Einwilligung Führungszeugnis Vorlage

Aktualisiert am 9. August 2026

Das US-amerikanische Modell einer privaten Auskunftei und einer FCRA-Offenlegung lässt sich nicht auf Deutschland übertragen. Ein Führungszeugnis beantragt die betroffene Person selbst beim Bundesamt für Justiz oder persönlich beim Bürgeramt – nicht der Arbeitgeber bei einer Auskunftei. Für bestimmte Tätigkeiten mit Kindern, Jugendlichen oder schutzbedürftigen Personen ist das erweiterte Führungszeugnis nach §30a BZRG vorgesehen, das zusätzliche Eintragungen enthält, aber nur mit einem schriftlichen Aufforderungsschreiben des Arbeitgebers oder der Organisation beantragt werden kann.

Diese Vorlage ist ein Einwilligungs- und Aufforderungsdokument, das genau diese Struktur abbildet: Es hält fest, welche Art von Führungszeugnis benötigt wird, ob die Tätigkeit die Voraussetzungen für die erweiterte Variante erfüllt, und gibt der antragstellenden Person einen DSGVO-Hinweis – statt eine US-amerikanische Einwilligungserklärung zu übersetzen, die ein anderes Verfahren beschreibt.

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Weitere Angaben

Datum

Einwilligung zum Führungszeugnis

Organisation:
Tätigkeit:
Zweck:
Art des Führungszeugnisses:

Angaben zur Person

Vollständiger Name:
Frühere Namen:
Geburtsdatum:
Aktuelle Adresse:

Einwilligung

Ich erkläre mich damit einverstanden, ein zu beantragen und dieses zum genannten Zweck vorzulegen.

Datenschutzhinweis

verwendet das Ergebnis dieses Führungszeugnisses ausschließlich für den genannten Zweck und speichert es für .

Antragstellende Person

Datum:

Einfaches und erweitertes Führungszeugnis unterscheiden

Ein einfaches Führungszeugnis zeigt bestimmte Eintragungen ab einer gesetzlichen Erheblichkeitsschwelle und kann für die meisten Zwecke beantragt werden. Das erweiterte Führungszeugnis nach §30a BZRG enthält zusätzliche Eintragungen – insbesondere Verurteilungen wegen Sexualdelikten und Delikten gegen die persönliche Freiheit, auch unterhalb der sonst üblichen Eintragungsgrenzen – und darf nur für Tätigkeiten beantragt werden, die einen besonderen Bezug zu Kindern, Jugendlichen oder schutzbedürftigen Personen haben.

Das Aufforderungsschreiben ist zwingende Voraussetzung

Ohne ein schriftliches Aufforderungsschreiben des Arbeitgebers, Vereins oder der Organisation, das bestätigt, dass die Tätigkeit ein erweitertes Führungszeugnis nach §30a BZRG erfordert, kann die antragstellende Person nur ein einfaches Führungszeugnis erhalten. Diese Vorlage macht das Aufforderungsschreiben zu einem eigenen, dokumentierten Schritt statt einer stillschweigenden Annahme.

Den Zweck klar benennen

Ein Antrag auf ein Führungszeugnis braucht einen konkret benannten Zweck – Beschäftigung, ehrenamtliche Tätigkeit oder einen anderen bestimmten Grund. Ein unklarer Zweck erschwert es sowohl der antragstellenden Person als auch der Organisation, den Antrag richtig einzuordnen, und erschwert die Begründung, warum überhaupt die erweiterte Variante nötig sein soll.

Einen echten DSGVO-Hinweis geben

Angaben aus einem Führungszeugnis sind besonders sensible personenbezogene Daten. Ein kurzer Hinweis auf dem Formular zu Zweck der Erhebung, Verwendung und Speicherdauer des Ergebnisses spiegelt die Grundsätze von Art. 5 und Art. 13 DSGVO wider und ist zugleich gute Praxis.

Eine Aufbewahrungsfrist festlegen

Ein Führungszeugnis wird üblicherweise vorgelegt, kurz geprüft und dann nicht dauerhaft im Original aufbewahrt – die meisten Organisationen dokumentieren nur, dass die Prüfung stattgefunden hat und mit welchem Ergebnis, statt eine Kopie unbegrenzt zu speichern. Eine festgelegte Aufbewahrungsfrist für diese Dokumentation entspricht dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Speicherbegrenzung.

Zugang zum Ergebnis beschränken

Ein Führungszeugnis sollte nur den Personen zugänglich sein, die es für die konkrete Entscheidung tatsächlich benötigen, nicht dem gesamten Team. Eine sichere, beschränkte Aufbewahrung statt eines allgemein zugänglichen Ordners verringert sowohl das Datenschutzrisiko als auch die Gefahr einer zweckfremden Verwendung.

Abschnitt für Abschnitt

Art des Führungszeugnisses und Zweck: Nennt, ob ein einfaches oder erweitertes Führungszeugnis beantragt wird, und für welchen Zweck.
Aufforderungsschreiben: Bestätigt, dass die Tätigkeit die Voraussetzungen für ein erweitertes Führungszeugnis nach §30a BZRG erfüllt.
Angaben zur antragstellenden Person: Erfasst die für den Antrag benötigten Angaben.
Einwilligung: Die informierte Einwilligung der Person zur Vorlage des Führungszeugnisses bei der Organisation.
Datenschutzhinweis: Regelt Verwendung und Speicherdauer des Ergebnisses.

Deutsche Compliance-Hinweise

Prüfen Sie, ob die konkrete Tätigkeit tatsächlich ein erweitertes Führungszeugnis rechtfertigt, bevor Sie eines anfordern.

Erweitertes Führungszeugnis nur bei entsprechendem Tätigkeitsbezug anfordern
Das erweiterte Führungszeugnis nach §30a BZRG setzt einen besonderen Bezug der Tätigkeit zu Kindern, Jugendlichen oder schutzbedürftigen Personen voraus.
§30a BZRG - Gesetze im Internet
Schriftliches Aufforderungsschreiben bereitstellen
Ohne dieses Schreiben kann die antragstellende Person nur ein einfaches Führungszeugnis erhalten, kein erweitertes.
Führungszeugnis-Angaben als besonders sensibel behandeln
Der Zugang zum Ergebnis sollte auf die Personen beschränkt werden, die es für die konkrete Entscheidung tatsächlich benötigen.

So füllen Sie das Formular aus

Art des Führungszeugnisses wählen. Einfaches oder erweitertes Führungszeugnis je nach Tätigkeit auswählen.
Aufforderungsschreiben bestätigen. Für die erweiterte Variante den Tätigkeitsbezug nach §30a BZRG bestätigen.
Angaben zur Person erfassen. Name, frühere Namen, Geburtsdatum und Adresse eintragen.
Einwilligung einholen. Die Person zur Vorlage des Führungszeugnisses unterschreiben lassen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einfachem und erweitertem Führungszeugnis?

Das einfache Führungszeugnis zeigt Eintragungen ab einer gesetzlichen Schwelle und kann für die meisten Zwecke beantragt werden. Das erweiterte Führungszeugnis nach §30a BZRG enthält zusätzliche Eintragungen und darf nur für Tätigkeiten mit besonderem Bezug zu Kindern, Jugendlichen oder schutzbedürftigen Personen beantragt werden.

Kann ich ein erweitertes Führungszeugnis für jede Stelle verlangen?

Nein. Ohne einen entsprechenden Tätigkeitsbezug und ohne schriftliches Aufforderungsschreiben kann die Person nur ein einfaches Führungszeugnis erhalten.

Wer beantragt das Führungszeugnis – der Arbeitgeber oder die Person selbst?

Die Person selbst, online beim Bundesamt für Justiz oder persönlich beim Bürgeramt – anders als bei einer US-amerikanischen Auskunftei, die der Arbeitgeber direkt beauftragt.

Was kostet ein erweitertes Führungszeugnis?

Die Gebühr beträgt in der Regel 13 Euro; für bestimmte ehrenamtliche Tätigkeiten kann die Gebühr entfallen.

Was sollten wir tun, wenn ein Führungszeugnis eine Eintragung zeigt?

Geben Sie der betroffenen Person Gelegenheit, die Eintragung im Hinblick auf die konkrete Tätigkeit zu erläutern, statt allein aufgrund der Eintragung zu entscheiden.

Wer sollte im Unternehmen Zugang zum Ergebnis haben?

Nur die Personen, die es für die konkrete Entscheidung tatsächlich benötigen – eine breite interne Weitergabe erhöht unnötig das Datenschutzrisiko.

Müssen wir das Führungszeugnis im Original aufbewahren?

Üblich ist, nur zu dokumentieren, dass die Prüfung stattgefunden hat und mit welchem Ergebnis, statt eine Kopie unbegrenzt zu speichern. Legen Sie eine feste Aufbewahrungsfrist für diese Dokumentation fest.

Rechtlicher Hinweis

Diese Vorlage und der Leitfaden dienen nur der allgemeinen Information. Sie sind keine Rechtsberatung und wurden nicht anwaltlich geprüft. Die Voraussetzungen für das erweiterte Führungszeugnis sind tätigkeitsbezogen; prüfen Sie die aktuellen Regelungen vor Verwendung dieses Dokuments.