Générateur de Note de Frais

Mentions et justificatifs à conserver

Indiquez l’entreprise et son SIREN, le bénéficiaire, le numéro et la période de la note, le centre de coûts et le valideur. Chaque ligne doit comporter la date, le fournisseur, la nature de l’achat, un motif professionnel précis, la référence de facture ou ticket, le montant TTC, la devise, le mode de paiement et la TVA.

Un relevé bancaire prouve le paiement mais rarement la nature complète de l’achat. Conservez la facture ou le ticket lisible. Une dépense réglée par carte société doit être marquée comme payée par l’entreprise et ne pas être remboursée au salarié.

• Séparez toute part personnelle d’une dépense mixte.
• Gardez le montant d’origine et le taux de conversion.
• Associez chaque ligne à un justificatif unique.
• Documentez date, destination, motif et distance de chaque trajet.

TVA récupérable : pas seulement un taux

Le taux normal est de 20%, avec notamment des taux réduits de 10%, 5,5% et 2,1%. Reprenez le taux et le montant figurant sur la facture. La récupération dépend d’une facture conforme établie pour l’entreprise, de l’affectation à une activité ouvrant droit à déduction et des exclusions propres au type de frais.

Hébergement des salariés, véhicules de tourisme, carburants, restauration et cadeaux ne suivent pas tous la même règle. Le total de TVA du générateur sert à la revue comptable et ne constitue pas, à lui seul, une TVA déductible.

Barème kilométrique 2026

Le simulateur fiscal 2026 applique le barème aux revenus et déplacements de 2025. Pour une voiture thermique, hybride ou hydrogène, le calcul varie selon la puissance fiscale et trois tranches de distance : jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, puis au-delà.

Le barème couvre notamment dépréciation, entretien, pneus, carburant et assurance. Péages et stationnement peuvent s’ajouter avec justificatifs; intérêts d’emprunt obéissent à leurs propres conditions. Les véhicules 100% électriques bénéficient de barèmes distincts majorés : ne leur appliquez pas la ligne thermique par défaut.

Créer et valider la note

1. Choisissez le modèle détaillé ou kilométrique.
2. Renseignez l’en-tête puis une ligne par justificatif.
3. Contrôlez TVA, devise, payeur et motif professionnel.
4. Calculez les kilomètres et retranchez avances et paiements société.
5. Archivez le PDF validé et transmettez Excel/CSV à la comptabilité.

Durées de conservation

Pour l’entreprise, les livres, registres comptables et pièces justificatives telles que les factures doivent être conservés dix ans. La documentation fiscale est généralement conservée six ans. Pour les frais réels d’un particulier, l’administration demande de garder les preuves pendant la durée indiquée pour la déclaration concernée. Conservez donc la note, la facture et la validation selon la durée la plus longue applicable.