Raamatupidamisteenuse lõpetamine (näidiskiri)

Üks lõpptähtaeg iga teenuse kohta, sest tähtajad ei kattu

Büroo võib olla koostanud eelmise majandusaasta aruande, esitanud eelmise perioodi tulumaksudeklaratsiooni, saatnud viimase käibedeklaratsiooni ning olla parasjagu palgaarvestuse keskel. Lause „tellimus lõpeb kohe“ jätab iga sellise niidi lahtiseks — ja lühema tsükliga teenused on kõige ohtlikumad.

Käibedeklaratsioon tuleb esitada iga kuu 20. kuupäevaks ilma pikendamisvõimaluseta. Vahelejäänud periood tähendab viivist kohe. Majandusaasta aruanne, millest räägitakse kõige rohkem, on siin kõige vähem ajakriitiline punkt.

Näidis nõuab seetõttu iga märgitud teenuse kohta kahte andmet: viimati töödeldud periood ja esitamise või üleandmise kuupäev. Iga teenus kirjutab oma lõpptähtaja koos selgesõnalise märkusega, et hilisemad perioodid ei kuulu tellimuse alla, ning eraldi osa loetleb lõpptähtaja järel saabuvad tähtajad.

e-MTA juurdepääsuõigused ei lõpe iseenesest

Volitus ei lõpe iseenesest tellimuse lõppemisel. Kõik e-MTA-s antud juurdepääsuõigused hõlmavad õigust võtta vastu ja lugeda esindatava haldusakte, lugeda sõnumeid ning pidada Maksu- ja Tolliametiga kirjavahetust esindatava nimel — see on tegelik juurdepääs, mitte formaalsus.

Kui esindaja volitus lõpeb, peab esindusõigust omav isik ise e-MTA-s esindaja juurdepääsuõigused lõpetama. Kui keegi seda selgesõnaliselt ei tee, võib eelmine büroo jääda kliendi maksuandmetele juurde pääsema ka pärast koostöö lõppemist.

Soovitatav järjekord on anda uuele büroole juurdepääsuõigused enne, kui vana büroo omad tühistatakse, et ei tekiks perioodi, mil kellelgi ei ole kehtivat volitust deklaratsioonide esitamiseks.

Seitsmeaastane säilitustähtaeg ja juurdepääsu küsimus

Säilituskohustus lasub kliendil, mitte bürool, ning büroo vahetamine seda ei muuda. Raamatupidamise algdokumente ja registreid säilitatakse vähemalt seitse aastat, alates majandusaastast, mille jooksul dokument raamatupidamisregistrisse kanti.

Kui materjal on digitaalne, muutub otsustavaks juurdepääsu küsimus. Kui raamatupidamissüsteemi tellimus on vana büroo nimel, võib selle lõppemine katkestada juurdepääsu dokumentidele, mida klient on kohustatud säilitama ja kontrolli korral esitama. See on halvim võimalik kombinatsioon ja see selgub tavaliselt alles kuid hiljem.

Kirjal on selle jaoks eraldi osa: millised failid antakse üle ja millises vormingus, kelle nimel on tellimus, ning mis saab juurdepääsust ajaloolistele andmetele.

Dokumentide üleandmine, töö peatamine ja konfidentsiaalsus

Kliendi esitatud dokumendid on kliendi omand ja antakse üle. Büroo enda töömaterjalid, arvutused ja sisemärkmed jäävad büroo omandiks. Väljundid, mille eest klient on maksnud, kuuluvad kliendile. Üksainus lause, milles büroo nõuab kogu „arhiivi“ enda omaks, on vale kõigis kolmes punktis.

Maksmata jätmise korral on õige vahend töö peatamine pärast hoiatust, mitte dokumentide kinnipidamine. Kliendi enda dokumendid ei ole tasu tagatis, ja nende kinnipidamine vahetult enne käibedeklaratsiooni tähtaega nihutab vaidluse valdkonda, kus büroo ei saa võita.

Konfidentsiaalsus kehtib ka pärast lõppemist. Teabe üleandmine uuele büroole eeldab seetõttu kliendi nõusolekut, ja kirja lõpus olev kinnitus selle hangib. Uue büroo enda kliendi hoolsusmeetmed rahapesu tõkestamise õigusaktide alusel on tema enda kohustus ega lähe tellimusega üle.

Kirja punktid selgitatud

Kirja suund

Ülesütlemine kliendi poolt või lõpetamine büroo poolt. Kõik erinevad punktid — põhjus, palved, nõusolekud, allkirjad — vahetuvad automaatselt.

Põhjus ja lõppkuupäev

Määrab, milline leping lõpetatakse, kokkulepitud ülesütlemistähtaja ning sellest tuleneva lõppkuupäeva.

Lõpetamise viis

Lõpetamine kuupäeval või lõpetamine pärast selgesõnaliselt märgitud lõpetamata tööde valmimist. Teine valik avab loetelu — ainus viis kohustuda valmimisele ilma lõppkuupäevaga vastuollu minemata.

Teenused ja lõpptähtaeg igale neist

Üks lüliti teenuse kohta — majandusaasta aruanne, tulumaks, käibemaks, palgaarvestus, raamatupidamisarvestus, äriregistri kanded — koos viimati töödeldud perioodi ja esitamise kuupäevaga.

Eesootavad tähtajad

Mis saabub pärast lõpptähtaega ja kelle juures see jääb, koos märkusega, et uus büroo peaks tegema oma tähtaegade ülevaate.

Dokumendid, süsteemid ja säilitamine

Millised failid antakse üle ja millises vormingus, kelle nimel on tellimus, ning seitsmeaastane säilitustähtaeg.

e-MTA volitused

Vana büroo juurdepääsuõiguste tühistamine ja uue büroo omade andmine, koos soovitatava järjekorraga.

Dokumentide üleandmine

Kliendi dokumentide tagastamine, büroo töömaterjalid tema enda omandina, üleandmistähtaeg ja hoiatus enne hävitamist.

Tasumata tasu (valikuline)

Summa ja maksetähtaeg, töö peatamine vahendina, mitte kliendi dokumentide kinnipidamine.

Üleandmine ja konfidentsiaalsuse vabastus

Kirjalik nõusolek suhtlemiseks uue bürooga, koos märkusega, et tema enda hoolsusmeetmed on tema enda kohustus.

Konfidentsiaalsus, vastutus ja kohaldatav õigus

Konfidentsiaalsus kehtib edasi, kokkulepitud vastutuse piirangud kehtivad juba tehtud töö kohta, Eesti õigus.

Saaja kinnitus

Allkirjakoht, mis muudab nõusoleku ja lõpptähtajad kokkuleppeks, mitte ühepoolseks väiteks.

Mida ei tasu unustada

Kontrollige tellimust ja kehtivat õigust enne kirja saatmist.

• Määrake lõpptähtaeg iga teenuse kohta

  Käibedeklaratsioon tuleb esitada iga kuu 20. kuupäevaks. Kiri, mis lõpetab tellimuse „kohe“ ilma teenuste kaupa eristamata, jätab lahtiseks just need niidid, mis ei kannata viivitust.

  Enty.io — Käibedeklaratsioon Eestis

• Tühistage e-MTA juurdepääsuõigused selgesõnaliselt

  Esindaja volituse lõppemisel peab esindusõigust omav isik ise e-MTA-s esindaja juurdepääsuõigused lõpetama — need ei kustu automaatselt tellimuse lõppemisel.

  Maksu- ja Tolliamet — Granting and termination of access

• Hoidke kinni seitsmeaastasest säilitustähtajast üleandmisel

  Raamatupidamise algdokumente säilitatakse vähemalt seitse aastat, alates majandusaastast, mille jooksul dokument registrisse kanti. Kohustus on kliendil, seega lühike üleandmistähtaeg ei ole alus midagi hävitada.

  Riigi Teataja — Raamatupidamise seadus

• Selgitage, kelle nimel on süsteemi tellimus

  Kui digitaalse materjaliga süsteem on tellitud vana büroo nimel, võib selle lõppemine katkestada juurdepääsu dokumentidele, mida klient on kohustatud säilitama ja esitama kontrolli korral.

• Ärge peatage dokumentide väljastamist töö peatamise asemel

  Maksmata jätmise korral on õige vahend töö peatamine pärast hoiatust. Kliendi esitatud dokumendid on kliendi omand ja nende kinnipidamine vahetult enne käibedeklaratsiooni tähtaega nihutab tasuvaidluse valdkonda, kus büroo ei saa võita.

• Hankige nõusolek üleandmiseks kirjalikult

  Konfidentsiaalsus kehtib ka pärast lõppemist, seega teabe üleandmine uuele büroole eeldab kliendi nõusolekut; kirja lõpus olev kinnitus on täpselt selleks mõeldud.

Kuidas kirja koostada

1. Valige suund. Ülesütlemine kliendi poolt või lõpetamine büroo poolt. See määrab põhjuse, palved ja nõusolekud.
2. Lugege tellimus enne läbi. Märkige üles kuupäev ja kokkulepitud ülesütlemistähtaeg, et lõppkuupäev oleks õige, mitte lihtsalt kirja kuupäev.
3. Täitke pooled ja lõpetamise viis. Saatja, saaja, kuupäev, viide ning lõpetamine kuupäeval või pärast märgitud tööde valmimist.
4. Määrake lõpptähtaeg iga teenuse kohta. Viimati töödeldud periood ja esitamise kuupäev iga teenuse kohta. Seejärel loetlege hilisemad tähtajad.
5. Korraldage dokumendid, süsteemid ja volitused. Millised failid antakse üle, kelle nimel on tellimus, ja millised volitused tuleb tühistada — õiges järjekorras.
6. Saatke ja säilitage allkirjastatud kinnitus. Laadige alla Word- või PDF-vormingus, saatke koos allkirja palvega ning säilitage kinnitus — see on nõusolek, mis teeb üleandmise võimalikuks.

Korduma kippuvad küsimused

Seotud näidised

• Raamatupidamisteenuse üldtingimused (näidis)