Varade Registri Mall (Eesti)

Eesti kohalik vaste ja kasutusolukord

Eesti varade register on kontrollitud nimekiri seadmetest, inventarist, IT-varadest, litsentsidest, tööriistadest, kunstist, sõidukitest ja muudest varadest, mida tuleb leida, hinnata, hooldada, kindlustada, amortiseerida, müüa, tagastada või hävitada. See on korraga juhtimistööriist ja raamatupidamisjälg.

See mall on kirjutatud Eesti kasutajale, Eesti terminoloogiale ja nendele tõenditele, mida tavaliselt on vaja, kui kasutatakse varade registrit. See ei kanna üle välisriigi vormi seal, kus Eesti õigus kasutab teist mehhanismi.

Mall ühendab allkirjastatava teksti, lisade nimekirja, vastutajad, kuupäevad, õigused, andmed, registri- või teavitussammud ja säilitamise. Nii jääb dokument töövahendiks, mitte ainult ilusaks failiks.

Õiguslik raam ja praktiline kontroll

Raamatupidamise seadus nõuab algdokumentide, registrite, lepingute, aruannete ja muude äridokumentide säilitamist seitse aastat. Maksu- ja Tolliameti käibemaksujuhend näeb arvete ja impordi tõendite säilitamise kohustuse samuti seitsme aasta raamistikus. Isikuandmeid sisaldavad seadmed vajavad lisaks turvalist kustutamist ja rikkumise hindamist.

Eesti digiriigi vormid muudavad palju toiminguid kiireks, kuid see ei tähenda, et sisu võiks jääda ebamääraseks. Kui registris, e-kulka keskkonnas, maksuarvestuses või vastaspoole nõusolekus on eraldi samm, tuleb see eraldi tõendina säilitada.

Dokument on tugev siis, kui kolmas isik saab hiljem aru, mis otsustati, mis üle anti, millised õigused anti, milline teade saadeti ja kus on tõend. Seetõttu rõhutab mall lisasid, versioone ja arhiivi.

Otsused enne täitmist

Otsusta, kas register hõlmab ainult põhivara või ka väikevahendid, laenuseadmed, tarkvaralitsentsid, kunstiteosed, andmekandjad ja töötajatele väljastatud seadmed.

Kasuta püsivaid välju: vara ID, kirjeldus, asukoht, vastutaja, soetuskuupäev, hind, tarnija, garantii, raamatupidamisdokument, hooldus, amortisatsioon ja kõrvaldamise tõend.

Erista füüsilist üleandmist andmekontrollist. Sülearvuti võib olla tagasi toodud, kuid kontod, krüpteering, varukoopiad ja kustutustõend võivad olla ikka pooleli.

Lisad ja tõendusjälg

Lisa dokumendile need materjalid, mis tõendavad sisu: eelarve, varade nimekiri, põhikiri, osanike otsus, volikiri, pressifotod, rider, arve, võlausaldaja teade, nõusolek, kustutustõend või üleandmisakt.

Kasuta lisadel samu nimesid ja kuupäevi dokumendis, e-kirjas ning failiarhiivis. Kui lisa muudeti pärast allkirjastamist, märgi muudatuse kuupäev ja kinnitaja.

Ilma lisadeta võib dokument tunduda terviklik, kuid vaidluses jääb sageli puudu just nimekirjast, tõendist või nõusolekust, mitte põhitekstist.

Isikuandmed ja säilitamine

Paljud dokumendid sisaldavad nimesid, kontaktandmeid, registrikoode, töötajaid, pilte, kliendiandmeid, seadmeid või ligipääse. Jaga neid ainult inimestega, kellel on tegelik töövajadus.

Kui dokument või lisa sisaldab isikuandmeid, pane kirja säilitustähtaeg, ligipääs, kustutamine ja rikkumise sisemine eskaleerimine. Andmekaitse rikkumise korral tuleb kiiresti hinnata, kas teavitada Andmekaitse Inspektsiooni.

Raamatupidamise ja maksuga seotud dokumendid tuleb säilitada nii, et nende kirjalik taasesitamine, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus säiliks kogu nõutud aja.

Kuidas malli täita

Alusta Eesti dokumendiliigist: miks kasutatakse varade registrit, kes selle kinnitab, kellele see saadetakse ja milline ametlik või lepinguline samm järgneb.

Täida pooled, kuupäevad, summad, vastutajad, tähtajad, õigused, andmed ja lisad samade sõnadega, mida kasutad arvetes, otsustes, registrites või kirjavahetuses.

Laadi alla DOCX viimaseks redigeerimiseks ja PDF allkirjastamiseks või jagamiseks. Säilita ka saatmise, nõusoleku, makse, registrikande või avaldamise tõend.

Viimane kvaliteedikontroll

Kontrolli, et pealkiri, pooled, registrikoodid, kuupäevad, summad, lisad, õigused, maksetingimused, kontaktisikud ja arhiivikoht oleksid kogu paketis ühesugused.

Loe dokumenti nagu väline vastuvõtja: kas ilma telefonikõneta on arusaadav, mida otsustatakse, müüakse, antakse üle, avaldatakse, makstakse või säilitatakse?

Kui vastus on ei, lisa puuduv lisa, definitsioon, nõusolek või järeltegevus enne allkirjastamist.

Piirid

Mall ei ole ametlik avaldus, kohtuotsus, audiitori aruanne, advokaadi hinnang ega garantii kindlale tulemusele. See ei lahenda üksi maksejõuetust, kinnisvara, reguleeritud tegevust, tööõigust, tarbijavaidlust, pantimist, rahapesu kontrolli, rahvusvahelisi pooli ega suuremahulist andmetöötlust.

Kasuta professionaalset abi suure väärtuse, töötajate, tarbijate, avaliku registri, tagatiste, litsentside, isikuandmete, maksu, pankroti või keerulise omanikestruktuuri korral.

Punktide juhend

Pooled ja tuvastamine

Nimed, registrikood, roll, aadress, kontaktisik ja allkirjastusõigus.

Eesmärk ja ulatus

Selgitab, millist Eesti dokumenti või toimingut varade registrit toetab ja mis jääb välja.

Kuupäevad ja tähtajad

Jõustumine, üleandmine, esinemine, taotlustähtaeg, avaldamine, registrikanne või säilitustähtaeg.

Raha ja arvestus

Ostuhind, honorar, eelarve, osakapital, arve, käibemaks, kulud ja raamatupidamisdokumendid.

Lisad ja tõendid

Varade nimekiri, eelarve, fotod, rider, põhikiri, otsus, nõusolek, teade või kustutustõend.

Õigused ja nõusolekud

Autoriõigus, esitaja õigused, võlausaldaja nõusolek, võlgniku teade, töötajad, andmed ja litsentsid.

Arhiiv ja järgmised sammud

Kes säilitab dokumendi, milline ametlik või sisemine samm järgneb ja kuidas tõend salvestatakse.

Eesti kontrollnimekiri

Kontrolli neid Eesti nõudeid enne dokumendi allkirjastamist, saatmist, registreerimist või säilitamist.

• Raamatupidamisjälg

  Vara register peab seostuma arve, lepingu, amortisatsiooni, inventuuri, hoolduse ja kõrvaldamise tõendiga.

  Raamatupidamise seadus - Riigi Teataja

• Seitse aastat

  Raamatupidamise seadus ja Maksu- ja Tolliameti käibemaksujuhend kasutavad äridokumentide ja arvete puhul seitsmeaastast säilitamisraamistikku.

  Maksu- ja Tolliamet - maksukohustuslase kohustused

• Andmekandjad

  Arvutid, telefonid, serverid ja mäluseadmed vajavad enne müüki, taaskasutust või hävitamist kustutus- ja ligipääsukontrolli.

  Isikuandmete kaitse seadus - Riigi Teataja

• Vastutaja

  Igal varal peaks olema vastutaja, asukoht ja staatus, et kadumist, kahju ja auditiküsimusi käsitleda.

  Raamatupidamise seadus - Riigi Teataja

Kuidas seda malli kasutada

1. Vali Eesti dokumendiliik. Otsusta, millist Eesti toimingut või dokumenti varade registrit peab toetama ja kas lisaks on vaja ametlikku e-teenust.
2. Kogu lisad. Leia eelarve, varade nimekiri, õiguste load, registriandmed, otsus, volikiri, arve, rider, nõusolek või muu tõend.
3. Täida väljad. Sisesta pooled, kuupäevad, summad, vastutajad, õigused, andmed, teavitused ja arhiiv samas sõnastuses nagu lisades.
4. Kontrolli Eesti nõudeid. Vaata läbi tjeklist registri, raamatupidamise, töötajate, autoriõiguse, andmekaitse ja kolmandate isikute nõusoleku kohta.
5. Laadi alla ja säilita. Laadi DOCX alla redigeerimiseks ja PDF allkirjastamiseks. Säilita ka saatmise, nõusoleku, makse või registrikande tõend.

Korduma kippuvad küsimused

Seotud näidised

• Varade Ostulepingu Mall (Eesti)
• Varahalduse Poliitika Mall (Eesti)