Kuluaruande Koostaja

Mida kuluaruandesse märkida

Lisage ettevõtte nimi ja registrikood või KMKR-number, aruande esitaja, aruande number ja periood, osakond või projekt ning kinnitaja. Iga rea juures esitage kuupäev, müüja, kauba või teenuse kirjeldus, konkreetne äriline eesmärk, dokumendi number, summa, valuuta, makseviis ja käibemaks.

Pangakaardi väljavõte tõendab makset, kuid ei pruugi olla piisav algdokument tehingu sisu tõendamiseks. Säilitage arve või kviitung ning siduge see aruande rea ja kinnitusega.

• Eraldage segakulust ettevõtlusega mitteseotud osa.
• Märkige ettevõtte kaart ettevõtte makseks, et vältida topelthüvitist.
• Säilitage välisvaluuta summa ja kasutatud kurss.
• Isikliku auto puhul pidage kuupäeva, marsruudi, eesmärgi ja kilomeetrite arvestust.

Käibemaks 2026. aastal

Eesti käibemaksumäärad on 24%, 13%, 9% ja 0%. Kasutage arvel näidatud määra; 24% standardmäär kehtib alates 1. juulist 2025. Sisendkäibemaksu mahaarvamine sõltub nõuetekohasest arvest, maksustatavast ettevõtlusest ja võimalikest piirangutest.

Erisoodustus, isiklik kasutus, vastuvõtukulu ja sõiduautoga seotud kulu võivad vajada eraldi maksukäsitlust. Generaatori käibemaksusumma on raamatupidamise kontrollväli, mitte automaatne mahaarvamisõigus.

Isikliku sõiduauto hüvitis

Nõuetekohase sõiduarvestuse korral saab isikliku sõiduauto kasutamist hüvitada maksuvabalt kuni 0,50 € kilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui 550 € kalendrikuus iga hüvitist maksva tööandja kohta. Kuupiiri ületav osa ei muutu maksuvabaks üksnes seetõttu, et kilomeetrid on tõendatud.

Sõiduarvestuses peaksid olema sõidu kuupäev, eesmärk, lähte- ja sihtkoht ning läbitud vahemaa. Töölähetus ja igapäevane kodu-töökoha sõit ei ole automaatselt sama maksukäsitlusega.

Välislähetuse päevaraha

Välislähetuse päevaraha alammäär on 40 €. Maksuvaba piirmäär on 75 € välislähetuse esimese 15 päeva eest, kuid kõige rohkem 15 päeva eest kalendrikuus, ja 40 € iga järgneva päeva eest. Arvestus käib töötaja ja kalendrikuu kaupa.

Märkige lähetuse algus ja lõpp, sihtkoht, eesmärk, tasuta toitlustus ning kõik tööandja või kolmanda isiku maksed. Nii saab raamatupidaja hinnata miinimummäära, maksuvaba piiri ja võimaliku erisoodustuse õigesti.

Aruande lõpetamine

1. Valige detailne, läbisõidu või päevaraha mall.
2. Sisestage päiseandmed ja iga algdokument eraldi reale.
3. Kontrollige käibemaksu, valuutat, maksjat ja ärilist eesmärki.
4. Arvutage sõiduhüvitis, päevaraha ning lahutage avanss.
5. Salvestage PDF kinnitamiseks ja Excel/CSV raamatupidamiseks.

Dokumentide säilitamine seitse aastat

Raamatupidamise algdokumente, registreid, lepinguid ja muid seotud dokumente tuleb säilitada vähemalt seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing registrisse kanti. Vormingut võib muuta, kui andmeid ei muudeta ning dokument jääb loetavaks ja seostatavaks kuluaruandega.