre l'achèvement de travaux sans contredire la date d'effet.

Prestations et échéance par prestation

Une option par prestation — comptes annuels, liasse fiscale, TVA, paie et déclarations sociales, tenue comptable, formalités juridiques — chacune indiquant la dernière période traitée, la date de dépôt et l'absence de responsabilité pour les périodes ultérieures.

Échéances à venir

Ce qui tombe après la coupure et à qui cela revient, avec la réserve que le repreneur doit refaire sa propre revue des obligations déclaratives.

Restitution des pièces et travaux

Restitution des documents appartenant au client, y compris en cas d'impayé ; propriété des travaux du cabinet ; délai de récupération et préavis avant destruction.

Honoraires restant dus (option)

Montant et délai de règlement, et rappel des limites de la rétention — dans une rubrique séparée de la restitution des pièces, parce que les deux sujets ne se confondent pas.

Transmission au confrère

Autorisation écrite du client de communiquer avec le confrère désigné et de lui remettre les éléments utiles, sans transfert de l'obligation de vigilance du nouveau cabinet.

Mandats et accès

Retrait des mandats de télétransmission, des accès aux portails, des procurations auprès des organismes sociaux et des accès aux logiciels, énumérés un par un.

Secret professionnel, responsabilité et droit applicable

Le secret professionnel survit à la fin de la mission ; les limitations convenues dans la lettre de mission continuent de s'appliquer aux travaux déjà exécutés ; droit français et tribunal compétent.

Réponse du destinataire

Bloc de signature qui transforme l'autorisation de transmission et les échéances en accord, et non en simple affirmation.

Les points à ne pas manquer

Vérifiez votre lettre de mission et, en cas de difficulté, la position de votre conseil régional de l'ordre.

• Respecter le préavis prévu par la lettre de mission

  La pratique française exprime le préavis en mois avant la clôture de l'exercice et non en jours à compter du courrier : trois mois avant la clôture est une stipulation courante, notifiée par lettre recommandée avec avis de réception. La lettre de mission signée prime : il faut la lire avant de rédiger la résiliation.

  Compta Online — signer une lettre de mission avec un expert-comptable

• Restituer les pièces appartenant au client, même en cas d'impayé

  Les documents remis par le client doivent lui être restitués sans discussion, leur conservation constituant une faute. Le droit de rétention prévu par l'article 168 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012 ne porte que sur les travaux réalisés par le cabinet, et uniquement pour obtenir le paiement des travaux ayant servi à les établir.

  Ordre des experts-comptables Pays de la Loire — exercer son droit de rétention

• Informer le président du conseil régional avant d'envisager une rétention

  Le professionnel doit informer le président du conseil régional de l'ordre du ressort dans lequel il est inscrit de tout différend contractuel le conduisant à envisager de retenir les travaux effectués faute de paiement. La rétention ne doit pas causer au client un préjudice disproportionné : si elle l'empêche de satisfaire à ses obligations, le juge peut ordonner la restitution.

  SVP — périmètre du droit de rétention de l'expert-comptable

• Recueillir l'autorisation du client avant d'échanger avec le confrère

  Le successeur prend contact avec le prédécesseur avant d'accepter la mission, et le prédécesseur répond dans le respect du secret professionnel — ce qui suppose l'autorisation du client, le secret s'imposant au professionnel lui-même. La réponse signée en fin de lettre est ce qui recueille cette autorisation.

  Légifrance — code de déontologie des professionnels de l'expertise comptable

• Retirer les mandats et accès plutôt que de supposer leur extinction

  Les mandats de télétransmission, les accès aux portails déclaratifs, les procurations auprès des organismes sociaux et les accès administrateur aux logiciels comptables ou de paie subsistent jusqu'à leur retrait. Le nouveau cabinet doit obtenir ses propres mandats : ils ne se transmettent pas avec le dossier.

• Tenir compte des durées de conservation du client

  Les délais de conservation des pièces comptables et fiscales pèsent sur le client et ne se confondent pas avec la politique d'archivage du cabinet. Un délai de récupération très court suivi d'une destruction peut faire disparaître des pièces que le client est tenu de conserver : la lettre doit donc soumettre la destruction à un préavis.

Comment rédiger la lettre

1. Choisir le sens de la lettre. Résiliation par le client, ou fin de mission notifiée par le cabinet. Ce choix détermine l'objet, les demandes et les autorisations.
2. Relire la lettre de mission avant d'écrire. Notez sa date, le préavis qu'elle prévoit et la date de clôture de l'exercice : c'est ce qui détermine la date d'effet, pas la date du courrier.
3. Renseigner les parties et les modalités. Expéditeur, destinataire, référence, date, et cessation immédiate ou après achèvement de travaux désignés.
4. Activer chaque prestation et son échéance. Pour chaque prestation, la dernière période traitée et la date de dépôt. Puis recensez les échéances à venir.
5. Énumérer les mandats et accès à retirer. Télétransmission, portails déclaratifs, organismes sociaux, logiciels comptables et de paie, mandats de prélèvement.
6. Envoyer en recommandé et conserver la réponse signée. La lettre recommandée avec avis de réception prouve la date de notification. Conservez la réponse signée : c'est l'autorisation qui permet les échanges avec le confrère.

Questions fréquentes

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