Etä- ja kotitoimistopolitiikan malli

Käyttö Suomessa

Tämä etä- ja kotitoimistopolitiikka on tarkoitettu Suomessa olevaan työsuhteeseen ja käyttää paikallisia käsitteitä kuten työnantaja, työntekijä, työsopimus, työpaikan ohjeet ja työehtosopimus. Se ei ole yhdysvaltalaisen lomakkeen käännös.

Lähtökohtana on paikka, aikataulu, välineet, kulut, turvallisuus, tiedot, valvonta ja paluu toimistolle Lisää aina tarkistuspäivä, vastuuhenkilö, pääsyn rajoitus ja seuraava vaihe. Kirjaa, mitä tietoja tarkistetaan, kuka saa asiakirjan nähdä, mikä toimi seuraa ja milloin tulos dokumentoidaan. Kuvaa, miten muutokset, vastaväitteet ja uudet olosuhteet käsitellään päiväyksen ja omistajan kanssa. Säilytä päätös, peruste, seuranta ja voimassa oleva versio yhdessä, jotta myöhempi tarkistus ymmärtää menettelyn. Lisää tarvittavat liitteet, toimitustapa, kuittauksen päiväys, vastaväitteen käsittelijä, turvatoimi, säilytysperuste ja kontrollipiste. Älä oleta, että työntekijän allekirjoitus yksin osoittaa suostumusta tai ratkaisee epäselvän oikeusperusteen.. Lomakkeessa on ilmoitettava, onko kyse pyynnöstä, ilmoituksesta, kuittauksesta, sopimuksesta, arvioinnista, varoituksesta tai dokumentoinnista. Ulkoasu ei korvaa määräaikaa, näyttöä tai vastuuhenkilöä.

Älä siirrä lähteestä nimiä, allekirjoituksia, osoitteita, yrityksiä tai terveystietoja. Kirjoita tarkistettavia faktoja ja anna työntekijälle oma tila selitykselle.

Ennen allekirjoitusta jokaisella kentällä tulee olla tarkoitus, päiväys ja omistaja. Poista kentät, jotka eivät ole päätöksen tai dokumentoinnin kannalta tarpeellisia.

Lisää myös soveltuvat liitteet, yhteyshenkilö, toimitustapa, vastaanoton kuittaus ja menettely, jolla ristiriitainen tieto korjataan ennen lopullista päätöstä.

Kirjaa lisäksi asiakirjan liitteet, yhteyshenkilö, toimituskanava, vastaanoton vahvistus, korjausmenettely ja seuraava tarkistuspiste. Varmista ennen käyttöä, että tietojen käsittelylle on määritelty tarkoitus, peruste, pääsy, suojaus, säilytysaika ja vastuuhenkilö. Jos sopimus, työehtosopimus, työpaikan ohje, lääketieteellinen selvitys, tekninen valvonta tai markkinointilupa vaikuttaa lopputulokseen, liitä vain tarpeellinen tieto ja tarkista erillinen prosessi. Dokumentoi, kuka teki tarkistuksen, milloin se tehtiin, mitä lähteitä käytettiin, mitä työntekijälle ilmoitettiin ja miten mahdollinen vastaväite ratkaistaan. Älä käytä allekirjoitusta epäselvän oikeusperusteen korvikkeena.

Suomalainen työsuhdekehys

Työsopimus, työehtosopimus, työpaikan ohjeet, tehtävänkuvaus ja henkilöstökäsikirja täyttävät eri tehtäviä. Lue ne yhdessä ennen kuin kutsut asiakirjaa suostumukseksi tai velvoitteeksi.

Tässä etä- ja kotitoimistopolitiikka asiakirjassa erota sovittu, ilmoitettu ja toivottu. Älä käytä at-will-, final pay-, waiver- tai general release -käsitteitä Suomen menettelyn sijaan.

Palkka, työaika, lepo, sairaus, kuri, arviointi, lähtö ja työntekijän tiedot edellyttävät erillisiä tarkistuksia. Allekirjoitus ei tee automaattista vähennystä, kohtuutonta valvontaa tai yleistä luopumista sallituksi.

Kun tehtävät, työvuoro, työpaikka, palkka, pääsy, valvonta tai terveystiedot muuttuvat, merkitse vastuuhenkilö ja tarvittava erillinen sopimus tai tiedote.

Mitä Jotformiin nähden parannettiin

Jotform kuvaa yleistä kotitoimistoa mutta ei erota sovittua työpaikkaa, kuluja, turvallisuutta, kirjaamista ja valvontaa.

Lähde auttaa tunnistamaan tarkoituksen ja puutteet, ei kopioitavan tekstin. Tämä versio lisää osapuolet, päiväyksen, faktat, näytön, työntekijän vastauksen, seuraavan vaiheen, tarkistuksen ja oikeuskontrollin.

Työriidassa puuttuva päiväys, näyttö tai vastaus voi olla tärkeämpi kuin ulkoasu. Älä väitä, että malli automaattisesti luo seuraamuksen, palkkavähennyksen, irtisanomisajan tai hyväksynnän.

Jos tilanne on epäselvä, malli näyttää sen ja ohjaa tarkistamaan HR:n, palkanlaskennan, työturvallisuuden, tietosuojan tai paikallisen neuvonnan kanssa.

Henkilötiedot ja valvonta

Suoritus, kuri, terveys, kuva, välineet, sijainti ja markkinointi eivät ole sama tietoryhmä. Määrittele tarkoitus, peruste, pääsy, suojaus ja säilytysaika ennen keräämistä.

Työelämän yksityisyyden suojan sääntely koskee työntekijän tietoja, työpaikan teknistä valvontaa ja sähköisiä viestejä. Kamera, GPS tai ohjelmistovalvonta ei ole yleinen mittari ilman erityistä tarpeellisuutta ja läpinäkyvyyttä.

Kirjoita vapaisiin kenttiin faktat, päivät, lähteet ja seuraavat vaiheet, ei diagnooseja, huhuja tai luonnehdintoja. Anna työntekijälle erillinen tila vastaväitteille.

Rajoita pääsy henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Älä säilytä terveys-, kurinpito-, palkka- ja markkinointitietoja yhdessä avoimessa kansiossa.

Milloin mallia ei pidä käyttää

Älä käytä tätä rajoittamattomaan valvontaan tai yksittäisen etätyösopimuksen sijaan.

Älä käytä tätä, jos laki, työehtosopimus, työpaikan ohjeet, Kela, työsuojeluviranomainen, tietosuojavastaava, ammattiliitto tai työntekijän edustaja edellyttää muuta menettelyä tai määräaikaa.

Irtisanomisessa, kurinpitoasiassa, työtapaturmassa, pitkittyneessä sairaudessa, kilpailukiellossa, valvonnassa, erityisissä henkilötiedoissa tai rajat ylittävässä työssä tarkista säännöt erikseen.

Päivitä malli, kun tarkoitus, teknologia, ohje, sopimus tai laki muuttuu.

Täyttämisen jälkeen

Merkitse hyväksyjä, tiedottaja, vastaväitteen vastaanottaja, arkistopaikka ja seuraava tarkistuspäivä. Työntekijän allekirjoitus ei ole ainoa kontrolli.

Säilytä päiväys, versio, liitteet, toimitustodiste ja vastaus. Jos vastaväite tuo uuden faktan, tarkista se ennen lopullista arkistointia.

Liitä asiakirja aika-, palkka-, loma-, väline-, koulutus- tai henkilöstörekisteriin vain tarpeen mukaan. Ristiriitaiset päivät ja keksityt tiedot heikentävät menettelyä.

Merkitse loppukontrollin tekijä, seuraavan yhteydenoton päivämäärä, vastuuhenkilö ja pääsyn rajoitus.

Lausekeopas

Soveltuvuus

Soveltuvuus: täytä osapuolet, faktat, päiväys, sovellettava peruste, vastuuhenkilö, työntekijän vastaus ja seuraava tarkistus. Vältä automaattisia seuraamuksia ja piilotettua oikeuksista luopumista.

Työpaikka

Työpaikka: täytä osapuolet, faktat, päiväys, sovellettava peruste, vastuuhenkilö, työntekijän vastaus ja seuraava tarkistus. Vältä automaattisia seuraamuksia ja piilotettua oikeuksista luopumista.

Aikataulu ja tavoitettavuus

Aikataulu ja tavoitettavuus: täytä osapuolet, faktat, päiväys, sovellettava peruste, vastuuhenkilö, työntekijän vastaus ja seuraava tarkistus. Vältä automaattisia seuraamuksia ja piilotettua oikeuksista luopumista.

Välineet ja kulut

Välineet ja kulut: täytä osapuolet, faktat, päiväys, sovellettava peruste, vastuuhenkilö, työntekijän vastaus ja seuraava tarkistus. Vältä automaattisia seuraamuksia ja piilotettua oikeuksista luopumista.

Turvallisuus

Turvallisuus: täytä osapuolet, faktat, päiväys, sovellettava peruste, vastuuhenkilö, työntekijän vastaus ja seuraava tarkistus. Vältä automaattisia seuraamuksia ja piilotettua oikeuksista luopumista.

Tietosuoja

Tietosuoja: täytä osapuolet, faktat, päiväys, sovellettava peruste, vastuuhenkilö, työntekijän vastaus ja seuraava tarkistus. Vältä automaattisia seuraamuksia ja piilotettua oikeuksista luopumista.

Valvonta

Valvonta: täytä osapuolet, faktat, päiväys, sovellettava peruste, vastuuhenkilö, työntekijän vastaus ja seuraava tarkistus. Vältä automaattisia seuraamuksia ja piilotettua oikeuksista luopumista.

Paluu

Paluu: täytä osapuolet, faktat, päiväys, sovellettava peruste, vastuuhenkilö, työntekijän vastaus ja seuraava tarkistus. Vältä automaattisia seuraamuksia ja piilotettua oikeuksista luopumista.

Suomen tarkistuslista

Ennen tämän etä- ja kotitoimistopolitiikka käyttöä tarkista seuraavat asiat.

• Työpaikan tekninen valvonta

  Työelämän yksityisyyssuoja edellyttää tarkoitusta, tarpeellisuutta, avoimuutta ja henkilöstön kuulemiseen liittyvien sääntöjen tarkistamista.

  Finlex — Laki yksityisyyden suojasta työelämässä

• Työsopimus ja työpaikan ohjeet

  Sovita malli työsopimukseen, tehtävänkuvaukseen, työpaikan ohjeisiin, työehtosopimukseen ja todelliseen menettelyyn. Malli ei korvaa niitä.

  Finlex — Työsopimuslaki

• Tietojen minimointi

  Kerää vain tarkoitukseen tarvittavat tiedot. Terveys, valokuva, sijainti, arviot, valvonta ja kurinpitotiedot vaativat erillisen käyttöoikeus- ja säilytyskontrollin.

  Finlex — Laki yksityisyyden suojasta työelämässä

• Palkka ja vähennykset

  Laina, väline, vahinko tai työsuhteen päättyminen ei automaattisesti oikeuta palkkavähennykseen. Peruste ja määrä on arvioitava erikseen.

  Finlex — Työsopimuslaki

• Työaika ja lepo

  Tavoitteet, vuorot ja etätyö eivät saa ohittaa työajan kirjaamista, lepoaikaa, työturvallisuutta tai sovittua työn järjestämistä.

  Finlex — Työsopimuslaki

• Suhteellisuus ja oikeudet

  Älä lisää yleistä luopumista palkasta, vuosilomasta, riitauttamisesta, ammatillisista oikeuksista, yksityisyydestä tai tuomioistuimeen pääsystä.

  Finlex — Työsopimuslaki

Näin täytät mallin

1. Määritä asiakirjan tarkoitus. Kirjoita, onko kyse pyynnöstä, ilmoituksesta, vastaanottokuittauksesta, sopimuksesta, arvioinnista, varoituksesta, ohjeesta vai dokumentoinnista. Otsikko ei yksin määritä oikeusvaikutusta.
2. Täytä suomalaiset tiedot. Lisää työnantaja, työntekijä, tehtävä, työpaikka, päivämäärä, työsuhteen peruste ja soveltuvat työpaikan säännöt. Älä siirrä yhdysvaltalaisia käsitteitä Suomeen ilman tarkistusta.
3. Erota faktat ja arviot. Erota päivämäärät, näyttö, työntekijän selitys, päätös ja seuraava vaihe. Älä lisää diagnooseja, huhuja, loukkauksia tai oletuksia.
4. Tarkista palkka, tiedot ja menettely. Tarkista vähennykset, etuudet, sairauspoissaolo, työaika, seuranta, kuvat, markkinointi, irtisanomisaika ja tarvittaessa henkilöstön edustajan kuuleminen.
5. Merkitse vastuuhenkilö ja tarkistus. Kirjaa hyväksyjä, säilytyspaikka, toimija, tarkistuspäivä ja toiminta, jos sopimus, ohje, teknologia tai laki muuttuu.

Usein kysyttyä

Aiheeseen liittyvät mallit

• Henkilöstökäsikirjan vastaanottokuittauksen malli
• Työntekijän toimintaohjeen malli