Rahtikirja Malli (Suomi)

Rahtikirjan rooli Suomessa

Tiekuljetussopimuslaki käsittelee rahtikirjaa sekä kotimaisessa että kansainvälisessä kuljetuksessa. Finlexin merilaki taas määrittelee konossementin ja sen sisällön merikuljetuksessa.

Malli erottaa rahtikirjan, CMR:n, konossementin ja sisäisen työpaperin. Yksityinen PDF ei saa luvata samaa luovutusoikeutta kuin rahdinkuljettajan antama konossementti.

Älä käännä yhdysvaltalaista lomaketta suoraan

Suora käännös sekoittaa asiakirjan tehtävän. Sama tavara voi tarvita rahtikirjan, CMR:n, tulliviitteen, vakuutustodistuksen, pakkausluettelon ja vaarallisten aineiden asiakirjat.

Siksi malli valitsee ensin dokumenttiroolin ja pitää lopullisen kuljetusasiakirjan erillään sisäisestä tarkistuslomakkeesta.

Tavara, reitti ja kollit

Tavarasta tulee kirjata kauppanimi, pakkaus, kollimäärä, merkit, paino, ajoneuvo, kontti, sinetti, lämpötila ja näkyvä kunto. Epämääräinen kuvaus heikentää reklamaatiota ja valvontaa.

Jos lähetys jaetaan ajoneuvoihin, tavaralajeihin tai eriin, jokainen osa tarvitsee omat viitteensä. Tilaus, lasku ja pakkauslista pitää pystyä yhdistämään oikeaan kuljetukseen.

Varaumat ennen puhdasta kuittausta

Puhdas kuittaus voi näyttää siltä, että tavara ja pakkaus olivat hyvässä kunnossa. Jos tavara on vaurioitunut, märkä, puutteellinen, väärässä lämpötilassa tai sinetti on rikki, varauma on kirjoitettava ennen allekirjoitusta.

Malli sijoittaa varaumat lähelle allekirjoituksia, jotta poikkeama ei jää pelkäksi valokuvaksi tai varaston viestiksi.

Rahti, arvo ja liitteet

Viitteet yhdistävät laskun, tullin, vakuutuksen, CMR:n, tilauksen, kontin ja sinetin. Ne eivät tee rahtikirjasta laskua, vakuutusta tai tullausasiakirjaa.

Ilmoitettu arvo ei ole automaattinen vakuutus. Se voi vaikuttaa vastuuseen vain, jos kuljetusehdot, maksu ja vakuutusjärjestely tukevat sitä.

Vaaralliset aineet ja säännelty lasti

Vaaralliset aineet, elintarvikkeet, lääkkeet, alkoholi, kylmäketju ja arvokas lasti voivat vaatia luokitusta, merkintöjä, lupia, hätäohjeita ja lämpötilakirjauksia.

Malli antaa varoituksen ja tilan liitteille, mutta ei väitä täyttävänsä ADR-, IMDG-, tulli- tai vakuutusvaatimuksia. Rahdinkuljettajan on vahvistettava oikea menettely ennen noutoa.

Lopputarkistus ennen lähetystä

Ennen lähtöä vertaa lomaketta kuljetustilaukseen, kauppasopimukseen, Incoterms-ehtoihin, vakuutukseen, rahdinkuljettajan ehtoihin sekä ostajan, pankin tai tulliedustajan vaatimuksiin.

Säilytä täytetty malli lopullisen rahtikirjan, POD:n, valokuvien ja reklamaatioviestien kanssa. Näin voidaan osoittaa, mitä luovutettiin ja missä kunnossa.

Sisäinen valvonta ja todistusketju

Myynnin, varaston, kuljetuksen ja taloushallinnon pitää käyttää samoja viitteitä. Muuten oikean lähetyksen todistaminen vie aikaa ja virheriski kasvaa.

Sovi kuka täyttää lomakkeen, kuka tarkastaa kollit ja sinetit, kuka saa lisätä varaumia, kuka vastaanottaa lopullisen asiakirjan ja mihin aineisto arkistoidaan.

Reklamaatiot ja osatoimitus

Osatoimituksessa dokumentin pitää näyttää, mitä toimitettiin, hylättiin, vaurioitui tai jäi puuttumaan. Kirjaa valokuvat, kellonaika, paikalla ollut henkilö ja sovittu jatkotoimi.

Arvovaatimus tarvitsee laskun, tilauksen, vakuutuksen, kuljetusehdot ja todisteen todellisesta menetyksestä. Malli vain kokoaa viitteet yhteen.

Milloin tarvitaan erityisasiakirja

Älä käytä mallia yksin remburssissa, negotiable bill -tilanteessa, vaarallisissa aineissa, kriittisessä kylmäketjussa tai monimutkaisessa tullauksessa.

Paras käyttötapa on tarkistuslista ennen asiakirjan antamista ja sisäinen todistuskopio toimituksen jälkeen.

Arkisto, vastuu ja sisäinen jäljitettävyys

Suomalaisessa kuljetusasiassa on pystyttävä näyttämään sekä valmistelulomake että rahdinkuljettajan, alustan tai viranomaisen lopullinen asiakirja. Siksi samaan kansioon kannattaa tallentaa kuljetustilaus, tilausvahvistus, pakkausluettelo, valokuvat, lämpötilatiedot, sinetit, lopullinen rahtikirja, POD ja reklamaatioviestit.

Jos riita koskee vahinkoa, puutetta tai viivästystä, pelkkä PDF ei riitä. Todistusketjun pitää kertoa, kuka antoi ohjeet, kuka tarkasti kollit, kuka teki varauman, milloin tavara noudettiin ja milloin vastaanottaja sai sen.

Määräajat ja reklamaatiot

Malli ei laske lakisääteisiä määräaikoja, mutta se ohjaa yritystä kirjaamaan poikkeaman nopeasti ja osoittamaan vastuuhenkilön reklamaatiota varten. Näkyvä vahinko, puuttuva kolli, rikkoutunut sinetti tai lämpötilapoikkeama pitää merkitä ennen puhdasta kuittausta.

Piilevässä vahingossa säilytetään pakkaus, kuvat, lämpötilaraportit, sinetit ja viestit rahdinkuljettajan kanssa. Näin voidaan myöhemmin arvioida, johtuiko ongelma kuljetuksesta, varastoinnista vai itse tuotteesta.

Tulli, verotus ja erityiset viranomaisjäljet

Tuonti, vienti, alkoholi, elintarvikkeet, lääkkeet, kaksikäyttötuotteet tai vaaralliset aineet voivat vaatia asiakirjoja, joita rahtikirja ei korvaa. Viitekenttiin merkitään lasku, EORI, tullausviite, tavarakoodi, alkuperä, sertifikaatti ja vakuutus, mutta virallinen asiakirja pysyy omana liitteenään.

Jos tullaus-, vakuutus- tai vaarallisten aineiden asiakirja muuttuu noudon jälkeen, päivitetty versio tallennetaan mallin rinnalle. Näin myynti, logistiikka, kirjanpito ja compliance eivät käytä eri tietoja samasta lähetyksestä.

Asiakirjojen etusija ristiriidassa

Jos malli, CMR, konossementti, kuljetustilaus, tullausviite ja vakuutusasiakirja eivät sano samaa asiaa, tapaus pitää nostaa manuaaliseen tarkastukseen ennen luovutusta tai laskutusta. Merkitse, minkä version rahdinkuljettaja hyväksyi, minkä version asiakas sai ja mitä versiota taloushallinto käyttää.

Mallin tarkoitus ei ole peittää ristiriitaa. Sen pitää tehdä näkyväksi, missä viite, kollimäärä, paino, toimituspaikka, varauma, arvo tai vakuutustieto pitää korjata ennen kuin vahinko- tai maksuriita kasvaa.

Toimituksen jälkiseuranta ja asian sulkeminen

Kun lähetys on toimitettu, kuljetusasia suljetaan lopullisella rahtikirjalla, toimitustodisteella, poikkeamamerkinnöillä, valokuvilla ja laskulla. Myös virheetön toimitus tarvitsee arkiston, koska asiakaspalvelu, vakuutus ja tilintarkastus voivat pyytää samoja tietoja myöhemmin.

Jos poikkeama jää avoimeksi, seurantakentässä pitää näkyä vastuuhenkilö, määräpäivä, vaatimusnumero ja seuraava todiste. Näin rahtikirja toimii käytännön seurantapohjana ilman että se tekeytyy rahdinkuljettajan viralliseksi lomakkeeksi.

Versiohallinta ennen allekirjoitusta

Anna jokaiselle luonnokselle versionumero ja vie allekirjoitettavaksi vain viimeisin versio. Jos varasto, myynti, huolitsija tai rahdinkuljettaja muuttaa kollimäärää, painoa, toimituspaikkaa, varaumaa, tulliviitettä tai vakuutustietoa, aiempaa versiota ei poisteta vaan säilytetään muutoksen selityksenä.

Toistuvissa lähetyksissä yrityksen kannattaa käyttää samaa nimeämistapaa dokumenttiviitteelle, tilaukselle, laskulle ja reklamaatioasialle. Se tekee mallista vahvemman sisäisen kontrollin välineen ja vähentää käsin syötettyjen tietojen virheriskiä.

Todisteet vastaanottajan puolella

Vastaanottajan puolella pitää näkyä, kuka avasi kuorman, kuka tarkisti kollit, kuka kirjasi varauman ja kuka hyväksyi lopullisen toimituksen. Jos vastaanottaja käyttää omaa portti- tai varastojärjestelmää, sen kuitti liitetään samaan kuljetusasiaan.

Kun vastaanotto, kuljetusasiakirja ja reklamaatio ovat samassa todistusketjussa, myöhempi keskustelu ei perustu muistiin. Osapuolet voivat verrata tositteita ja ratkaista, onko kyse kuljetusvahingosta, toimitusvirheestä vai sisäisestä käsittelyvirheestä.

Vastuuhenkilö ja tarkastuspiste

Ennen kuin kuljetusasia suljetaan, yhdelle henkilölle annetaan vastuu tarkistaa, että malli, lopullinen rahtikirja, lasku, vakuutusviite ja mahdollinen tullausaineisto muodostavat yhden loogisen kokonaisuuden. Tämä viimeinen tarkastuspiste estää sen, että eri osastot toimivat eri versiolla samasta lähetyksestä.

Kohtakohtainen opas

Asiakirjan rooli

Erottelee rahtikirjan, CMR:n, konossementin ja sisäisen lomakkeen.

Osapuolet

Nimeää lähettäjän, vastaanottajan, rahdinkuljettajan ja yhteyshenkilöt.

Tavara ja reitti

Kirjaa kollit, painon, merkit, sinetin, lastauksen ja purun.

Viitteet

Yhdistää laskun, tullin, vakuutuksen, tilauksen ja bookingin.

Arvo ja vakuutus

Erottelee ilmoitetun arvon, vastuun ja vakuutuksen.

Varaumat

Sijoittaa vahingot ja puutteet ennen allekirjoituksia.

Rahtikirja Malli (Suomi) tarkistuslista

Tarkista nämä ennen mallin käyttämistä todellisessa kuljetuksessa.

• Käytä Suomen kuljetussääntöä

  Perusta maantiekuljetus tiekuljetussopimuslakiin, ei yhdysvaltalaiseen lomakkeeseen.

  Finlex - tiekuljetussopimuslaki 345/1979

• Tarkista CMR-tiedot

  Tarkista osapuolet, nouto, toimitus, kollit, paino, tulli ja vaaralliset aineet.

  Finlex - kaupalliset tavarankuljetukset tiellä

• Pidä meriasiakirjat erillään

  Konossementin tai merirahtikirjan antaa rahdinkuljettaja tai valtuutettu edustaja.

  Finlex - merilaki 674/1994

• Kirjaa varaumat ajoissa

  Näkyvät vahingot, puutteet ja sinettiongelmat kirjataan ennen kuittausta.

• Älä sekoita arvoa ja vakuutusta

  Ilmoitettu arvo ei ole vakuutus ilman erillistä sopimusta.

Näin täytät rahtikirjan

1. Valitse rooli. Valitse rahtikirja, CMR, konossementti tai sisäinen lomake.
2. Täytä osapuolet. Lisää lähettäjä, vastaanottaja, rahdinkuljettaja ja yhteydet.
3. Kuvaa tavara. Kirjaa kollit, paino, merkit, sinetti, kontti ja kunto.
4. Lisää viitteet. Liitä lasku, tulli, vakuutus, booking ja vaarallisten aineiden asiakirjat.
5. Allekirjoita varaumin. Kirjaa poikkeamat ennen puhdasta allekirjoitusta.

Usein kysytyt kysymykset

Aiheeseen liittyvät mallit

• Käyttöomaisuusrekisteri Malli (Suomi)
• Omaisuudenhallintapolitiikka Malli (Suomi)